Kaikki kansa kirjastossa – laajennettu aukiolo ja RFID-järjestelmä Uuraisille
År 2016 RFV-ansökan   (Projekt fått finansiering)


Bildens ursprung: 
kuvaaja Kristiina Lähteenmäki
Uuraisten kunnankirjasto
Bibliotekets adress : 
Topintie 2
41230
Bibliotekets telefonnummer : 
014 2672650
Bibliotekets e-postadress : 
kirjasto@uurainen.fi
ISIL-kod : 
FI-Uura
FO-nummer : 
0177224-8
Ansvarsperson : 
Minna Puntala
Telefonnummer : 
014 2672651
E-post : 
minna.puntala@uurainen.fi
Projektets målsättning: 

Omatoimikirjastotoiminnan käynnistäminen Uuraisten kunnassa.

Indikatorer för uppföljning av målsättningen: 

- kirjaston aukioloaikojen paraneminen
- kirjaston käytön lisääntyminen ja monipuolistuminen

Projektbeskrivning : 

Uuraisten kirjaston aukioloaikoihin on toivottu parannusta jo pidempään. Uskomme nykyistä paremman aukiolon lisäävän kirjaston käyttöä ja tuovan myös uusia asiakkaita. Aukiolon laajennus on toteuttavissa teknisin ratkaisuin siten, että omatoiminen kirjastoasiointi olisi mahdollista aamuisin, iltaisin ja viikonloppuisin ilman henkilökunnan läsnäoloa. Laajennettu aukiolo toimisi lisäpalveluna, joka toisi tilan ja kokoelman asiakkaiden käyttöön silloinkin kun henkilökunta ei ole palvelemassa.

Omatoimikirjastoratkaisuista on saatu viime vuosina pääosin myönteisiä kokemuksia yleisissä kirjastoissa ympäri maan ja pyrimme tätä tietämystä hankkeessa hyödyntämään. Ideaalitapauksessa omatoiminen asiointi vapauttaisi henkilöresursseja mm. vaativampaan asiakaspalveluun, sidosryhmätyöskentelyyn ja hanketyöhön, mutta ainakin aluksi odotettavissa on kirjastotyön, varsinkin järjestelytehtävien, lisääntyminen.

Laajennettu aukiolo kuitenkin parantaisi kirjastopalveluiden saavutettavuutta ja näin ollen myös kirjastopalveluiden laatua kunnassa. Laajennetun aukiolon hanke tuo myös esille fyysisen kirjastotilan tärkeyttä kunnassa sähköisiä palveluja väheksymättä. Lisäksi se antaa kirjastolle toivottua näkyvyyttä. Laajennettu aukiolo on tarkoitus toteuttaa
- valvontakameroin: nettiyhteyksisiä valvontakameroita tarvitaan kirjastotilaamme arviolta n. 16-18 kappaletta sekä sisälle että ulos (ei vartiointifirmaa kunnassa) turvallisuuden ja häiriöttömyyden varmistamiseksi
- automatisoidun kulunvalvonnan avulla: kaksi kulunvalvontapistettä väärinkäytösten estämiseksi (ulos ja väliovelle); kulku toteutetaan kirjastokortilla ja kirjastosta saadulla pin-koodilla; kirjastotilan kulunvalvonta siis uusitaan ja käyttöön tulee sähkölukitussysteemi (ikäraja 15 v., perheryhmät ym. kortinhaltijan vastuulla)
- automatisoidun valo- ja äänitekniikan avulla
- muokkaamalla kirjaston tilaa palautetun aineiston vastaanottoon sekä aineiston esittelyyn entistä paremmin sopivaksi /toteuttajana kunnan tekninen toimi
- eristämällä henkilökunnan työhuone ja asiakaspalvelutiski omatoimiasioinnin ajaksi mm. tietosuojan ja kassatoimintojen takia / toteuttajana kunnan tekninen toimi
- toteuttamalla varatun aineiston noutomahdollisuus omatoimiaikana jos mahdollista toteuttaa taloudellisesti
- hankkimalla riittävä määrä uusia ja suorituskykyisiä henkilökunta- ja asiakastietokoneita; asiakastietokonevarausten toteuttaminen mahdollisesti sähköisesti jos mahdollista toteuttaa taloudellisesti
- riittävällä määrällä hälytinportteja (RFID)
- lainausautomaatin päivitys RFID-formaattiin ja mulla FRID-tekniikalla ja laitteistolla
- saliin sijoitettavalla info-TV:llä, jota voidaan käyttää hyväksi tiedottamisessa

Uudet järjestelyt vaativat tiedotusta ja opastusta niin henkilökohtaisesti kuin kirjallisestikin, jotta omatoimisen kirjastoasioinnin edut saataisiin mahdollisimman laajasti esille. Panostamme omatoimiasioinnin opastuksissa myös sidosryhmätyöhön jotta esimerkiksi senioriasiakkaat saataisiin asioimaan myös omatoimisesti porukalla tai itsekseen. Tämä tiedotus ja opastustyö on osa kunnan omaa panostusta hankkeeseen. Muutoksen vaatimat laitteet ja ohjelmat kilpailutetaan kahdella toimijalla – ensisijainen toive on ”pakettiratkaisu", mutta joitakin toimintoja (kaapeloinnit, sähkötyöt, kirjastotilan muutokset) on tarkoitus toteuttaa kunnan omilla toimijoilla. Toimintasuunnitelma kustannusarvioineen on alustavasti laadittu siten, että laajennetun aukiolon arvioidut kulut liitetään kokonaisuudessaan talousarvion 2016 investointiosaan.

Omatoimikirjasto pyritään toteuttamaan toimintavalmiiksi vuosien 2016-2017 aikana. Olennaisena osana laajennetun aukiolon toteutusta on aineiston RFID-suojaus. Tämän hankkeen avulla voidaan parantaa kirjastopalveluita kunnassa, kirjastonhan tulisi olla helposti saavutettava lähipalvelu. Mikäli hankehakemukseen tulee myönteinen päätös, pääsemme aloittamaan laajennetun aukiolon vaatimat muutokset kevätkaudella 2016.

RFID-järjestelmä

Hankkeeseen kuuluu aineiston läpikäynti ja RFID-tunnistejärärjestelmän käyttöönotto osaan aineistoa. RFID-järjestelmä toimii sekä hävikinestosysteeminä että kokoelmatyökaluna: Kirjastolle merkittävä aineisto varustetaan RFID-tunnistejärjestelmällä tunnistetarroineen. RFID-tekniikka mahdollistaa aineiston lainauksen lainausautomaatilla myös omatoimisesti sekä toimii samalla varkaudenestojärjestelmänä. RFID-tekniikan käyttöönotto vaatii olemassa olevan kirjastolle tärkeän – keskeisen ja uuden - kirjastoaineiston konvertoinnin RFID-lukijalla ja aineistoon kiinnitettävillä RFID-tunnistetarroilla. Kirjastoon hankitaan näitä toimintoja varten ainakin kaksi RFID-työasemaa lukijoineen muut RFID:n vaatimat lisälaitteet. RFID-tekniikka mahdollistaa hyllyjärjestyksen tarkistusta eli sen avulla voidaan helposti tarkistaa, onko aineisto oikealla paikallaan hyllyssä. RFID-portit valvovat hävikkiä ja ennaltaehkäisevät aineiston katoamista kirjastosta. RFID-tekniikka on tällä hetkellä kirjastossa yleisesti käytetty tunnistejärjestelmä (100-200 asennusta suomalaisissa kirjastoissa). Tunnisteet, lukijat ja automaatit ovat testattuja ja luotettavia, ja niille luvataan kattava tuki käyttöönottoon ja huoltopalveluille. Kaiken hankittavan tekniikan pitää olla täysin yhteensopiva käytössä olevan kirjastojärjestelmämme Auroran kanssa. Hankkeen aikana kirjastoon hankitaan RFID-tekniikkaan vaadittava laitteisto.

Aineiston tagittamiseen tunnisteilla palkataan projektityöntekijä kahdeksi kuukaudeksi. Aineiston tagittaminen henkilökunnan muun työn ohessa ei ole mahdollista nykyresurssein. Kirjastoon hankittava uusi aineisto hankitaan ensisijaisesti suoraan toimittajalta RFID-tiedoin varustettuna tai se varustetaan tunnisteilla ennen käyttöönottoa. Kun tunnisteet on saatu asennettua aineistoon, se vielä konvertoidaan eli RFID-tunnisteet yhdistetään aineiston nidekoodeihin. Laajennettu aukiolo kaikkineen tulee varsinkin aluksi lisäämään henkilökunnan työmäärää, mutta toivomme teknisten innovaatioiden avulla helpottavamme tätä prosessia, - toiveena olisi, että henkilökunnan työaikaa pystytään irrottamaan mm. kouluyhteistyöhön ja muuhun sidosryhmätyöskentelyyn sekä hanketyöhön.

Kustannusarvio karkeasti: kokonaiskustannukset n. 70 000 e; suurimpina kustannuserinä kulunvalvonta ja kameravalvonta, RFID-toteutus sekä muut tekniset ratkaisut tilassa.

Tidigare projekt: 

Vastaavia omatoimisen asioinnin hankkeita ympäri Suomen.

Beskrivning av verksamheten och projektutvärdering: 

Uuraisten kirjastossa pyritään takaamaan kirjastopalvelujen hyvää saavutettavuutta asiakaslähtöisesti. Laajennetun aukiolon hanketta varten koottiin työryhmä, johon valittiin kirjaston, teknisen toimen, sivistystoimen sekä asiakaskunnan edustus; mukaan tuli myös Axiell Finland Oy:n avainhenkilö. Tätä ennen oli kerätty mahdollisimman kattavat taustatiedot erilaisista toteutuneista ja hyvin toimivista omatoimikirjastoista ja vierailtu esim. Hämeenlinnan Jukolan kirjastossa. Mahdollisuus käyttää kirjastopalveluita paremmin erityisesti ilta-aikaan oli tullut ilmi asiakastoiveena vuosien ajan. Käyttäjätoiveita kuultaessa tilan turvallisuus nousi tärkeäksi seikaksi kirjaston hyvän saavutettavuuden lisäksi.

Omatoimisen asiointiajan tavoitteena on tarjota mahdollisimman laajat ja toimivat kirjaston aukioloajat erityisesti iltaisin ja viikonloppuisin ilman henkilökunnan läsnäoloa. Kirjastotilaa ja palveluja saatiin hankkeessa avattua asiakkaille lähtökohtiin nähden hyvin, ja järjestely parantaa kirjastopalveluiden laatua kunnassa, mikä näkyy myös uusina tapoina käyttää kirjastoa. Itsenäisen omatoimiasioinnin ikärajaksi haluttiin15 vuotta; tämän katsotaan takaavan lasten ja nuorten kirjastoasioinnin turvallisuutta ja minimoivan järjestyshäiriöitä.

Laajennetun aukiolon kilpailutuksen voitti Axiell Suomi Oy tarjouksellaan omatoimikirjaston laitehankinnasta Avoin kirjasto-konseptillaan, ja omatoimikirjastojärjestelmää päästiin rakentamaan kesällä 2016. Axiell käytti keskisuomalaisia toimijoita alihankintana ja kunnan tekninen toimi ja atk-tuki osallistuivat prosessiin. Kirjaston kameravalvontaa jouduttiin täydentämään teknisistä syistä kahteen eri järjestelmään: Axiellin oman kameran avulla sekä integroimalla lisäkameroita kunnan valvontasysteemiin. Tila on valvonnan suhteen haastava, koska hyllyt ja kattorakenteet aiheuttavat katvealueita. Kulunvalvontayksikkö sijoitettiin ulko-ovelle ja kirjautuminen tapahtuu kirjastokortin ja Keski-kimpan pin-koodin avulla. Käytön ikärajana on 2016-2017 ollut 15 vuotta; tätä nuoremmat voivat asioida vanhemman tms. kanssa valvotusti. Kortin haltija vastaa aina mukanaan tulevista henkilöistä (esim. perheenjäsenet) ja jokainen tulija on velvoitettu vastaamaan siitä, ettei päästä ulkopuolisia tilaan kirjautumisensa yhteydessä.

Automatisoitu valo- ja äänitekniikka sekä ulko-oven sähkölukitus saatiin toteutettua integroimalla toiminnot Avoimen kirjaston systeemiin.
Kirjastotilaa muokattiin lainauksen, palautettavan aineiston vastaanoton sekä aineiston esittelyn tarpeisiin entistä paremmin sopivaksi. P. V. Supan lainaus-palautusautomaatti oli hankittu jo ennen hanketta, jotta asiakkaat tottuisivat kirjastoautomaatioon arjessaan ennen omatoimikirjaston käyttöönottoa. Automaatti päivitettiin omatoimen myötä Rfid-tekniikan vaatimuksiin ja näytöltä valittavia toimintoja saatiin lainauksen ja palautuksen lisäksi (omat tiedot, uusi lainat) 2017, mikä parantaa osaltaan palvelua. Omatoimiasiakkaiden pääsy henkilökunnan työtiloihin ja asiakaspalvelutiskin alueelle estetään erilaisin järjestelyin tekniikan, tietosuojan ja kassatoimintojen takia. Aineistovarausten nouto on mahdollista myös omatoimiaikaan kirjastojärjestelmästä saatavan asiakaskoodinumeron ja erillisen varausaineistokärryn avulla.

Kirjaston atk-laitteistoa ja -ohjelmistoa on päivitetty ja täydennetty omatoimikirjaston tarpeisiin. Aineiston suojauksella RFID-tarroin pyritään vähentämään hävikkiä. Koska hankkeeseen palkattu kirjastotyöntekijä pystyi tekemään tarroitustyötä vain kuukauden ajan, nimenomaan uusin ja merkityksellisimmäksi katsottu aineisto käytiin läpi ja tarroitettiin. Samalla oli mahdollista keskittyä tehostetusti aineiston poistoon ja varastointiin. Rfid-ohjelman toimivuudessa yhteydessä Aurora-ympäristöön liittyi monia haasteita, samoin hälytinporttien toimivuus toteutui ainoastaan kirjastosalin sisäpuolella, koska tuulikaapissamme on Euroopan mitassa vahva portteja haittaava säteilyongelma. Joudumme siis arvioimaan kävijämääriä vertaamalla kahden eri laskurin lukuja, koska portti ei saliin sijoitettuna anna täysin luotettavia tuloksia. Rfid-systeemistä emme saa maksimaalista hyötyä nykyoloissa, mutta meillä on valmiudet sen laajempaan käyttöön jatkossa.

Liiketunnistimin toimivat hälyttimet aktivoidaan ja passivoidaan joko manuaalisesti tai Avoin kirjasto-systeemistä tilanteen mukaan. Hälytyksen lähtevät nopeasti ja niistä raportoidaan kunnan teknisen toimen päivystäjälle, joka tarpeen mukaan tarkistaa kirjastotilan. Vartiointifirmaa ei kirjastolla ole mahdollista käyttää. Kaiken kaikkiaan muutostöiden toteutus oli teknisesti ja aikataulullisesti huomattavasti arvioitua haastavampaa ja omatoiminen asiointi saatiin aloitettua vasta joulukuussa 2016. Hankkeen omarahoitusosioon on laskettu mukaan henkilökunnan työtä 84 tuntia, mutta koska valmistautuminen muutokseen aloitettiin jo pari vuotta aiemmin, työmäärä on arvioitu todellisuutta paljon vähäisemmäksi ja mukana on vain hektisimmän hankevaiheen työtunteja - työpäiväkirjoissa on mukana kirjastonjohtajan kevään-syksyn 2016 aikana tehtyä aineiston läpikäyntiä, Rfid-järjestelmän käyttöönottojärjestelyjä, omatoimimuutosten vaatimaa työtä, tiedotustyötä ym.

Uudet järjestelyt vaativat edelleen vuoden käytön jälkeen aktiivista tiedotusta ja opastusta niin henkilökohtaisesti kuin kirjallisestikin. Suuri osa asiakkaistamme on saanut henkilökohtaisen tietoiskun omatoimiasiointiin liittyvistä seikoista vuoden 2017 aikana. Tämä opastustyö vaatii luonnollisesti työaikaresurssia edelleen. Lehtijutuilla ja sosiaalisen median avulla olemme saaneet omatoimikirjastolle ja muullekin kirjastotoiminnalle näkyvyyttä.

Omatoimiasiointi lisää henkilökunnan työtä, erityisesti järjestelytehtäviä ja erilaista seurantaa ja neuvontaa, mutta tämä oli arvattavissa muualta saatujen kokemusten perusteella. Tämä on huomioitava kirjaston työjärjestelyissä, samoin esimerkiksi palautusten ruuhkahuippuja on vaikea ennakoida koska selkeää sykliä ei ole havaittavissa. Alun perin tarkoituksena oli saada koko kirjastotila kalusteineen mahdollisimman toimivaksi myös omatoimiasiakkaille ja henkilökunnalle hankkeen aikana, mutta Avoimen kirjaston muutostyöt olivat niin vaativa prosessi, ettei muuhun kirjastotilasuunnitteluun ole ollut aikaa tai taloudellisia resursseja tässä yhteydessä. Tilan suunnittelu uusia tarpeita vastaavaksi vaatii oman hankkeensa.

Laajennetun aukiolon hankkeen avulla on saatu esille fyysisen kirjastotilan tärkeyttä sähköisten palvelujen rinnalla: Kirjastotilaa on markkinoitu erilaisille toimijoille esim. kokous- ja tapahtumanjärjestämispaikaksi. Erityisesti kolmannen sektorin toimijat ovat käyttäneet mahdollisuutta hyväkseen. Omatoimiasioinnin aloitus on antanut kirjastolle toivottua näkyvyyttä ja positiivista julkisuutta. Seuraava vaihe on toivottavasti tilan kehittäminen muunneltavammaksi ja paremmin eri asiakastyyppejä palvelevaksi.

Webbsidor, publikationer och material: 

Tiedotus Uuraisten kunnan sivuilla, Keski-kirjastojen sivuilla, Uuraisten kunnankirjaston Facebook-sivuilla ja muualla somessa, Paikallisuutiset-lehden jutut.

Åtgärder och önskade inverkningar: 

Laajennetun aukiolon avulla voidaan tarjota erityisesti iltaan ja viikonloppuun kohdistuvaa kirjastoasiointiaikaa, jota asiakkaat ovat toivoneet vuosia. Maanantai- ja keskiviikkoaamupäivisin toteutettu lehtisalin omatoimiasiointi on otettu hyvin vastaan. Omatoimiasiointiaika parantaa fyysisen kirjastotilan käyttöastetta kokous- ja tapahtumatilana, esim. kolmannen sektorin toimijat ovat jo käyttäneet mahdollisuutta hyväkseen. Tilan uudenlaisia käyttömahdollisuuksia markkinoitu aktiivisesti v. 2017. Rfid-tekniikalla voidaan vähentää hävikkiä ja hälytinportteja voidaan käyttää sovelletusti myös kävijälaskurina.

Fortsatta åtgärder: 

Pyritään kehittämään omatoimiajan mahdollisuuksia asiakkaille entistä monipuolisemmiksi ja osallistavammiksi. Tilan muunneltavuuden kehittäminen tärkeää.

Ytterligare information: 

Hankkeen omarahoitusosioon on laskettu mukaan henkilökunnan työtä 84 tuntia omatoimikirjastohankkeen hektisimmästä vaiheesta, joten työmäärä on arvioitu todellisuutta paljon vähäisemmäksi. Näissä työpäiväkirjoissa on mukana kirjastonjohtajan kevään-syksyn 2016 aikana tehtyä aineistonläpikäyntiä, Rfid-järjestelmän käyttöönotto, varsinaisten tilamuutosten vaatimaa työtä sekä systeemin käyttöönoton aikaista työtä. Summa on siis mukana omarahoitusosassa vaikkei hankkeen toteumatositteissa näykään.

Projektet börjar : 
01/04/2016
Projektet avslutas : 
31/12/2017
 


Finansiering av ansökan
Ansökningssumma: 
€55 000
Egen finansiering: 
€20 000
Budget sammanlagt: 
€70 000
Övriga understöd som ansökts: 
€0
Övriga understöd som beviljats: 
€0

Förverkligad finansiering
Budget sammanlagt: 
€46 133
Egen finansiering: 
€16 133
Extern finansiering: 
€0
Bidrag från samarbetspartners: 
€0


Beslut
Beviljat stöd i euro: 
€30 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio: http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2016