Huominen tehdään tänään
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Raahen kaupunki, Päivi Kurola
Raahen kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Rantakatu 45
92100
Kirjaston puhelin : 
040 135 6799
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@raahe.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Raahe
Y-tunnus : 
1791817-6
Yhteyshenkilön nimi : 
Timo Töyräs
Puhelin : 
044 439 3322
Sähköposti : 
timo.toyras@raahe.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on tehdä osaamiskartoitus ja valmistautua organisaatiotasolla huomisen haasteisiin Raahen kaupunginkirjastossa.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Osaamiskartoituksen raportti käytännön toimenpiteiden seuranta tehdyn osaamiskartoituksen pohjalta.

Kuvaus : 

HANKKEEN KUVAUS

Raahen kaupunginkirjastossa tapahtuu isoja suunniteltuja muutoksia samaan aikaan, kun henkilöstö ikääntyy ja osin eläköityy. Outi-kimppaan liittyminen vaatii uudenlaista ajattelutapaa, sillä Raahen kaupunginkirjasto ei ole aiemmin kuulunut vastaavan kaltaiseen laajaa yhteistyötä tekevään kimppaan. Yhteistyö muiden alueen kirjastojen kanssa mahdollistaa Raahen kaupunginkirjaston toimipisteiden yksilöllisen kehittämisen, jonka avulla säästetään mm. kokoelmaresursseja ja edistetään työtaakkojen tasaista jakautumista. Raahen kaupunginkirjasto on ottamassa keväällä 2016 käyttöön uuden Koha-kirjastojärjestelmän. Tämä vaatii uutta tietoteknistä ja taloudellista osaamista. Nykyisessä asiakaspalvelu-hankkeessa kirjaston toimintoja ja prosesseja tarkastellaan asiakasnäkökulmasta ja pyritään osin palvelumuotoilun avulla luomaan palvelupolkuja ja -paketteja. Kotipalveluhankkeessa aloitetaan kirjaston kotipalvelu. Yhteistyössä julkisen, yksityisen ja kolmannen sektorin kanssa kirjasto sitoutuu entistä tiukemmin osaksi ympäröivää yhteiskuntaa. Suunnitellut muutokset, hankkeissa aloitetut toiminnot, henkilöstön asenteiden muuttaminen, sosiaalisen pääoman lisääminen ja ammatti-identiteetin vahvistaminen vaativat toimia pitkällä aikavälillä.

HANKKEEN TEEMAT

  1. Organisaatio: Tarkastellaan kirjaston toimipisteitä, henkilöresursseja, niiden jakautumista ja työnkuvia organisaation ja palveluprosessien näkökulmista.
  2. Henkilökunta: Tehdään osaamiskartoitus, jossa selvitetään miten henkilökunnan nykyinen ammattitaito vastaa palveluprosesseja, uusia toimintoja ja eri toimipisteiden tarpeita. Pohjana käytetään aiemmin tehtyä osaamiskartoitusta.
  3. Yksilö: Muokataan työnkuvat vastaamaan henkilöiden osaamista, palveluprosesseja, uusia toimintoja ja eri toimipisteiden tarpeita.
  4. Kannustetaan yhteistyöhön muiden toimijoiden kanssa ja koulutetaan henkilökuntaa markkinoimaan kirjastoa ja osaamistaan. Tavoitteena on 2-3 uutta yhteistyökumppania.
  5. Seurataan henkilökunnan osaamisen kehittymistä, henkilöresurssien ja työtaakkojen jakautumista ja palveluprosessien toimivuutta.

Hanke koskee koko Raahen kaupunginkirjastoa ja siinä kiinnitetään huomiota erityisesti resurssien jakamiseen ja henkilökunnan ammatilliseen kehittämiseen niin toimipisteittäin kuin yksilötasolla. Hankkeessa on useita projektiryhmiä, jotka koostetaan teemojen ympärille. Ohjausryhmänä toimii kirjaston johtoryhmä.

AIKATAULU

Hankkeen tavoitteisiin pyritään vuoden aikana, jonka jälkeen seuraavan vuoden aikana käytetään 3 kuukautta hankkeen seurantaan ja tavoitteiden toteutumisen arviointiin.

Hanke toteutetaan 1.10.2016 - 31.12.2017. Seurantaa tehdään hankkeen aikana, mutta myös sen jälkeen.

KUSTANNUKSET

Hankkeen kokonaisbudjetti on 61 000 €. Kustannusarvio koostuu pääasiassa työntekijän palkkakuluista työnantajamaksuineen (46 000 €) ja kouluttautumiskustannuksista (3000 €). Työntekijä palkataan puolittain hankkeeseen ja puolittain sijaistamaan vakituista henkilökuntaa, jotta he voivat irrottautua työtehtävistään hanketyöhön. Omarahoituksen määrä on noin 20 % kokonaisbudjetista. Omarahoitus koostuu johtamis- ja työryhmäkuluista ja matkakuluista.

TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN

Hankkeen tuloksia hyödynnetään kirjasto-organisaation ja palveluprosessien kehittämisessä ja järjestämisessä. Tulosten avulla organisaation kehittäminen jatkuu hankkeen jälkeen. Hankkeen avulla henkilökunta huomaa entistä selvemmin osansa kirjasto-organisaatiossa ja kirjaston roolin yhteiskunnassa. Tämä hyödyntää välillisesti asiakkaita.

Aiemmat hankkeet: 

Strategia- ja osaamiskartoitus 2012-2013

Parempaa asiakaspalvelua 2015

Kotipalvelua Raahen kirjastoon 2015

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hanke aloitettiin rakkauskirje-tehtävällä, jolla kerättiin henkilökunnan mietteitä hankkeesta ja kirjaston tilasta ylipäätään. Yleinen asenne oli odottava.

Ensimmäinen hankkeen tehtävä oli vastuumatriisin koostaminen. Jokainen henkilökunnasta täytti oman henkilökohtaisen vastuumatriisin, joiden pohjalta hanketyöntekijä koosti koko henkilökunnan yhteisen vastuumatriisin. Tämä vastuumatriisi tarkastettiin ohjausryhmän kanssa ja esiteltiin koko henkilökunnalle.

24.5.2017 pidettiin koko henkilökunnalle hankepäivä, jossa aamupäivällä luennoi lehtori Ulla Virranniemi tekijänoikeuksista kirjastoissa. Tämä luento oli erittäin tarpeellinen ja koulutuksen hyöty näkyi osaamiskartoituksen tuloksissa. Hyvin suunniteltu koulutus kannattaa aina. Luennon jälkeen vietettiin aikaa yhteishenkeä ja ryhmätyöskentelytaitoja parantaen.

Osaamiskartoitus suunniteltiin edellinen osaamiskartoitus mielessä, mutta reilusti osaamisalueita uudistaen tilanteen vaatimalla tavalla. Osaamiskartoitus toteutettiin KyselyNetti-ohjelmalla. Kyselyn tukena oli hanketyöntekijän jatkuva havainnointi peruskirjastotyötä tehdessä. Kahta osaamiskartoitusta vertaamalla saatiin selville, että isot muutokset organisaatiossa ovat vieneet voimia ja kehitys on hidastunut. Henkilökunnan jaksamisen tukemiseen tarvitaan kaupungilta panostusta. Lisäresurssit parantaisivat jaksamista ja sisäinen kirjastoalan liekki roihuaisi paremmin.

Joulukuussa pidettiin ensimmäisenä pääkirjastolla luova palaveri kirjaston tulevaisuudesta ja pohdittiin mikä meissä on hyvää. Tällä osallistuttiin Kehujen keskiviikko -tapahtumaan.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Hankkeen aikana luotiin vastuumatriisi, joka selvittää henkilöstön vastuualueet ja auttaa uusien työntekijöiden perehdyttämisessä.

Tekijänoikeudet kirjastoissa -luentojen materiaali saatiin lehtori Ulla Virranniemeltä, jotta henkilökunta voi kerrata tekijänoikeuskysymyksiä jatkossakin.

Kirjastopalveluista luotiin yleisesittely.

Pääkirjaston työajoista ja liukumista muotoiltiin työaikamääräys.

Uutena aineistonäyttelynä kehitettiin ”viikon kotimainen”, jota laajennetaan jatkossa musiikkiaineistosta muuhunkin aineistoon.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hanke on selvästi herätellyt kirjaston henkilökuntaa. Vire on kääntynyt positiivisempaan suuntaan. Osaamiskartoituksen tulokset auttavat henkilöstöä hahmottamaan oman osaamisensa ja pohtimaan sen kehittämistä. Valitettavasti heikentyneet henkilöstöresurssit suhteessa vakituisen henkilöstön korkeaan keski-ikään luovat haasteita. Koulutuspäivällä oli suora vaikutus kyseisen osaamisalueen tuloksiin.

Osaamiskartoitus on osoittanut, että Raahen kaupunginkirjasto on kokonaisuus, johon jokainen voi vaikuttaa. Yhteishenki on tärkeä osa huomisen rakentamisessa.

Jatkotoimenpiteet: 

Päivitetyn vastuumatriisin vastuualueet siirretään kehityskeskusteluissa henkilökunnan toimenkuviin. Hankkeen aikana toivottu luova palaveri laajennetaan koko kirjaston henkilöstölle pääkirjaston kokeilun jälkeen. Osaamiskartoituksessa suurimmaksi koulutustarpeeksi noussut tietotekniikkaa ja sen tulevaisuus toteutetaan lähitulevaisuudessa. Työajanseuranta otetaan säännöllisesti toistuvaksi. Työaikojen hyvästä noudattamisesta palkitaan.

Lisätietoa: 

Henkilökunnan osallistumisesta on tuntikirjanpito. Kaupungin muusta maksuosuudesta on kuitit.

Aloituspäivämäärä : 
01/10/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€49 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€12 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€61 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€36 217
Oma rahoitus yhteensä: 
€10 321
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
1kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
25henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
0kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
0henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€23 000

Katso Perustelumuistio 2016 Hankerekisteristä.

 
okm
avi