Digi-Imatra
Vuoden 2014 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Imatran kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Virastokatu 1
55100
Kirjaston puhelin : 
020 617 6612
Kirjaston sähköposti : 
paakirjasto@imatra.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Imaap
Y-tunnus : 
0159216-7
Yhteyshenkilön nimi : 
Ari Sareslahti
Puhelin : 
020 617 6600
Sähköposti : 
ari.sareslahti@imatra.fi
Kuvaus : 

Imatran kaupunginkirjastoon - kuten muihinkin kirjastoihin Suomessa - on viime vuosina hankittu runsaasti uutta teknologiaa ja uudenlaisia sähköisiä aineistoja. Eikä tälle kehitykselle ole loppua näkyvissä.

Imatran kaupunginkirjastolla on tällä hetkellä käytössään seuraavia uutta teknologiaa vaativia toimintoja:
- kirjaston nettityöasemat, joilla useita sovelluksia
- digitointipaja videoiden, valokuvien, diojen ja musiikkiäänitteiden digitointia ja käsittelyä varten
- iPadeja asiakaskäyttöön
- e-kirjoja
- e-kirjan lukulaitteita
- pelikonsoleita

Näiden uutuuksien hyödyntäminen on kuitenkin jäänyt puolitiehen, sillä toimintaa on pyöritetty muun toiminnan ohessa paljolti harjoittelijoiden ym. tilapäisen henkilökunnan voimin. Henkilökunnalla ei ole ollut tarvittavassa määrin koulutusta ja osaamista näiden uusien medioiden hyödyntämiseen.

Kaiken kaikkiaan pysyvämpiä toimintatapoja tarvitaan. Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen vaatii tietoja ja taitoja uusien välineiden ja palveluiden käyttämisessä, eikä kirjaston henkilökunnalla näitä tällä hetkellä ole, eikä uuden vakinaisen henkilökunnan rekrytointia ole näköpiirissä.

Tarkoituksena on perustaa projektiluonteinen hanke, jonka aikana kirjastoon palkataan asiantunteva projektityöntekijä kehittämään yhdessä kirjaston henkilökunnan kanssa uuteen teknologiaan ja uusiin medioihin liittyvää toimintaa, markkinoimaan palveluja, opastamaan käyttäjiä sekä kirjaston henkilökuntaa niiden käytössä.

Tavoitteena on saada uudet aineistot ja teknologian tehokkaasti käyttöön ja hyödyttämään kaikkia imatralaisia.

Projektin ajaksi kaksi kirjaston työntekijää irrotetaan mukaan toimintaan 20 % työpanoksella, jotta toiminnan jatkuvuus taataan myös projektin jälkeen. Projekti toteutetaan aikana 1.9.2014 - 31.5.2015.

Kustannusarvio:

Haettava avustus projektityöntekijän palkkaamiseen 20 000 euroa.

Kirjaston oma kustannusosuus: kaksi kirjaston työntekijää 20 % työajasta, yhteensä 14 000 euroa.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Projektin aikana suunniteltiin ja toteutettiin Imatran kaupunginkirjaston uudet kotisivut. Sivuilla on liitteenä mm. erilaisia projektin aikana tehtyjä ohjesivustoja (Heili-verkkokirjaston opas asiakkaille, Digipajan käyttöohjeet).

http://www.imatra.fi/palvelutyypit/kirjasto

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Toteutus

Projekti toteutettiin käytännössä kevätkaudella 2015. Projektityöntekijä Leo Mäenpää oli palkattuna ajalla 7.1. – 31.5.2015. Kirjastosta projektia ohjasi viiden henkilön ohjausryhmä, joka kokoontui kevään aikana kaikkiaan 5 kertaa. Ari Sareslahti oli projektin vastaava työntekijä kirjaston puolelta. Myös muu henkilökunta osallistui projektiin vaihtelevassa määrin, koska näin haluttiin kohdistaa projektin hyödyt koko henkilökunnalle. Koko paikalla oleva henkilökunta osallistui järjestettyihin koulutuksiin.

Toimenpiteet

Henkilökunnan opastus ja koulutus

Leo koulutti henkilökuntaa kevään aikana. Koulutus oli henkilökohtaista ja jakautui noin tunnin tai kahden mittaisiin tilaisuuksiin. Aiheina olivat esimerkiksi asiakaskoneiden toiminta (nettitori), e-kirjat, e-lehdet, skannaaminen, iPad, Digipajan toiminnot ja konsolipelit. Kaikkiaan näitä henkilökohtaisia koulutuksia oli 86 kappaletta.

Leo järjesti myös toukokuussa 5 opetuspäivää jolloin käytiin läpi Microsoft Officen ohjelmia. Opetus painottui näissä Wordiin, Exceliin ja PowerPointiin. Opetus järjestettiin kaupungintalon ATK-luokassa.

Lisäksi sekä asiakkaat että henkilökunta käyttivät hyväkseen Leon ammattitaitoa lukuisissa käytännön ongelmatilanteissa.

Asiakaskoneet

Asiakaskoneiden ohjelmia päivitettiin useampaan otteeseen. Johtuen työasemien rakenteesta, asiakkaat pystyvät asentamaan omia ohjelmiaan koneille. Kaupungin työasematuki toimi tyydyttävästi korjaten ilmentyneet ongelmat, mutta vain ongelmat joista heille tehtiin ilmoitus.

Linkit on aiemmin päivitetty käsin koneiden käyttäjäprofiileihin. Kaupungin uusille kotisivuille lisättiin linkkisivu jota käytettään asiakaskoneiden selaimissa aloitussivuna. Linkkisivu helpottaa käyttöä ja parantaa tietoturvaa koska linkkejä ei voi muuttaa/lisätä käyttäjien toimesta.

E-kirjat

Ongelmana on, että asiakkaat eivät ole oikein löytäneet e-kirjoja, johtuen luultavimmin käyttöönoton hankaluudesta. Lukuohjelmien käyttöönotto on kuitenkin hyvin ohjeistettu Ellibs-palvelussa, josta kirjaston ostamat e-kirjat on ladattavissa.

Asiakaskoneille oli asennettu e-kirjojen lukuohjelmat, mutta niitä ei oltu aktivoitu. Ohjelmat on nyt aktivoitu ja kirjan lataaminen onnistuu välittömästi.

Leo teki ohjeen kaupungin uusille verkkosivuille.

Järjestimme asiakkaille esittelytilaisuuden e-kirjojen käyttöönotosta.

E-lehdet

Lehtisalissa on hidas kannettava tietokone, jolla voi lukea näköislehtiä ePress- ja PressDisplay-palveluissa. Kone siivottiin ja oikeuksia rajoitettiin. Käyttäjä oli myös aiemmin kirjautuneena järjestelmänvalvojan oikeuksin, tämä korjattiin. Kone toimi nyt välttävästi ja se olisi pitänyt uusia lähiaikoina. Kone päätettiin poistaa lopullisesti käytöstä 28.5. Asiakkaat ohjattiin muille asiakaskoneille.

iPadit

Pääkirjastossa on asiakkaille tarjolla 3 kappaletta iPadeja, joita voi käyttää kirjaston tiloissa. IPadeihin asennetuista ohjelmista ja päivityksistä ei oltu huolehdittu. Tablettien ohjelmat asennettiin uudelleen ja asetukset laitettiin tableteissa kuntoon.

Tabletit on nyt asennettu niin, että esimerkiksi e-kirjojen ja -lehtien luku onnistuu ilman ongelmia. Henkilökuntaa on opastettu tablettien käytössä.

Verkkokirjasto

Heili-verkkokirjastoa esiteltiin asiakkaille ja tehtiin uusi ohje jaettavaksi käyttäjille. Osanotto asiakastilaisuuksiin oli valitettavasti vähäistä.

Digipajan toiminnot, ohjeistus ja opastukset

Pääkirjastoon oli vuonna 2012 rakennettu Digipaja, jossa asiakkaat voivat digitoida esimerkiksi omia VHS-videoitaan, valokuvia, kasetteja ja vinyylilevyjä. Ohjeistus ja esimerkiksi ohjelmien asennukset eivät olleet enää ajan tasalla.

Digipajan tietokoneen ohjelmat päivitettiin ja uusi ohjelma äänen tallennusta varten hankittiin. Uudet ohjeet laadittiin ja opastettiin henkilökuntaa.

Konsolipelit

Pääkirjastossa on Nuorten huone jossa on asiakkaiden käytössä Wii- ja Playstation-pelikonsolit. Konsoleiden päivitykset eivät olleet ajan tasalla joten ne päivitettiin. Henkilökuntaa opastettin käyttämään laitteita.

Kaupungin kotisivut

Imatran kaupungin kotisivut uudistettiin keväällä 2015. Uusi Drupal-ohjelmisto oli tuntemanton kirjaston henkilökunnalle. Leo auttoi ohjelman käytössä ja kotisivujen suunnittelussa. Leon tekemiä ohjeistuksia (mm. Heili-verkkokirjaston ja Digipajan käyttöohjeet) lisättiin uusille kotisivuille.

Vaikutukset

Tärkeää oli se, että kerrankin käytettävissä oli asiantunteva henkilö, jolla oli mahdollista keskittyä pelkästään kirjaston tietoteknisiin asioihin ja ongelmiin. Yleensä kirjaston henkilökunta on hoitanut niitä muiden töiden ohessa, ja ilman erikoisasiantuntemusta.

Henkilökunnan osaaminen kohentui merkittävästi ja henkilökunnan valmiudet avustaa asiakkaita parantuivat.

Henkilökunta oli tyytyväinen lähellä olevaan tukeen ja neuvontaan. Toisaalta henkilökunnalle tuotti vaikeuksia irtautua töistään opiskelemaan. Varsinkin lippupalvelun toimintojen yhdistäminen lainaustoimistoon tammikuussa kuormitti kirjastovirkailijoita ja hankaloitti henkilökunnan opastusta kevään aikana.

Digipajan ohjelmistotäydennykset ja tarkempi ohjeistus parantaa pajassa tehdyn työn laatua.

Muutkin ohjeistukset ovat nyt ajan tasalla.

Laitteet ovat nyt ajan tasalla ja ohjelmistot päivitetty.

Henkilökunnan asenteet tietotekniikan käyttöön ja asiakkaiden opastamiseen laiteiden käytössä on muuttunut ainakin jonkin verran myönteisemmäksi.

Jatkotoimenpiteet: 

Henkilökunnan osaaminen

Opittuja asioita pitäisi jatkuvasti käyttää, jotta ne eivät pääse unohtuman. Samalla osaamista pitää edelleen parantaa. Kaikkien pitäisi osata ainakin tärkeimmät asiakastilanteissa vastaan tulevat tietotekniikka- ja laiteasiat.

Henkilökunnan vastuut

Tietotekniikka-asioissa pitää määritellä tarkemmin, mikä osa kuuluuu kenenkin vastuulle. Vastuuta on jaettava useampien työntekijöiden kesken, jotta osaaminenkin jakaantuu laajemmalle.

Asiakaskoneiden päivitykset

Koneille asennettuja ohjelmia pitää valvoa ja pyytää työasematukea korjaamaan ilmentyneet ongelmat.

Asiakaskoneiden selainten aloitussivu

Kaupungin kotisivuille on tehty aloitussivu asiakaskoneita varten. Se pitäisi ottaa käyttöön kunhan sivut julkaistaan. Työpyyntö on jo tehty työasematukeen. Osoite tulee olemaan http://www.imatra.fi/kirjaston_nettitori

Asiakaskoneiden uusiminen

Koneet olisi hyvä uusia kioskityyppisiksi joissa uudelleenkäynnistys palauttaa koneen asetukset alkuperäiseen tilaan. Esimerkiksi Lappeenrannan kaupungilla, Saimaan talous ja tieto toimittaa tällaisia työasemia. Tämä tulee siis ajankohtaiseksi siinä vaiheessa, kun nykyiset koneet tulevat tiensä päähän. (1-2 vuotta?)

Asiakkaiden opastaminen internetkoneilla ja Digipajassa

Olisi syytä kiinnittää huomiota työn jakautumiseen tasaisesti näissä kohteissa. Tällä hetkellä asiakkaiden opetus vaikuttaa kaatuvan muutaman henkilön riesaksi. Tässä voisi auttaa esimerkiksi parityöskentely jossa kokeneempi/varmempi työntekijä tulee avustamaan ja antaa aremman/kokemattoman tehdä asiakkaan opastuksen.

Tilien ja salasanojen ylläpito

Kirjastossa on jonkin verran käytössä yhteisessä käytössä olevia tilejä esimerkiksi Ipadien sovelluskaupan tili. Tilien dokumentointi kannattaisi yhtenäistää ja varmuuskopioinnista pitäisi huolehtia.

E-kirjat

Ellibs-kaupan toiminta muuttui toukokuun lopussa ja projektin aikana tehty ohjeistus ei pidä enää paikkaansa, joten ohjeistus on syytä tarkastaa kesän aikana. Uuden palvelualustan käyttöönoton jälkeen, e-kirjojen käyttö on entisestään helpottunut, joten markkinointia pitää tehostaa.

Aloituspäivämäärä : 
01/09/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/05/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€20 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€14 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€34 000
Haettu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€21 174
Oma rahoitus yhteensä: 
€9 174
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
91kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
104henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€12 000

Ks. tarkempi perustelumuistio 2014, http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2014