Käyttäjä palvelun keskiössä : Case Rovaniemen nuortenkirjasto
Vuoden 2012 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Projektipäällikkö Salla Erhon kuvamateriaalia
Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Jorma Eton tie 6
96100
Kirjaston puhelin : 
016 322 2460
Kirjaston sähköposti : 
mikko.paajala@rovaniemi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Rm
Y-tunnus : 
Y-tunnus 1978283-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Salla Erho
Puhelin : 
040 575 1097
Sähköposti : 
salla.erho@rovaniemi.fi
Hankkeen tavoite: 
  • Hankkeen tavoitteena oli  nuortenkirjastopalvelujen käyttäjälähtöinen kehittäminen Rovaniemen kaupungissa. Nuoret ovat käyttäjäryhmänä jääneet taka-alalle, vaikka heidän sitouttamisensa kirjastonkäyttäjiksi olisi ensiarvoisen tärkeää kirjaston tulevaisuuden turvaajana. Kirjastolla on merkitystä myös nuorelle itselleen, vaikka teini-ikäinen ei kirjaston lakisääteistä tehtävää sivistyksen, kirjallisuuden, taiteen, tietojen ja taitojen sekä elinikäisen oppimisen tukijana ehkä hahmotakaan.   Tavoitteena oli raikastaa kirjaston imagoa rovaniemeläisnuorten parissa ja saada heidät viihtymään kirjastossa entistä paremmin.

Kehittämistyössä pyrittiin palvelujen käyttäjälähtöiseen suunnitteluun palvelumuotoilun keinoin. Palvelumuotoilun idea on, että palvelu vastaa sekä käyttäjän tarpeita että palveluntarjoajan tavoitteita. Palvelumuotoilussa hyödynnetään käyttäjäkeskeistä suunnittelua – huomio on palvelujen käyttäjässä koko suunnitteluprosessin ajan ja palvelua kehitetään vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa. Palvelun kehittämisen konkreettinen ilmentymä on pääkirjaston uusi nuortentila, jonka suunnittelussa ja toteuttamisessa nuoret ovat vahvasti olleet mukana.  

Hankkeen tavoitteena oli myös yhteistyöverkoston kasvattaminen. Ajatus on, että kasvavasta yhteistyöverkostosta poikii synenergiaetua uuden nuortentilan tulevaa toimintaa ajatellen. Lisäksi tavoitteena oli Rovaniemen kirjaston palvelujen markkinointi kirjaston sidosryhmille sekä hankkeessa saatujen kokemusten jakaminen Suomen kirjastokentällä.  Kirjaston henkilökunnan osalta tavoitteena oli uusien toimintatapojen omaksuminen, ja  rohkeus heittäytyä kehittämiseen yhteistyössä asiakkaiden kanssa.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

xx

Kuvaus : 

TAUSTAA
Lasten- ja nuortenkirjastotyötä on tehty pitkään, mutta käytännössä teini-ikäiset ovat usein jääneet kirjastopalvelujen kehittämisessä paitsioon. Yleisissä kirjastoissa asiakaskunta on perinteisesti jaettu lapsiin ja aikuisiin. Lastenosastot tilana on pyritty tekemään viihtyisäksi, on tarjottu satutunteja ja muita tapahtumia perheen pienimmille.  Myös lasten- ja nuortenkirjastotyöhön olennaisena osana kuuluvan kouluyhteistyön painopiste on ollut alakoulussa.  Valtaosin tämänkaltainen tilanne on vallinnut Rovaniemenkin kaupunginkirjastossa viime vuosiin saakka.

Yleisten kirjastojen neuvoston (YKN) strategia 2011-2016  määrittelee valtakunnalliset suuntaviivat maamme yleisille kirjastoille. Strategiassa todetaan, että vastatakseen käyttäjäkunnan tarpeisiin kirjastojen on opittava segmentoimaan käyttäjiään sekä toimimaan heidän kanssaan myös sellaisilla alueilla, jotka perinteisesti on hoidettu kirjaston sisäisenä työnä.  Strategia mainitsee erityisesti nuorten muuttuneet tarpeet asiana, johon kirjastoissa olisi syytä kiinnittää huomiota. Rovaniemen kaupunkistrategiassa 2012-2015 yhdeksi palvelutoiminnan tavoitteeksi määritellään osallisuuden tukeminen asioiden valmistelussa. Päivitetyssä Rovaniemen kaupunkistrategiassa 2013-2016 ajatus on muokattu suorasukaisemmin. Periaatteena on, että asukkaat ovat osallisia palveluiden suunnittelussa, valmistelussa ja toteutuksessa.

Nuortenkirjastotyöstä alettiin Suomessa puhua valtakunnan tasolla jo ennen YKN:n strategiaa. Lähtölaukaus oli vuonna 2007 julkaistu Nuortenkirjastotyön käsikirja (toim. Raisa Alameri-Sajama). Samana vuonna avattiin Turun uuden pääkirjaston nuortentila ja siitä eteenpäin alkoi eri puolelta Suomea kuulua uutisia nuortenkirjastotyöhankkeista. Vuonna 2009 perustettiin Suomen kirjastoseuran nuortenkirjastotyöryhmä. Samana syksynä käynnistyi Rovaniemen kaupunginkirjastossa Tuulta päin –nuortenkirjastotyön kehittämishanke. Hankkeen yhtenä tavoitteena oli selvittää, mitä paikalliset nuoret kirjastolta toivovat. Kyselyn tulokseksi tuli, että kirjaston peruskonsepti on hyvä, mutta kaipaa tuunaamista. Rovaniemen pääkirjastossa erityisesti tilat ovat ongelmalliset. Nuortenaineisto on sijoitettu kahdelle eri alueelle, joista kumpaakaan ei ole sisustettu erityisesti nuorten tarpeita ajatellen.

Koska Tuulta päin –hankkeessa oli otettu jo ensimmäiset askeleet nuortenkirjastopalvelujen kehittämiseksi, oli luontevaa pyrkiä jatkamaan kehittämistä ideoista konkretiaan. Tähän avautui erinomainen mahdollisuus, sillä alkutalvesta 2011 Rovaniemen kaupungin kulttuurilautakunta päätti, että osana WDC2012 Helsinki – Rovaniemi –muotoiluvuotta pääkirjaston  nykyinen galleriatila remontoidaan nuorten kirjastotilaksi. Kulttuurilautakunta esitti, että vuoden 2012 aikana nuortenkirjastosta järjestetään tilasuunnittelukilpailu.  Olimme siis etenemässä kohti uutta nuortentilaa. Alusta saakka oli selvää, että suunnitteluun ja toteutukseen pyrittäisiin saamaan mukaan myös paikallisia nuoria. Lisäksi toivoimme pääsevämme yhteistyöhön Lapin yliopiston SINCO – service innovation corner –hankkeen kanssa, missä palveluja kehitetään palvelumuotoilun keinoin. Jotta suunnitelmien osalta päästäisiin dynaamisesti alkuun ja jotta tilan ohella pureuduttaisiin myös palvelun kehittämiseen, päätti Rovaniemen kirjasto hakea Ely-keskukselta kehittämisrahaa hankkeeseen.  

Hanketta varten palkattiin projektityöntekijä, joka hankkeen alussa sekä kirjastotilan rakentamisen aikana (4 kk) työskenteli kokopäiväisesti ja muutoin osapäiväisesti (2 pv/vko).

PROJEKTIN ORGANISOINTI
Keskeiset toimijat

Kirjaston uusi nuortentila: Nuorten kirjaston suunnittelutyöryhmän osalta Kulttuurilautakunta päätti 13.12.2012 kokouksessa seuraavasti:
Nuorten kirjaston suunnittelutyöryhmän edustajat valitaan kulttuurilautakunnan varsinaisista jäsenistä (1), Rovaniemen kirjastosta (2), Lapin yliopistosta (1) ja Alvar Aalto –säätiöstä. Sihteerinä toimii kulttuurijohtaja.

Palvelumuotoilu:
Ely-keskukselta saadulla hankerahalla projektipäälliköksi palkattiin Salla Erho. Projektipäällikkö vastaa toiminnastaan kirjastotoimenjohtaja Ritva Nurminorolle. Projektipäällikkö kokoaa kirjaston nuorista asiakkaista asiakasraadin, joka kokoontuu säännöllisesti.

Työnjako
Nuorten kirjaston suunnittelutyöryhmä:

  • Laatii nuorten tilan suunnittelukilpailun palkintosäännöt
  • Valitsee ja palkitsee kilpailun voittajat
  • Seuraa suunnitelman toteuttamista käytäntöön

Projektipäällikkö vastaa palvelumuotoiluhankkeen käytännön toteutuksesta sekä nuorten tilan remontin organisoinnista kirjaston osalta:

  • Kirjaston nuorten asiakasraadin ohjaaminen ja osallistaminen kehittämisprosessiin
  • Yhteistyökuvioiden solmiminen Lapin yliopiston SINCO –hankkeeseen
  • On mukana nuorten kirjaston suunnittelutyöryhmässä sekä kaikissa muissa mahdollisissa uuteen nuortentilaan liittyvissä työryhmissä ja palavereissa ja toimii linkkinä tilaajan ja tuottajan sekä ulkopuolisten toimijoiden välillä
  • Kartoittaa henkilöstön osalta toiveita uuden tilan suhteen
  • Laatii yhteistyössä pääkirjaston lasten- ja nuortentiimin kanssa suunnitelmat tilaan sijoitettavasta aineistosta ja muista tarpeista
  • Vastaa töiden organisoinnista erityisesti remonttivaiheessa
  • Vastaa hankkeen osalta sekä sisäisestä että ulkoisesta tiedottamisesta ja markkinoinnista
  • Kartoittaa mahdollisia uusia yhteistyökumppaneita  
  • Laatii projektisuunnitelman ja hankkeen lopuksi loppuraportin
  • Vastaa hankkeen päätyttyä hankkeen arvioinnista
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Lapin yliopisto, SINCO-hanke

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

PROJEKTIN VAIHEET
Hankkeen osaksi kytkeytyi kolme eri kokonaisuutta: kirjastoon helmikuussa 2012 perustettu nuortenraati, yhteistyö  Lapin yliopiston Sinco : Service Innovation Corner -palvelumuotoiluhankkeen kanssa sekä kulttuurilautakunnan myöntämä rahoitus Rovaniemen pääkirjastoon remontoitavalla uudelle nuortentilalle.  

Nuortenraati : yhteistyöverkostoista tärkein
Osana kirjastossa käynnissä ollutta toista hanketta erikoiskirjastonhoitaja Salla Erho oli perustanut kevään 2012 aikana pääkirjastoon nuorten asiakasraadin. Koska raadilla on keskeinen osuus myös Käyttäjä palvelun keskiössä – hanketta on paikallaan kuvata raadin syntyvaiheita ja panosta nuortenkirjastopalvelun kehittämistyössä.

Tavoitteena oli saada kokoon nuorten asiakasraati eli ryhmä nuoria, jotka kokoontuisivat säännöllisesti kirjastossa. Ajatus oli, että yhteisiä tapaamisia pidettäisiiin kerran kuussa joko kirjaston tiloissa tai paikallisessa kahvilassa. Nuorten asiakasraadin pääasiallinen tehtävä olisi palvelujen kehittäminen asiakkaan lähtökohdista käsin. Ensimmäinen tärkeä kehittämiskohde olisi tuleva uusi nuortentila. Haavena oli, että kokoon saataisiin porukka,  joka tuottaisi materiaalia tulevan suunnittelukilpailun pohjaksi. Pidemmän tähtäimen tavoitteena oli, että asiakasraati olisi kokonaisvaltainen täydentävä apu  palveluprosessien kehittämisessä. Raadilta voisi saada sisältöosaamista aineiston hankintaan, aineiston sijoitteluun kirjastossa, opasteisiin, näyttelyihin, tapahtumatuotantoon ym.

Raadin syntymistä edelsi keskustelut henkilökunnan kanssa tulevan tilan kohderyhmästä sekä tarkka suunnitelma nuorten tavoittamisesta. Koska yläkouluikäiset nuoret löytyvät varmimmin koulusta, edellytti raadin markkinointi yhteistyötä opettajien kanssa. Kaikki sujui hienosti ja ensimmäiseen kokoontumiseen tuli neljä nuorta. Seuraavalla kerralla heitä oli kymmenen ja kevätkauden 2012 aikana toiminnassa oli  mukana kaikkiaan 13 aktiivista nuorta. Alusta saakka nuoret toivoivat kuukausittaisten tapaamisten sijaan viikottaisia kokoontumisia ja näin tehtiin. Tapaamisissa pidettiin työpajatyyppisiä ideariihiä, joissa käsiteltiin tiloja. Millaisessa tilassa viihdyt, mitä odotat kirjastotilalta? Työpajoissa tuotetusta materiaalista tehtiin koosteen, joka liitettiin osaksi kulttuurilautakunnan järjestämää virallista nuortenkirjaston tilasuunnittelukilpailua. Osa nuorista oli mukana Sinco-hankkeen kanssa tehdyssä yhteistyössä ja kaksi nuortenraatilaista osallistui täysivaltaisena jäsenenä nuorten tilasuunnittelukilpailun palkintoraatiin. Nuortentilan suunnittelun lisäksi raati järjesti toimintansa aikana tapahtumia ja markkinoi nuorten kirjastopalveluja eri tilaisuuksissa. Rovaniemen kirjaston nuortenraati toimi aktiivisesti helmikuusta 2012 toukokuun 2013 loppuun. Tämän jälkeenkin raati on järjestänyt satunnaisia tapaamisia. Toimintakautensa aikana raadissa toimi aktiivisesti  yli 20 yläkouluikäistä nuorta. 

Sinco : palvelumuotoilun asiantuntijat
Lapin yliopiston SINCO – Service Innovation Corner – on palvelumuotoilun tarpeisiin rakennettu prototypointiympäristö. Se tarjoaa puitteet mm. olemassa olevien palvelujen käyttäjäkokemusten tutkimiselle ja analysoinnille, uusien ideoinnin nopealle kehittelylle sekä palvelukonseptien havainnolliselle esittämiselle. Kirjasto Sinco-hankkeen vetäjä Simo Rontti innostui kirjastossa meneillään olevista suunnitelmista ja niin pääsimme yhdeksi case-esimerkiksi opiskelijoille suunnatulle ”Palveluiden metodit” -kurssille. Käytännössä tämä tarkoitti sitoutumista kurssin työskentelyyn. Projektipäällikkö kävi esittelemässä Käyttäjä palvelu keskiössä -hankkeen taustoja kurssin ensimmäisessä kokoontumisessa. Kirjasto -caseen valikoitui neljä innostunutta opiskelijaa, jotka lähtivät työstämään tehtävää. He haastattelivat kirjaston henkilökuntaa, kävivät havainnoimassa nuoria sekä pääkirjastossa että nuorisotilassa, muodostivat asiakasprofiileja ja tekivät rungon palvelupolusta. Materiaali oli pohjaa työpajatyöskentelylle, johon osallistui opiskelijoiden lisäksi kirjastotoimenjohtaja, projektipäällikkö, lasten- ja nuortenkirjaston henkilökuntaa sekä nuortenraadin edustajia. Työpajassa ideoitiin ja testattiin palveluja leikkien, askarrellen ja näytellen.  Nuortenraati ja kirjaston henkilökunta sai samalla kosketuspintaa uuteen asiakasryhmään ja heidän ideoihinsa, nimittäin yliopistoikäisiin nuoriin. Kurssin tulokset esitettiin kurssin päätöstilaisuudessa, missä tuloksiin olivat tutustumassa myös Aalto-säätiön edustaja Tuula Pöyhiä sekä kulttuurijohtaja Marja Widenius. Tämä oli ensiarvoisen tärkeää suunnittelutyön kokonaisuuden kannalta. Sinco -pajassa työstetty materiaali liitettiin osaksi tilasuunnittelukilpailun materiaaleja.

Tilasuunnittelukilpailu : asiantuntijuus lisääntyy
Uuden nuortentilan suunnittelusta muodostui kuin varkain usean eri toisiaan täydentävän kokonaisuuden summa. Tärkeä palanen projektin etenemisessä oli Rovaniemen kaupungin kulttuurilautakunnan esityksestä toimeenpantu tilasuunnittelukilpailu ja sitä varten perustettu suunnitteluryhmä. Projektin alkupuolella ryhmään kuuluivat  kulttuurilautakunnan edustaja Reino Rissanen, Alvar Aalto-säätiön edustaja arkkitehti Tuula Pöyhiä, kulttuurijohtaja Marja Widenius, kirjastotoimenjohtaja Ritva Nurminoro, projektipäällikkö Simo Rontti, vt. erikoiskirjastonhoitaja Liisa Tastula sekä projektipäällikkö Salla Erho. Ryhmässä työskentelivät asiantuntijoina myös suunnittelija Miia Mattila Rovaniemen kaupungin kulttuuripalveluista sekä rakennuttajapäällikkö Auno Mommo Rovaniemen kaupungin tilaliikelaitoksesta.

Suunnitteluryhmän tehtävänä oli tilasuunnittelukilpailun sääntöjen laatiminen. Parasta oli, etä ryhmän asiantuntijuus kytkeytyi  hankkeen muuhun toimintaan: kirjaston nuortenraatiin sekä Sinco-yhteistyöhön. Aalto-säätiön edustaja oli läsnä ja tavoitettavissa prosessin alusta saakka ja hän osallistui myös Sinco-työpajan loppupresentaatioon. Näin arvokas tieto kirjaston historiasta sekä arkkitehtuurin mukanaan tuomista rajoitteista ja mahdollisuuksista on huomioitu osana suunnitteluprosessia.

Tilasuunnittelukilpailu kohdennettiin Aalto-yliopiston ja Lapin yliopiston opiskelijoille. Tilan suunnittelussa tuli ottaa huomioon sekä käyttäjien että työntekijöiden tarpeet ja toiveet sekä rakennuksen Aallon henki. Materiaali- ja kalustevalinnoissa tuli kiinnittää huomiota niiden toimivuuteen ja helppohoitoisuuteen. Tilasuunnittelukilpailu käynnistyi 30.5. ja se päättyi 3.9.2012. Kilpailun päätyttyä palkintoraati kokoontui valitsemaan kilpailun voittajan. Raatiin kuuluivat suunnitteluryhmän lisäksi muotoilun tutkija Kirsikka Vaajakallio Aalto-yliopistosta sekä  kaksi edustajaa  nuortenraadista: Piia-Maria Määttä ja Hanna-Lea Kuusimäki Rovaniemeltä. Kilpailun voittajaksi valittiin opiskelija Saara Kantele Helsingistä ehdotuksellaan Eemeli. Palkintoraatia miellytti tilajaottelultaan ja toiminnoiltaan monipuolinen suunnitelma, jonka toteutettavuus vaikutti realistiselta.  Suunnitelmassa oli mietitty pitkälle tilan toimintoja ja nuorten osallistamista.

Kilpailun jälkeen alkoi tilan konkreettinen suunnitteluosuus, josta vastasi arkkitehtiopiskelija Saara Kantele yhteistyössä Rovaniemen kaupungin tilaliikelaitoksen kanssa. Projektipäällikkö oli vahvasti mukana suunnittelussa. Remontti aloitettiin 24.3.2013 ja uusi nuortentila avattiin asiakkaille 1.7.2013.

Kirjaston näkökulma
Kirjaston sisällä projektipäällikkö veti pienimuotoisia ideariihiä, joissa koottiin henkilökunnan ajatuksia uuteen tilaan liittyen, pohdittiin tilaan sijoitettavaa aineistomäärää, laskettiin konkreettisesti hyllymetrejä ja suunniteltiin uusia tilan mahdollistamia työkäytäntöjä. Lisäksi henkilökunnalla oli yhteisiä tapaamisia nuortenraadin, arkkitehdin ja Sinco-hankeen opiskelijoiden kanssa. Henkilökunta oli uuden äärellä, sillä pääkirjastossa ei aikaisemmin ole ollut omaa, erillistä lasten- ja nuorten palvelupistettä. Uudistuksen myötä lasten- ja nuortentiimi eriytyy aikuistenosastosta ja tiimi pystyy suunnittelemaan itsenäisesti työvuoronsa. Tämän myötä myös kiinteän asiakaspalvelupisteen ulkopuolella tapahtuva kirjastopalvelu kuten kirjavinkkaukset ja muut ryhmäkäynnit saavat lisää aikaresurssia, sillä uudessa nuortentilassa päivystetään vasta klo 12 eteenpäin.

TIEDOTUS JA MARKKINOINTI
Käyttäjä palvelun keskiössä -hanke herätti paljon kiinnostusta sekä kirjastokentällä että laajemmaltikin. Hanke-esittelyjä pidettiin seuraavasti:   

  • Rovaniemen kirjaston uusi nuortentila (taustaa):case-esittely Lapin yliopiston palvelumuotoilukurssin aloitustilaisuudessa 20.2.2012
  • Rovaniemen kaupungin nuortentila : palvelumuotoilua ja uusia yhteistyökuvioita: presentaatio Rovaniemen kaupungin kulttuurilautakunnalle 9.5.2012
  • How to make an inspiring library space for teens? : englanninkielinen posteriesittely oheismateriaaleineen (posteri + flyeri + presentaatio)  kansainvälisessä kirjastoalan konferenssissa IFLAssa, Helsinki 13.-14.8..2012 
  • Käyttäjä palvelun keskiössä : case Rovaniemen nuortenkirjasto :presentaatio Ely-kiertueella kirjaston asiakaspalvelukoulutuksess:  Helsinki 3.9.2012, Kouvola 4.9.2012, Rovaniemi 6.9.2012
  • Käyttäjä palvelun keskiössä : Case Rovaniemen nuortenkirjasto :presentaatio Lapin nuorisopolitiikan kehittämisohjelma 2015 -julkistamistilaisuudessa Rovaniemellä 18.9.2012
  •  Hankkeen päätyttyä Lapin yliopiston Sinco-hankkeen vetäjä Simo Rontti ja projektipäällikkö Salla Erho kävivät esittelemässä palvelumuotoiluyhteistyötä Rovaniemen yritysjohtajille suunnatussa Laatua suunnitteluhankintaan –koulutustilaisuudessa 21.4.2014

Kirjaston sisällä hankkeesta tiedotettiin pääosin sähköpostitse ja henkilökunnan kokouksissa sekä ideriihissä. Lapin kirjastoille tietoa meni myös sähköisesti Davvin.ning –ympäristössä sekä painetuissa Lapin kirjasto –tiedotteissa.

RAHOITUKSESTA
Ely-keskus myönsi hankkelle avustusta 36 000 €. Rovaniemen kaupunginkirjaston sisäisten henkilöstöjärjestelyjen vuoksi hanke jäi kesken ja Ely-keskuksen myöntämästä rahasta jäi käyttämättä 8 718,91 euroa. Raha siirrettiin aluehallintoviraston päätöksellä kirjaston Mediataitoja maakuntaan -hankkeeseen, joka käynnistyi 1.9.2015.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 
Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Päätavoitteet saavutettiin
Käyttäjä palvelun keskiössä : case Rovaniemen nuortenkirjasto päätavoite oli nuortenkirjastopalvelujen käyttäjälähtöinen kehittäminen. Käytännössä hankkeen toiminta keskittyi uuden nuortentilan kehittämisen ympärille, minkä ohella sivuttiin ja ideoitiin muitakin kirjaston palveluja kuiten aineiston löydettävyyttä tietotekniikan välityksellä ja nuorten osallistamista aineiston valintaan. Nuortentilan kehittämisprosessin kolme eri elementtiä: kirjaston nuortenraati, palvelumuotoiluyhteistyö Lapin yliopiston kanssa sekä nuortentilan tilasuunnittelukilpailu kytkeytyivät sujuvasti yhteen. Heinäkuussa avattu Nuortenkirjasto Oma on saanut kiitettävää palautetta kaikenikäisiltä asiakkailta ja toiminnan alkuvaiheet osoittavat, että nuoret ovat löytäneet tilan ja ovat ottamassa sitä omakseen.

Palvelumuotoilun hyödyntäminen kirjaston kehittämisprosessissa oli arvokas kokemus, mikä toivottavasti ei jää ainutkertaiseksi. Omien palvelujen ja tilojen tarkastelu ulkopuolisin silmin avaa uusia näkökulmia ja kun mukaan kytketään asiakkaat, lisääntyvät näkökulmat entisestään. Kirjaston ulkopuoliset toimijat tekevät oivaltavia huomioita, jotka samassa kirjastossa vuosikausia työskenneiltä, tietyt tavat ja rutiinit omaksuneilta henkilöiltä, jäävät helposti huomioimatta. Sinco-yhteistyön myötä saimme tietoa myös kirjaston ei-käyttäjistä, kun Sinco-opiskelijat havainnoivat nuorten ajankäyttöä ja liikkumista ja tekivät haastatteluja myös kirjaston ulkopuolella, mm. nuorisotiloissa.  Sinco-yhteistyössä käytetyt työkalut: havainnointi, asiakasprofiilit, palvelupolut, valokuvaus ja prototyöpajat ovat käytännönläheisiä menetelmiä, joita voi pienemmässä mittakaavassa hyödyntää myös kirjaston tulevia palveluja kehitettäessä.

Nuorten asiakasraati osoitti, että asiakkaita kannattaa rohkeasti osallistaa palvelujen suunnitteluun ja kehittämiseen. Toimiakseen asiakasraati edellyttää kirjaston puolelta sitoutumista ja avoimuutta, mutta tehty työ palkitsee. Kirjaston nuortenraati toimi yli odotusten – nuorten kiinnostus, aktiivisuus ja sitoutuminen yllättivät projektityöntekijän täysin.

Tilasuunnittelukilpailu kytkeminen hanketyöhön täydensi kokonaisuuden hienosti.  Käytännön suunnittelutyö tuli konkreettisesti osaksi prosessia, kun kilpailun voittanut Saara Kantele osallistui nuortenraadin kokoontumisiin ja hyödynsi Sinco-pajan materiaalia omassa työssään. Myös pääkirjaston arvokas arkkitehtuuri tuli osaksi käytännön suunnittelutyötä, kun Aalto-säätiön asiantuntija oli mukana kilpailuraadissa ja myös apuna tilan jatkosuunnittelussa. Kirjaston nuortenraadille kilpailu mahdollisti aidon kokemuksen vaikuttamisesta, kun raadin kaksi jäsentä osallistui täysivaltaisena jäsenenä palkintoraadin työskentelyyn.  Tilasuunnittelukilpailun myötä kirjaston nuortenkirjastopalvelut sai näkyvyyttä kulttuurilautakunnassa, jota pidettiin ajan tasalla hankkeen etenemisestä.

Ulkopuolisten toimijoiden osoittama kiinnostus hanketta kohtaan oli ilahduttavaa. Uskon, että hankkeen esittely kaikissa mahdollisissa tilaisuuksissa on myös hyvää pohjatyötä tulevia yhteistyökuvioita ajatellen. Hankkeen siivellä olen päässyt mm. osallistumaan Lapin nuorisopolitiikan kehittämisohjelma 2015 –ohjelmatyöskentelyyn. Työryhmään kuului lukuisia nuorten parissa toimivia organisaatioiden ja kolmannen sektorin osallistujia ympäri Lappia.  Tämän myötä sain kutsun Rovaniemen kaupungin nuorten palvelujen kehittämisseminaariin. Uskon vakaasti, että kaikista uusista kontakteista on hyötyä nuorten tilan jatkokehittämisessä, esim. yhteistyökumppaneita tapahtumatuotantoon.

 

Organisatorisia ja aikataulullisia haasteita
Yksi haasteellisimmista paloista  kokonaisuudessa oli hankkeen suunnittelutyöryhmän työskentelyn koordinointi. Projektipäällikkö vastasi  hankkeen etenemisen käytännöistä, mutta päätöksentekovalta oli hankkeen osalta kirjastotoimenjohtajalla, nuortentilan rakentamisprosessin osalta taas kulttuurilautakunnalla, käytännössä kulttuurijohtajalla.  Koska prosessissa olivat mukana sekä tilaaja että tuottaja, oli projektipäällikölle ajoittan epäselvää, kuka päättää mistäkin ja missä määrin on lupa toimia itsenäisesti. Päätöksenteko on väistämättä hidasta, kun mukana on useita toimijoita. Mahdollisissa tulevissa hankkeissa on syytä määritellä vastuualueet, välitavoitteet ja aikataulut tarkemmin ja selkeämmin.

Hankkeen kriittisin kohta ja kompastuskivi oli aikataulu. Hankkeen tärkein ja olennaisin vaihe - palvelujen käyttäjälähtöinen suunnittelu yhteistyössä Sincon ja nuortenraadin kanssa - onnistui alkuperäisen aikataulun puitteissa. Sen sijaan nuortentilan remonttia edeltävä käytännön suunnittelutyö pääsi alkamaan myöhässä. Tämä aiheutti paineita mm. tilan materiaalien ja kalusteiden kilpailutuksen osalta. Palvelujen muu kehittäminen sekä konkreettinen rakennustyö kestivät onneksi aikataulun venymisen.

Projektin hallinnon osalta aikataulut eivät sen sijaan pitäneet lainkaan. Hankkeelle jouduttiin hakemaan kahdesti lisäaikaa. Ensin hankkeen viivästymiseen vaikuttivat hankkeen alun käynnistysvaikeudet (monta toimijaa, organisatoriset haasteet) sekä projektipäällikön työajan jakautuminen useamman samanaikaisen hankkeen kesken. Lopullinen viivästys aiheutui siitä, että projektipäällikkö siirtyi hieman yllättäen Rovaniemen kaupunginkirjasto vs. kirjastotoimenjohtajaksi. Hanketyön loppuun saattaminen uudessa työtilanteessa osoittautui melko mahdottomaksi. Jälkiviisaana voi todeta, että hankkeen lopputyöt olisi ehdottomasti pitänyt delegoida jollekin toiselle, mutta siihen ei ymmärrys riittänyt.

Jatkotoimenpiteet: 

Ajatuksia tulevasta
Kuntalaiset ja erityisesti nuoret ovat ottaneet Nuortenkirjasto Oman hyvin vastaan. Muutamia itsenäisiä harrasteryhmiä on löytänyt tilan ja hyödyntää sitä omaan käyttöönsä, mm. nuorten roolipelikerho kokoontuu tilassa kuukausittain. Lasten- ja nuortenkirjastopalvelujen erityminen omaksi fyysiseksi yksikökseen kirjaston sisällä on mahdollistanut voimavarojen keskittämisen entistä paremmin koulu- ja varhaiskasvatusyhteistyöhön, kun toimintoja pystytään suunnittelemaan joustavasti ns. omin voimin.

Kirjaston nuortenraati lopetti toimintansa toukokuuhun 2013. Toiminta päättyi luonnollisesti – aktiivinen raati koki saaneensa työnsä päätökseen ja yläkouluikäisten nuorten elämäntilanne oli muuttumassa – osa nuorista lähti opiskelemaan Rovaniemen ulkopuolelle, osa halusi keskittyä harrastuksia enemmän kouluun. Asiakasraadeilla on kuitenkin edelleen paikkansa. Tulevaisuudessa pitää pohtia, missä muodossa hyväksi osoittautunut toiminta voidaan käynnistää uudelleen ehkä hieman uusin painopistein niin, että asiakkaiden osallistuminen palvelujen suunnitteluun on pysyjä ja luonteva osa toimintaa.  

Verkostoitumista kirjaston ulkopuolelle ei myöskään voi tehdä liikaa. Nuortenkirjastoon mahtuu edelleen lisää toimintaa. Seuraava askel on konkreettisempi yhteistyö kaupungin nuorisopalvelujen kanssa, missä on kehitteillä uudenlainen pelitalotoiminta. Myös yhteyksiä toisen asteen oppilaitoksiin sekä kolmannen sektorin toimijoihin on aikomus lisätä. Toisen asteen oppilaitosten osalta ajatus on karoittaa, olisiko opiskelijoiden mahdollisuus osana opintoja toteuttaa nuorille suunnattua toimintaa kirjaston tiloissa. Myös kontaktit nuorisovaltuustoon ja muihin nuorisojärjestöihin tulevat olemaan tärkeässä osassa osaston toimintoja kehitettäessä.

Lisätietoa: 

Ely-keskus myönsi hankkelle avustusta 36 000 €. Rovaniemen kaupunginkirjaston sisäisten henkilöstöjärjestelyjen vuoksi hanke jäi kesken ja Ely-keskuksen myöntämästä rahasta jäi käyttämättä 8 718,91 euroa. Raha siirrettiin aluehallintoviraston päätöksellä kirjaston Mediataitoja maakuntaan -hankkeeseen, joka käynnistyi 1.9.2015.

 

Aloituspäivämäärä : 
29/02/2012
Lopetuspäivämäärä : 
30/12/2012
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€39 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€9 360
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€33 475
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 194


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€36 000

Hyvä kehittämiskohde, joka on kirjastoalan tavoitteiden mukainen. Katso myös Perustelumuistio 2012 Hankerekisterin Ohjeet -valikosta.

 
okm
avi