Duunin uusi pointti - kirjastotyön sisällöt ja tilat uusiksi
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Vantaan kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Lummetie 4
01300
Kirjaston puhelin : 
09 839 22816
Kirjaston sähköposti : 
mikko.vainio@vantaa.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Vantaa
Y-tunnus : 
0124610-9
Yhteyshenkilön nimi : 
Mikko Vainio
Puhelin : 
09 839 22816
Sähköposti : 
mikko.vainio@vantaa.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on kehittää toimintakulttuuriltaan uudenlainen, lapsiasiakkaisiin ammatillisesti painottuva kirjasto, jossa asiakaskohtaamisten painopiste on perinteisen tiskin ulkopuolella ja henkilökunnan osaaminen on paremmin ja näkyvämmin asiakkaiden saatavilla. Uusia asiakaspalvelumenetelmiä etsitään niin henkilökunnan kesken kuin yhdessä asiakkaiden kanssa palvelumuotoilua hyödyntävin menetelmin, ja näin syntyneiden ajatusten pohjalta luodaan paitsi Pointin uusi palvelupaletti myös sisustussuunnitelma tilankäytön uudistamiseksi. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hanketiimi seuraa ja arvioi projektin edistymistä jatkuvasti. Asiakkaiden osallistuminen on projektin onnistumisen kannalta tärkeää, joten määrällisenä mittarina toimivat erilaisiin työpajoihin ja tapahtumiin osallistuneiden asiakkaiden määrät. Projektin ansiosta kirjaston kävijämäärän toivotaan kasvavan.

Kuvaus : 

Tiivistelmä  
 
Hankkeessa kehitetään toimintakulttuuriltaan uudenlainen, lapsiasiakkaisiin ammatillisesti painottuva kirjasto, jossa asiakaskohtaamisten painopiste on perinteisen tiskin ulkopuolella ja henkilökunnan osaaminen on paremmin ja näkyvämmin asiakkaiden saatavilla. Uusia asiakaspalvelumenetelmiä etsitään niin henkilökunnan kesken kuin yhdessä asiakkaiden kanssa palvelumuotoilua hyödyntävin menetelmin, ja näin syntyneiden ajatusten pohjalta luodaan paitsi Pointin uusi palvelupaletti myös sisustussuunnitelma tilankäytön uudistamiseksi. 

Tausta  

Pointin kirjasto sijaitsee Vantaalla Aviapoliksen suuralueella, Kartanonkoskella, 13 vuotta vanhassa Pakkalan oppimis- ja informaatiotalossa (POINT). Pointissa toimii kirjaston ohella Vantaan kansainvälinen koulu ja kansainvälinen Y.E.S. päiväkoti. Aviapoliksen suuralue on kasvanut tasaisen vahvasti vuosien aikana tuoden kirjastoon yhä enemmän asiakkaita, vuonna 2015 kirjastossa oli 206 272 kävijää ja 202 578 lainaa. 

Aviapoliksen väestö on nuorta: millään toisella vantaalaisella suuralueella ei asu suhteellisesti yhtä paljon alle 16-vuotiaita ja yhtä vähän yli 64-vuotiaita. Alueen väestö on myös korkeammin koulutetumpaa kuin muualla Vantaalla. Vantaan väestöennusteiden mukaan alue jatkaa kasvuaan ja pysyttelee lapsiperheiden suosiossa. Kirjaston palvelualueelle kuuluu 15 päiväkotia ja viisi peruskoulua, mikä näkyy päivisin kirjaston arjessa. Iltaisin kirjaston kansoittavat lapsiperheet.   

Kirjastoa on kehitetty 2014 varustamalla tila omatoimitekniikalla, ja Pointin kirjasto oli yksi Suomen ensimmäisistä omatoimikirjastoista. Asiakkaita on kannustettu ja opastettu johdonmukaisesti kirjastotilojen ja laitteiden itsenäiseen käyttöön. Automaattien käyttöaste on lähes 90 %  ja kirjaston omatoimiaikaan kirjastossa asioi noin 25-30 % asiakkaista. Kirjastolla on huomattava määrä (aikuis)asiakkaita, jotka eivät välttämättä kohtaa henkilökuntaa enää lainkaan perinteisen asiakaspalvelun kautta vaan etsivät haluamansa aineistot itse. Tämä asiakasryhmä ei tarvitse henkilökuntaa saadakseen haluamansa aineistot kirjastosta, mutta samoilla asiakkailla voi olla muita tarpeita, joihin henkilökunta voisi paremmin vastata, mikäli tarpeet olisivat paremmin tiedossa.  

Kirjaston arjessa henkilökunnan huomiota hakevat eniten lapset, ja sen vuoksi kirjastossa onkin kuluneen vuoden aikana järjestetty lähes päivittäin erilaisia monilukutaitoa kehittäviä, nimenomaan lapsille suunnattuja (pien)tapahtumia. Erityisesti taidepedagogiseen työpajatoimintaan on kohdistunut suurta mielenkiintoa ja työpajat ovat täyttyneet nopeasti. Taidepedagogin vetämien työpajojen ohella myös kirjastoammatillinen henkilökunta on tuottanut erilaisia työpajoja ja kerhoja pelillisyyden ja tarinallisuuden ympärille kuten esimerkiksi Peliklubi ja Seikkailukerho. Koska toiminta on ollut niin suosittua,  on tarpeen pohtia, voisiko tällaisesta pedagogisesta työstä kehittää Pointin kirjaston asiakaspalvelun kärjen.  

Asiakasmäärään ja uusiin ammatillisiin toimintamuotoihin nähden Pointin kirjaston tila on haasteellinen: tila ei mukaudu nykyisiin saati uusiin toimintoihin tarpeeksi joustavasti. Kirjastosalin pinta-alasta (445 neliömetriä) noin 70 % on käytössä kokoelmalle ja perinteisessä asiakaspalvelutiskissä tapahtuvalle asiakaspalvelulle. Koska tilaa ei ole saatavissa lisää, on etsittävä aktiivisesti tapoja kehittää ja kohdentaa kirjaston toimintaa selkeämmin alueen asukaspohjan mukaiseksi. Kirjaston henkilökunnalta onkin virinnyt idea Pointin kehittämisestä selkeästi lapsiin keskittyväksi kirjastoksi – ja omatoimisia aikuisasiakkaita voisi esimerkiksi palvella pienemällä kokoelmalla mutta uudenlaisia aineiston suosittelutapoja kehittämällä. 

Tavoite, sisältö ja aikataulu  

Hankkeen tavoitteena on kehittää toimintakulttuuriltaan uudenlainen, lapsiasiakkaisiin ammatillisesti painottuva kirjasto, jossa asiakaskohtaamisten painopiste on perinteisen tiskin ulkopuolella ja henkilökunnan osaaminen on paremmin ja näkyvämmin asiakkaiden saatavilla. Tämä tapahtuu miettimällä kirjastotyön sisällöt uusiksi kirjaston asiakaskohderyhmistä käsin: mitä palvelua tarjotaan ja kenelle, ja mitä se edellyttää kirjastotilalta ja kirjaston henkilökunnalta? Uusia asiakaspalvelumenetelmiä etsitään niin henkilökunnan kesken kuin yhdessä asiakkaiden kanssa palvelumuotoilua hyödyntävin menetelmin, ja näin syntyneiden ajatusten pohjalta luodaan paitsi Pointin uusi palvelupaletti myös sisustussuunnitelma tilankäytön uudistamiseksi. 

Hankkeen esikuvina toimivat muun muassa Lontoossa sijaitsevat Ideastore-kirjastot ja Yhdysvallojen Coloradossa sijaitsevat Anythink-kirjastot, sillä näissä kirjastouudistuksissa on kiinnitetty erityistä huomiota koko kirjastohenkilökunnan työsisältöjen uudistamiseen. Tämä seikka tuntuu usein jäävän liian vähälle huomiolle kansainvälisesti tunnetuissakin kirjastouudistuksissa – esimerkiksi uudistettu Århusin kirjasto on upea rakennus, mutta henkilökuntaa ei uudessa kirjastotilassa kovin paljon näy, eikä heidän rooliaan ole juurikaan käsitelty århusilaisten pitämissä konferenssiesityksissä. Toisaalta myös aikaisemmissa kirjastouudistuksissamme Vantaalla (Hakunilan, Pähkinärinteen ja Martinlaakson kirjastot) olemme keskittyneet asiakkaiden osallistamisen ja palvelumuotoilun ottamiseen haltuun ja sivunneet työsisältöjen muutosta koko henkilökunnan kanssa aivan liian pinnallisesti, joten tämä hakemusteksti kumpuaa osittain myös syvällisestä itsekritiikistä. Kuitenkin juuri henkilökunnan työsisältöihin keskittyvä uudistustyö on omatoimikirjastojen ja automaation lisääntyessä äärimmäisen tärkeää, ja uusia asiakaspalvelun muotoja ja kirjastotyön tulevaisuutta on etsittävä yhdessä koko henkilökunnan kanssa rohkeammin, aktiivisemmin ja syvällisemmin kuin koskaan aikaisemmin.  

Koska hankkeessa on keskeistä toimintakulttuurin muuttaminen ja työn sisältöjen uudelleenpohdinta, on tärkeää, että koko yksikön henkilökunta on ideointityössä mukana ja että käytetyt työmenetelmät henkilökunnan omissa kehittämispajoissa ovat luovia ja innostavia. Työpajojen vetäjäksi rekrytoidaan organisaation ulkopuolinen vetäjä, jolta edellytetään taitoa kätilöidä ideoita ja pitää yllä tuottavaa ja mielekästä, asiakkaisiin suuntautuvaa yhteistä ajatusprosessia.  

Asiakkaille suunnatuissa työpajoissa vetäjinä toimivat henkilökunnan jäsenet. Vantaan kaupunginkirjastolla on vahva tausta asiakkaiden osallistamisesta kirjaston suunnitteluun kolmesta aiemmasta kirjastojen muutoshankkeesta (Hakunilan, Pähkinärinteen ja Martinlaakson kirjastot) ja hankittua tietotaitoa hyödynnetään myös tässä hankkeessa. Henkilökunta hankkii osaamista palvelumuotoilusta ja asiakkaiden osallistamisesta osallistumalla tarjolla oleviin täydennyskoulutuksiin ja kuulemalla muun muassa Martinlaakson kirjastolaisten kokemuksia. Yksi henkilökunnan jäsen irrotetaan osallistamisvaiheessa (maaliskuu - kesäkuu) hanketyöntekijäksi keskittymään nimenomaan asiakkaiden osallistamiseen, niin tämä tärkeä vaihe saadaan hoidettua mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti.   

Asiakkaita osallistava suunnittelutyö alkaa jo vuodenvaihteen jälkeen eli ennen hankkeen rahoituspäätöstä. Jos hanke ei saa rahoitusta, pystymme toteuttamaan hankehakemukseen kirjatut toiminnot pienemmässä mittakaavassa organisaatiossa jo olevan palvelumuotoiluosaamisen ja Pointiin vuodelle 2017 varatun kalustemäärärahan turvin.  

Hanke toteutetaan seuraavalla aikataululla:   

·         Tammi-kesäkuu 2017: asiakkaille suunnattuja työpajoja kirjastotilan ja kirjastotyön uudistamiseksi, tulosten prosessointia henkilökunnan työpajojen pohjaksi. Henkilökunnan työpajat, joissa uudistetaan työn sisältöjä.  

·         Heinäkuu-elokuu 2017: henkilökunnan ja asiakkaiden työpajojen tulokset valmiina sisustussuunnitelmaa varten, sisustussuunnittelija aloittaa työskentelyn. 

·         Syyskuu 2017: osallistavaa sisustussuunnittelua.  

·         Loka-joulukuu 2017: kalusteiden ostot, tilauudistuksen toteuttaminen. 

·         Tammikuu-helmikuu 2018: hankkeen loppuraportin kirjoittaminen 

·         Kesäkuu 2018: hankkeen seurantapaja henkilökunnalle 

Organisaatio, viestintä ja jatkuvuus  

Hanketta vetää Pointin kirjaston palveluesimies ja hänen työparinaan toimii Vantaan kaupunginkirjaston verkostopäällikkö, ja hanketiimiin kuuluu tietenkin koko Pointin kirjaston henkilökunta. Henkilökunta on varsin innostunutta ja motivoitunutta, ja useita kiinnostavia ideoita on jo esitetty, vaikka hanke on vasta hakemuksenkirjoittamisvaiheessa. Suunnittelu ja toteutus lomittuvat koko hankkeen ajan, ja hankkeen etenemistä arvioidaan säännöllisesti yhteisissä kokouksissa. Koska hanke on koko Pointin kirjaston yhteinen, on se vahvasti läsnä jokapäiväisessä arjessa ja sen etenemisestä keskustellaan epämuodollisemmin päivittäin.   

Viestinnän kannalta keskeistä ei ole niinkään Helsingin Sanomiin tai muihin valtakunnallisiin medioihin pääseminen (mikä sekin on toki suotavaa :) vaan Pointin kirjaston sidosryhmien tavoittaminen ja innostaminen mukaan. Tämän vuoksi jokaiselle osallistamistempaukselle laaditaan oma, pieni viestintäsuunnitelma, jossa käytetään kohderyhmästä riippuen erilaisia viestintämuotoja (esimerkiksi henkilökohtaiset puhelut alueella toimivien järjestöjen aktiiveille, viestit koulujen Wilma-järjestelmässä, mainokset lasten vanhemmille päiväkotien kautta). Osallistamisen etenemisestä ja tuloksista kerrotaan asiakkaille jatkuvasti Pointin kirjaston HelMet-sivuilla ja sosiaalisen median kanavissa. Osallistamisen tulokset ovat myös esillä kirjastotilassa ja niiden asiakkaiden kommentoitavissa, jotka eivät ole ehtineet esimerkiksi työpajoihin. 

Kun Pointin kaltainen omatoimikirjasto ottaa kirjastotyön tulevaisuuden haltuun, kiinnostaa se myös muita vastaavassa tilanteessa olevia kirjastoja Suomessa. Niinpä hankkeesta tiedotetaan ammatillisissa verkostoissa esimerkiksi sosiaalisen median ja Kirjastot.fi:n kautta. Kokemus on osoittanut, että suomalaisia kollegoja kiinnostaa enemmän laadukas loppuraportti  valokuvineen kuin rönsyilevä, hankkeen kuluessa kirjoitettu blogidokumentaatio. Niinpä laadimme projektista laadukkaan loppuraportin, joka sijoitetaan Kirjastot.fi-sivustolle kenen tahansa suomalaisen kirjastolaisen luettavaksi. Loppuraportissa julkaistaan myös asiakkaiden osallistamisessa ja henkilökunnan työpajoissa käytetyt työmenetelmät, ja ne voi ottaa käyttöön missä tahansa kirjastossa niin Vantaalla kuin muuallakin Suomessa. Hankkeen toivotaan onnistuessaan herättävän kiinnostusta myös kansainvälisissä kirjastoalan konferensseissa. 

Hankkeessa kehitetään kirjastollemme uusia asiakastyön tekemisen tapoja. Koska kirjastotila muutetaan vastaamaan näitä uusia tapoja, hankkeen riski jäädä näennäiseksi uudistustyöksi on pieni. Henkilöstölle järjestetään myös seurantatyöpaja, jossa tutkitaan työn tuloksia noin puoli vuotta kirjastotilan uudistamisen ja uusien työmenetelmien käyttöön ottamisen jälkeen.   

Budjetti  

Digitaaliset laitteet ja muut välineet 10 000 €  
Hankittavat laitteet riippuvat asiakkaiden osallistamisen ja henkilökunnan työpajojen tuloksista, mutta kyseeseen voivat tulla esimerkiksi älytaulu, digitaalisen pelaamisen lattialla mahdollistavat pelilaitteet tai kirjastotilaan sijoitettavat tabletit (tablettikoteloissaan). 

Henkilökunnan työpajojen vetäjän palkkio 5000 € 
Työpajoja järjestetään 5 kpl, joista yksi on seurantapaja. Yhdelle työpajalle on budjetoitu 1 000 €. 

Hanketyöntekijän sijaisen palkkakulut (4 kk) 13 200 € 
Hanketyöntekijän sijaiseksi palkataan kirjastonhoitaja, joka pystyy hoitamaan myös kouluyhteistyöhön liittyviä työtehtäviä. Kirjastonhoitajan palkka on Vantaalla (2482 €/kk), joka tekee sivukuluineen ja lomarahoineen n. 3300€/kk. 

Sisustussuunnittelu 8000 €   

Sisustuskulut (=Vantaan kaupungin rahoitusosuutta, 36 % projektikuluista) 20 000 €  
Pointin kirjaston hyllyt ovat hyvässä kunnossa, ja niiden uusimiseen ei ole tarvetta, joten 20 000 € kuluu muihin kalusteostoihin. 

Budjetti yht. 56 200 €   
Haettava summa 36 200 €   

Omarahoitusosuuteen kuuluu myös suuri määrä Vantaan kaupunginkirjaston työntekijöiden (= Pointin kirjaston palveluesimies + koko henkilökunta, verkostopäällikkö) henkilöstökuluja, joiden arvioiminen etukäteen on haastavaa. Niiden arvioiminen ei kuitenkaan ole tämän hakemuksen kannalta tarpeellista, sillä sisustuskulut kattavat hakemuksen omarahoitusosuuden reilusti. 

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/08/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€36 200
Oma rahoitus yhteensä: 
€20 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€0
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€17 000

Http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017. Kirjaston oman rahoituksen osuus on 20 % kustannusarviosta.

 
okm
avi