Extreme makeover: Library Edition – uusi kirjastopalvelu 2030
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Vaasan kaupunginkirjasto/Sami Varjo
Vaasan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 235
65101
Kirjaston puhelin : 
+358 6 325 3520
Kirjaston sähköposti : 
marita.ahola@vaasa.fi
ISIL-tunnus : 
FI VM
Y-tunnus : 
0209602-6
Yhteyshenkilön nimi : 
Marita Ahola
Puhelin : 
+358 6 325 3520
Sähköposti : 
marita.ahola@vaasa.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on osallistaa käyttäjät suunnittelemaan kirjastopalveluita, uusien palveluiden testaaminen ja käyttöönotto sekä työyhteisön valmentaminen. Työyhteisön valmentamisessa keskeistä on uuden oppimisen ja oivaltamisen lisäksi työhyvinvointi ja yhteisöllisyys.

Pitkän tähtäyksen tavoite on uusia palvelumuotoja tukeva strategia ja organisaatio. Hankkeesta saadaan hyviä linjauksia ja kokemuksia strategiatyöhön. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Palveluiden kehittämiseen osallistuneiden käyttäjien määrä

Asiakastyytyväisyyden lisääntyminen (käyttäjäkysely)

Palveluiden käytön lisääntyminen (tilasto)

Yhteistyöhankkeiden määrä

Epäonnistuneiden/onnistuneiden kokeilujen määrä

Kuvaus : 

Uusi kirjastoajattelu edellyttää käyttäjien ottamista mukaan ja työyhteisön valmentamista

Työnteon mallit ovat muuttumassa ja digitaalisaatio haastaa kaikkia ajattelemaan myös palvelut uudella tavalla. Digitaalisaatio mahdollistaa uusien työtapojen käyttöönoton: työ ei välttämättä enää ole työpaikalla omassa työpisteessä vaan työtä tehdään erilaisissa paikoissa ja olosuhteissa.  Kirjastopalvelua voidaan viedä yhä enemmän sinne missä ihmiset ovat. Samaan aikaan kirjaston tiloja voidaan muokata monitoimisimmiksi kohtaamispaikoiksi. Kirjastohenkilöstö on uuden oppimisen äärellä.

SOTE-uudistuksen jälkeen kirjasto on merkittävässä roolissa osana sivistyskuntaa ja yhteistyö eri tahojen kanssa nousee entistä keskeisemmäksi toiminnaksi. Kirjastopalvelu on rakennettava asiakaslähtöisesti ja toiminnan on tuettava koko kunnan etua. Palveluiden on myös oltava esteettömiä, ekologisia ja elämyksellisiä. Tämä haastaa kirjastoammattilaisen oppimaan uutta ajattelua.

Kirjaston käyttäjät (asiakkaat, poliittiset päättäjät, henkilökunta) osallistuvat työpajoihin, joissa ideoidaan uusia palveluita ja kehitetään jo olemassa olevia. Palveluiden uudistaminen edellyttää myös vahvaa benchmarkkausta: otetaan oppia jo tehdyistä uudistuksista sekä kotimaassa että kansainvälisesti. Tehdään vierailuja kiinnostaviin kohteisiin ja kutsutaan kiinnostavia vieraita kertomaan uudistusprosesseista. Benchmarkattua tietoa viedään käsiteltäväksi asiakasworkshoppeihin ja sovelletaan omaan toimintaan sopivaksi. Työyhteisön valmentamiseksi järjestetään koulutustilaisuuksia, joissa henkilökunnalla on mahdollisuus oppia ja kehittää uuden kirjaston edellyttämää uudenlaista ajattelua ja toimintakulttuuria. Uusia palveluita kokeillaan nopeasti, opetellaan sietämään epäonnistumisia ja iloitsemaan onnistumisista.

Isot laivat kääntyvät hitaasti, joten on syytä aloittaa kääntäminen nyt

Vaasan kaupunginkirjastossa laivaa on jo alettu kääntää: organisaatiouudistuksesta on puhuttu useamman vuoden ajan, henkilökunta on MBTI-testattu ja sillä haettu erilaisten toimintatapojen ymmärtämistä, johtoryhmä on aloittanut toimintaympäristön muutoksen analysoinnin PESTLE- työkalulla, tähtipurkkiin kerätään henkilökunnan onnistumisia, mahtavia mokia sekä ennen kaikkea unelmia eli visioita siitä millaisia haluamme olla tulevaisuudessa. Nämä ovat kuitenkin yksittäisiä toimia, joilla ei saada tehokkaasti muutosta aikaan, joten muutoksen hankkeistaminen on tarpeen.

Hankkeen aikataulutus

Hankkeen aloitus on keväällä 2017, jolloin toimenpiteet suunnitellaan ja aikataulutetaan tarkemmin, workshopit asiakkaille järjestetään keväällä-syksyllä 2017, uusien palveluiden testaus aloitetaan keväällä 2018, työyhteisön valmentamista tehdään koko ajan. 

Taloussuunnitelma

Hankkeen budjetti on 36 000 euroa, josta avustusta haetaan 26 000 euroa. Omarahoitusosuus on 10 000 euroa ja koostuu henkilökuntakuluista: koulutuksiin ja workshopeihin osallistuvien palkkakustannuksista. 

Benchmarkkaus ja työyhteisövalmennus: luennot 5000 euroa (mahdollisesti verokortilliset kulut), matkakulut 5000 euroa

Workshopit: markkinointisuunnitelma ja markkinointi 6000 euroa, konsultointi 7000 euroa, mahdolliset laitteet ja tavarat 3000

 

 

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Toiminnan raportointi

Hankkeen yhtenä tavoitteena oli henkilökunnan, asiakkaiden, sidosryhmien ja polittisten päättäjien osallisuuden lisääminen kirjastopalveluiden kehittämisessä. Toisena tavoitteena oli tehdä nopeita kokeiluja erilaisista palveluista. 

Hankkeessa järjestetiin kaksi tilaisuutta, joista ensimmäinen oli suunnattu työyhteisön valmennukseen ja toinen tilaisuus oli avoin kuntalaisille.

Työyhteisölle suunnattu tulevaisuuspaja järjestetiin 3.11.2017. Tulevaisuusorientoituneisuutta heräteltiin alustuksella, jonka jälkeen työhteisö hahmotti kirjastopalveluita vuonna 2030 kuviteltujen henkilöiden kautta. Työpajan tarkoitus oli  erilaisten asiakkaiden näkökulmasta lisätä tietoisuutta asiakkaiden käyttäytymisestä ja odotuksista kirjastopalveluille tulevaisuudessa. Työpajan avulla voi myös kehittää yhteisöllisyyden tunnetta: lopuksi muodostimme asiantuntevan ja osaavan ihmis-palvelukoneiston, jossa jokainen osa on tärkeä ja jonka avulla selviämme tulevista haasteista. 

Avoimessa, 18.9.2018 kirjaston Draama-salissa, pidetyssä tilaisuudessa pohjatiedoksi käytiin läpi käyttäjäkyselyn tulokset ja alustettiin tulevaisuusnäkökulmaan mm. erilaisia kirjastoja ja niiden palveluita esittelemällä. Osallistujat jaettiin ryhmiin, joissa pohdittiin kirjastopalveluita vuonna 2030 niin ikään kuviteltujen eri-ikäisten ja taustaisten henkilöiden lähtökohdista. Läsnäolijat saivat toivoa myös uusia palveluita kirjastoon ja niiden perusteella hankittiin 3D-tulostin, laserleikkuri ja ompelukone. 

Avointa tapahtumaa markkinoitiin hankkeen omalla ilmeellä nimellä Uusi kirjastopalvelu 2030 kirjastojen tiloissa, alueen lehdissä ja kirjaston sosiaalisessa mediassa.  Vaasan KultTour-lehti ilmestyi juuri sopivasti, joten tilaisuutta markkinoitiin myös siinä. Kirjastolla on oikeus käyttää hankkeen kuvaa jatkossa erilaisissa verkkojulkaisuissa ja sitä tullaan käyttämään mm. uusia asiakkaille hankittuja laitteita markkinoitaessa. Poliittisille päättäjille lähetettiin kutsukirje tilaisuuteen sähköpostitse.

Hankkeen aikana kirjaston palveluita kehitettiin lähestyttävämmiksi ja mm. uutisalueelle siirrettiin lähes kaikki lehdet. Aiemmin lehdet olivat pääsääntöisesti aiheenmukaisissa kokoelmissa eri kerroksissa. Vasaensis- kotiseutukokoelmaa karsittiin, jotta saatiin tilaa asiakkaiden toivomille laitteille. 

Vaikka hankkeessa panostettiin paljon markkinointiin, osallistujamäärä avoimessa tilaisuudessa oli aika vähäinen. 

Laitehankinnat tehtiin vasta 2018 loppuvuodesta, joten palvelun suosiosta ei ole kokemusta.  Laitteet otetaan käyttöön vuonna 2019 ja järjestetään avoimia koulutustilaisuuksia, joissa niiden käyttöä opastetaan.

 

 

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeessa opimme ainakin sen, että tulevaisuutta on vaikea ennustaa: olemme hyvin tiukasti kiinni nykyhetkessä, joten tilaisuuksissa visioidut asiat olivat hyvin käytännönläheisiä - ehkä hyväkin niin. Suurin hyöty oli kuitenkin tulevaisuusajattelumallin vieminen sekä työyhteisöön että kuntalaisille ja uskomme sen prosessin jatkuvan. Henkilökunnan työpajassa tuotettua materiaalia tullaan jatkossa hyödyntämään palveluiden kehittämisessä.

Vaikka runsaasta markkinoinnista huolimatta osaanottajamäärä oli vähäinen avoimessa tilaisuudessa, emme lannistu. Uskomme, että kirjaston palvelut saivat näkyvyyttä ja käyttäjille välittyi aito halumme ottaa kaikki mukaan kehittämään palveluita. 

Jatkotoimenpiteet: 

Järjestämme hankkeessa hankittujen laitteiden opastusta, Jatkamme myös kuntalaisten osallistamista eri tavoin. 

Lisätietoa: 

Palvelujen osto koostuu tilaisuuksiin palkatuista ulkopuolisista fasilitaattoreista henkilökunnalle järjestetyssä koko päivän tilaisuudessa fasilitointi ostettiin MUOVAlta ja avoimessa kuntalaistilaisuudessa fasilitaattorina toimi Päivi H. Jokitalo. Palveluna ostettiin myös avoimen tilaisuuden markkinointiin tarkoitettu ilme ja mainokset. 

Aloituspäivämäärä : 
02/04/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€26 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€10 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€36 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€13 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 000
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Tapahtumien lukumäärä: 
2kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
72henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€10 000
 
okm
avi