Avoimesti yhdessä – avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän kehittämishankkeen arviointi
Vuoden 2013 OKM-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 15
90015
Kirjaston puhelin : 
044 703 7310
Kirjaston sähköposti : 
City.Library@ouka.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Om
Y-tunnus : 
0187690-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Maija Saraste
Puhelin : 
044 703 73 16
Sähköposti : 
maija.saraste@ouka.fi
Kuvaus : 

Oulun kaupunginkirjaston hankkeen tavoitteena on arvioida Joensuun seutukirjaston tekemää Evergreen-järjestelmän kehittämistyötä ja Joensuussa tehtyjen ratkaisujen soveltuvuutta muihin kirjastoihin. Arvioinnin kohteena ovat mm. seuraavat asiat:
-    järjestelmän vaatimusmäärittely ja sen soveltuvuus toiseen kirjastoon
-    järjestelmän parametrointi ja sen soveltuvuus toiseen kirjastoon
-    järjestelmän termien käännösten toimivuus ja ymmärrettävyys
-    käyttöönottosuunnitelman toimivuus
-    jatkokehittämisen ja ylläpidon kustannustenjakomallit
-    hankkeessa kehitettyjen yhteistyömallien toimivuus
-    hankkeen tietoturvaselvitys

Avoimesti yhdessä –hankkeessa on tarkoitus palkata kirjastoon hanketyöntekijä arvioimaan Joensuussa tehtyä työtä. Hanketyöntekijä tulee työskentelemään myös kirjaston muissa tehtävissä niin, että hän voi vapauttaa kirjaston eri osastojen asiantuntijat syventymään Evergreenin arviointityöhön. Avoimesti yhdessä –hanketta tehdään tiiviissä yhteistyössä Joensuun seutukirjaston kanssa, myös Joensuun kirjastossa paikan päällä. Vaatimusmäärittelyn arvioinnissa tehdään yhteistyötä Rovaniemen kaupunginkirjaston ja mahdollisesti muidenkin kirjastojen kanssa. Arvioinnin tulokset julkaistaan verkossa hankkeen päätyttyä.

Hanke on tarpeellinen Oulun kaupunginkirjastolle tulevien järjestelmämuutosten takia. Oulun kaupunginkirjaston ja OUTI-kirjastokimpan tietokannat yhdistettiin vuoden 2012 alussa. Oulun kaupungin kouluissa on käytössä kirjastotietokanta, joka pohjautuu Oulun kaupunginkirjaston kantaan, mutta on itsenäinen tietokanta. Pohjois-Pohjanmaan aluetietokanta Ostrobotnia on Pallas-pohjainen tietokanta. Kaikki em. kirjastokannat pitää siirtää MARC21-pohjalle, mikä edellyttää kirjastojärjestelmän vaihtoa. Kirjastojärjestelmän valinnasta ei ole tehty päätöksiä.

Oulun kaupunginkirjastossa on vuosien myötä kehitetty aktiivisesti kirjastojärjestelmiä. Kehittämisessä on tehty yhteistyötä myös muiden maakuntakirjastojen kanssa. Oulun kaupunginkirjastolla on laaja kokemus myös kirjastotoiminnan muiden osioiden kehittämisestä ja arvioinnista.

Oulussa on seurattu aktiivisesti Joensuun seutukirjaston Avoin kirjasto 2013 –hanke. Heinäkuussa 2012 Oulun kaupunginkirjastosta käytiin tutustumassa Joensuun hankkeeseen. Yhteisissä keskusteluissa kehittyi silloin ajatus, että toisen kirjaston syvällinen perehtyminen Avoin kirjasto 2013 -hankkeeseen olisi Joensuulle hyödyllistä.

Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän toiminnallisuuden arviointi on tärkeä suomalaisille yleisille kirjastoille, koska kirjastoilla on kokemuksia lähinnä vain yhden järjestelmäntoimittajan tuotannosta. Avoimesti yhdessä –hanke voi Joensuun seutukirjaston lisäksi hyödyntää myös muita kirjastoja:
-    Joensuun hankkeen ideoiden testaus samankokoisessa kirjastokimpassa synnyttää hyödyllistä vuoropuhelua kirjastojen kesken
-    kirjastoissa lisääntyy sekä kaupallisten että avointen järjestelmäratkaisujen tuntemus
-    arvioinnista saadut kokemukset jaetaan kaikille kirjastoille
-    hankkeen myötä vahvistetaan kirjastojen osaajien yhteistyötä

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Joensuun seutukirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Hankkeen loppuraportti on luettavissa kirjaston kotisivuilla osoitteessa bit.ly/1n0nbFc

Hankkeessa työstetty kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittely on katsottavissa osoitteessa bit.ly/1tKVynL  

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Avoimesti yhdessä –hankkeen tavoitteena oli arvioida Joensuun seutukirjaston tekemää kehittämistyötä Evergreen-kirjastojärjestelmän parissa. Keskeinen kysymys oli, miten Joensuun seutukirjaston tekemään työtä voitaisiin hyödyntää muissa suomalaisissa yleisissä kirjastoissa.  Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönottosuunnitelma ja järjestelmän ylläpidon ja jatkokehittämisen mallit olivat keskeisiä kiinnostuksen kohteita.

Koska Joensuun hanke ei edennyt suunnitellulla tavalla, myös Oulun kaupunginkirjaston hanke jouduttiin suuntaamaan uudelleen.  Hankkeen alkuperäisiä tavoitteita ei voitu saavuttaa. Sen sijaan hankkeessa lisättiin tietoisuutta kirjastojärjestelmien kehittämisestä ja erityisesti avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmien toimivuudesta. Yksi hankkeen merkittävimmistä tuloksista oli osaamisen tuntuva lisääntyminen kirjastoissa. Avoimesti yhdessä –hankkeeseen osallistui kirjastoasiantuntijoita kymmenestä eri kirjastosta. Mukana työpajoissa ja aivoriihissä oli yhteensä noin viisikymmentä henkilöä, työaikaa käytettiin yhteiseksi hyväksi pelkästään Oulun kaupunginkirjastossa lähes 800 työtuntia (projektityöntekijän työpanoksen lisäksi).

Hankkeen työskentelymuotoja olivat palautteiden kerääminen verkossa, aivoriihet, työpajat ja tutustumismatkat.  Laaja yhteistyö kirjastojen välillä ja yhdessä tekeminen synnyttivät yhdenmukaiset näkemykset siitä, millaisen järjestelmän kirjastojen asiakkaat ja kirjastot tarvitsevat.

Hankkeen tuloksena saatiin tehtyä laaja kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittelydokumentti, jollaista ei olisi pystytty tekemään yhdessä kirjastossa. Vaatimusmäärittelykokonaisuutta voidaan hyödyntää esim. avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän Kohan arvioinnissa sekä kaupallisten kirjastojärjestelmien arvioinnissa ennen varsinaisia kilpailutuksia. Vaatimusmäärittelyssä on yhteensä noin tuhat riviä. Aineisto on kirjastojen vapaasti käytettävissä.

Katso lisää: http://bit.ly/1tKVynL

Jatkotoimenpiteet: 

Hankkeessa toteutunut erinomainen yhteistyö kirjastojen kesken ei pääty hankkeen lopussa, vaan työtä jatketaan kirjastojen omalla rahoituksella.

Iisalmen työpajassa helmikuussa 2014 sovittiin, että Oulun kaupunginkirjastossa käydään vielä läpi vaatimusmäärittelylistaukset. Helmi-maaliskuun aikana yhtenäistettiin vaatimusmäärittelyjen terminologiaa, täsmennettiin yksityiskohtia, muutettiin osioiden järjestystä loogisemmaksi ja viimeisteltiin muutenkin listauksia. Maaliskuun lopussa listaus lähetettiin maakuntakirjastoille, jotka eivät olleet vielä tehneet järjestelmäpäätöstä, Kansalliskirjastoon, opetusministeriöön sekä Kirjastot.fi:n toimituskunnalle. Lisäksi listaus lähetettiin kaikille OUTI-kirjastoille sekä niihin Pohjois-Pohjanmaan yleisiin kirjastoihin, jotka ovat ilmoittaneet olevansa kiinnostuneita järjestelmäyhteistyöstä OUTI-kirjastojen kanssa.

Vaatimusmäärittelyistä puuttuivat vielä verkkokirjasto-, automaatti- ja e-aineisto-osiot, joita valmistellaan kesän aikana Oulun kaupunginkirjastossa. Joensuun, Mikkelin, Toenperän ja Kyyti-kirjastojen kanssa on sovittu, että syyskuun alussa järjestetään kolmas yhteinen tapaaminen, nyt Mikkelin seudulla. Tarkoitus on käydä yhdessä läpi uudet vaatimusmäärittelykohdat sekä tutkia, kuinka Koha-järjestelmä vastaa vaatimusmäärittelyihin. Vertailussa saatavien tietojen perusteella OUTI-kirjastoissa tullaan päättämään, jatketaanko selvitystä Koha-järjestelmään siirtymisestä. Jos tähän päädytään, tullaan selvittämään myös se, voidaanko kirjastojärjestelmän ylläpito ja kehittäminen kilpailuttaa yhdessä muiden Kohasta kiinnostuneiden kirjastojen kanssa. Myös yhteistyötä Lapin kirjastojen kanssa tullaan jatkamaan.

Aloituspäivämäärä : 
30/10/2012
Lopetuspäivämäärä : 
30/04/2014
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€43 400
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€49 400
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€65 775
Oma rahoitus yhteensä: 
€22 375
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
4kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
151henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
16kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
72henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€43 400
 
okm
avi