"Big data" kokoelmaprosessin kehittämisessä
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Jyväskylän uutuuskokoelman kierron visualisointia collectionHQ-ohjelmalla.
Jyväskylän kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 50 (Vapaudenkatu 39-41)
40101
Kirjaston puhelin : 
014 266 266 4093
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto.tiedottaja@jkl.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Jym
Y-tunnus : 
0174666-4
Yhteyshenkilön nimi : 
Hanna Martikainen
Puhelin : 
014 266 4094
Sähköposti : 
hanna.martikainen@jkl.fi
Hankkeen tavoite: 

1. Käyttää tehokkaammin kirjastojärjestelmän tuottamaa dataa kokoelmaprosessin kehittämisessä. Käytetään kahta erilaista analysointityökalua.

2. Vertaisoppiminen liittyen datan hyödyntämiseen kahden suuren kirjaston kokoelmatyössä.

3. Prosessien kehittämisen näkökulmasta tavoitteena on siirtää henkilöstöä kokoelmatyöhön liittyvistä rutiineista enemmän asiakastyöhön

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Kustannustehokkuus uutuushankinnassa

Tehdyt poistot kokoelmasta

Tehtyjen testikokoelmien lainakierto

Koko kokoelman lainakierto

Kuvaus : 

Hankkeessa hyödynnetään kirjastojärjestelmän tuottamaa dataa kokoelmaprosessin kehittämisessä. Työskentelytapana on käyttää yhä tehokkaammin kirjastoissa käytössä olevia työkaluja, joita tällä hetkellä ovat collectionHQ ja palveluympäristön raportointityökalu. Hankkeessa mukana olevien kirjastojen henkilöstö osallistuu yhteisiin kehittämispäiviin, joissa jaetaan tietoa datan hyödyntämisestä eri tavoilla ja kehitetään uusia kokoelman hallinnan toimintatapoja. 

Kokoelmaprosessin kehittämisen yhteiset painopisteet

1. Kokoelman tasapainotus kelluvassa kokoelmassa

Kelluvan kokoelman kasautumien ja aukkojen tasaaminen. Nuhjuisten niteiden korvaaminen kokoelmassa olevilla, vähemmän käytetyillä sekä siitä saatavat kustannussäästöt, kun määrärahat voidaan suunnata suuremmalta osalta uutuushankintaan täydennyshankintojen sijaan. Kirjaston kokoelman näkeminen rahanarvoisena resurssina, joka kannattaa hyödyntää täysipainoisesti siellä, missä kysyntä on suurinta. Tavoitteena kokoelman kokonaisuuden ja aineistoihin kohdistuvan kysynnän parempi hallinta.

2. Kokoelman poistotyön osittainen automatisointi ja henkilökunnan fyysisen kuormituksen vähentäminen

Poistotyössä siirrytään suuntaan, jossa ei enää käydä kokoelmaa läpi nide kerrallaan, vaan annetaan dataa analysoivan järjestelmän hoitaa ns. kuolleiden niteiden etsiminen. Tämä nopeuttaa huomattavasti sekä kokoelman inventointia (kadonneet) että varsinaista poistotyötä. Lisäksi poistopäätösten tekeminen helpottuu, kun pystytään yhdellä silmäyksellä näkemään, että kirjalle ei ole käyttöä muissakaan toimipisteissä. Etsitään ja vahvistetaan näkemystä siitä, mitkä toiminnot ovat automatisoitavissa ja mikä puolestaan on se kokoelmatyön ydin, johon tarvitaan kirjastotyöntekijän panosta.

3. Keskitetty valinta ja anonymisoidun lainadatan hyödyntäminen/ kirjastojen profilointi anonymisoidun lainadatan avulla

Moni iso kirjasto on siirtynyt tai siirtymässä keskitettyyn valintaan. Valintaprosessi saadaan sujuvammaksi, kun pystytään hyödyntämään käyttöön pohjautuvaa anonymisoitua lainadataa sekä budjetoinnissa että valintapäätöksissä.

Toisaalta lainadata ei aina kerro, mitkä ilmiöt ovat nousussa. Aineistovalinnan osalta hankkeessa otetaan huomioon myös mahdollisuus hyödyntää muiden kirjastojen tekemiä valintapäätökset. Esimerkiksi collectionHQ-työkalu mahdollistaa sen tutkimisen, mitä muut järjestelmässä mukana olevat kirjastot ovat uutuusaineistosta valinneet ja omien valintojen suuntaamisen tämän pohjalta. Tämäntyyppistä valintatietoa on Suomessa jaettu vielä vähän, mutta se on arvokasta uusien trendien osalta. Etsitään tasapainoa kokoelman kattavuuden ja profiloinnin välillä.

4. Kokoelmaan tehtyjen muutosten vaikutusten arviointi, esimerkiksi aineiston kellutuspäätökset ja  aineistoryhmän siirto tilassa uuteen paikkaan

Muutoksia fyysiseen kokoelmaan tai päätöksiä aineiston käyttäytymisestä vaikkapa kellutukseen siirryttäessä tehdään oletuksiin pohjautuen. On mahdollista arvioida kokoelmaan tehtyjä muutoksia systemaattisemmin muodostamalla testikokoelmia tai testipaikkoja. Näitä testikokoelmia voidaan analysoida tarkemmin hyödyntämällä analysointityökaluja. Etsitään parhaita menetelmiä ennakoida, suunnitella ja arvioida kokoelmiin liittyvien päätösten vaikutusta.

 

Näiden painopisteiden pohjalta hankkeessa tehdään ohjeistus ja idealistaus siitä, miten dataa voi hyödyntää kokoelmatyössä erilaisilla työkaluilla. Työ tehdään projektityönä. Hanketta ohjaa ohjausryhmä, joka päättää hankkeen painopisteiden toteutustavoista ja ohjaa projektityöntekijän työtä. 

Ideointi ja uusien toimintapojen vieminen käytäntöön toteutetaan järjestämällä 4 kpl kehittämis- ja koulutuspäiviä, joista kaksi (2) Jyväskylässä ja kaksi (2) Turussa. Koulutuspäiviin osallistuu henkilöstöä molemmista kirjastoista. Kirjastojen välillä järjestetään yhteiskuljetukset, jotta mahdollisimman moni henkilöstöstä voi osallistua. Kehittämispäiviä ohjaa projektihenkilöstön lisäksi ulkopuolinen fasilitaattori.

Kehittämispäivissä kerrataan käytettävissä olevien työkalujen mahdollisuudet, jaetaan tietoa miten niitä on kussakin kirjastossa hyödynnetty sekä jaetaan osaamista. Lisäksi pohditaan yhdessä, miten kokoelmaprosessia voi edelleen kehittää. Hankkeessa luodaan yhteistä ohjeistusta henkilökunnalle ja jaetaan jo olemassa olevia hyviä käytäntöjä. 

Hankkeelle tehdään sosiaalista mediaa / mahdollisuuksien mukaan Kirjastot.fi-palvelua hyödyntäen avoin alusta, jossa jaetaan koulutusmateriaali, ideoinnin tulokset, (video-)ohjeistukset ja jossa henkilökunnan on mahdollista myös jatkaa kehittämispäivissä aloitettua keskustelua kollegoiden kanssa. 

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Turun kaupunginkirjasto
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Hanna Martikainen, Jyväskylän kaupunginkirjasto

Kaisa Hypén, Turun kaupunginkirjasto

Aiemmat hankkeet: 

Kokoelmatyökalun suunnittelu kelluvalle kokoelmalle (Jyväskylä)

Aloituspäivämäärä : 
02/04/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€45 100
Oma rahoitus yhteensä: 
€12 300
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€0
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€36 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio: http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017

 
okm
avi