Kellutus ja pienen kirjaston kokoelmaperiaatteiden uudistus
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Pirkkalan kunnankirjasto
Kirjaston osoite : 
Suupantori 2
33960
Kirjaston puhelin : 
0356524646
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@pirkkala.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Pirkka
Y-tunnus : 
0152084-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Laura From
Puhelin : 
0401335782
Sähköposti : 
laura.from@pirkkala.fi
Hankkeen tavoite: 

Toteuttaa kokoelmapoliittisten periaatteiden luonti ja älykäs kellutus pienen kunnankirjaston asiakkaille.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Lainaus- ja varausmäärien muutos eri toimipisteissä.

Kuljetusten määrien seuranta.

 

 

Kuvaus : 

Pirkkalan kunnankirjasto on yksi ison Piki-kimpan kirjastoista, vajaan 20 000 asukkaan voimakkaasti kasvava kunta, jossa asiakkaiden tarpeet kirjaston kokoelman suhteen muuttuvat nopeasti eri asuinalueilla. Kunnassa on neljä toimipistettä, joista yhdessä myös omatoimiaukioloaikaa. Tarkoituksena on saada sitä muihinkin toimipisteisiin. Kokoelma on rfid-tunnistein varustettu lähes kokonaisuudessaan, mikä helpottaa lainausta ja palautusta. Vuonna 2017 olisi tarkoitus aloittaa kokoelman kellutus, luopua varausmaksusta ja ottaa käyttöön yhteiset varausjonot, jotta kaikki kuntalaiset olisivat samalla viivalla aineiston saatavuuden suhteen. Onnistuneesti toteutettu kokoelmien kellutus lisäisi merkittävästi kirjastojen paikalliskokoelmien muotoutumista asiakaslähtöiseltä pohjalta: kokoelma heijastaisi nykyistä enemmän paikallisten asiakkaiden tarpeita. Aineiston käyttö tehostuisi kuljetuksiin käytettävän ajan vähentyessä: kirjastoaineistot olisivat enemmän aikaa asiakkaiden käytettävissä ja vähemmän aikaa kuljetettavana toimipisteestä toiseen. Kellutus toisi myös kustannussäästöjä, kun logistisia prosesseja voisi järkevöittää.

 

Kokoelmatyöhön ei ole tähän mennessä ollut mitään kirjattuja periaatteita Pikin yhteisten periaatteiden lisäksi. Hankkeen aikana olisi tarkoitus muodostaa Pirkkalan kirjaston omat kokoelmapoliittiset periaatteet ja miettiä kirjaston henkilökunnan kanssa yhdessä toimintatapoja ja kokoelman hoitoa, tehdä asennemuokkausta ja arvioida asiakkaiden tarpeita sekä määrärahan riittävyyttä. Tältä perustalta pitäisi tehdä suuri työ kellutuksen yksityiskohtien määrittelemiseksi ja varsinainen kellutuksen valmistelu yhdessä kirjastojärjestelmätoimittaja Axiellin kanssa.

 

Hankkeen puitteissa voitaisiin tutustua Jyväskylän kokoelmatyökaluun (Collection HQ) sekä pääkaupunkiseudun Sierraan, jossa on vastaava kellutus-toiminto. Näin saataisiin käsitys siitä, mitä kokoelman älykäs kellutus ja inventointi voisivat parhaimmillaan tarkoittaa ja verrata sitten kokemuksia pienemmän kunnankirjaston toimintamalliin. Reflektointia voitaisiin jakaa raportin ja blogin muodossa. Myös yhteistyötapojen ja kokemusten jakaminen Piki-kirjastoissa kellutuksen jo aloittaneiden Tampereen ja Nokian kirjastojen kanssa olisi tärkeää. Jatkossa voitaisiin suunnitella yhteisen kokoelmatyökalun hankkimista ja millä perusteilla siihen kannattaisi lähteä.

 

Kustannukset:

-       älykäs lainaus/palautusautomaatti Smart Serve 3000 €

-       kellutus Aurorassa 800 €

-       koulutukset ja tutustumiskäynnit 2000€

-       projektityöntekijä 2 kk 6000 €

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Pirkkalan kunnassa on neljä kirjastotoimipistettä, joiden kokoelmat on RFID-tunnistein varustettu lähes kokonaisuudessaan, mikä helpottaa lainaus- ja palautuskäytäntöjä toimipisteiden kesken. Vuoden 2017 alusta postuivat varausmaksut oman kunnankirjaston alueelta, mikä helpotti myös kellutukseen valmistautumista ja sen suunnittelua. Tavoitteena oli kellutuksen avulle tehostaa aineiston käyttöä mm. kuljetuksiin käytettävän ajan vähentyessä. Kirjastoaineisto olisi vähemmän aikaa kuljetettavana kirjastosta toiseen ja tehokkaammin asiakkaiden käytössä.

Kellutusta valmisteltaessa keskusteltiin myös Pirkkalan kunnankirjaston kokoelmapolitiikasta ja kellutuksen aiheuttamista muutoksista aineiston hankintaan. Pirkkalassa on ollut jo käytäntönä keskitetty aineiston hankinta, joten se suhteen ei tarvinnut tehdä muutoksia. Pirkkalaan ei päätetty perustaa esimerkiksi Tampereen kaupunginkirjastolla käytössä olevaa yhteiskokoelmaa, vaan kellutuksen aloittamisen jälkeen kaikki aineisto hankittaisiin pääkirjastoon, mistä se yhteisesti sovittujen periaatteiden perusteella jaettaisiin aluksi lähikirjastoihin. Sen jälkeen kellutus ja asiakkaiden asiointi ja toiminta muokkaavat jokaisen kirjastotoimipisteen kokoelman. Erilaisia aineistoon tehtäviä merkintöjä päätettiin yhtenäistää asioinnin selkiyttämiseksi ja aineiston löytyvyyden parantamiseksi. Esimerkiksi kirjasarjojen merkinnät päätettiin yhtenäistää ja aineiston lainauskuntoon saattamiseen tehtiin muutoksia prosessin sujuvoittamiseksi.
Järjestelmätoimittaja Axiellin kanssa tehtyjen määrittelyjen jälkeen kellutuksen ulkopuolelle jätettiin varaston ja kotiseutukokoelman aineisto, aikakauslehdet sekä esineet. Muuten tavoitteena oli alusta lähtien kelluttaa kaikkea aineistoa.

Hanketta suunniteltaessa ja siihen valmistauduttaessa loppuvuodesta 2016, käytiin kuulemassa kokemuksia Jyväskylän kaupunginkirjaston Collection HQ-kokoelmatyökalusta, joka tuo apua mm. kokoelman tasaamisen haasteisiin. Kävi kuitenkin ilmi, ettei se kustannuksiltaan ja ominaisuuksiltaan ollut ihanteellinen pienen kirjaston käyttöön. Näin ollen päätettiin jäädä odottamaan, minkälaisia kokoelman tasaamista helpottavia työkaluja Axiell saisi kehitettyä Aurora-kirjastojärjestelmään.

Hankkeen aikana kuultiin Tampereen kaupunginkirjaston kokemuksia kellutuksesta heidän osaltaan, vaikka toimintaympäristönä Tampere Pirkkalaan verrattuna onkin hyvin erilainen. Sen lisäksi kesällä 2017 aloitettiin keskustelut kellutuksen suunnittelusta yhdessä Kangasalan kunnankirjaston kanssa, sillä siellä oli myös harkittu ainakin osittaista kellutuksen aloittamista. Tämä osoittautui alusta saakka hyväksi ratkaisuksi ja yhdessä Kangasalan henkilökunnan ja Axiellin kanssa määrittelyt ja toiminnan suunnittelu sujui nopeasti.

Pirkkalassa kellutus päästiin aloittamaan 18.12.2017 hieman myöhemmin kuin alunperin oli ajateltu. Kellutuksen aloittamisen jälkeen ei tullut suuria yllätyksiä toiminnassa, mutta muutamia eri kirjastojen käytäntöihin ja osastoihin liittyviä kysymyksiä nousi esiin vasta sen käynnistyttyä.

Hankkeen aloittamiseen mennessä kaikkien kirjastojen aineisto oli RFID-tunnistein varustettu ja jokaiseen kirjastoon oli hankittu uusi lainaus/palautusautomaatti asioinnin sujuvoittamiseksi ja käytäntöjen yhtenäistämiseksi. Kokoelmaan ja aineiston liikkumista seurataan kuukausittain kirjastojärjestelmästä otettavilla tilastoilla. Jokainen työntekijä ja kirjastotoimipiste tekee myös tarvittaessa kokoelman tasaukseen liittyviä toimenpiteitä, kunnes kirjastojärkestelmään on mahdollista toteuttaa toimintaa tukevia ominaisuuksia. Axiell on sitoutunut kehittämään uusia työkaluja sekä Pirkkalan että Kangasalan kirjastojen kellutuskokemusten perusteella ja molemmat kunnat ovat sitoutuneet toimittamaan tietoja ja kehitysehdotuksia Axiellille.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Kellutuksen käyttöönotto on vähentänyt aineiston kuljettamiseen kuluvaa aikaa, kun sitä ei enää ilman varauksia kuljeteta kirjastotoimipisteiden välillä. Se on parantanut aineiston saatavuutta ja tulee jatkuessaan monipuolistamaan ainakin pienimpien Pirkkalan kirjastojen kokoelmaa. Koska kellutus on ollut käytössä Pirkkalassa vasta pari kuukautta, on tässä vaiheessa vielä mahdotonta todeta, miten kokoelmat alkavat eri kirjastotoimipisteissä muodostumaan.

Kellutuksen käyttöönottoa Pirkkalan osalta helpotti oleellisesti jo käytössä oleva aineiston keskitetty valinta sekä se, että aineistomäärärahoja ei ole erikseen jaettu eri toimipisteiden kesken.

Asiakkaille kellutus näkyy loppujen lopuksi kokoelman monipuolistumisella pienimmissä kirjastoissa, kun esimerkiksi koulujen yhteydessä oleviin kirjastoihin, joissa on ollut pääosin lasten ja nuorten aineistoa, alkaakin muodostua myös aikuisten aineistosta oma kokoelma. Asiakkaille on muistettava kuitenkin esimerkiksi aineiston varaamista mietittäessä selittää kellutuksen periaate ja kannustaa heitä tekemään varauksia, jos haluavat varmistaa juuri tietyn aineiston saatavuuden.

Jatkotoimenpiteet: 

Hankkeen aikana aloitettiin kellutuksen käyttöönoton suunnittelu ja toiminnan jatkokehittely Kangasalan kunnankirjaston kanssa. Kellutuksen alettua, molempien kuntien kirjastot sitoutuvat toimittamaan kokemuksiaan ja kehitysehdotuksia Axiellin käyttöön kirjastojärjestelmän kellutusominaisuuksien kehittämiseksi. Tarkoituksena on kehittää yhteistyössä mm. kokoelman seurantaan ja aineiston tasaamiseen liittyviä ominaisuuksia kirjastojärjestelmässä, joiden toivotaan helpottavan ja ohjaavan kokoelman tasaamista ja aineiston liikkuvuuden ja saatavuuden seuraamista.

 

Aloituspäivämäärä : 
02/01/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€11 300
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€14 800
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€18 923
Oma rahoitus yhteensä: 
€9 990
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
2kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
6henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€9 000

Hakemus on hanke-ehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Ks. Perustelumuistio 2017

http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017

 
okm
avi