"Big data" kokoelmaprosessin kehittämisessä
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Jyväskylän uutuuskokoelman kierron visualisointia collectionHQ-ohjelmalla.
Jyväskylän kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 50 (Vapaudenkatu 39-41)
40101
Kirjaston puhelin : 
014 266 266 4093
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto.tiedottaja@jkl.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Jym
Y-tunnus : 
0174666-4
Yhteyshenkilön nimi : 
Hanna Martikainen
Puhelin : 
014 266 4094
Sähköposti : 
hanna.martikainen@jkl.fi
Hankkeen tavoite: 

1. Käyttää tehokkaammin kirjastojärjestelmän tuottamaa dataa kokoelmaprosessin kehittämisessä. Käytetään kahta erilaista analysointityökalua.

2. Vertaisoppiminen liittyen datan hyödyntämiseen kahden suuren kirjaston kokoelmatyössä.

3. Prosessien kehittämisen näkökulmasta tavoitteena on siirtää henkilöstöä kokoelmatyöhön liittyvistä rutiineista enemmän asiakastyöhön

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Kustannustehokkuus uutuushankinnassa

Tehdyt poistot kokoelmasta

Tehtyjen testikokoelmien lainakierto

Koko kokoelman lainakierto

Kuvaus : 

Hankkeessa hyödynnetään kirjastojärjestelmän tuottamaa dataa kokoelmaprosessin kehittämisessä. Työskentelytapana on käyttää yhä tehokkaammin kirjastoissa käytössä olevia työkaluja, joita tällä hetkellä ovat collectionHQ ja palveluympäristön raportointityökalu. Hankkeessa mukana olevien kirjastojen henkilöstö osallistuu yhteisiin kehittämispäiviin, joissa jaetaan tietoa datan hyödyntämisestä eri tavoilla ja kehitetään uusia kokoelman hallinnan toimintatapoja. 

Kokoelmaprosessin kehittämisen yhteiset painopisteet

1. Kokoelman tasapainotus kelluvassa kokoelmassa

Kelluvan kokoelman kasautumien ja aukkojen tasaaminen. Nuhjuisten niteiden korvaaminen kokoelmassa olevilla, vähemmän käytetyillä sekä siitä saatavat kustannussäästöt, kun määrärahat voidaan suunnata suuremmalta osalta uutuushankintaan täydennyshankintojen sijaan. Kirjaston kokoelman näkeminen rahanarvoisena resurssina, joka kannattaa hyödyntää täysipainoisesti siellä, missä kysyntä on suurinta. Tavoitteena kokoelman kokonaisuuden ja aineistoihin kohdistuvan kysynnän parempi hallinta.

2. Kokoelman poistotyön osittainen automatisointi ja henkilökunnan fyysisen kuormituksen vähentäminen

Poistotyössä siirrytään suuntaan, jossa ei enää käydä kokoelmaa läpi nide kerrallaan, vaan annetaan dataa analysoivan järjestelmän hoitaa ns. kuolleiden niteiden etsiminen. Tämä nopeuttaa huomattavasti sekä kokoelman inventointia (kadonneet) että varsinaista poistotyötä. Lisäksi poistopäätösten tekeminen helpottuu, kun pystytään yhdellä silmäyksellä näkemään, että kirjalle ei ole käyttöä muissakaan toimipisteissä. Etsitään ja vahvistetaan näkemystä siitä, mitkä toiminnot ovat automatisoitavissa ja mikä puolestaan on se kokoelmatyön ydin, johon tarvitaan kirjastotyöntekijän panosta.

3. Keskitetty valinta ja anonymisoidun lainadatan hyödyntäminen/ kirjastojen profilointi anonymisoidun lainadatan avulla

Moni iso kirjasto on siirtynyt tai siirtymässä keskitettyyn valintaan. Valintaprosessi saadaan sujuvammaksi, kun pystytään hyödyntämään käyttöön pohjautuvaa anonymisoitua lainadataa sekä budjetoinnissa että valintapäätöksissä.

Toisaalta lainadata ei aina kerro, mitkä ilmiöt ovat nousussa. Aineistovalinnan osalta hankkeessa otetaan huomioon myös mahdollisuus hyödyntää muiden kirjastojen tekemiä valintapäätökset. Esimerkiksi collectionHQ-työkalu mahdollistaa sen tutkimisen, mitä muut järjestelmässä mukana olevat kirjastot ovat uutuusaineistosta valinneet ja omien valintojen suuntaamisen tämän pohjalta. Tämäntyyppistä valintatietoa on Suomessa jaettu vielä vähän, mutta se on arvokasta uusien trendien osalta. Etsitään tasapainoa kokoelman kattavuuden ja profiloinnin välillä.

4. Kokoelmaan tehtyjen muutosten vaikutusten arviointi, esimerkiksi aineiston kellutuspäätökset ja  aineistoryhmän siirto tilassa uuteen paikkaan

Muutoksia fyysiseen kokoelmaan tai päätöksiä aineiston käyttäytymisestä vaikkapa kellutukseen siirryttäessä tehdään oletuksiin pohjautuen. On mahdollista arvioida kokoelmaan tehtyjä muutoksia systemaattisemmin muodostamalla testikokoelmia tai testipaikkoja. Näitä testikokoelmia voidaan analysoida tarkemmin hyödyntämällä analysointityökaluja. Etsitään parhaita menetelmiä ennakoida, suunnitella ja arvioida kokoelmiin liittyvien päätösten vaikutusta.

 

Näiden painopisteiden pohjalta hankkeessa tehdään ohjeistus ja idealistaus siitä, miten dataa voi hyödyntää kokoelmatyössä erilaisilla työkaluilla. Työ tehdään projektityönä. Hanketta ohjaa ohjausryhmä, joka päättää hankkeen painopisteiden toteutustavoista ja ohjaa projektityöntekijän työtä. 

Ideointi ja uusien toimintapojen vieminen käytäntöön toteutetaan järjestämällä 4 kpl kehittämis- ja koulutuspäiviä, joista kaksi (2) Jyväskylässä ja kaksi (2) Turussa. Koulutuspäiviin osallistuu henkilöstöä molemmista kirjastoista. Kirjastojen välillä järjestetään yhteiskuljetukset, jotta mahdollisimman moni henkilöstöstä voi osallistua. Kehittämispäiviä ohjaa projektihenkilöstön lisäksi ulkopuolinen fasilitaattori.

Kehittämispäivissä kerrataan käytettävissä olevien työkalujen mahdollisuudet, jaetaan tietoa miten niitä on kussakin kirjastossa hyödynnetty sekä jaetaan osaamista. Lisäksi pohditaan yhdessä, miten kokoelmaprosessia voi edelleen kehittää. Hankkeessa luodaan yhteistä ohjeistusta henkilökunnalle ja jaetaan jo olemassa olevia hyviä käytäntöjä. 

Hankkeelle tehdään sosiaalista mediaa / mahdollisuuksien mukaan Kirjastot.fi-palvelua hyödyntäen avoin alusta, jossa jaetaan koulutusmateriaali, ideoinnin tulokset, (video-)ohjeistukset ja jossa henkilökunnan on mahdollista myös jatkaa kehittämispäivissä aloitettua keskustelua kollegoiden kanssa. 

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Turun kaupunginkirjasto
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Hanna Martikainen, Jyväskylän kaupunginkirjasto

Kaisa Hypén, Turun kaupunginkirjasto

Aiemmat hankkeet: 

Kokoelmatyökalun suunnittelu kelluvalle kokoelmalle (Jyväskylä)

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeessa käytiin läpi eri tietojärjestelmien tuottamaa dataa ja sen hyödyntämistä kokoelmaprosessissa. Koska rahoitusta ei saatu täysimääräisenä, hankkeen tavoitteita jouduttiin karsimaan. Suunnitelman mukaisista tavoitteista valittiin painopisteeksi kirjastojen profilointi, kokoelmien toimivuus eri mittareilla sekä kirjastotoimipisteiden asiakaskunnan ja asiointialueiden selvittäminen datalähteiden pohjalta. Hankkeen painopisteenä olivat kokoelmat, mutta molemmat kaupunginkirjastot saivat myös arvokasta tietoa muuhun toiminnan kehittämiseen.

Tutkitut järjestelmät ja tietolähteet

Projektissa käytettiin Jyväskylän ja Turun kirjastojen käytössä olevia järjestelmiä, jotka olivat Axiell Aurora kirjastojärjestelmän raportointiominaisuudet (JKL & TKU), kokoelmatyökalu CollectionHQ (JKL) ja Raportointipalvelu (JKL & TKU). Tosin projektin alkutilanteessa Raportointipalvelu oli Jyväskylän osalta vasta hankintavaiheessa ja sen käyttöön saamisen viivästyminen muutti aiottua tarkoitusta. Koska CollectionHQ on käytössä vain Jyväskylässä, jäi senkin rooli Raportointipalvelun tapaan aiottua pienemmäksi eli ns. neuvoa antavaksi järjestelmäksi. Ne toisin sanoen antoivat vinkkejä siihen, minkälaisia tilastopaketteja Auroran raporteista kannatti lähteä rakentamaan.

 Hankkeessa käytettiin myös kirjastojen ulkopuolisia tietolähteitä, joita yhdistettiin kirjaston omaan dataan. Esimerkkeinä näistä ovat Tilastokeskuksen avoin data, joka sisältää Turun ja Jyväskylän väestötietoa postinumeroittain sekä Raportointipalvelun sisällöt.

Projektissa testattiin myös kirjastoille uudenlaista datan visualisoinnin työkalua (Power BI) tilastojen tehokkaampaan hyödyntämiseen. Projektityöntekijä ja yksi ohjausryhmän jäsen osallistuivat kaksipäiväiseen Power BI -koulutukseen. Koulutuksen antia hyödynnettiin raportoinnin kehittämisessä. Projektityöntekijä teki Power BI:lla molemmille hankkeeseen osallistuville kirjastoille oman näkymän, jossa tilastojen käyttö, päivittäminen ja rajaaminen helpottuivat huomattavasti verrattuna aiempaan.

Yhteistyötahot

Kirjastot.fi, Axiell, Gispositio, CollectionHQ, Tampereen kaupunginkirjasto. Yhteistyötahot osallistuivat hankkeeseen omalla kustannuksellaan.

Osaamisen kehittäminen

Hankkeessa mukana olevien kirjastojen henkilöstöä osallistui yhteisiin kehittämispäiviin, joissa jaettiin tietoa datan hyödyntämisestä eri tavoilla ja kehitettiin uusia kokoelmanhallinnan työtatapoja.

Hankkeen tuloksia opetettiin ja esiteltiin erilaisissa koulutuksissa. Kumpikin projektiin osallistuneista kunnista määritteli koulutusmuodot itsenäisesti. Projektityöntekijä toteutti pyydetyt koulutukset kunnan oman datan pohjalta käyttäen tarvittaessa myös toisen kunnan tilastoja vertailukohtana.

Järjestetyt koulutukset ja esittelyt

14.3.2018 Turku (projektin esittely)
23.3.2018 Jyväskylä (Projektin esittely)
25.4.2018 Pori (projektin ja sen tulosten esittely). Koulutus Satakunnan ja Varsinais-Suomen AKE-alueen henkilöstölle.
29.5.2018 Jyväskylä (CHQ-koulutus)
29.5.2018 Turku (projektin ja sen tulosten esittely). Koulutus Satakunnan ja Varsinais-Suomen AKE-alueen henkilöstölle.
23.8.2018 Jyväskylä (työpajatyöskentely)
7.9.2018 Jyväskylä (työpajatyöskentely)
8.11.2018 Tampere. Datan hyödyntäminen kokoelmatyössä. Koulutus Keski-Suomen ja Pirkanmaan AKE-alueen henkilöstölle
15.11.2018 Vantaa, Kokoelmat kiertoon tekniikan siivin. Koulutus Uudenmaan AKE-alueen henkilöstölle.
Kirjastopäivät kesäkuu 2019, Helsinki (tulossa)

Projektin esittely toteutettiin Turussa osana kokoelmateemaista tilaisuutta. Jyväskylän esittely pidettiin henkilökuntainfon osana. Esittelyn painopisteinä olivat projektissa käytettävät työkalut, aikataulu ja päämäärät. Lisäksi projektityöntekijä esitteli siihen mennessä tehtyjä datakoosteita. Projektityöntekijä esitteli hankeen tuloksia myös kahdelle AKE-alueelle marraskuussa.

Jyväskylän Big Data -teemaisen CHQ-koulutuksen veti CollectionHQ:n oma kouluttaja David Bishop. Häntä pyydettiin koulutuksessa esittelemään Jyväskylän henkilöstölle, miten CHQ esittää aineiston kiertolukuja ja miten järjestelmästä saa tuotua raportteja ulos eri tiedostomuodoissa.

Porin ja Turun koulutukset olivat pitkälle samansisältöiset ja ne olivat osa koulutuspäivää, jotka toteutettiin nimellä Kokoelmat, uhka vai mahdollisuus? Projektityöntekijällä oli molemmissa koulutuspäivissä koulutusosuus. Turun päivässä oli esillä enemmän Turkua koskevaa materiaalia, koska tuon kuukauden aikana projekti eteni vauhdikkaammin Turun datan osalta.

Jyväskylän kaksi koulutuspäivää olivat samansisältöisiä ja ne oli suunniteltu 20 osallistujalle. Koulutuksissa toteutettiin ryhmä ja paritöitä, joissa projektissa tuotettujen materiaalien perusteella osallistujat laativat profiileja kirjastoille.

Big data -koulutuksiin osallistuneiden lukumäärä / koko henkilöstö 

Turku: projektin aikana järjestettiin Turussa / Turun AKE-alueella kolme tilaisuutta, joissa projektin tavoitteita ja tuloksia esiteltiin. Näihin tilaisuuksiin osallistuttiin kaikkiaan 209 kertaa, ja osallistujat koostuivat Turun kaupunginkirjaston, Vaski-kirjastojen ja Satakirjastojen henkilökunnasta. Arvion mukaan Turun kaupunginkirjaston henkilökunnasta vähintään 30 % on tutustunut Big data -projektin tuloksiin.

 Jyväskylän kaupunginkirjasto: 36 henkilöä, eli 35 % henkilöstöstä osallistui projektin aikana järjestettyyn työpajatyöskentelyyn. 50 henkilöä, eli 49 % henkilöstöstä osallistui infotilaisuuksiin, joissa projektia ja sen aikana tehtyjä päätelmiä esiteltiin. Koko henkilöstöstä yhteensä 68 henkilöä, eli 67 % osallistui ainakin yhteen projektin aikana järjestettyyn koulutukseen.

Yhteistyötahojen etsiminen

Hankkeen ohjausryhmään kuuluivat Hanna Martikainen ja Juha Hälinen Jyväskylästä ja Kaisa Hypén ja Aki Pyykkö Turusta. Ohjausryhmä ohjasi projektityöskentelijän työtä ja kontaktoi yhteistyötahoja. Projektissa tehtiin tiedonvaihtoa Tampereen kaupunginkirjaston, Kirjastot.fi:n, Axiellin, CollectionHQ:n ja Gisposition kanssa. Tavoitteena oli viestittää kirjastoverkolle ja yrityksille kirjastojen data-analyysitarpeista.

Ohjausryhmätyöskentely

Ohjausryhmä kokoontui seuraavasti:

25.9.2017 Etäkokous
10.11.2017 Jyväskylä
27.11.2017 Jyväskylä
17.1.2018 Turku
9.4.2018 Tampere (mukana myös Pirjo Järvinen, Leena Parviainen ja  Ismo Raitanen (Tampereen kaupunginkirjasto), Jaani Lahtinen (Gispositio), Matti Sarmela (Kirjastot.fi)
27.8.2018 Turku

Työpanos

Palkattu henkilöstö: projektityöntekijä Viljami Marjomäki 9,5 kk (15.1.-31.10.2018). Ohjausryhmä teki työnsä oman toimen ohella ja palkkakustannukset ovat kuntien omarahoitusosuutta.

Hankkeen arviointi

Lisäsimme henkilöstön tietämystä eri tietojärjestelmistä saatavasta tilastoaineistosta ja eri tiedonlähteiden käyttömahdollisuuksista. Opettelimme yhdessä hyödyntämään tilastodataa ja tekemään päätelmiä sen pohjalta. Henkilöstöstä merkittävä osa osallistui hankkeeseen jossain muodossa. Lisäksi projektin aikana koulutettiin kolmen AKE-alueen henkilöstöä.

Uudet työkalut ja menetelmät (esim. Power BI) helpottavat tilastojen käyttöä päätöksenteossa ja palvelujen kehittämisessä. Erityisesti kirjaston johdolle ja esimiehille visuaaliset tavat hyödyntää tilastotietoa päätöksenteossa osoittautuivat tarpeellisiksi ja työtä on syytä jatkaa.

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Testasimme projektin aikana kokoelmaan liittyvien päätösten perustamista mahdollisimman monipuoliseen tilastodataan ja päätösten vaikutusten arviointia.

Esimerkki 1: Jyväskylän lasten ja nuorten aineiston kellutuspäätöksissä hyödynnettiin erilaisia tilastolähteitä, kuten vertailua lainojen ja ensipalautusten välillä yksikkötasolla. Tilastollisesti havaitut kokoelmavuodot auton ja pääkirjaston lainausten ja palautusten osalta otettiin huomioon kellutusmallia luodessa.

Esimerkki 2: Jyväskylän Kuokkalan uuden lähikirjaston kokoelmia ja käyttäjäkuntaa mallinnettiin kirjastodatan avulla. Projektityöntekijä selvitti, mitä Kuokkalan alueella asuvat ovat lainanneet ja mitä toimipisteitä he ovat käyttäneet. Lisäksi tähän työhön käytettiin Raportointipalvelun Kuokkala-mallinnusta. Näin arvioitiin mm. uuden kirjaston vaikutusaluetta ja suunniteltiin, minkälainen kokoelma kirjastoon tarvitaan.

 Esimerkki 3: Big data -projektin ja osittain siinä saavutettujen tulosten innoittamana Turku haki AVI:lta rahoitusta kirjastoaineistojen paikannukseen ja suositteluun liittyvään projektiin. Projektissa selvitetään, miten kirjastodatan louhinnan avulla on mahdollista suositella asiakkaille hakutuloksiin liittyviä suosituksia: missä määrin sovelletaan lainadataa ja aineistojen metatietoa. Projektin tuloksena on määrä syntyä myös paikkatietoon perustuva sovellus, joka ohjaa asiakkaan hänen haluamansa aineiston luo.

 

Jatkotoimenpiteet: 

Jyväskylässä selvitetään mahdollisuuksia varata 0,20 htv tiedonlouhintaan ja tilastollisen tiedon muokkaamiseen henkilökunnan näkökulmasta helposti käytettävään muotoon. Valtakunnallisen tilastoinnin lisäksi Jyväskylässä on koottu laajaa tilastopakettia. Hankkeen tulosten pohjalta pohditaan, miten tätä työtä jatketaan ja uudistetaan sekä miten nyt kehitetyt uudet menetelmät siihen vaikuttavat.

Molemmissa kirjastoissa koulutusta aiheesta annetaan jatkossakin ja asia huomioidaan osaamisen kehittämisessä. Koulutetaan henkilöstöä tilastojen hyödyntämiseen ja edistetään uusien, helppojen menetelmien käyttöönottoa.

Arvioidaan, mitkä järjestelmät toimivat parhaiten kokoelmatyön apuna. Mistä luovutaan, mikä säilytetään, mikä on uutta.

JYVÄSKYLÄ:

Luovutaan:
”Puolet omista toimintatilastoista pois.”

Säilytetään:
CollectionHQ (luovutaan mahdollisesti v. 2020)

 Tilastoihin käytettävä työaika on nyt 0,17 htv, työajan uudelleensuuntaaminen.

Uutena käyttöön:

Toiminnanohjausjärjestelmä yhtäaikaisia kokoelmatyön toimenpiteitä varten.

 Lisätään ja muokataan työpanosta tilastollisen tiedon hyödyntämisen tueksi.

 Uudet työkalut: Power BI, Raportointipalvelu ja Auroran lisäosa TilastoPlus

 TURKU:

Luovutaan:

Tilastoinnin “automatiikasta” ja määritellään tarkemmin tilastoivat kohteet.

Tilastointityön ja -prosessien leanaus.

Säilytetään:

Raportointipalvelu edelleen kirjaston kokoelmien seurantaan liittyvänä työkaluna. Palvelun ajantasaisuuteen ja toimivuuteen kiinnitetään erityistä huomiota.

Uutena käyttöön:


Power BI mahdollisuuksien mukaan käyttöön, erityisesti lähi- ja omatoimikirjastojen resurssoinnin suunnitteluun

Rahoitushakemus AVIlle kirjastoaineiston paikannus ja suosittelu -palvelun kehittämistä varten. Projektissa kehitetään edelleen kirjaston kokoelmadatan hyödyntämistä.

Lisätty työpanosta kelluntaan liittyvien analyysien laadintaan. Jatkossa sovitaan, miten eri tilastointimenetelmiä sovelletaan.

Projekti lisännyt kirjastossa laajasti tietoisuutta siitä, miten tilastoja voidaan soveltaa kokoelmatyössä ja kokoelmien kehittämisessä. Järjestetään tilastotyöpajoja kiinnostuneille.

 

 

 

 

Aloituspäivämäärä : 
02/04/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€45 100
Oma rahoitus yhteensä: 
€12 300
Budjetti euroissa yhteensä: 
€66 400
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€48 533
Oma rahoitus yhteensä: 
€7 369
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€5 166

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
9kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
105henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€36 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio: http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017

 
okm
avi