Finna Etelä-Karjalaan
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Heli Pukki
Lappeenrannan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Valtakatu 47
53100
Kirjaston puhelin : 
05-6162341
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@lappeenranta.fi
ISIL-tunnus : 
Fi-Lm
Y-tunnus : 
0162193-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Pötry Päivi-Linnea
Puhelin : 
040 594 9856
Sähköposti : 
paivi-linnea.potry@lappeenranta.fi
Hankkeen tavoite: 

Tavoitteena on tehdä kirjaston toimintaa tunnetuksi myös niiden kuntalaisten keskuudessa, jotka eivät vielä käytä kirjastopalveluja sekä toteuttaa kirjastojen tarpeisiin sopiva asiakasystävällinen, ajantasainen ja luotettavasti toimiva verkkokirjasto. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Sivuston valmistuminen määräajassa. Sisältöjen määrä.

Kuvaus : 

Tausta Etelä-Karjalan kirjastojen Heili-yhteistyö ja yhteinen näkyvyys sai hyvän alun vuonna 2013 kun alueen kunnat hankkivat yhteisen Aurora-järjestelmän ja kirjastoille saatiin yhteinen kirjastokortti ja käyttösäännöt sekä käynnistettiin säännölliset kuljetukset, jotka kattavat koko alueen. Heili-kirjastoille suunniteltiin yhteiset logopohjat useammassa värissä sekä hankittiin markkinointimateriaalia kuten roll-up’it, muovikassit ja kynät. Kirjastojen yhteinen näkyvyys ottaa seuraavan merkittävän askeleen, kun kirjaston liittyvät Finnaan. Vaikka Etelä-Karjalan kirjastoista Luumäen kunnankirjasto ei vielä kuulu Heili-kimppaan, markkinointiyhteistyö ja Finnan käyttöönotto suunnitellaan niin, että myös Luumäen kirjasto on mukana. Kehittyvän verkkokirjaston rinnalla näkyvyyttä parannetaan ja yhteistyötä tiivistetään markkinointia tehostamalla ja sosiaalisen median käyttöä lisätään. Sosiaalisen median käytön ensisijainen tarkoitus on tavoittaa myös ne kuntalaiset, jotka eivät käytä eivätkä tunne kirjaston nykyisiä palveluja. Erityisesti nuoria ja nuoria aikuisia on helppo tavoittaa verkkoyhteisöjen kautta. Tiedottamisen yhteyshenkilöiden rinki edistää myös muuta asiakastiedotusta ja kirjastojen henkilökunnan välistä yhteydenpitoa. Heili-kirjastot ovat jo päättäneet ottaa asiakaskäyttöliittymäksi Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakaskäyttöliittymä Finnan. Tällä hetkellä Heili-kirjastojen yhteisenä verkkokirjastona käytetään Aurora Opacia, joka ei vastaa nykypäivän asiakkaiden tarpeisiin. Kirjastojen asiakkaat ovat toivoneet Finnassa toimivia vuorovaikutteisia palveluja. Ulkonäkö ja käytettävyys ovat myös asiakkaita miellyttäviä Finnan ominaisuuksia. Aikataulu Heili-kirjastot on ilmoitettu mukaan Finnaan, käyttöönotto olisi mahdollista vuoden 2017 aikana. Luumäen kunnankirjasto valmistelee Heili-kirjastokimppaan liittymistä samana vuonna. Finnan käyttöönoton aika on luonteva paikka myös kirjaston näkyvyyden lisäämiseen sosiaalisen median mahdollisuuksia ennakkoluulottomasti käyttäen markkinointia tehostaen. Tavoitteet ja toteutus Tavoitteena on tehdä kirjaston toimintaa tunnetuksi myös niiden kuntalaisten keskuudessa, jotka eivät vielä käytä kirjastopalveluja sekä toteuttaa kirjastojen tarpeisiin sopiva asiakasystävällinen, ajantasainen ja luotettavasti toimiva verkkokirjasto. Yhteisen verkkosivuston suunnittelu ja luominen sekä asiakasliittymän integrointi vaativat ulkopuolista osaamista ja asiantuntevaa ohjausta. Graafiseen suunnitteluun ja käytettävyyssuunnitteluun, sekä markkinoinnin tehostamiseen ja laadun parantamiseen, tarvitaan asiantuntija-apua. Toimenpiteet: - nimetään tiedottamisen yhteyshenkilö jokaisesta alueen kirjastosta - palkataan hankkeeseen markkinoinnin ja tiedottamisen ammattilainen, joka jalkauttaa osaamista omista palveluista kertomiseen ja ohjaa kirjastojen Finna-sivuston graafista- ja sisältösuunnittelua - perustetaan ja ylläpidetään Heili-kirjastojen yhteisiä ja/tai kirjastoissa yhdenmukaisin periaattein ylläpidettäviä tilejä sosiaalisen median palveluihin (esim. Google+, Twitter, Flickr, Instagram, Pinterest, YouTube, Second Life) Asiakasnäkökulmaa painotetaan Finna-sivuston rakentamisessa ja sen sisällöntuotannossa. Mm Lappeenrannan maakuntakirjastossa toimiva asiakasraati otetaan mukaan ideointiin, käyttöliittymän testaukseen ja suunnitteluun. Asiantuntijan palkkaamisella kirjastojen näkyvyyttä parannetaan ja yhteistyötä tiivistetään. Asiantuntijan avulla pyritään myös markkinoinnin kustannustehokkaaseen ja ammattimaiseen totetuttamiseen sekä parantamaan kirjastojen henkilökunnan markkinointi- ja tiedottamisosaamista Hankkeeseen palkataan hanketyöntekijä vuoden ajaksi. Lappeenrannan tietohallintoyksikön kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä. Kustannukset konsultoinnista sekä kirjastojen oman henkilökunnan osallistumisesta hankkeeseen maksetaan omasta talousarviosta. Hankkeen kustannukset: Henkilöstökulut Palkkakustannusten lisien laskennassa käytetyt kertoimet: - sivukulut 31 % - lomarahat 5 % - lomakorvauksen laskeminen: varsinainen kk palkka/20,83 x lomapäivien lukumäärä Hankkeeseen palkataan hanketyöntekijä vuodeksi (12 kk) - kuukausipalkka 2400 € - 12 kuukauden palkka 28 800€ - 12 kuukauden palkka sivukuluineen ja lomarahoineen 39614 € Hankkeelle perustetaan ohjausryhmä, tapaamisia järjestetään neljä. Ohjausryhmään tulee jäseniä Lappeenrannan kirjaston lisäksi Imatralta ja vähintään yhdestä pienemmästä kirjastosta. Ohjausryhmän jäsenten matkakulut (kilometrikorvaukseen (0,43 €) perustuen: kaksi henkilöä Imatran kirjastosta - 8 x Imatra-Lpr-Imatra 254 € - 4 x kunnankirjasto (arvioitu matka 40 km) 138 € palvelujen ostot 1. Koulutustilaisuudet alueen kirjastojen koko henkilökunnalle, n. 100 henkeä. - 4-5 osittain samansisltöistä n. neljä tuntia kestävää tilaisuutta, 300 € 2. Koulutustilaisuudet alueen kirjastoista kootulle 10-12 hengen ryhmälle asiakaskäyttöliittymän (Finnan) ylläpitoon ja sisällöntuotantoon sekä sosiaalisen median palveluihin ja sen tilien ylläpitoon - 1-5 päivää, 1000 € (sisältää Kansalliskirjaston asiantuntijan palkkion palkkion ja matkakorvaukset) Omarahoitusosuus Omarahoitusosuus koostuu kirjastojen oman henkilöstön työpanoksesta hankkeen aikana sekä projektityöntekijän työvälineistä. - Ohjausryhmä - Ohjausryhmän jäsenen viitteellinen kuukausipalkka 2800 €, sivukuluineen 3668 €, jolloin päiväpalkka on 122 €, kuusi henkilöä, neljä tapaamista = 3144 € - Koulutuspäivien järjestämiseen kuluva työaika 2 työpäivää - viitteellinen kuukausipalkka 2300 €, sivukuluineen 3013 €, päiväpalkka 105 € = 210 € - Projektityöntekijän työvälineet - Puhelimen ja työaseman kulut  kannettava tietokone = 600 €  tietokoneen ylläpito ja lisenssit (Saita Oy) 6 kk = 80 €  Puhelin (95 €) ja puhelinkulut (30 €), 6 kk = 125 € - Kirjaston oman henkilökunnan osallistuminen hankkeen toteuttamiseen ja koulutuksiin, henkilökuntaa alueella on n. 100, laskennallinen aika on 0,5 htv - viitteellinen kuukausipalkka 2000 €, sivukuluineen 2751 €, jolloin päiväpalkka on 92 €, 0,5 htv on yhteensä 16 506 €

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Imatran kaupunginkirjasto, Lemin kunnankirjasto, Parikkalan kunnankirjasto, Rautjärven kunnankirjasto, Ruokolahden kunnankirjasto, Savitaipaleen kunnankirjasto, Taipalsaaren kunnankirjasto, Luumäen kunnankirjasto, Lpr kaup.tietohallinto, Kansalliskirjasto
Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Projektiin työntekijäksi nimettiin Lappeenrannan kaupunginkirjaston erikoiskirjastonhoitaja Paula Mäkelä ja hänelle palkattiin sijainen. Paula Mäkelällä oli jo entuudestaan html-osaamista sekä kokemusta verkkosivujen rakentamisesta, lisäksi haluttiin, että projektin aikana hankittu tietotaito ja ylläpitoon syvällinen perehtyminen jää jatkossakin Heili-kimpan hyödyksi ja käyttöön. Finna-työryhmään nimettiin n. 15 henkilöä sparraamaan, ideoimaan ja testaamaan toiminnallisuuksia ja sivuston sisältöjä. Työryhmä kokoontui muutaman kerran koko laajuudessaan, lisäksi sisäisessä tiedottamisessa ja tiedonkeruussa projektin eri vaiheissa käytettiin sähköpostia.

Asiakasnäkökulmaa painotettiin, Lappeenrannan kaupunginkirjaston asiakasraati oli mukana hankkeessa testaajana ja ideoijana. Verkkosivusto pidettiin asiakkaille testikäytössä joitakin kuukausia, sinä aikana kertynyt palaute kerättiin ja käytettiin hyödyksi. Mm. Turun kaupunginkirjastosta saatiin paljon tukea ja ohjausta sekä vuosien saatossa muodostuneita verkostoja hyödynnettiin tarkoin. Hanke on lisännyt kirjastojen yhteistyötä yli maakuntarajojen

Tarkoituksena oli tehostaa kirjaston näkyvyyttä sekä tehdä Heili-kimpan verkkopalvelusivusto houkuttelevaksi ja sisällöltään monipuoliseksi. Ulkoasun värimaailma valittiin kimpan omista väreistä. Kuosit ja värit muokattiin niiden perusteella, osin käytettiin Heili-kimpan logon suunnitteleman mainostoimiston apua. Käyttöönottovaiheessa, ja jo ennen sitä, uudesta verkkosivustosta tiedotettiin kirjastojen kotisivuilla ja laadittiin mainoksia. Alueen paikallismedia julkaisi useita juttuja verkkokirjaston vaihdoksesta. Finna-sivuston markkinointia koordinoitiin Lappeenrannan maakuntakirjastosta (nyk. Lappeenrannan kaupunginkirjasto). Avuksi laadittiin tiedotteita ja hankittiin mainosmateriaalia, kyniä ja heijastimia, asiakkaille jaettavaksi. Projektin aikana perustettiin myös Instagram- ja Twitter-tilit, joiden päivittämis- ja seurantavastuut jaettiin.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 
Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Heili-kimpan verkkosivu on nyt ajanmukainen, sisältörikas ja houkutteleva. Kimpan aikaisempi verkkopalvelu ei ollut verkkosivusto lainkaan, harppaus eteenpäin on ollut huima. Asiakkailta on tullut paljon myönteistä palautetta, toki kriittisiäkin kommentteja on saatu. Kaikki palaute kerätään ja käytetään hyväksi sivuston kehitystyössä

Finnan avulla voimme tarjota asiakkaille muutakin kuin pelkän verkkokirjaston. Finnassa voimme antaa asiakkaille aineistosuosituksia erilaisin tavoin. Myös kirjastojen erilaisia palveluja markkinoidaan Finnan kautta, näitä palveluja ovat esimerkiksi Kirjasampo, Musiikkikirjastot.fi, Sivupiiri, Celia-kirjasto ja Viittomakielinen kirjasto . Sivustolle on luotu omat vinkkinäkymät lasten-, nuorten ja musiikkiaineistolle. Vinkkipalstalla kirjastojen henkilökunta suosittelee kirjallisuutta eri aihepiirien mukaan ja uutuushankinnat on nostettu esiin. Kuntien kotisivut ovat edelleen käytössä virallista tiedottamista varten, Finna-sivusto täydentää sitäkin tehtävää hienosti.

 

Jatkotoimenpiteet: 

Verkkosivuston kehittäminen jatkuu edelleen voimakkaana, sisällöntuotantoon on nimetty kirjastojen henkilökuntaa, henkilökunnasta löytyi riittävästi kiinnostuneita ja heille kaikille voitiin osoittaa oman kiinnostuksen mukainen sektori. Sisältöä tuotetaan, täydennetään ja päivitetään säännöllisesti. Sivuja kehitetään jatkuvasti uusia sisältöjä ja toiminnallisuuksia lisätään. Ylläpitotehtävään kouluttautuu parasta-aikaa toinenkin erikoiskirjastonhoitaja ja ryhmää on tarkoitus suurentaa resurssien mukaan.

Aloituspäivämäärä : 
01/05/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€41 306
Oma rahoitus yhteensä: 
€20 665
Budjetti euroissa yhteensä: 
€61 971
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€26 740
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 740
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
2kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
34henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
3kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
48henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€20 000
 
okm
avi