Hyvät palvelut toimivissa kirjastotiloissa: palveluprosessien uudistaminen Pukkilassa ja Porvoossa
Vuoden 2015 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Porvoon kaupunginkirjasto - Uudenmaan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Papinkatu 20
06100
Kirjaston puhelin : 
019 5202417
Kirjaston sähköposti : 
paakirjasto@porvoo.fi
ISIL-tunnus : 
FI Pom
Y-tunnus : 
1061512-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Asko Rossi
Puhelin : 
0404899737
Sähköposti : 
asko.rossi@porvoo.fi
Hankkeen tavoite: 

Kirjastotilojen uudistaminen on tullut ajankohtaiseksi sekä Pukkilassa että Porvoossa. Yhteistyöllä tilasuunnitteluprosessin aikana on tarkoitus luoda yhdenvertaiset tilalliset palvelut Uudenmaan kahteen kuntaan.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Ergonomisten muutosten onnistuminen. Sairauspoissalojen väheneminen. Asiakastyytyväisyyden parantuminen.

Kuvaus : 

Kirjastotilojen uudistaminen on tullut ajankohtaiseksi sekä Pukkilassa että Porvoossa. Yhteistyöllä tilasuunnitteluprosessin aikana on tarkoitus luoda yhdenvertaiset tilalliset palvelut Uudenmaan kahteen kuntaan. Asiakkaan näkökulmasta palveluiden laadun tulisi olla yhtä hyvä riippumatta siitä ollaanko maakuntakirjastossa keskisuuressa kaupungissa vai maalla pienessä kunnankirjastossa. Yhteisellä samanaikaisella suunnittelulla pyritään tasavertaisiin palveluihin tilallisten uudistusten ja palveluprosessien tarkastelun ja yhteisesti luotavan uuden palvelukonseptin avulla. Hankkeen aikana benchmarkataan palveluita ja tiloja puolin ja toisin. Kehittämistyössä käytetään mm. Mystery shopping -menetelmää. Hankkeen taustaa PUKKILAN KUNNANKIRJASTO Pukkilan kirjasto toimii 1992 rakennetussa kiinteistössä. Alun perin kirjastokäyttöön rakennetut tilat ovat palvelleet tarkoitustaan hyvin, mutta alkavat olla perusteellisen uusimisen tarpeessa jotta ne vastaisivat nykyaikaisille kirjastotiloille asetettavia vaatimuksia. Esteettömyys ei toteudu nykyisissä tiloissa ja kirjastokalusteiden ergonomia on todettu työhyvinvoinnin kannalta huonoksi. Kirjastossa työskentelee pääasiassa yksi henkilö sekä päivisin että iltaisin, mistä aiheutuu haasteita työssä jaksamisen ja työturvallisuuden kannalta. Kirjastotiloista puuttuu mahdollisuus jakaa tiloja eri äänivyöhykkeisiin. Aineiston suhteen ei olla läheisessä yhteistyössä muiden kirjastojen kanssa kaukolainausta lukuun ottamatta. Suppeat aukio-oloajat ja kunnan muista palveluista hieman syrjässä oleva sijainti heikentävät kirjaston saavutettavuutta. Pukkilan kunnankirjaston lainaus ja kävijämäärät ovat kaukana valtakunnallisten ja maakunnallisten keskiarvojen alapuolella. Kunnan vaikea taloudellinen tilanne pakottaa arvioimaan myös toimitiloja ja kirjaston siirtyminen hyvinvointikeskus Onnin yhteyteen on yksi vaihtoehto. Hyvinvointikeskus valmistui 2007. Rakennuksessa ovat kunnan työllistämispalvelut, yhteispalvelupiste ja toiminnanjohtajan-, kiinteistöhuollon- sekä ruoka- että siivouspalveluiden työpisteitä. Talossa on myös Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän palveluita; hoivaosastot, kotihoito, lääkäri, sairaanhoitaja, terveydenhoitaja, hammaslääkäri, neuvola ja fysioterapeutti. Lisäksi Onnissa on apteekki sekä kuntalaisten yhteisenä olohuoneena toimiva kahvio. Hyvinvointikeskus Onni on saanut paljon tunnustusta arkkitehtuurinsa, monimuotoisuutensa, esteettömyytensä ja muunneltavuutensa ansiosta. Kirjastopalveluiden siirtäminen hyvinvointikeskus Onniin tarjoaisi mahdollisuuden päivittää kirjastotilat monikäyttöisyyden, esteettömyyden ja työolosuhteiden kannalta tälle päivälle. Samalla Hyvinvointikeskuksen palveluvalikoimaan saataisiin yksi keskeinen tekijä lisää. Hankkeen tavoitteet Selvitetään miten kirjaston siirto Hyvinvointikeskus Onniin pitäisi toteuttaa, löydettäisiinkö kirjasto Hyvinvointikeskus Onnissa paremmin vai jäisikö se muiden toimintojen alle, olisiko mahdollista löytää uusia yhteistoimintamuotoja jolla kuntalaisten hyvinvointia voitaisiin edistää? Olisiko sittenkin parempi kehittää nykyisiä tiloja toimivammiksi ja houkuttelevammiksi? Selvitetään myös miten Pukkilan yhteistyössä naapurikuntien kanssa tulisi organisoida kirjastopalvelunsa jotta kirjaston asiakkaat jatkossakin olisivat tyytyväisiä ja kokisivat saavansa isompien kirjastojen palveluiden kanssa vertailukelpoista palvelua. Toimenpiteet Pukkilan osalta: Kirjaston prosessit käydään läpi käyttäjänäkökulmaa painottaen ja selvitetään todelliset tilatarpeet. Selvitetään yhteistyömahdollisuudet kunnan toimijoiden, naapurikuntien kirjastojen ja kolmannen sektorin toimijoiden kanssa. Tältä pohjalta laaditaan suunnitelma kirjaston palveluiden, toimintaperiaatteiden ja tilojen päivittämiseksi ottaen huomioon hyvinvointikeskus Onnin tarjoamat tilojen ja henkilöstön yhteiskäyttömahdollisuudet, aukio-olon laajentamismahdollisuudet, sekä yhteistyön syventäminen muiden kirjastojen kanssa. Selvitys tehdään samassa yhteydessä Porvoon kaupunginkirjaston tilasuunnitteluhankkeen kanssa. Näin voidaan hyödyntää samoja asiantuntijoita ja tutkimusasetelmia Maakuntakirjaston laajaa asiantuntemusta päästään hyödyntämään Pukkilan palveluprosessien arvioinnissa samalla kun Porvoon kaupunginkirjaston tilasuunnittelua voidaan käyttää vertailukehittämistapauksena. Yhteistyöllä edistetään kirjastopalveluiden mahdollisimman yhdenvertaista toteutumista asuinkunnasta riippumatta. Menetelmiä ja tuloksia voidaan hyödyntää Myrskylän kunnankirjastossa ja vastaavissa pienissä kirjastoissa. PORVOON KAUPUNGINKIRJASTO Hankkeen taustaa: Porvoon pääkirjastorakennus tulee 15 vuoden ikään helmikuussa 2015. Rakennus on palvellut toistaiseksi hyvin. Kirjastotyö on muuttunut monilta osin viime vuosina. Kirjastotila tarvitsee siksi päivitystä. Pääkirjaston suuri palvelutiski on uudistuksen tarpeessa. Tilamuutoksen avulla luodaan mahdollisuudet uudenlaisen asiakaspalvelutyölle. Siinä asiakkaiden kohtaaminen ja palvelutarve voi tapahtua myös epämuodollisesti. Hankkeen tavoitteena on viihtyisät muuntojoustavat tilat. Samalla kirjakokoelmia supistetaan suunnitelmallisesti. Toinen suuri tilamuutos on tarve vaihtaa kahden pääkirjaston osaston paikkaa keskenään. Muutoksen suunnittelun yhteydessä asiakkaiden odotukset selvitetään kyselyin ja asiakkaat osallistetaan muutostyöhön palvelumuotoilun menetelmin. Lasten- ja nuortenosasto on tarkoitus siirtää yläkertaan lukusalin kohdalle ja vastaavasti lukusali siirtyy alakertaan. Tarveselvitys- ja hankesuunnitelmatyö on jo aloitettu kirjaston henkilökunnan toimesta. Hankeen aikana muutoksen suunnittelu jatkuu palvelumuotoilun menetelmin projektityöntekijän vetämänä. Myös talon piirtänyt arkkitehtitoimisto Tuomo Siitonen otetaan suunnitteluun mukaan. Kolmas tilamuutostarve on Omatoimikirjaston/Meröppet bibliotek toimintojen nivominen yhteen oleviin kirjastotiloihin ja tarjottaviin kirjastopalveluihin. Tämä suunnittelutarve on pääkirjaston lisäksi kahdessa lähikirjastossa Kevätkummussa ja Gammelbackassa. Tila- ja toimintojen suunnittelu on tämän hankkeen puitteissa. Tarvittavat laitteet sisältyvät Porvoon kaupungin investointiohjelmaan. Kaikissa tehtävissä suunnitelmissa ja laadittavissa ratkaisuehdotuksissa huomioidaan yksityiskohdissa asiakkaiden esteettömyys ja henkilökunnan ergonomia. Hankkeen tavoitteet: Tehdään suunnitelma kirjastotilojen muutoksesta. Palkataan projektisuunnittelija, joka suunnittelee yhdessä henkilökunnan Porvoon kaupunginkirjaston eri toimipisteissä tehtävät tilamuutokset. Asiakkaiden tarpeet kartoitetaan, asiakkaat otetaan mukaan suunnittelutyöhön. Porvoo ja Pukkila käyttävät samaa suunnittelijaa ja sopivat suunnittelijan kanssa aikataulutuksen hankkeen koko keston ajan. Varataan osallistumismahdollisuus 1-2 kahdelle muulle uusimaalaiselle kunnalle tulla hankkeeseen mukaan hyödyntämään tehtäviä tilasuunnitelmia: Pukkilan ja Porvoon tilakonseptointi on hankkeessa ensisijaista. Toimenpiteet Porvoon osalta: Laaditaan suunnitelma Porvoon kaupunginkirjaston tilamuutoksista. Koulutetaan henkilökunta työskentelemään uudistettavissa tiloissa. Suunnitteluun voidaan käyttää oppilaitosten tarjoamia palveluita: Aalto-yliopisto, palvelumuotoilu; kirjastoalan oppilaitokset. Haetaan projektityöntekijän palkkaa yhteensä kahdelletoista kuukaudelle josta Pukkilaa koskevan työn osuus on kolme kuukautta ja Porvoota koskevan työn osuus on yhdeksän kuukautta.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Jan Nyström/Pukkilan kunnankirjasto, Asta Engström/Hyvinvointikeskus Onni
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Pukkilan kunnankirjasto Hyvinvointikeskus Onni Porvoon kaupunginkirjasto

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Porvoon, Pukkilan ja Myrskylän kirjastoissa tehtiin suunnitelmat kirjastotilojen uudistamiseksi yhdessä Turun ammattikorkeakoulun, palvelumuotoiluyrityksen Muotohiomon sekä arkkitehtitoimisto Valkeavirran kanssa. Porvoossa kaupungin arkkitehdit ovat olleet suunnittelussa mukana.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Porvoossa Muotohiomo teki suunnitelman muutoksista ja osin myös Pukkilaan ja Myrskylään. Viime mainituissa suunnitelmat vei loppuun arkkitehtitoimisto Valkeavirta. Turun ammattikorkeakoulun opiskelijat tekivät 2015 asiakastiskeihin liittyvän kyselytutkimuksen Porvoon pääkirjastossa ja Pukkilan kirjastossa.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Henkilökunnan osallistuminen suunnitteluun onnistui hyvin. Porvoossa suunnitelmia on jatkotyöstetty edelleen kaupungin arkkitehtien ja yhteistyökumppaneiden avulla. Pukkilassa ja Myrskylässä suunnitelmat on hyväksytty kunnassa jatkotyöskentelyä varten.

Jatkotoimenpiteet: 

Porvoossa on osallistettu myös asiakkaita ottamaan kantaa tehtyihin suunnitelmiin mm. verkkokyselyllä. On saatu hyvää palautetta. Muutostöiden tila- ja rakennustekninen suunnittelu ennen toteutusta tehdään yhdessä kaupungin arkkitehtien kanssa. Pukkilassa ja Myrskylässä jatkotoimet hyväksyttyjen suunnitelmien mukaisesti kuntien hankemenettelyitä noudattaen.

Lisätietoa: 

Pukkilassa Jan Nyström ja Asta Engström
Myrskylässä Jan Nyström
Porvoossa Asko Rossi

Aloituspäivämäärä : 
01/03/2015
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2016
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€51 880
Oma rahoitus yhteensä: 
€13 380
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€32 035
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 802
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€1 233

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
4kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
23henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€28 000
 
okm
avi