Etelä-Pirkanmaan kirjastot: tulevaisuuden kirjastopalveluiden kehittämissuunnittelua yhdessä (tulevaisuuden kirjastopalvelut, muutosvalmius ja johtaminen)
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Valkeakosken kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Kauppilankatu 2, PL 12
37601
Kirjaston puhelin : 
puh. 040 335 7055
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@valkeakoski.fi
ISIL-tunnus : 
Valkka
Y-tunnus : 
0157568-2
Yhteyshenkilön nimi : 
Leena Toivonen
Puhelin : 
0403357040
Sähköposti : 
leena.toivonen@valkeakoski.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on Etelä-Pirkanmaan kirjastojen (Akaa, Lempäälä, Pälkäne, Vesilahti, Urjala, Valkeakoski) tulevaisuuden kirjastopalveluiden suunnittelu. Kirjastojen uudet tilat ovat mahdollisuus, joka halutaan hyödyntää myös kirjastojen toiminnan ja palveluiden suunnittelussa. Hankkeen taustalla ovat kirjastoihin kohdistuvat muutos- ja talouspaineet. Hankkeen tavoitteena on kirjastojen toimintakonseptin päivittäminen. Kirjaston johdon roolina on edistää muutosta, kyseenalaistaa vakiintuneita asioita sekä testata uusia asioita ja käytäntöjä, niin että kirjasto voisi uudistua ja luoda uutta. Hankkeella halutaan kehittää Etelä-Pirkanmaan alueen kirjastojen palveluiden kehittämistä tukemalla kirjastojen muutosjohtamista järjestämällä alueen kirjastoille neljä yhteistä workshopia vuosien 2016-2017 aikana.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hankkeen tavoitteen seurantamittareina ovat hankkeeseen osallistuneiden henkilöiden määrä. Lisäksi seurantamittareina ovat hankkeen tuloksena aikaansaatujen yhteisten kehittämissuunnitelmien pohtiminen ja toteuttaminen yhdessä.

Kuvaus : 

Hankkeen taustalla on Etelä-Pirkanmaan kirjastojen (Akaa, Lempäälä, Pälkäne, Vesilahti, Urjala, Valkeakoski) samantyyppinen tilanne: Vesilahti ja Lempäälä ovat saamassa uudet kirjastorakennukset lähivuosina 2017-2018 ja Valkeakosken kirjasto peruskorjataan vuosina 2016-2018. Lempäälällä ja Valkeakoskella on myös jo ennestään yhteistyötä yhteisen kirjastoauton puitteissa. Kirjastojen uudet tilat ovat mahdollisuus, joka halutaan hyödyntää myös kirjastojen toiminnan ja palveluiden suunnittelussa. Lisäksi hanketta puoltaa kaikkiin alueen kirjastoihin kohdistuvat muutos- ja talouspaineet, joihin vastaaminen yhdessä luo uutta näkemystä. Kirjastojen henkilöstömäärä on yhteensä noin 48 henkilötyövuotta.

Kirjastojen toimintakonsepti edellyttää päivittämistä. Kirjaston johdon roolina on varmistaa, että kirjasto toimii valitun strategian mukaisesti, mutta samalla johdon tulee edistää muutosta, kyseenalaistaa vakiintuneita asioita sekä testata uusia asioita ja käytäntöjä, niin että kirjasto voisi uudistua ja luoda uutta. Hankkeella halutaan kehittää Etelä-Pirkanmaan alueen kirjastojen palveluiden kehittämistä tukemalla kirjastojen muutosjohtamista järjestämällä alueen kirjastoille neljä yhteistä workshopia vuosien 2016-2017 aikana.

Kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut yhä monimutkasemmaksi, taustalla digitalisaatio ja uudet mediat. Myös toimintaympäristön tiedontarve muuttuu ja tämä lisää uusien taitojen tarvetta, kuten toimintaympäristön monitorointia, informaation järjestämistä uudella tavalla ja viestintätaitoja.

Kirjaston toimintaympäristön muutosta ja tulevaisuuden näkymiä avataan kirjastojen henkilökunnalle suunnatuissa työpajoissa, joissa hyödynnetään trendiraportteja (kuten IFLA trend report) ja pyritään löytämään tulevaisuuden polkuja kirjastolle. Kirjastojen henkilökunta on mukana osassa workshopeissa, sillä henkilökuntaa on valmennettava muutokseen, saatava luopumaan opituista asioista sekä sietämään epävarmuutta ja tämän muutosvalmiuden varmistamiseen tarvitaan aikaa. Muutoksen johtamisessa myös pettymykset ja epäonnistumiset on otettava johtamiseen liittyvinä taidollisina tekijöinä huomioon ja johtajat tarvitsevat työkaluja tätä varten.

Hankkeessa hyödynnetään vuoden 2016 keväällä tehtävän kirjastojen valtakunnallisen asiakaskyselyn tuloksia ja tehdään tulosten pohjalta kirjastokohtaiset kehittämistoimenpiteiden suunnitelmat jokaiselle kirjastolle. Asiakaskyselyn tulosten pohjalta työstetään myös taustaorganisaatiolle viestintää ja markkinointia varten esitteitä ja tiivistelmiä yksittäisen kirjaston merkityksestä ja vaikuttavuudesta yhteisölleen. Hankkeeseen halutaan sitouttaa myös kirjastojen yhteistyökumppanit, joten workshopiin otetaan mukaan myös asiakkaiden edustajia, joita ovat lautakuntien puheenjohtajat. Samoin heidät kutsutaan kuuntelemaan hankkeen tuloksia.

Hanke käynnistyy syksyllä 2016 ja kestää vuoden 2017 loppuun saakka. Hankkeesta laaditaan raportti, joka on kirjastojen hyödynnettävissä.

I workshop – johtajat ja henkilöstö:

  • toimintaympäristön muutos, IFLA trendiraporttien käsittely  
  • valtakunnallisen asiakaskyselyn 2016 tulosten läpikäynti ja tiivistäminen
  • muutosvalmiuden testi

II workshop – johtajat:

  • muutosjohtaminen, teoria ja käytäntö
  • johtajan kehittymissuunnitelma muutosjohtajana
  • kirjastokohtaiset kehittämissuunnitelmat

III workshop –johtajat:

  • johtajan kehittymissuunnitelma muutosjohtajana
  • kirjastokohtaiset kehittämissuunnitelmat

IV workshop-johtajat ja henkilökunta:

  • viestintä- ja markkinointitaidot
  • kehittämissuunnitelmien yhteinen läpikäynti
  • hankkeen palaute

Hankkeen toimenpiteetja tulokset:

Yksittäiselle työntekijälle

-kirjaston kehittämissuunnitteluun osallistuminen

-omien muutosvalmiustaitojen arviointi ja kehittäminen

-viestintä- ja markkinointitaitojen arviointi ja kehittäminen

Kirjastojen johdolle ja esimiehille

-tukea ja edistää henkilöstön osaamisen kehittämistä

-edistää kulttuurin muutosta

-kehittää omia muutosjohtamisen taitoja ja työvälineitä

-koota tietoa kirjaston palveluiden merkityksestä ja vaikuttavuudesta

-välittää tietoa kirjaston merkityksestä ja vaikuttavuudesta

 

 

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Etelä-Pirkanmaan kirjastot
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Etelä-Pirkanmaan kirjastot (Akaa, Lempäälä, Pälkäne, Vesilahti, Urjala ja Valkeakoski)

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeen tavoitteena oli Etelä-Pirkanmaan kirjastojen (Akaa, Lempäälä, Pälkäne, Vesi-lahti, Urjala, Valkeakoski) kirjastojen toiminnan ja tulevaisuuden palveluiden suunnittelu. Kirjastoihin kohdistuvat muutos- ja talouspaineet, joihin vastaaminen yhdessä luo uutta näkemystä. Kirjastojen henkilöstömäärä on yhteensä noin 48 henkilötyövuotta. Kirjastojen toimintakonsepti edellyttää päivittämistä. Kirjaston johdon roolina on edistää muutosta, kyseenalaistaa vakiintuneita asioita sekä testata uusia asioita ja käytäntöjä, niin että kirjasto voisi uudistua ja luoda uutta.
Hankkeella haluttiin kehittää Etelä-Pirkanmaan alueen kirjastojen palveluiden kehittämistä tukemalla kirjastojen muutosjohtamista järjestämällä alueen kirjastoille kolme yhteistä workshopia vuosien 2016-2017 aikana.
Hankkeessa toteutettiin ensimmäinen workshop lokakuussa 2016 suunnitelman mukaisesti. Seminaaripäivään osallistuivat kirjastojen henkilökunta sekä luottamushenkilöitä. Iltapäivän workshop toteutettiin palvelumuotoilun metodien avulla. Iltapäivän pohdinnan tuloksista koostettiin raportti, jota kirjastoissa käsiteltiin kirjastonjohtajien johdolla loppuvuoden 2016 aikana. Kirjastojen tältä pohjalta tuottamat kehittämisideat käsiteltiin hankkeen johtoryhmässä tammikuussa 2017 ja sovittiin tarkemmin yhteisistä kehittämiskohteista.
Johtajien yhteiset työpajat (kolme työpajaa) toteutuivat hankkeen aikana (tammikuu, elokuu, lokakuu 2017) aikana, jolloin käsiteltiin johtamista ja erityisesti muutosjohtamista yhteisten työpajojen aikana. Lisäksi kehitettiin johtajien muutosjohtamistaitoja perehtymällä coaching-mentelmään.
Kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut yhä monimutkaisemmaksi, taustalla digitalisaatio ja uudet mediat. Myös toimintaympäristön tiedontarve muuttuu ja tämä lisää uusien taitojen tarvetta, kuten toimintaympäristön monitorointia, informaation järjestämistä uudella tavalla ja viestintätaitoja. Kirjaston toimintaympäristön muutosta ja tulevaisuuden näkymiä avattiin kirjastojen henkilökunnalle suunnatuissa työpajoissa, joissa pohdittiin ja kehitettiin ensimmäisen seminaarin aikana löydettyjä tulevaisuuden polkuja kirjastolle. Kirjastojen henkilökunta oli mukana kolmessa eri workshopeissa, jotka käsittelivät muutosta, markkinointia ja viestintää sekä koulutuskonseptia kirjaston ja koulun välillä.
Hankkeen yleistä arviointia: Hankkeen alkuperäistä suunnitelmaa pystyttiin hyvin toteuttamaan, sillä tavoitteena ollut henkilöstön muutoksen pohdinta ja aktivointi muutokseen osallistujina ja toteuttajina saatiin hyvin käyntiin.
Johtajille suunnattu muutosjohtajuus toteutui myös ja johtajat osallistuivat aktiivisesti työpajoihin.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Etelä-Pirkanmaan kirjastojen yhteinen esite

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Seminaarien ja työpajojen vaikuttavuutta kirjastoissa voidaan selvittää eri tavoin ja tiettyjä uusia toimintatapoja on jo otettu käyttöön. Uuteen kirjastolakiin liittyviä kysymyksiä, kirjaston roolia, demokratian toteuttamista, yhteisöllisyyttä ja elinikäistä oppimista pohdittiin kirjastoissa. Kirjastossa otetaan tabletteja käyttöön. Kirjastoissa otetaan ylipäätään huomioon kirjastotilan muunneltavuus.
Seminaarien ja työpajojen vaikuttavuutta kirjastoissa voidaan selvittää eri tavoin ja joitain uusia toimintatapoja on jo otettu käyttöön:
Yleistä muutokseen liittyen: Uuteen kirjastolakiin liittyviä kysymyksiä, kirjaston roolia, demokratian toteuttamista, yhteisöllisyyttä ja elinikäistä oppimista pohdittiin kirjastoissa. Kirjastossa otetaan tabletteja käyttöön. Kirjastoissa otetaan ylipäätään huomioon kirjastotilan muunneltavuus.
Viestintä ja markkinointi: Kirjastot välittävät toisilleen tietoja kirjaston tapahtumista edelleen asiakkaille viestittäväksi. Kirjastot tulevat ottamaan käyttöön sosiaalisen median kanavia. Tiedottamiseen saatiin uusia ideoita. Tiedotusta voi tehdä useammin varsinkin Facebookissa, myös erilaisista kirjakilpailuista ja palkinnoista
Koulutus: Koulutuksen konseptointi, pedagoginen osaaminen –seminaari innosti henkilöstöä ja kirjastoissa saatiin uusia ideoita, joita tulemme käyttämään seuraavissa opetustilanteissa sekä mahdollisesti otamme mietittäväksi hankkeen yhteistyöstä koulun kanssa tiedonhakuprojekteissa. Yhteistyötä voisi tehdä enemmän koulujen kanssa. Sivistyspalvelukeskus otetaan suunnitteluun enemmän mukaan sekä opettajat ja pidetään yhteisiä kokouksia. Toimintaa suunnitellaan yhdessä. Henkilökunta sai hyviä eväitä omaan koulutustyöhönsä, sillä he olivat päivästä innoissaan ja pitivät siellä oppimaansa tärkeänä. Henkilökunta myös kertoi oppimistaan asioista henkilökuntakokouksessa.
Johtajuus: Johtajat pohtivat yhdessä muutosjohtajuutta ja saivat palautetta omasta johtamistyylistään sekä muutosjohtajuutta varten coaching-työkaluja, joita myös käytännössä harjoiteltiin.
Verkostoituminen: Johtajat ja henkilökunta tutustuivat toisiinsa yhteistyön merkeissä ja lisäksi hankkeen aikana sovittiin tiettyjen kirjastojen alueella toimivan Valkeakoski-opiston kanssa yhteistyön kehittämisestä esim. tapahtumien järjestämisestä ja niiden välittämisestä striimaamalla.
Vaikuttaminen: Sivistysjohtajat ja lautakuntien puheenjohtajat osallistuivat aloitusseminaariin. Hankkeessa laadittiin yhteinen esite uudesta kirjastolaista, kirjastojen asiakaskyselyn tuloksista ja asiakkaiden mielipiteistä kirjastoista jaettavaksi uusille 2017 aloittaville lautakuntien jäsenille.

Jatkotoimenpiteet: 

Johtajuus: Johtajat saivat palautetta omasta johtamistyylistään sekä johtajuuden työkalupakkiin saatiin muutosjohtajuutta varten erityisesti coaching-työkaluja.
Kirjaston tarjoama koulutus: Yhteistyötä tehdään jatkossa yhä enemmän koulujen kanssa. Palvelukeskus otetaan suunnitteluun enemmän mukaan sekä opettajat ja pidetään yhteisiä kokouksia
Viestintä ja markkinointi: Kirjastot välittävät toisilleen tietoja kirjaston tapahtumista edelleen asiakkaille viestittäväksi. Kirjastot tulevat ottamaan käyttöön sosiaalisen median kanavia

Lisätietoa: 

Kyseessä oli kirjastojen yhteinen hanke, joten oma rahoitus sisältää kaikille osallistuneille kirjastoille kertyneitä matkakustannuksia (kuten työpajoihin osallistuminen),muita henkilöstökuluja (kuten työaika), palvelujen osto sekä tilakustannukset.

Aloituspäivämäärä : 
01/08/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€28 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 200
Budjetti euroissa yhteensä: 
€31 200
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€19 845
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 845
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
6kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
160henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€15 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio: http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2016.

 
okm
avi