Duunin uusi pointti - kirjastotyön sisällöt ja tilat uusiksi
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Vantaan kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Lummetie 4
01300
Kirjaston puhelin : 
09 839 22816
Kirjaston sähköposti : 
mikko.vainio@vantaa.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Vantaa
Y-tunnus : 
0124610-9
Yhteyshenkilön nimi : 
Mikko Vainio
Puhelin : 
09 839 22816
Sähköposti : 
mikko.vainio@vantaa.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on kehittää toimintakulttuuriltaan uudenlainen, lapsiasiakkaisiin ammatillisesti painottuva kirjasto, jossa asiakaskohtaamisten painopiste on perinteisen tiskin ulkopuolella ja henkilökunnan osaaminen on paremmin ja näkyvämmin asiakkaiden saatavilla. Uusia asiakaspalvelumenetelmiä etsitään niin henkilökunnan kesken kuin yhdessä asiakkaiden kanssa palvelumuotoilua hyödyntävin menetelmin, ja näin syntyneiden ajatusten pohjalta luodaan paitsi Pointin uusi palvelupaletti myös sisustussuunnitelma tilankäytön uudistamiseksi. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hanketiimi seuraa ja arvioi projektin edistymistä jatkuvasti. Asiakkaiden osallistuminen on projektin onnistumisen kannalta tärkeää, joten määrällisenä mittarina toimivat erilaisiin työpajoihin ja tapahtumiin osallistuneiden asiakkaiden määrät. Projektin ansiosta kirjaston kävijämäärän toivotaan kasvavan.

Kuvaus : 

Tiivistelmä  
 
Hankkeessa kehitetään toimintakulttuuriltaan uudenlainen, lapsiasiakkaisiin ammatillisesti painottuva kirjasto, jossa asiakaskohtaamisten painopiste on perinteisen tiskin ulkopuolella ja henkilökunnan osaaminen on paremmin ja näkyvämmin asiakkaiden saatavilla. Uusia asiakaspalvelumenetelmiä etsitään niin henkilökunnan kesken kuin yhdessä asiakkaiden kanssa palvelumuotoilua hyödyntävin menetelmin, ja näin syntyneiden ajatusten pohjalta luodaan paitsi Pointin uusi palvelupaletti myös sisustussuunnitelma tilankäytön uudistamiseksi. 

Tausta  

Pointin kirjasto sijaitsee Vantaalla Aviapoliksen suuralueella, Kartanonkoskella, 13 vuotta vanhassa Pakkalan oppimis- ja informaatiotalossa (POINT). Pointissa toimii kirjaston ohella Vantaan kansainvälinen koulu ja kansainvälinen Y.E.S. päiväkoti. Aviapoliksen suuralue on kasvanut tasaisen vahvasti vuosien aikana tuoden kirjastoon yhä enemmän asiakkaita, vuonna 2015 kirjastossa oli 206 272 kävijää ja 202 578 lainaa. 

Aviapoliksen väestö on nuorta: millään toisella vantaalaisella suuralueella ei asu suhteellisesti yhtä paljon alle 16-vuotiaita ja yhtä vähän yli 64-vuotiaita. Alueen väestö on myös korkeammin koulutetumpaa kuin muualla Vantaalla. Vantaan väestöennusteiden mukaan alue jatkaa kasvuaan ja pysyttelee lapsiperheiden suosiossa. Kirjaston palvelualueelle kuuluu 15 päiväkotia ja viisi peruskoulua, mikä näkyy päivisin kirjaston arjessa. Iltaisin kirjaston kansoittavat lapsiperheet.   

Kirjastoa on kehitetty 2014 varustamalla tila omatoimitekniikalla, ja Pointin kirjasto oli yksi Suomen ensimmäisistä omatoimikirjastoista. Asiakkaita on kannustettu ja opastettu johdonmukaisesti kirjastotilojen ja laitteiden itsenäiseen käyttöön. Automaattien käyttöaste on lähes 90 %  ja kirjaston omatoimiaikaan kirjastossa asioi noin 25-30 % asiakkaista. Kirjastolla on huomattava määrä (aikuis)asiakkaita, jotka eivät välttämättä kohtaa henkilökuntaa enää lainkaan perinteisen asiakaspalvelun kautta vaan etsivät haluamansa aineistot itse. Tämä asiakasryhmä ei tarvitse henkilökuntaa saadakseen haluamansa aineistot kirjastosta, mutta samoilla asiakkailla voi olla muita tarpeita, joihin henkilökunta voisi paremmin vastata, mikäli tarpeet olisivat paremmin tiedossa.  

Kirjaston arjessa henkilökunnan huomiota hakevat eniten lapset, ja sen vuoksi kirjastossa onkin kuluneen vuoden aikana järjestetty lähes päivittäin erilaisia monilukutaitoa kehittäviä, nimenomaan lapsille suunnattuja (pien)tapahtumia. Erityisesti taidepedagogiseen työpajatoimintaan on kohdistunut suurta mielenkiintoa ja työpajat ovat täyttyneet nopeasti. Taidepedagogin vetämien työpajojen ohella myös kirjastoammatillinen henkilökunta on tuottanut erilaisia työpajoja ja kerhoja pelillisyyden ja tarinallisuuden ympärille kuten esimerkiksi Peliklubi ja Seikkailukerho. Koska toiminta on ollut niin suosittua,  on tarpeen pohtia, voisiko tällaisesta pedagogisesta työstä kehittää Pointin kirjaston asiakaspalvelun kärjen.  

Asiakasmäärään ja uusiin ammatillisiin toimintamuotoihin nähden Pointin kirjaston tila on haasteellinen: tila ei mukaudu nykyisiin saati uusiin toimintoihin tarpeeksi joustavasti. Kirjastosalin pinta-alasta (445 neliömetriä) noin 70 % on käytössä kokoelmalle ja perinteisessä asiakaspalvelutiskissä tapahtuvalle asiakaspalvelulle. Koska tilaa ei ole saatavissa lisää, on etsittävä aktiivisesti tapoja kehittää ja kohdentaa kirjaston toimintaa selkeämmin alueen asukaspohjan mukaiseksi. Kirjaston henkilökunnalta onkin virinnyt idea Pointin kehittämisestä selkeästi lapsiin keskittyväksi kirjastoksi – ja omatoimisia aikuisasiakkaita voisi esimerkiksi palvella pienemällä kokoelmalla mutta uudenlaisia aineiston suosittelutapoja kehittämällä. 

Tavoite, sisältö ja aikataulu  

Hankkeen tavoitteena on kehittää toimintakulttuuriltaan uudenlainen, lapsiasiakkaisiin ammatillisesti painottuva kirjasto, jossa asiakaskohtaamisten painopiste on perinteisen tiskin ulkopuolella ja henkilökunnan osaaminen on paremmin ja näkyvämmin asiakkaiden saatavilla. Tämä tapahtuu miettimällä kirjastotyön sisällöt uusiksi kirjaston asiakaskohderyhmistä käsin: mitä palvelua tarjotaan ja kenelle, ja mitä se edellyttää kirjastotilalta ja kirjaston henkilökunnalta? Uusia asiakaspalvelumenetelmiä etsitään niin henkilökunnan kesken kuin yhdessä asiakkaiden kanssa palvelumuotoilua hyödyntävin menetelmin, ja näin syntyneiden ajatusten pohjalta luodaan paitsi Pointin uusi palvelupaletti myös sisustussuunnitelma tilankäytön uudistamiseksi. 

Hankkeen esikuvina toimivat muun muassa Lontoossa sijaitsevat Ideastore-kirjastot ja Yhdysvallojen Coloradossa sijaitsevat Anythink-kirjastot, sillä näissä kirjastouudistuksissa on kiinnitetty erityistä huomiota koko kirjastohenkilökunnan työsisältöjen uudistamiseen. Tämä seikka tuntuu usein jäävän liian vähälle huomiolle kansainvälisesti tunnetuissakin kirjastouudistuksissa – esimerkiksi uudistettu Århusin kirjasto on upea rakennus, mutta henkilökuntaa ei uudessa kirjastotilassa kovin paljon näy, eikä heidän rooliaan ole juurikaan käsitelty århusilaisten pitämissä konferenssiesityksissä. Toisaalta myös aikaisemmissa kirjastouudistuksissamme Vantaalla (Hakunilan, Pähkinärinteen ja Martinlaakson kirjastot) olemme keskittyneet asiakkaiden osallistamisen ja palvelumuotoilun ottamiseen haltuun ja sivunneet työsisältöjen muutosta koko henkilökunnan kanssa aivan liian pinnallisesti, joten tämä hakemusteksti kumpuaa osittain myös syvällisestä itsekritiikistä. Kuitenkin juuri henkilökunnan työsisältöihin keskittyvä uudistustyö on omatoimikirjastojen ja automaation lisääntyessä äärimmäisen tärkeää, ja uusia asiakaspalvelun muotoja ja kirjastotyön tulevaisuutta on etsittävä yhdessä koko henkilökunnan kanssa rohkeammin, aktiivisemmin ja syvällisemmin kuin koskaan aikaisemmin.  

Koska hankkeessa on keskeistä toimintakulttuurin muuttaminen ja työn sisältöjen uudelleenpohdinta, on tärkeää, että koko yksikön henkilökunta on ideointityössä mukana ja että käytetyt työmenetelmät henkilökunnan omissa kehittämispajoissa ovat luovia ja innostavia. Työpajojen vetäjäksi rekrytoidaan organisaation ulkopuolinen vetäjä, jolta edellytetään taitoa kätilöidä ideoita ja pitää yllä tuottavaa ja mielekästä, asiakkaisiin suuntautuvaa yhteistä ajatusprosessia.  

Asiakkaille suunnatuissa työpajoissa vetäjinä toimivat henkilökunnan jäsenet. Vantaan kaupunginkirjastolla on vahva tausta asiakkaiden osallistamisesta kirjaston suunnitteluun kolmesta aiemmasta kirjastojen muutoshankkeesta (Hakunilan, Pähkinärinteen ja Martinlaakson kirjastot) ja hankittua tietotaitoa hyödynnetään myös tässä hankkeessa. Henkilökunta hankkii osaamista palvelumuotoilusta ja asiakkaiden osallistamisesta osallistumalla tarjolla oleviin täydennyskoulutuksiin ja kuulemalla muun muassa Martinlaakson kirjastolaisten kokemuksia. Yksi henkilökunnan jäsen irrotetaan osallistamisvaiheessa (maaliskuu - kesäkuu) hanketyöntekijäksi keskittymään nimenomaan asiakkaiden osallistamiseen, niin tämä tärkeä vaihe saadaan hoidettua mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti.   

Asiakkaita osallistava suunnittelutyö alkaa jo vuodenvaihteen jälkeen eli ennen hankkeen rahoituspäätöstä. Jos hanke ei saa rahoitusta, pystymme toteuttamaan hankehakemukseen kirjatut toiminnot pienemmässä mittakaavassa organisaatiossa jo olevan palvelumuotoiluosaamisen ja Pointiin vuodelle 2017 varatun kalustemäärärahan turvin.  

Hanke toteutetaan seuraavalla aikataululla:   

·         Tammi-kesäkuu 2017: asiakkaille suunnattuja työpajoja kirjastotilan ja kirjastotyön uudistamiseksi, tulosten prosessointia henkilökunnan työpajojen pohjaksi. Henkilökunnan työpajat, joissa uudistetaan työn sisältöjä.  

·         Heinäkuu-elokuu 2017: henkilökunnan ja asiakkaiden työpajojen tulokset valmiina sisustussuunnitelmaa varten, sisustussuunnittelija aloittaa työskentelyn. 

·         Syyskuu 2017: osallistavaa sisustussuunnittelua.  

·         Loka-joulukuu 2017: kalusteiden ostot, tilauudistuksen toteuttaminen. 

·         Tammikuu-helmikuu 2018: hankkeen loppuraportin kirjoittaminen 

·         Kesäkuu 2018: hankkeen seurantapaja henkilökunnalle 

Organisaatio, viestintä ja jatkuvuus  

Hanketta vetää Pointin kirjaston palveluesimies ja hänen työparinaan toimii Vantaan kaupunginkirjaston verkostopäällikkö, ja hanketiimiin kuuluu tietenkin koko Pointin kirjaston henkilökunta. Henkilökunta on varsin innostunutta ja motivoitunutta, ja useita kiinnostavia ideoita on jo esitetty, vaikka hanke on vasta hakemuksenkirjoittamisvaiheessa. Suunnittelu ja toteutus lomittuvat koko hankkeen ajan, ja hankkeen etenemistä arvioidaan säännöllisesti yhteisissä kokouksissa. Koska hanke on koko Pointin kirjaston yhteinen, on se vahvasti läsnä jokapäiväisessä arjessa ja sen etenemisestä keskustellaan epämuodollisemmin päivittäin.   

Viestinnän kannalta keskeistä ei ole niinkään Helsingin Sanomiin tai muihin valtakunnallisiin medioihin pääseminen (mikä sekin on toki suotavaa :) vaan Pointin kirjaston sidosryhmien tavoittaminen ja innostaminen mukaan. Tämän vuoksi jokaiselle osallistamistempaukselle laaditaan oma, pieni viestintäsuunnitelma, jossa käytetään kohderyhmästä riippuen erilaisia viestintämuotoja (esimerkiksi henkilökohtaiset puhelut alueella toimivien järjestöjen aktiiveille, viestit koulujen Wilma-järjestelmässä, mainokset lasten vanhemmille päiväkotien kautta). Osallistamisen etenemisestä ja tuloksista kerrotaan asiakkaille jatkuvasti Pointin kirjaston HelMet-sivuilla ja sosiaalisen median kanavissa. Osallistamisen tulokset ovat myös esillä kirjastotilassa ja niiden asiakkaiden kommentoitavissa, jotka eivät ole ehtineet esimerkiksi työpajoihin. 

Kun Pointin kaltainen omatoimikirjasto ottaa kirjastotyön tulevaisuuden haltuun, kiinnostaa se myös muita vastaavassa tilanteessa olevia kirjastoja Suomessa. Niinpä hankkeesta tiedotetaan ammatillisissa verkostoissa esimerkiksi sosiaalisen median ja Kirjastot.fi:n kautta. Kokemus on osoittanut, että suomalaisia kollegoja kiinnostaa enemmän laadukas loppuraportti  valokuvineen kuin rönsyilevä, hankkeen kuluessa kirjoitettu blogidokumentaatio. Niinpä laadimme projektista laadukkaan loppuraportin, joka sijoitetaan Kirjastot.fi-sivustolle kenen tahansa suomalaisen kirjastolaisen luettavaksi. Loppuraportissa julkaistaan myös asiakkaiden osallistamisessa ja henkilökunnan työpajoissa käytetyt työmenetelmät, ja ne voi ottaa käyttöön missä tahansa kirjastossa niin Vantaalla kuin muuallakin Suomessa. Hankkeen toivotaan onnistuessaan herättävän kiinnostusta myös kansainvälisissä kirjastoalan konferensseissa. 

Hankkeessa kehitetään kirjastollemme uusia asiakastyön tekemisen tapoja. Koska kirjastotila muutetaan vastaamaan näitä uusia tapoja, hankkeen riski jäädä näennäiseksi uudistustyöksi on pieni. Henkilöstölle järjestetään myös seurantatyöpaja, jossa tutkitaan työn tuloksia noin puoli vuotta kirjastotilan uudistamisen ja uusien työmenetelmien käyttöön ottamisen jälkeen.   

Budjetti  

Digitaaliset laitteet ja muut välineet 10 000 €  
Hankittavat laitteet riippuvat asiakkaiden osallistamisen ja henkilökunnan työpajojen tuloksista, mutta kyseeseen voivat tulla esimerkiksi älytaulu, digitaalisen pelaamisen lattialla mahdollistavat pelilaitteet tai kirjastotilaan sijoitettavat tabletit (tablettikoteloissaan). 

Henkilökunnan työpajojen vetäjän palkkio 5000 € 
Työpajoja järjestetään 5 kpl, joista yksi on seurantapaja. Yhdelle työpajalle on budjetoitu 1 000 €. 

Hanketyöntekijän sijaisen palkkakulut (4 kk) 13 200 € 
Hanketyöntekijän sijaiseksi palkataan kirjastonhoitaja, joka pystyy hoitamaan myös kouluyhteistyöhön liittyviä työtehtäviä. Kirjastonhoitajan palkka on Vantaalla (2482 €/kk), joka tekee sivukuluineen ja lomarahoineen n. 3300€/kk. 

Sisustussuunnittelu 8000 €   

Sisustuskulut (=Vantaan kaupungin rahoitusosuutta, 36 % projektikuluista) 20 000 €  
Pointin kirjaston hyllyt ovat hyvässä kunnossa, ja niiden uusimiseen ei ole tarvetta, joten 20 000 € kuluu muihin kalusteostoihin. 

Budjetti yht. 56 200 €   
Haettava summa 36 200 €   

Omarahoitusosuuteen kuuluu myös suuri määrä Vantaan kaupunginkirjaston työntekijöiden (= Pointin kirjaston palveluesimies + koko henkilökunta, verkostopäällikkö) henkilöstökuluja, joiden arvioiminen etukäteen on haastavaa. Niiden arvioiminen ei kuitenkaan ole tämän hakemuksen kannalta tarpeellista, sillä sisustuskulut kattavat hakemuksen omarahoitusosuuden reilusti. 

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Duunin uusi pointti -hanke käynnistyi aikataulun mukaisesti, ja vuoden 2017 alussa aloitimme asiakkaiden osallistamisen erilaisin menetelmin. Kuten hankehakemukseen on kirjattu, halusimme kehittää Pointin kirjastoa entistä enemmän lapsiin keskittyväksi kirjastoksi, joten osallistamisen kohderyhmiksi valikoituivat 8-12-vuotiaat lapset ja lapsiperheet. Kokeilimme ennakkoluulottomasti ja monipuolisesti erilaisia osallistamisen menetelmiä, joista osa osoittautui toimiviksi ja osa vähemmän toimiviksi. Alla on referoitu lyhyesti menetelmiä sekä niiden avulla saavutettuja tuloksia. 

Kirjastossa työskennellyt taidekasvattaja järjesti tammi-helmikuussa 8-12-vuotiaille lapsille neljä Mediamaanantai-työpajaa, joissa lapset ideoivat uutta kirjastoa monilukutaitoa kehittävillä menetelmillä (mm. valokuvasuunnistus, tilasuunnittelu Sketch up -sovelluksella, kollaasi ja videokollaasi). 8-12-vuotiaille lapsille oli hiihtolomaviikolla tarjolla myös Unelmien kirjasto -tehtävävihko, jossa kartoitettiin lasten ajatuksia kirjastosta monivalintatehtävien avulla ja lapset saivat myös piirtää unelmiensa kirjaston. Lasten toiveissa korostuivat pelaaminen, oleminen ja löhöily ja toisaalta luku-/läksy- ja keskittymisnurkkaukset. Lisäksi lapset halusivat henkilökunnan olevan käden ulottuvilla ja helpommin lähestyttävissä, kysyvän kuulumisia, pelailevan, suosittelevan kirjoja ja auttavan läksyissä.
   

Kiinnostava (muttei kovinkaan toimiva!) menetelmäkokeilu oli Harry Potter -päivässä toteutettu peili, jota katsomalla lapsi pystyi ennustamaan tulevaisuuden kirjaston ja sen jälkeen piirtämään sen. Lapsilla ja ennustuksen opettajaksi pukeutuneella kirjastolaisella oli hauskaa ja peili oli suosittu, mutta tuloksena oli piirustuksia lohikäärmeistä (= tulevaisuuden kirjastonhoitaja), lentävistä kirjoista ja kirjaston vallanneesta Voldemortista.  Vieressä olevalla pisteellä lapset olisivat saanet ideoida tarkemmin yhtä kirjaston nurkkausta, mutta karu totuus on, että fantasiakirjallisuuteen liittyvässä tapahtumassa reaalimaailman kirjastot eivät kiinnosta lapsia lainkaan. 

8-12-vuotiaiden lasten näkemysten tarkentamiseksi järjestimme huhtikuussa työpajat kahdelle koululuokalle, sillä myös kirjastojen ei-käyttäjien näkemykset kiinnostivat – Mediamaanantai-pajojen osallistujat ja Unelmien kirjasto -tehtävävihkon täyttäjät olivat säännöllisiä kirjastonkäyttäjiä. Lapset kiersivät kirjastossa pienryhmissä kolmessa eri toiminnallisessa pisteessä ja lasten näkemyksiä selvitettiin myös Kahoot-kyselyillä. Työpajoissa selvisi muun muassa, että kirjaston käyttämättömyyden syy voi olla kiire, monet lapset harrastavat niin paljon etteivät ehdi käyttää kirjastoa ja usein vanhemmat lainaavat lapsille kirjoja. Vanhemmat eivät juurikaan tunne uusinta lastenkirjallisuutta vaan lainaavat oman lapsuutensa suosikkeja tai kyselevät henkilökunnalta vinkkejä, eikä kotiin aina päädy lasta kiinnostava kirja. Pelkkä takakansiteksti ja kansikuva eivät välttämättä herätä lukuintoa, kiinnostavin kirjavinkki tulee yleensä kaverilta.  

Lauantaina 11.3. pidetyssä Perhepäivässä halusimme selvittää Pupu & porkkana -leikin ohessa myös alle kouluikäisten lasten näkemyksiä kirjastosta, ja saimme selville muun muassa, että kirjastossa on tärkeää kirjat ja leikkiminen. Satuteltassa lapset saivat saduttaa omaa kirjastosatuaan, mutta tämäkään ei toiminut menetelmänä kovin hyvin. Alle kouluikäisten lasten on vielä vaikeaa muodostaa omia mielipiteitä - tai sitten menetelmien pitäisi olla sellaisia, että ne tarjoaisivat leikin lomassa lasten kielellä esitettyjä vaihtoehtoja. Hedelmällisemmäksi osoittautui vanhempien teemahaastatteleminen kolmen kysymyksen avulla, ja teemahaastatteluja järjestettiin lisää samalla periaatteella huhtikuun lopussa. Vanhemmat kertoivat kirjastonkäytöstään esimerkiksi näin: "Kun tullaan Kartsiin, tullaan koko päiväksi. Siksi syöntimahdollisuus on tosi tärkeä. Meillä on mukana kaksosrattaissa kaikki päivän tarpeet. Kerhon yhteydessä poiketaan, kerhon jälkeen poiketaan...käydään leikkipuistossa välissä. Syödään eväät. Tultiin alun perin viime kesänä hometta pakoon. Sitten ollaan tultu melkein joka päivä."  Perheiden ajatuksissa korostui kirjastokäynti eräänlaisena retkenä, vaihteluna kotioloille, ei ainoastaan lainaus- ja palautustapahtumana. Vanhemmat toivoivat muun muassa lisää matalan kynnyksen tapahtumia (esimerkiksi vanhempi-lapsi -toimintaa aamuihin tai satuhetkiä myös iltoihin tai lauantaipäivälle), lisää leikki- ja touhutilaa, mukavampia tiloja yhdessä lukemiseen ja oleiluun, säännöllistä lapsiparkkia (jotta vanhemmalle jäisi omaa aikaa asioida kirjastossa) ja mahdollisuutta syödä eväitä lapsen kanssa.   

Suosituksi osoittautui myös Pointin kirjaston uudistuu -ilmoitustaulu, johon kävijät saivat kirjoittaa spontaanisti ideoitaan. Palautetta annettiin eniten toiminnoista, palveluista, tilasta sekä kalusteista ja laitteista. Runsaasti tuli myös kokoelmatoiveita erityisesti englanninkieliseen kokoelmaan ja kirjastossa tapahtuvaan lukemiseen liittyen. Erityisen paljon oli toiveita syömisen sallimisesta ja sille erikseen varatusta tilasta, vesipisteestä, välipala-automaatista, "lunchroomista" jne. 

Osallistamistyön edetessä näkemys siitä, että Pointin kirjaston toiminta kannattaa keskittää nimenomaan lapsille ja lapsiperheille, voimistui entisestään. Kokoelman keskittämistä pitkälti lapsille ja lapsiperheille sen sijaan epäröimme, sillä aikuisten kokoelman lainaus on kuitenkin nelisenkymmentä prosenttia koko Pointin lainauksesta. Sen vuoksi järjestimme kolmen viikon mittaisen asiakashavainnoinnin aikuisten kokoelman käytöstä. Henkilökunta havainnoi lomakkeen avulla, miten asiakkaat käyttivät aikuisten kokoelmaa kirjastotilassa. Otanta-aikana lähes 75 % kokoelman käytöstä kohdistui varaus- ja palautushyllyihin, Bestseller-kokoelmaan, Henkilökunta suosittelee –hyllyyn ja muihin aineistonäyttelyihin. Meillä oli kuitenkin taitava sisustusarkkitehti, joka onnistui pyöräyttämään kirjaston hyllyt niin, että toiminnalle saatiin kirjastossa lisää tilaa mutta hyllymetrejä ei juurikaan jouduttu karsimaan. Tämän vuoksi aikuisten kokoelmaa ei loppujen lopuksi karsittu vaan lähinnä tiivistettiin.  

Sisustusarkkitehti (PR-arkkitehdit) aloitti työnsä keväällä 2017, ja syyskuussa pidimme hankehakemukseen kirjoitetun aikataulun mukaisesti yhdessä sisustussuunnittelijan kanssa pop up -pajan, jossa asiakkaat saivat kommentoida sisustussuunnitelman luonnosta. Sisustussuunnitelma valmistui aikataulun mukaisesti, mutta tilauudistuksen toteuttamiseen meni enemmän aikaa kuin hankehakemusta kirjoittaessa osasimme arvioida. Uudet ja tuunatut kalusteet (esim. vanhat asiakastuolit verhoiltiin) saapuivat tipotellen eri toimittajilta, ja niinpä Pointin kirjasto muotoutui uuden sisustussuunnitelman mukaiseksi askel askeleelta useamman kuukauden aikana. Tänä aikana kirjasto ei ollut kiinni kuin muutaman päivän, eli vuoden vaihteessa, jolloin kirjahyllyjen paikat vaihdettiin uuden suunnitelman mukaiseksi.   

Pointin uudistunut kirjastotila on nyt enemmän asiakaskuntansa näköinen ja oloinen, ja se on rajattu kirjahyllyjen avulla erilaisiin toiminnallisiin alueisiin, jotka on määritelty kirjastonkäyttäjien ja henkilökunnan toiveiden mukaan. Kirjastossa on nyt minikeittiö, jossa on vesipiste, mikro ja kahviautomaatti. Keittiö on myös löytänyt käyttäjänsä. Lapset ruokailevat keittiössä päivittäin. Myös retkellä olevat päiväkotilapset ovat päässeet kirjastokäynnillään evästuokiolle. Pienet lapset ja vanhemmat ovat antaneet paljon positiivista palautetta Barbapapan muotoisesta taaperokehästä, josta löytyvät pienten paksulehtiset kuvakirjat ja johon voi vauvankin laskea turvallisesti. Kirjastosta löytyy myös erilaisia lukusoppeja ja työskentelypisteitä sekä ryhmätyöalue. Kirjastossa voi nähdä niin lapsia kuin aikuisia työskentelemässä kuulosuojaimet päässä hiljaisella alueella. Lapset ovat löytäneet pelialueen, jossa säkkituoleilla on mukava pelailla ja oleilla kavereiden kanssa. Lukusopet ovat suosittuja läksyjenteossa ja lukupaikkoina. Lasten ryhmätyöalueella tavataan kavereita, pelataan lautapelejä, luetaan ja tehdään läksyjä, ja tila käytetään myös erilaisissa työpajoissa ja muissa pientapahtumissa. 

Kirjaston ulkopuolinen konsultti järjesti henkilökunnalle kolme työpajaa (10.5., 30.5. ja 5.9.), jossa analysoimme yhdessä asiakkaiden toiveita sekä ideoimme tilauudistusta ja uusia asiakastyöskentelyn menetelmiä. Yksi työpajojen tärkeimmistä teemoista oli suosittelu – erityisesti 8-12-vuotiaat lapsethan olivat toivoneet, että henkilökunta auttaisi heitä löytämään kivoja kirjoja ja keskustelisi kirjoista jokapäiväisessä kirjastoarjessa enemmän. Tämän toiveen toteuttamiseksi ei riitä, että porukassa on yksi kouluyhteistyötä tekevä kirjavinkkari, joka on perehtynyt lastenkirjallisuuteen, vaan koko henkilökunnan olisi asiakaspalvelussa ollessaan osattava suositella lastenkirjallisuutta. Työpajoissa ilmeni, että henkilökunta kokee epävarmuutta oman sisältöosaamisensa suhteen. Periaatteessa sisältöosaamista voidaan kartuttaa kahdella tapaan, Vantaan kaupunginkirjaston tai Helmet-kirjaston järjestämissä koulutuksissa tai yksittäinen kirjasto voi myös kehittää omia käytäntöjään sisältöosaamisen lisäämiseksi.   

Henkilökunta ideoi työpajoissa erilaisia keinoja sisältöosaamisen kartuttamiseksi omassa kirjastossa.  Sisältöosaamista voi oppia lapsilta, eli henkilökunta voi aktiivisesti kysellä kirjoja palauttavalta lapselta hänen kommenttejaan lukemastaan kirjasta ja ylipäätään parhaista lukukokemuksista. Näitä asiakkaiden suosituksia voidaan nostaa esille kirjastoon, ja kirjastotilaan onkin toteutettu Asiakkaiden mielikirjat –hylly.  Kokouksia kirjasisällöistä ("tiistaiaamun sisältöhetket"), joissa jokainen henkilökunnan jäsen esittelee kirjasisältöjä vuorollaan, kokeiltiin, mutta säännöllisesti niitä ei ole onnistuttu juurruttamaan hektiseen kirjastoarkeen. Henkilökunta toivoi myös sisätyöaikaa kirja-arvostelujen, kirjallisuusblogien, kustantamojen kirjallisuusluetteloiden, Helmetin uutusluetteloiden ja muiden sisältöosaamisen kannalta keskeisten lähteiden tutkimiseen.  

Mitä Vantaan kaupunginkirjaston ja Helmet-kirjaston järjestämiin koulutuksiin tulee, niin vuosittaiset lasten ja nuorten kirjallisuuden Kirjareppu-koulutukset ovat olleet suosittuja. Nämä yksittäiset koulutukset eivät kuitenkaan vastaa koulutustarpeeseen tarpeeksi hyvin, ja yksittäisten kirjavinkkien muistaminen ilman toimivaa apu-/työvälinettä on kirjaston arjessa vaikeaa. Vantaan kaupunginkirjasto uudistaa parhaillaan perehdytys- ja koulutusjärjestelmäänsä, ja sisältöosaamisen vahvistamiseen liittyviin perehdytyksiin ja koulutuksiin on panostettava lähitulevaisuudessa erityisesti. Samoin suosittelevaa asiakaspalvelua tukevan työkalun kehittämiseen on panostettava, ehkä se voisi olla jotakin samantapaista kuin Ruotsissa kehitetty  Bibblix

Pointin kirjaston työpaja- ja tapahtumatoiminta on ollut aikaisemmin pitkälti 8-12-vuotiaille suunnattua, mutta hankkeen aikana tällaista matalan kynnyksen toimintaa on ryhdytty vanhempien toiveiden mukaisesti järjestämään myös lapsiperheille. Alle kolmevuotiaille ja heidän vanhemmilleen suunnatut lorutuokiot, joissa nautitaan yhdessä oman aikuisen kanssa loruleikeistä ja riimeistä, ovat olleet suuri menestys ja houkutelleet parhaimmillaan mukaan nelisenkymmentä lasta ja aikuista. Perheille on järjestetty heidän toivomiaan toiminnallisia iltasatutuokioita, joihin on osallistuttu aktiivisesti, ja myös alle kolmevuotiaille lapsille suunnattuja tablettipelailutuokioitakin on kokeiltu. (Pointin kirjastossa on jo aikaisemmin toiminut 5-8-vuotiaille suunnattu Peliklubi, johon perheet ovat osallistuneet innokkaasti.) Syksyllä on tarkoitus kokeilla myös alle kouluikäisille ja heidän vanhemmilleen suunnattuja robotiikkapajoja, jota varten on hankittu muun muassa Bluebot- ja Dash & Dot-robotteja. 8-12-vuotiaille alkaa syksyllä Pelipakki-toiminta, joka tarjoaa lapsille heidän toivomaansa läsnäoloa ja jutustelua pelaamisen merkeissä. 
 

Hankkeen kuluessa on selvinnyt, että matalan kynnyksen tapahtumille riittää kysyntää Pointin kirjastossa myös perheasiakkaiden osalta. Haasteen tällaisen toiminnan organisoinnille asettaa se, että samaan aikaan olisi (ainakin perinteisen kirjastoajattelun mukaan :) jonkun oltava asiakastiskillä tai kirjastosalissa päivystämässä ja vastaamassa, josko joku asiakas tulisi jotakin kysymään. Kysymystä siitä, voisiko asiakaspalveluaikoja vähentää – Pointissahan on jo omatoimikirjasto ja omatoimiaikaa päivittäin klo 7-9 ja klo 20-22 – lähestyttiin tutkimalla viikon verran asiakastilanteiden määrää eri kellonaikoina. Otantaviikolla asiakastilanteita on pitkin päivää joka tunti 9-41 kpl paitsi iltaisin klo 18-20 ja lauantaisin hieman vähemmän. Asiakaspalveluaikojen vähentämiseen ei ole toistaiseksi ryhdytty, mutta kirjastoon on hankittu nappi, joka voidaan asettaa tiskille ja joka hälyttää muualla kirjastossa puuhastelevalle henkilökunnalle, jos tiskillä on joku sitä painanut.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Hankehakemukseen on kirjattu viestinnän osalta seuraavasti: “Viestinnän kannalta keskeistä ei ole niinkään Helsingin Sanomiin tai muihin valtakunnallisiin medioihin pääseminen (mikä sekin on toki suotavaa :) vaan Pointin kirjaston sidosryhmien tavoittaminen ja innostaminen mukaan”. Tämän hankkeen osalta emme siis pyrkineet suureen julkisuuteen vaan keskityimme hankkeen kannalta keskeisten sidosryhmien tavoittamiseen eri kanavissa ja kirjastotilassa. Pointin kirjasto verkkosivuilta on luettavissa hankkeen kuluessa kirjoitettuja juttuja kirjaston uudistumisesta ja Instagram-tililtä löytyy kuvia. Vantaan Sanomat innostui kirjoittamaan hankkeesta kirjastokeittiön näkökulmasta

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeen tavoite on hankehakemukseen kirjattu seuraavasti: “tavoitteena on kehittää toimintakulttuuriltaan uudenlainen, lapsiasiakkaisiin ammatillisesti painottuva kirjasto, jossa asiakaskohtaamisten painopiste on perinteisen tiskin ulkopuolella ja henkilökunnan osaaminen on paremmin ja näkyvämmin asiakkaiden saatavilla. Uusia asiakaspalvelumenetelmiä etsitään niin henkilökunnan kesken kuin yhdessä asiakkaiden kanssa palvelumuotoilua hyödyntävin menetelmin, ja näin syntyneiden ajatusten pohjalta luodaan paitsi Pointin uusi palvelupaletti myös sisustussuunnitelma tilankäytön uudistamiseksi”. Hankkeen kuluessa on onnistuttu luomaan lapsiasiakkaisiin entistä enemmän painottuva kirjasto, jossa henkilökunnan osaaminen näkyy nyt aikaisempaa paremmin erityisesti perheasiakaskunnalle erilaisten matalan kynnyksen toimintojen muodossa. On ollut hienoa, miten aktiivisesti ja rohkeasti Pointin kirjastolaiset ovat kokeilleet uusia toimintoja ja miten asiakkaat ovat löytäneet uudet toiminnot, joita ovat itse kirjastolta toivoneet. Hankkeeseen liittyvien tapahtumien määrä (osallisuustapahtumista matalan kynnyksen tapahtumakokeiluihin) on ollut todella suuri – ottaen huomioon, että Pointin kirjastossa työskentelee seitsemän kirjastolaista (joista yksi on esimies ja yksi osa-aikainen).

Perinteisen asiakaspalvelun muokkaaminen suositteluun painottuvammaksi on sen sijaan vielä kesken ja vaatii toteutuakseen myös Vantaan kaupunginkirjaston järjestämien perehdytysten, koulutusten ja työvälineiden uudistamista. Voidaan siis sanoa, että hankkeen tavoitteeseen päästiin osittain, mutta kehitystyön on jatkuttava hankkeen päätyttyä aktiivisesti ja hanke on antanut arvokasta tietoa myös Vantaan kaupunginkirjaston koulutus- ja perehdytysjärjestelmän kehittämiseksi. 

Hankehakemukseen on kirjattu, että jos hanke onnistuu, julkaisemme “laadukkaan loppuraportin, joka sijoitetaan Kirjastot.fi-sivustolle kenen tahansa suomalaisen kirjastolaisen luettavaksi". Hankkeen kuluessa emme täysin päässeet hankkeelle asetettuun tavoitteeseen vaan työ jatkuu yhä, joten jätämme tätä tekstiä laajemman hankeraportin tällä kertaa julkaisematta. Hanke on kuitenkin todistanut, että sille asetettu tavoite on oikeansuuntainen, mutta tällaiset kunnianhimoiset tavoitteet vaativat toteutuakseen pidemmän ajanjakson kuin reilun vuoden. 

Jatkotoimenpiteet: 

Pointin kirjaston palvelupaketin kehittämistä niin, että se tarjoaisi tasapuolisesti sekä 8-12-vuotiaille että lapsiperheille matalan kynnyksen toimintaa, jatketaan aktiivisesti. Tätä helpottaa myös Vantaan kaupunginkirjaston kehittämistoiminnan organisoiminen verkostomuotoiseksi: jatkossa myös Pointin kirjaston henkilökunta pääsee osallistumaan Vantaan kaupunginkirjaston toiminta-ajatusta (kaikkien lukutaitojen edistäminen) tukeviin kehittämisryhmiin.

Pointin kirjaston henkilökunnan sisällön tuntemusta kehittäviä toimintoja (koulutuksista kirjaston omiin käytäntöihin) jatketaan myös ja aloitamme suosittelua tukevan asiakaspalvelutyökalun ideoinnin.

Asiakkaiden mielipiteitä kirjastouudistuksesta kartoitetaan kyselyillä ja haastatteluilla viimeistään vuoden 2019 alkupuolella, jolloin tilauudistuksesta on kulunut vuosi. Pienimuotoisia (eli vähäisiä rahallisia investointeja vaativia) parannuksia toteutetaan tulosten mukaisesti.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/08/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€36 200
Oma rahoitus yhteensä: 
€20 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€56 200
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€60 883
Oma rahoitus yhteensä: 
€40 000
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
0kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
0henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
60kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
961henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€17 000

Http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017. Kirjaston oman rahoituksen osuus on 20 % kustannusarviosta.

 
okm
avi