Automaatit auttamaan
Vuoden 2015 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kalajoen kaupunki/kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Pohjankyläntie 6
85100
Kirjaston puhelin : 
044-4691289
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@kalajoki.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Kaljo
Y-tunnus : 
0185924-7
Yhteyshenkilön nimi : 
Eila Ainali/Anne Tihinen
Puhelin : 
044 4691 287/044 4691 290
Sähköposti : 
eila.ainali@kalajoki.fi/anne.tihinen@kalajoki.fi
Hankkeen tavoite: 

Mahdollistaa asiakkaitten itsepalvelulainaus ja vapauttaa samalla henkilöstöresursseja muuhun asiakaspalveluun sekä muihin työtehtäviin, esimerkiksi kokoelmatyöhön, lukemisen ja lukutaitojen edistämiseen sekä yhteispalvelupisteen hoitoon; korvata menetettyä työllisyysvaroin palkattujen työpanosta

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Lainausautomaattien hankinta ja käyttöönotto, itsepalvelulainauksen osuus kaikista lainoista; pidemmällä aikavälillä myös henkilöstöresurssien seuranta

Kuvaus : 

Kalajoen kaupunginkirjasto hakee avustusta lainausautomaattien hankkimiseksi pääkirjastoon ja Himangan sivukirjastoon.

Lainausautomaatit vapauttavat kirjaston henkilökunnan tarvittaessa muuhun asiakaspalveluun, neuvontaan, vinkkaamaan ja suosittelemaan aineistoa. Kalajoen kirjastossa on vuosikymmeniä säännöllisesti ollut työllisyysvaroin palkattuja työntekijöitä auttamassa aineiston käsittelyssä, mutta sellaisia emme enää ole saaneet. 

Asiakkaat myös tiedustelevat, että milloin tänne tulee lainausautomaatti, koska he ovat tottuneet muualla niihin. He arvostavat intiimiä lainaustilannetta.

Himangan kirjastossa avattiin syksyllä 2014 yhteispalvelupiste, jota hoidetaan kirjaston asiakaspalvelun ohessa. Tämä on lisännyt kiiretilanteita asiakaspalvelussa. Lainausautomaatista olisi apua ruuhkaisten asiakaspalvelutilanteiden purkamisessa. Automaatin avulla on mahdollista  lisätä aamuisin itsepalveluaukiolotunteja. 

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Kalajoen kaupunginkirjasto hankki hankesuunnitelman mukaisesti hankeavustuksella lainausautomaattikokonaisuudet Kalajoen pääkirjastoon sekä Himangan kirjastoon.

Lainausautomaatit kilpailutettiin osana Kalajoen, Nivalan ja Oulaisten kaupunginkirjastojen automaatti- ja RFID-hankintoja kesällä ja syksyllä 2016. Kilpailutuksesta vastasi kirjastojen johtajista koostuva hankintatyöryhmä, ja lisäksi prosessissa oli mukana kaupunkien it- ja hankinta-asiantuntijoita.

Yhteishankinta ylitti kansallisen kynnysarvon, ja tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa 2.7.2016. Määräaikaan 29.7.2016 mennessä saapui neljä tarjousta, joista yksi jouduttiin hylkäämään tarjouspyyntöä muodollisesti ja sisällöllisesti vastaamattomana. Tarjousvertailussa hinnan osuus oli 50 % ja laatupisteiden 50 %. Laatupisteitä oli mahdollista saada takuuajasta ja -ehdoista, tuki- ja ylläpitopalveluista sekä erilaista ominaisuuksista kuten tilastointi- ja raportointityökaluista, automaatin asiakasopastustoiminnoista, kielivalinnoista ja koulutussuunnitelmista.

Automaatti- ja RFID-hankintojen toimittajaksi valittiin hankintatyöryhmän suosituksesta (22.9.2016) P.V. Supa Oy Ltd kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

P.V. Supa Oy Ltd toimitti lainausautomaatit Kalajoen pääkirjastoon ja Himangan kirjastoon 14.12.2016. Henkilökunta koulutettiin automaatin ja ohjelmistojen käyttöön samana päivänä, ja myös yleisökäyttöön automaatit otettiin saman tien.

Kaiken kaikkiaan hankintaprosessi oli kilpailuttamisen takia ennakoitua aikaa vievämpi ja haasteellisempi. Toisaalta kolmen kaupungin yhteinen hankintatyöryhmä auttoi prosessissa: kaikkea ei tarvinnut tehdä itse, ja muilta sai tarvittaessa myös apua. Haasteensa toivat lopussa myös toisen toimittajan rajapintojen asennusaikataulut: automaatteja ei voinut asentaa ennen kuin kirjastojärjestelmän rajapinta-asiat olivat kunnossa.

Lainausautomaatteihin ei kulunut koko avustussummaa, ja jäljelle jäänyt summa käytettiin näytönpuhdistustarvikkeisiin. Omarahoitusosuus koostuu näytönpuhdistustarvikekuluista (avustuksesta ei saatu katettua koko summaa), rajapintojen asennuskuluista ja henkilökunnan työpanoksesta. Henkilökunnan työpanokseen on laskettu automaattien hankintaprosessiin liittyviin palavereihin kuluneet tunnit. Kustannusten erittely liitteenä.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Automaattien hankinnan tavoitteena ja perusteluna oli mahdollistaa itsepalvelu lainaamisessa ja vapauttaa samalla henkilöstöresursseja muuhun asiakaspalveluun sekä muihin työtehtäviin, esimerkiksi kokoelmatyöhön, lukemisen ja lukutaitojen edistämiseen sekä yhteispalvelupisteen hoitoon; automaatit tulisivat osittain myös korvaamaan menetettyä työllisyysvaroin palkattujen työpanosta.

Automaatit ovat olleet raportointihetkellä käytössä reilun kuukauden, ja selvästi on jo nyt havaittavissa se, että automaateista on apua ruuhkaisten palvelutilanteiden purkamisessa. Erityisesti kaukopalvelu- ja yhteispalvelupisteasiat saattavat ruuhkauttaa ajoittain asiakaspalvelua eikä lainaavan asiakkaan enää halutessaan tarvitse odottaa asiakaspalvelutiskillä vuoroaan. Toisaalta osalta asiakkaista on tullut sellaista palautetta, että he haluavat lainata kirjansa jatkossakin nimenomaan asiakaspalvelutiskiltä.

Tammikuussa 2017 itsepalvelulainauksen osuus kaikista lainoista oli noin 10 %. Jatkossa osuus tulee varmasti kasvamaan, kunhan asiakkaat tottuvat automaatin käyttöön ja koululais- ja muitakin ryhmiä opastetaan automaatilla lainaamiseen. Pidemmällä tarkastelujaksolla selviää se, miten lainausautomaatti vaikuttaa henkilöstöresurssien kohdentamiseen.

Jatkotoimenpiteet: 

Jatkossa on tarkoitus laajentaa itsepalvelua pääkirjastossa myös palautukseen sekä sujuvoittaa yleisesti itsepalvelua ja toimintoja RFID-tekniikalla.

Aloituspäivämäärä : 
31/10/2015
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2016
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€8 500
Oma rahoitus yhteensä: 
€865
Budjetti euroissa yhteensä: 
€9 365
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€9 798
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 798
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
2kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
8henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€7 000

Katso Perustelumuistio 2015 Hankerekisteristä

 
okm
avi