Editointiprojekti Lukas-alueen kirjastoissa
Vuoden 2012 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Hangon kaupunginkirjasto / Kristiina Merilahti
Hangon kaupunginkirjasto - Hangö stadsbibliotek
Kirjaston osoite : 
Vuorikatu 3-5
10900
Kirjaston puhelin : 
(019) 2203 380
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@hanko.fi
Y-tunnus : 
01031066-9
Yhteyshenkilön nimi : 
Vs.kirjastotoimenjohtaja Ulla Koivisto
Puhelin : 
040 1359 388
Sähköposti : 
ulla.koivisto@hanko.fi
Hankkeen tavoite: 

Hangon kirjasto hakee yhteistyössä Lukas-alueen muiden kirjastojen kanssa yht. 28 000 €:n projektiavustusta OKM:ltä editointiprojektia varten.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Projekti sisältää vaiheittain digitointi- ja editointipalvelujen aloittamisen vuoden 2012 aikana. Ensimmäinen vaihe sisältää digitointipalvelut, joilla tarkoitetaan perinteisten tallennusmuotojen konvertointia digitaaliseen muotoon. Toinen vaihe käsittää varsinaisen toiminnan käynnistämisen ja digitointipalvelujen tarjoamisen yleisölle. Kolmas vaihe sisältää mahdollisuuden tarjota kaupunkilaisille myös editointipalveluja, 

Kuvaus : 

Editointiprojekti Lukas-alueen kirjastoissa

Hangon kaupunginkirjasto on valmistellut editointiprojektin avustuksen hakua yhdessä Lukas-alueiden kirjastojen kanssa. Yhteistyöhön osallistuvat Hangon, Inkoon, Raaseporin (Tammisaari, Karjaa, Pohja) ja Siuntion kaupungin-/ kunnankirjastot sekä Novian ja Axxellin kirjastot.

Hangon kirjasto hakee yhteistyössä Lukas-alueen muiden kirjastojen kanssa yht. 28 000 €:n projektiavustusta OKM:ltä editointiprojektia varten.

Projektin kokonaisuuteen kuuluvat hankkeen suunnittelu, asiantuntijoiden kuuleminen, laitehankinnat avustusmäärärahan ja kuntien budjettien puitteissa, henkilökunnan kouluttaminen, digitointi- ja editointipalveluiden käynnistäminen ja asiakkaiden kouluttaminen ja opastaminen sekä varausjärjestelmän luominen kirjastoihin.

Projekti sisältää vaiheittain digitointi- ja editointipalvelujen aloittamisen vuoden 2012 aikana. Ensimmäinen vaihe sisältää digitointipalvelut, joilla tarkoitetaan perinteisten tallennusmuotojen konvertointia digitaaliseen muotoon. Toinen vaihe käsittää varsinaisen toiminnan käynnistämisen ja digitointipalvelujen tarjoamisen yleisölle. Kolmas vaihe sisältää mahdollisuuden tarjota kaupunkilaisille myös editointipalveluja, joiden käynnistäminen edellyttää editointia varten tarvittavien ohjelmien hankkimista ja henkilökunnan ja asiakkaiden lisäkouluttautumista.  

Laitteiden ja ohjelmien kustannusarvio on noin 1500–1700€/kunnan pääkirjasto, yht. 7 000 €. Lisäksi hakemus sisältää projektihenkilön palkkauksen vuodeksi (50 % kirjastonhoitajaa vastaavan palkasta, mikä on noin 21 000 euroa sosiaalikuluineen). Käytännössä kirjaston nykyisestä henkilökunnasta on tarkoitus varata yksi henkilö koko projektin suunnitteluun ja toteutukseen ja palkata avustusmäärärahoilla ulkopuolinen kirjastoalan henkilö kirjaston normaali tehtäviin.

Editointiprojektin sisältyvien digitointipalvelujen käyttäjät ovat yleensä yli 30-vuotiata, usein iäkkäämpää väkeä, joka haluaa turvata 1960–70-lukujen kuvien, musiikin ja erilaisten sen ajan tallenteiden säilymisen jälkipolville. Lukas-alueen kirjastojen tavoitteena on käynnistää editointitilat vuoden 2012 aikana. Hanke esiteltiin Lukas-kirjastojen syksyn yhteisessä kokouksessa Raaseporissa, ja kaikki kirjastot ilmoittivat mielenkiinnostaan projektiin ja ilmoittautuivat mukaan.

Lukas-alueen on tarkoitus käynnistää heti vuoden 2012 alussa, mikäli haketta varten saadaan valtioavustusta. Koska pääkirjastoja on 4, ja lisäksi on kirjastoauto, on tavoitteena hankkia laitteisto jokaiseen kirjastoon. Laitteiston hinta on yhteensä noin 1500 euroa/kirjasto eli yhteensä 7 000 euroa. Osaa laitteistosta tullaan kierrättämään sivukirjastoissa ja kirjastoautossa.

Projektin suunnittelu ja toteutus kaikkine vaiheineen edellyttää noin 0,5 henkilö-työvuotta toiminnan suunnittelua, hankintoja ja henkilökunnan koulutusta varten, lisäksi hankkeeseen sisältyy hankkeen toteutusvaiheessa asiakkaiden digitoinnin opastaminen ja koulutus sekä muun asiakaspalvelun toteuttaminen (varaukset, tiedotus, nettisivujen ylläpito ja laitehuollot). Digitointipalvelujen laajentaminen käsittämään myös editointipalvelut on mahdollista toteuttaa osittain kansalaisopiston ja oppilaitosten kursseilla, jolloin editoinnin koulutuksesta ei tule kirjastoille kustannuksia.

Editointiprojektin tavoitteena on lisätä yhteistyötä kirjaston ja kaupunkilaisten kanssa siten, että kirjasto yhteistyössä muiden kaupunkilaisten kanssa (mm. kansalaisopiston, museon, kulttuuritoimiston, yhdistysten, esim. sukututkimusseuran) tallentaa kaupunkilaisten henkilökohtaisia muistoja, lisää asukkaiden luovuutta eri taiteen aloilla ja rohkaisee heitä luomaan, editoimaan omaa musiikkia, kuvia ja elokuvia ja tallentamaan omia muistoja ja luovia teoksia.

Digitointilaitteiden avulla he voivat muuttaa LP-levyjä, C-kasetteja ja VHS-kasetteja digitaaliseen muotoon, muokata kuvia, ääntä ja musiikkia, skannata ja tulostaa paperikuvia ja dioja sekä tallettaa työt CD- ja DVD-levyille. Hanke on tärkeä osa arjen historian tallentamista.

Projektin aikataulu

-          Hanke on tarkoitus toteuttaa vuoden 2012 aikana kaikissa Lukas-kirjastoissa

-          Yhteistyöhön osallistuvat Hangon, Inkoon, Raaseporin (Tammisaari, Karjaa, Pohja) ja Siuntion kaupungin-/ kunnankirjastot sekä Novian ja Axxellin kirjastot.

Projektin kustannukset

Palkkakustannukset: 50 % projektisuunnittelijan palkasta x 11 kk = 21 000 €

sisältäen sosiaalikulut ja lomakorvaukset

Laitteet ja ohjelmat:

-          Internet-työasema (2 kpl) 

-          TV-näyttö

-          Videonauhuri (VHS-DVD-tallennin)

-          Kuulokkeet (2 kpl)

-          Skanneri valokuvien, negatiivien, diakuvien digitointia varten

-          LP-soitin

-          Kasettisoitin

-          Internet-asema, jossa Photoshop 7 tai vastaava ohjelma valokuvien editointia varten. 

-          Kustannukset yhteensä noin 1500 euroa/kirjasto. Yhteensä 10 500 euroa.

-          Kirjaston oma osuus 500 euroa, jolloin avustukseen kirjataan 7.000 euroa

Henkilökunnan koulutus ja aikataulutus (kirjaston sisäinen koulutus)

Asiakkaiden koulutus palvelun käynnistyttyä.

Aikataulujen laadinta koulutusta ja välitöntä harjoittelua ja käyttöä varten.

Kokonaiskustannukset ovat arviolta noin 28 000 euroa.

Digitointipalvelut ovat asiakkaille ilmaisia.

 

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Lukas-kirjastot: Hangon, Inkoon, Raaseporin ja  Siuntion sekä Novian ammattikorkakoulun ja Axxellin kirjastot

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Editointihuonetta varten on tehty laitekohtaiset, mahdollisimman havainnolliset käyttöohjeet suomeksi ja ruotsiksi. Lisäksi on laadittu joitakin tiedotteita toimittajille ja asiakkaille. Kirjaston kotisivulla on oma sivu nimellä Digitointihuone, koska editointimahdollisuudet ovat tässä vaiheessa vielä alkeelliset. Sivulla on yleiset käyttöohjeet siitä, miten huonetta pääsee käyttämään.

http://www.hanko.fi/palvelut/kirjasto/digitointihuone

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Tästä tuli esimerkki huonosti suunnitellusta projektista. Hanko oli kiinnostunut digitointihuoneen laittamisesta, joten kutsuimme Maija Sarasteen kertomaan Hämeenlinnan projektista. Niin hän kuin oma henkilökunta korosti hyvää suunnittelua ja sitä, että projekti vaatii henkilökunnalta paljon. Kulttuurijohtaja Merja Kukkosen kanssa yritimme muotoilla projektisuunnitelman sellaiseksi, että se on mahdollinen toteuttaa. Oman huoneensa rauhassa hän kuitenkin päätti myös muiden kimppaan kuuluvien kuntien puolesta, että Hanko toteuttaa editointihuoneet kaikkiin kimpan kirjastoihin, myös oppilaitokskirjastoihin. Henkilökunta sai lukea tästä netistä, kun hankeanomus oli jo jätetty.

Ammattikorkeakoulu ei ollut kiinnostunut editointihuoneesta ja sekä Raasepori että Inkoo ovat olleet muuttojen keskellä koko hankkeen ajan. Siuntio ei lopulta halunnut osallistua lainkaan. Koska Hangon piti olla vastuussa projektin vetämisestä koko alueella ja henkilökunta on pieni, oli vaikeaa löytää vastuuhenkilöä. Kirjastovirkailija Tomi Aunio oli lopulta kiinnostunut, mutta hän lopetti työnsä kesällä 2012. Tässä vaiheessa projektista oli olemassa vain muutamia papereita.

2013 tammikuussa projektin vetäjäksi asetettiin kirjastonhoitaja Kristiina Merilahti, joka hoiti sitä oman työnsä ohessa, osin maksullisina ylitöinä. Laitteet saapuivat 14.1., tiedotustilaisuus toimittajille oli 15.1. ja yleisölle 23.1., minkä jälkeen alettiin ottaa vastaan asiakkaita digitointihuoneeseen. Kristiina Merilahti tutustui siinä välissä laitteisiin, laati käyttöohjeet, hoiti tiedotuksen ja asiakkaiden koulutuksen. Kevään kuluessa kaikki Hangon kaupunginkirjaston työntekijät kouluttautuivat laitteiden käyttöön ja muista Lukas-alueen kirjastoista kävi henkilökuntaa tutustumassa laitteisiin. Kaikkiin laitteisiin tehtiin mahdollisimman havainnolliset, valokuvilla ja kuvakaappauksilla varustetut käyttöohjeet suomeksi ja ruotsiksi. Käyttöohjeet käänsi ruotsiksi kirjastonhoitaja Annette Böling. Ohjeita on täydennetty, jos päivitykset ovat muuttaneet näytön näkymiä tai on tullut vastaan ongelma, jota ei aiemmin ole huomattu.

Hangossa koulutukset alkoivat tammikuun lopussa 2013 ja helmikuussa koulutuskertoja oli 14. Alkuinnostuksen jälkeen on koulutuksia ollut muutama kuukaudessa, kun asiakkaat ovat oppineet itse käyttämään laitteita. Yleensä kaikki ovat oppineet itsenäisen käytön erittäin nopeasti ja todenneet, että pärjäävät hyvin käyttöohjeiden kanssa. Varsinkin syksyllä huone on ollut varattuna, kun on digitoitu vanhoja videoita ja kuvia esim. joululahjoiksi. Projektin yhteydessä Kristiina Merilahti on myös digitoinut kirjaston omista kokoelmista paikallisia videoita ja historiallisia valokuvia.

Raaseporissa vastuuhenkilönä on kirjastovirkailija Janne Blomqvist, Inkoossa kirjastonjohtaja Maria Tverin. Molempiin paikkoihin laitteet on hankittu, mutta tilanpuutteen, remonttien ja muuttojen vuoksi asiakaskäyttöä ei ole vielä päästy aloittamaan. Tällä hetkellä (huhtikuu 2014) Tammisaaren kirjasto on jo palannut omiin tiloihinsa ja toiminta on käynnistymässä, Pohjan kirjasto ilmoitti avanneensa digitointihuoneen ja Karjaallakin on laitteet. Inkoon rakennusprojekti on edelleen kesken. Lisäksi Raaseporin alueella kirjastojen henkilökuntaa on vähennetty useilla henkilöillä, joten projektien käynnistyminen on venynyt.

Huhtikuussa 2014 myös Hangossa ollaan siinä tilanteessa, että kulttuurijohtaja Merja Kukkonen erosi kesällä 2013, kirjastotoimenjohtajan tehtäviä hänen jälkeensä hoitanut kirjastonhoitaja on aloittanut eläkkeensä ja yksi kirjastovirkailija on eronnut. Virkojen täyttäminen on kesken, joten henkilökunta on hyvin vajavainen. Projektin vetäjä Kristiina Merilahti on toistaiseksi omien töidensä lisäksi vastuussa johtajan tehtävistä, Tietokoulu-projektin laitteista, Celian Kirjasto kaikille –projektista, oman sektorinsa edustuksesta kaupungin atk-työryhmässä ja hoitaa digitointikoulutukset yksin, joten vaikka editointiohjelmat ja lisälaitteet on saatu, niiden asentamiseen ei vielä ole ollut aikaa. Projektin papereita selvittäessään hän on huomannut, että kulttuurijohtaja on ottanut Raaseporin, Inkoon ja Hangon laitteet keväällä 2013 kirjaston, ei projektin määrärahoista (n.1112 €), mikä osaltaan selittää, miksi projektirahat eivät tahtoneet kulua. Toinen syy on se, että projektin vetäjä joutui lopulta tekemään kaiken ilman sijaista (lomia lukuun ottamatta), oman työnsä ohella. Raasepori arvioi, että heiltä on mennyt n. 20 tuntia tähän mennessä laitteiden hankintaan, käyttöoppaisiin, huoneen sisustukseen ja henkilökunnan koulutukseen. Inkoo odottaa vielä pääsemistä valmiisiin kirjastotiloihin.

Hankitut laitteet ja ohjelmat:

Hanko:

-      ION Tape2PC Deck – kasettisoitin

-      ION Quick Play LP USB –vinyylisoitin – osoittautui heikkolaatuiseksi, joten ostettiin myöhemmin toinen

-      ION Audio iLP –vinyylisoitin

-      Canon CanoScan 900F –tasoskanneri

-      LG RCT DVD/VHS-soitin

-      matkatelevisio – lahjoitus

-      leasing-sopimuksella tietokone (n. 400 €), jonka tilalle on nyt ostettu kirjaston oma tietokone

-      editointiohjelmia ja –lisälaitteita, mm. Creative GigaWorks T20 series II –stereokaiuttimet, Steinberg WaveLab 7 Elements, Adobe Premiere Elements 12, Asus EA-N66 Dualband Ethernet Adapter jne.

Raasepori (Tammisaari, Pohja, Karjaa):

-      ION Tape Express –kasettilaite 3 kpl

-      Canon CanoScan 900F Mark II –tasoskanneri 3 kpl

-      ION Mobile LP USB –vinyylisoitin

-      LG RCT –DVD/VHS-laite (3 kpl)

-      tietokoneet ja televisiot

Inkoo :

-      LG DVD/VHS-soitin

-      ION Mobile LP USB –vinyylisoitin

-      Samsung LED tv-monitori

-      ION Tape Express –kasettisoitin

-      Canon CanoScan 900F –tasoskanneri

-      tietokone

Lisäksi kirjastoihin on ostettu DVD- ja CD-Rom-levyjä sekä muistitikkuja niille asiakkaille, joilla ei ole itsellä mukana.

Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä palveluun ja kirjasto sai varsinkin aluksi paljon myönteistä julkisuutta ja uusia asiakkaita. Oli myös hauskaa saada käyttöön kirjaston vanha musiikinkuunteluhuone, joka on seissyt tyhjänä 1990-luvulta lähtien.

Jatkotoimenpiteet: 

Editointiohjelmat on ostettu ja tullaan asentamaan editointihuoneeseen kevään aikana. Henkilökunta opettelee käyttämään eri editointimahdollisuuksia ja opastaa asiakkaita niiden käytössä. Huoneeseen vedetään nettiyhteys, mikä parantaa laitteiden käytettävyyttä. Paikallishistorian tallentamista tullaan jatkamaan työn ohessa, kun siihen on tilaisuus. Asiakkaiden sekä henkilökunnan koulutus jatkuu myös ja laitteita tullaan tarpeen mukaan uusimaan.

Aloituspäivämäärä : 
16/11/2011
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2013
 

Teemat

Asiasanat



Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€28 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€31 500
Haettu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€27 188
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 188
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
52kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
84henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
2kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
40henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€21 000
 
okm
avi