Aineistologistiikan muutos – aineiston saatavuus pienen ja suuren yleisen kirjaston näkökulmasta
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjaston kuvapankki
Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 15 (Kaarlenväylä 3)
90015
Kirjaston puhelin : 
0447037315
Kirjaston sähköposti : 
info.kirjasto@ouka.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Om
Y-tunnus : 
0187690-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Noora Valkonen
Puhelin : 
044 703 7335
Sähköposti : 
noora.valkonen@ouka.fi
Hankkeen tavoite: 

Projektin tavoitteena on koota tietoa tulevaisuuden logististen ratkaisujen tueksi tavoitteena kirjastoaineiston mahdollisimman hyvä saatavuus paikallisesti, kuljetuskustannusten sekä ekologisen haitan ollessa mahdollisimman pienet. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Projektissa kartoitetaan kirjastojen erilaiset ja yhtenäiset käytännöt (mm. uutuushankinta, varausmaksut ja muut palvelukäytännöt, logistiset ratkaisut), verrataan varausjonojen purkautumisvauhtia sekä seutu- ja kaukolainojen määriä. Projektikirjastojen erilainen varausjonon käsittely mahdollistaa kirjasto- ja kimppakohtaisten varausjonoratkaisujen vertailun.

Kuvaus : 

Projektin tavoitteena on koota tietoa tulevaisuuden logististen ratkaisujen tueksi tavoitteena kirjastoaineiston mahdollisimman hyvä saatavuus paikallisesti, kuljetuskustannusten sekä ekologisen haitan ollessa mahdollisimman pienet. Yhteistyökumppaneina toimivat Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto sekä Kuusamon ja Pudasjärven kaupunginkirjastot.

Projektissa pyritään tunnistamaan seikat, jotka vaikuttavat aineiston paikalliseen saatavuuteen sekä selvittämään, mikä osuus logistisilla ratkaisuilla saatavuuteen on. Projektissa kartoitetaan kirjastojen erilaiset ja yhtenäiset käytännöt (mm. uutuushankinta, varausmaksut ja muut palvelukäytännöt, logistiset ratkaisut), verrataan varausjonojen purkautumisvauhtia sekä seutu- ja kaukolainojen määriä. Projektikirjastojen erilainen varausjonon käsittely mahdollistaa kirjasto- ja kimppakohtaisten varausjonoratkaisujen vertailun.

Oulun kaupunginkirjasto osana OUTI-kirjastoja siirtyy kirjastokimpan yhteiseen varausjonoon vuoden 2016 alusta. Kuusamon kaupunginkirjasto ja Pudasjärven kaupunginkirjasto eivät projektin alkaessa ole OUTI-kimpan jäseniä, mutta hyödyntävät kaukolainaliikenteessään yhteisesti kilpailutettua alueellista kirjastoaineiston kuljetuspalvelua, jolla myös OUTI-kimpan kuntien välinen kirjastoaineiston logistiikka hoidetaan.

Projekti koskettaa välittömästi nykyisiä ja tulevia OUTI-kirjastoja. Tuloksilla on myös kiinnostavuutta kaikkien kirjastokimppojen logistisia ratkaisuja harkittaessa.

Avustus käytetään projektityöntekijän palkkaan ja mahdollisiin matka- sekä tarvikekustannuksiin.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Kuusamon kaupunginkirjasto / Ritva Niemeläinen; Pudasjärven kaupunginkirjasto/ Outi Nivakoski
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Kuusamon kaupunginkirjasto

Pudasjärven kaupunginkirjasto

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeessa koottiin tietoa tulevaisuuden logististen ratkaisujen tueksi, tavoitteena kirjastoaineiston mahdollisimman hyvä paikallinen saatavuus. Lisäksi haluttiin löytää keinoja pienentää logistisia kustannuksia sekä ekologisia haittoja. Pohdittiin, mitä hyvä saatavuus on asiakkaan näkökulmasta ja millainen aineiston elinkaari hankinnasta poistoon eri projektikirjastoissa on.

Tärkeänä pidettiin logistiikan nykytilan selvittämistä. Erityisesti selvitettiin OUTI-kirjastojen kokoelman "aktiivivaiheen" logistiikkaa, yhteisen varausjonon vaikutuksia ja aineistokuljetusten sisältöä eri kokoisissa kirjastoissa. Selvitettiin myös kaukolainamäärien kehittymistä projektikirjastoissa ennen ja jälkeen yhteisen varausjonon. Jokaiselle OUTI-kirjastolle selvitettiin otannoin niiden "kuljetusprofiili", eli mitä aineistoja kuormissa kirjastoon tuotiin. Tätä tietoa voi hyödyntää mm. aineistovalinnassa.

Maksuton varaaminen ja yhteinen varausjono kasvattavat varausmääriä kaiken kokoisissa kirjastoissa verrattuna kirjastokohtaiseen varausjonoon. Hankkeessa selvitettiin hyvin suosittujen nimekkeiden tietokantahistoriaa tutkimalla, mikä on varausjonon todellinen purkautumisnopeus ja kuinka pitkään varatut niteet viettävät kuljetuksessa, noutohyllyssä asiakasta odottamassa ja lopulta asiakkaalla lainassa. Todettiin, että varatut teokset viettävät keskimäärin enemmän aikaa noutohyllyssä odottamassa asiakasta kuin kuljetuksessa. Aineiston kokonaiskiertoaika varaajalta toiselle osoittautui OUTI-kirjastoissa olevan alle 24 päivää, mikä on selvästi vähemmän kuin laskennallinen enimmäisaika laina-aika, kuljetus- ja varauksen noutoaika huomioiden yhteensä on.

Todettiin, että suurin osa kuljetuksista on muuta kuin uutuusaineistoa. Uutuusaineistoksi katsottiin vuosina 2015-2016 julkaistu aineisto. Laskettiin, kuinka suuri osa kirjastoihin kuljetettavista varauksista oli sellaisia, että ne löytyisivät myös kirjaston omasta kokoelmasta varausjonojärjestelyjen ollessa kirjastokohtaisia. Tämä vaihteli suuren kirjaston 68 %:sta pienen kirjaston 40 %:iin. Eli suureenkin kirjastoon tuoduista varauksista lähes kolmannes oli sellaisia, joita ei olisi löytynyt kirjaston omasta kokoelmasta. Erityisesti vanhempaa tietokirjallisuutta tuotiin varauksina pienempien kirjastojen kokoelmista.

Kirjastokimppaan liittyminen tavallisesti vähentää kaukolainaliikennettä. Myös usein antava, suuri kirjasto hyötyy antolainauksen vähentyessä. Suuren kirjaston ottolainaukseen kimpan syntyminen ei vaikuta yhtä voimakkaasti kuin pienen tai keskisuuren kirjaston ottolainaukseen.

Selvitettiin myös projektikirjastojen hankinta- ja poistovaiheen eroja ja niiden logistisia vaikutuksia. Logistiikan keventämistä ja aineiston paikallisen saatavuuden parantamista kokeiltiin ns. pikapokkarikokoelmalla sekä selvitettiin pienellä asiakaskyselyllä e-kirjojen mahdollisuuksia logistisesta näkökulmasta.

Poistovaihetta pyrittiin kehittämään kokeilemalla poistettavan kirjastoaineiston myymistä verkkokirjastossa selattavan myyntiluettelon avulla.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Hankkeen projektiraportti julkaistaan syksyn 2017 aikana Oulun kaupunginkirjaston www-sivulla osoitteessa: https://www.ouka.fi/oulu/kirjasto/julkaisut

Hanketta esiteltiin Kirjastopäivillä 2017. Esittelydiat löytyvät Kirjastopäivien ohjelmasta: https://kirjastopaivat2017.com/ohjelma/torstai-8-6/

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Kuljetusten nykytilan tarkka selvittäminen antoi hyvin eväitä logistiikan jatkokehitykseen OUTI-kirjastoissa. Paikalliset olosuhteet huomioiden tulosten perusteella voi ennakoida yhteisen varausjonon vaikutuksia myös muissa kirjastokimpoissa.

Hankkeessa toteutetut kokeilut ovat kiinnostaneet suomalaisia kirjastoja laajemminkin. Pikapokkarikokoelman otti heti käyttöön muutama OUTI-kirjasto Oulun lisäksi. Oulussa pikapokkarit levitettiin pääkirjaston lisäksi viiteen muuhun kirjastoon. Pikapokkareita on ollut pääkaupunkiseudulla jo aiemmin, mutta paikalliset kokemukset rohkaisevat kokeilemaan.

Asiakkaat ovat ottaneet hankkeessa toteutetut kokeilut hyvin vastaan

Jatkotoimenpiteet: 

Hankkeen tuloksista tulee tiedottaa kirjastojen henkilökuntaa edelleen. Kirjastoissa eletään edelleen muutosvaihetta OUTI-kimpan laajenemisen, Koha-kirjastojärjestelmän, yhteisen varausjonon ja maksuttomien varausten suhteen.
 
Asiakkaat ovat ottaneet varausjonon uudistuksen hyvin vastaan. Suosituimpien nimekkeiden pitkien varausjonojen yhteydessä tulisi saada läpi viestiä todellisesta, odotettavissa olevasta jonotusajasta.

Keskustelu kokoelmista OUTI-kirjastokimpan laajuisesti (valintaperiaatteista, kiertovaiheen parhaasta järjestämisestä sekä kokoelman pitkän hännän säilyttämisestä) on aloitettu ja jatkuu. Hankkeen selvityksiä tullaan uusimaan tulevina vuosina muutosten selvittämiseksi.

OUTI-kirjastojen kuljetustiheyttä muutetaan joidenkin kirjastojen osalta vuoden 2018 alusta, alueellisen logistiikan seuraavalla sopimuskaudella.

OUTI-kirjastot on Koha-kirjastojärjestelmää käyttävä kirjastokimppa. Kirjastojärjestelmän antamat mahdollisuudet kokoelmien arviointiin ja kuljetusten optimointiin ovat vielä alkuvaiheessa. Joensuun seutukirjaston Älykäs varausjono -hanke (http://hankkeet.kirjastot.fi/hanke/älykäs-varausjono) mahdollistaa aikanaan varausten kuljettamisen optimoinnin kokeilemisen Koha-kirjastojärjestelmässä.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€38 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€16 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€0
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
5kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
330henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€38 000

Katso Perustelumuistio 2016 Hankerekisteristä.

 
okm
avi