Keskipisteessä asiakas
Vuoden 2012 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Jyväskylän kaupunginkirjasto - Keski-Suomen maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Vapaudenkatu 39-41
40100
ISIL-tunnus : 
FI-Jym
Y-tunnus : 
0174664-4
Yhteyshenkilön nimi : 
Seija Laitinen-Kuisma, kirjastotoimen apulaisjohtaja
Puhelin : 
014-2665095
Sähköposti : 
seija.laitinen-kuisma@jkl.fi
Kuvaus : 

1. Johdanto ja tausta 

Keski-Suomen maakunnan 23 kunnan-/kaupunginkirjastosta yhdeksän kuuluu Aaltokirjastot-yhteisjärjestelmään, kymmenen Keprikirjastot-yhteisjärjestelmään ja neljä kuntaa toimii järjestelmäyhteistyön ulkopuolella. Yksin toimivia ovat Joutsa, Hankasalmi, Laukaa ja Konnevesi, joista kahdella viimeisellä on parhaillaan menossa kuntaliitosneuvottelut.

Vuonna 2004 perustetussa Aaltokirjastot -yhteisjärjestelmässä on mukana 9 kuntaa. Jyväskylän lisäksi yhteistyörenkaaseen kuuluvat Jämsän, Kuhmoisten, Luhangan, Muuramen, Petäjäveden, Toivakan, Uuraisten ja Äänekosken kirjastot. Kirjastoilla on yhteinen kirjastokortti, atk-järjestelmä ja asiakastietokanta. Verkkopalveluohjelmisto vaihdettiin syksyllä 2010. Kirjastojen aineisto on ollut asiakkaiden yhteiskäytössä ja viikoittaiset kuljetukset toimineet kirjastojen välillä vuodesta 2006 lähtien. Kirjastojärjestelmänä on Axiellin PallasPro ja verkkokirjastona Axiell Arena. 

Keprikirjastot toimivat yhteistyössä tavoitteena kaikille tasa-arvoiset kirjastopalvelut. Apuna tässä on yhteinen aineistorekisteri ja aineistonkuljetus viikoittain. Yhteisjärjestelmä syntyi vuonna 1997, kun viisi kirjastoa hankki yhteisen järjestelmän. Nykyisin Kepri-yhteisjärjestelmässä on mukana kymmenen kirjastoa: Kannonkosken, Karstulan, Keuruun, Kinnulan, Kivijärven, Kyyjärven, Multian, Pihtiputaan, Saarijärven ja Viitasaaren kirjastot. Sama kirjastokortti käy kaikissa Kepri-kirjastoissa. Kirjastojärjestelmänä on Axiellin Origo ja verkkokirjastona Axiell Arena. 

Joutsalla, Hankasalmella, Laukaalla ja Konnevedellä on kaikilla käytössä Axiell Origo-kirjastojärjestelmä ja tarvetta järjestelmänpäivitykseen. Näille kunnille on tarjottu mahdollisuutta tulla mukaan tässä hakemuksessa kuvattavaan yhteistyöhankkeeseen. Laukaan vapaa-aikalautakunta on 22.9.2011 päättänyt myös Laukaan tulevan mukaan seudulliseen järjestelmänpäivityshankkeeseen. 

 2. Hankkeen tarkoitus ja tavoitteet

Tavoitteena on, että hankkeen aikana Aalto- ja Keprikirjastot, yhteensä 19 keskisuomalaista kuntaa, uusivat sekä asiakasliittymänsä että tuotantojärjestelmänsä. Kirjastojärjestelmän uusiminen on välttämätöntä paitsi yhteistyön syventämiseksi myös luettelointiformaatin vaihtumisen takia. Vuosina 2011 - 2013 yleisissä kirjastoissa otetaan käyttöön Marc21-formaatti.

Kirjastojärjestelmän ja verkkokirjaston uudistamisella tähdätään seudullisen yhteistyön syventämiseen ja tehokkaaseen kirjastopalvelujen tuottamiseen. 

Yhteistyö tulee koostumaan kahdesta osa-alueesta: toisaalta kirjastojen tietojärjestelmäyhteistyöstä, toisaalta yhteisten seudullisten palvelujen luomisesta erityisesti asiakkaille, mutta myös kirjastojen henkilökunnan käyttöön.  

Hankkeen aikana maakunnan kirjastoverkkoa suunnitellaan kokonaisuutena ja luodaan seudun kirjastoille yhteisiä toimintaperiaatteita ja toimintatapoja asiakkaiden tarpeiden perusteella. Hankkeessa tarkistetaan myös seudullisen yhteistyön rajaukset suhteessa maakuntakirjastotoimintaan. 

Tietojärjestelmäyhteistyö koostuu seuraavista osista:

1. Aaltokirjastojen PallasPro- ja Keprikirjastojen Origojärjestelmien versionvaihto Aurora-järjestelmäksi 

2. tietokantojen konvertointi Finmarc-formaatista Marc21-formaattiin (Aalto-, Kepri- ja Keskitietokannat) 

3. yhteisten verkkopalveluiden rakentaminen asiakkaille, ts. asiakasliittymän rakentaminen Axiell Arena-ohjelmalla 

Oman kirjastojärjestelmän ja valtakunnallisten palveluiden, kuten rakenteilla olevan kansallisen yhteisluettelon, välille tulee rakentaa tarvittavat rajapinnat. 

Yhteiset seudulliset palvelut tarkoittavat asioinnin vaivattomuutta asiakkaalle. Asiakkaan on helppo asioida useassa, häntä lähellä olevassa kirjastossa kunta- ja kimpparajojen yli. Yhteinen kirjastokortti käy kaikkiin kirjastoihin ja kirjastoilla on yhtenevät toimintatavat. Yhteisen kokoelmapoliitikan avulla luotu kokoelma saadaan käyttöön alueella aineistokuljetusten avulla. Henkilökunnan näkökulmasta yhteistyö merkitsee osaamisen ja voimavarojen jakamista, laajempaa sisäistä koulutustarjontaa ja samaa työtä tekevien ammattilaisten tiiviimpää verkottumista. Hankkeessa henkilökunnan yhteistyölle ja viestinnälle tullaan rakentamaan extranet-sivustot ja etäneuvottelutyökalut (esim. connect pro-yhteydet). Myös sosiaalisen median työkaluja tullaan hyödyntämään henkilökunnan työskentelyssä. 

Hankkeeseen kuuluu seuraavat osa-alueet

1. Keski-Suomen kirjastoyhteistyön johtaminen, suunnittelu, ohjaus, seuranta sekä tiedotus

- johtoryhmän perustaminen

- seutukoordinaattorin palkkaaminen

- tiivis työryhmätyöskentely: luettelointiryhmä, verkkopalveluiden ryhmä, markkinointiryhmä jne. 

2.  Yhteinen kirjastojärjestelmä ja aineistotietokanta sekä seudullinen verkkokirjasto asiakkaille

- kirjastojärjestelmän päivittäminen, aineisto- ja lainaajatietokantojen yhdistäminen

- luettelointikäytäntöjen yhtenäistäminen

- seudullinen verkkokirjasto ja verkkosivut  

3.  Yhteisten seudullisten palveluiden toteuttaminen

asiakkaille:

- yhteinen kirjastokortti

- yhteiset käyttösäännöt ja maksut

- yhteinen tiedotus (esitteet, tiedotteet jne)

- seudulliset aineistokuljetukset ja aineiston nopea saatavuus

- yhteinen kokoelmapolitiikka (meneillä oleva Aaltohanke laajennetaan, kts. luku 3)

- integrointi valtakunnallisiin palveluihin, kuten Yhteisluettelo

henkilökunnalle:

- henkilöstön osaamisen ja johtamisen seudullinen arviointi (meneillä oleva Aaltohanke laajennetaan, kts. luku 3)

- palvelujen kehittäminen ja osaamisen edistäminen

- verkottuminen

- yhteisen extranet-sivuston ja etäneuvottelumahdollisuuksien rakentaminen

- toimintakulttuurien yhteensovittaminen

- henkilökunnan kouluttaminen  

4. Markkinointi ja viestintä

- uuden nimen, logon, graafisen ulkoasun, esitteiden, tiedotteiden ym. laatiminen 

5. Seudullisen kirjastoyhteistyön ja maakuntakirjastotoiminnan eriyttäminen

- seudullisen yhteistyön rajaukset suhteessa maakuntakirjastotoimintaan 

3. Meneillään olevat seutuhankkeet 

Alueella on parhaillaan meneillään kaksi seudullista hanketta, jotka ovat laajennettavissa koskemaan koko tulevaa yhteisjärjestelmää. 

Työnimellä ”Uudistuvat ja monipuoliset kokoelmat: yhteinen kokoelmapolitiikka ja yhteiset kokoelmatyövälineet käyttöön”- kulkeva hanke tähtää seudullisen kokoelmapolitiikan aikaansaamiseen. Kokoelmapolitiikka tulee sisältämään kokoelman kehittämislinjaukset koko Aalto-kirjastoverkon tasolla, yksittäisen kirjaston tasolla sekä työvälineiden määrittelyn kokoelman arviointityöhön. 

 ”Keski-Suomen yleisten kirjastojen henkilöstön arviointihanke” puolestaan tähtää valtakunnallisesti sovellettavan arviointimallin luomiseen, jonka kohteena on kirjastoalan henkilöstö. Arviointikriteerit laaditaan koskien henkilöstön määrää ja rakennetta, osaamista, johtamista ja henkilöstön hyvinvointia. hanke toteutetaan kahdessa vaiheessa. Tekeillä olevassa ensimmäisessä vaiheessa keskitytään arviointikehikon ja mittariston laatimiseen. Hankkeen toisessa vaiheessa, vuosina 2012-2013, arviointikehikko ja mittaristo otetaan käyttöön Keski-Suomen kirjastoissa, arvioidaan tulokset ja laaditaan kehittämissuunnitelma. 

4. Hankkeen organisointi ja vastuut

Aalto- ja Keprikirjastojen ohjausryhmät ovat nimenneet hankkeen suunnittelua varten nelijäsenisen työryhmän, joka on kokoontunut vuoden 2011 aikana kolme kertaa.  Vuoden 2012 alussa hankkeelle tullaan nimeämään vastuullinen johtoryhmä ja tarvittava määrä työryhmiä. Konversiota valmisteleva työryhmä tullaan nimeämään ensimmäisenä, se aloittaa toimintansa jo vuoden 2011 aikana. Hankkeelle nimetään myös päävastuullinen hankekoordinaattori. Tällä hetkellä hankevastuu on vielä yhteisjärjestelmien ohjausryhmillä. 

Muita hankkeessa vastuullisia tahoja ovat kuntien ja kaupunkien tietohallinnot ja järjestelmäntoimittajat.  

5. Hankkeen vaiheet ja aikataulu

1. Hankkeen organisointi ja suunnittelu

– vastuullisen johtoryhmän ja työryhmien nimeäminen

– käyttöympäristöselvitys

– tehtäväluettelon läpikäynti ja vastuutus      

alkaa 3/2012   päättyy 6/2012

2. Käytäntöjen yhtenäistäminen ja yhteisten käytänteiden sopiminen

– konversiosääntöjen määrittelyt

– aineistokyselyt (osastot, parametrit, laina-ajat, maksut yms.)

alkaa 4/2012   päättyy 8/2012

3. Tietokantojen esikonversiot

– testaus, huomioiden kirjaaminen ja hyväksyminen

alkaa 8/2012   päättyy 11/2012

4. Henkilökunnan työskentely-ympäristön rakentaminen

– uuden extranet-alustan rakentaminen henkilökunnan viestintään

– sosiaalisen median työkalujen hyödyntäminen yhteydenpidossa

alkaa 3/2012   päättyy 6/2012

5. Toimintaympäristön toteutus

– laitehankinnat

– laite- ja ohjelmistoasennukset

– ohjelmistojen asennukset

– suorituskykytestaukset

alkaa 6/2012   päättyy 11/2012

6. Henkilökunnan koulutus ja työprosessien muokkaus

– 250 työntekijän kouluttaminen uusien ohjelmien käyttöön

– myös sosiaalisen median ja verkkoviestinnän koulutusta verkkokirjaston päivittäjille

– mahdollisten työprosessimuutosten huomioinen henkilöstön työnkuvissa

alkaa 11/2012  päättyy 2/2013

7. Tietokantojen yhdistäminen ja uuden formaatin käyttöönotto

– yhdistetään uuteen tuotantojärjestelmään siirtyneiden kirjastojen tietokannat (Aalto ja Kepri)

– konversiosääntöjen ja konversion tarkistus ja hyväksyminen

– kirjastojen sulut ja käyttökatkot (2-4 viikkoa)

alkaa 11/2012  päättyy 12/2012

8. Asiakasliittymän toteutus

– seudullisen verkkokirjaston suunnittelu, toteutus ja käyttöönotto (yhdistetään kaksi erillistä Arena-verkkokirjastosivustoa)

alkaa 4/2012   päättyy 12/2012

9. Markkinointi ja viestintä

– uuden yhteisjärjestelmän nimen, logon, graafisen ulkoasun, esitteiden, tiedotteiden yms. laatiminen

alkaa 6/2012   päättyy 12/2012

10. Käytön aloitus

– asiakasliittymä

– tuotantojärjestelmä

– käyttöönotto

alkaa 12/2012  päättyy 12/2012

11. Kirjastoaineistokuljetusten järjestäminen

– kirjastojen välisten aineistokuljetusten suunnittelu

alkaa 8/2012   päättyy 11/2012

12. Yhteisten seudullisten palvelujen toteuttaminen

– yhteistyön syventäminen

– asiantuntemuksen ja osaamisen vaihto

alkaa 3/2012   -

13. Hankkeen päättäminen

– loppuraportin laatiminen ja hyväksyminen

– juhlien järjestäminen

alkaa 2/2013   päättyy 2/2013

14. Seudullisen kirjastoyhteistyön ja maakuntakirjastotoiminnan eriyttäminen

– tarkistetaan seudullisen yhteistyön rajaukset suhteessa koko maakuntakirjastoalueen yhteistoimintaan

alkaa 1/2013   päättyy 2013

15. Toiminnan vakiinnuttaminen

– ylläpitovaiheeseen siirtyminen

– toiminnan seuranta ja tarvittavien muutosten tekeminen

alkaa 3/2013   

6. Hankkeen kustannukset

palkkakustannukset, mm.

- hankekoordinaattori 1.5.-31.12.2012

- 250 työntekijän kouluttaja 1.9.-30.9.2012

- verkkopalveluassistentti 2 kk (uusi verkkokirjasto, henkilökunnan extranet)

- lyhytaikainen sijaistyövoima mm. konversion tarkistukseen luettelointiosastoilla ja koulutuksiin ja työryhmätyöskentelyyn osallistumisiksi pienissä toimipisteissä

68.000 €

tietokantojen konvertointi, ohjelmistojen asennus, koulutus- ja muut ohjelmiston käyttöönottoon liittyvät kulut,

ei sisällä lisenssimaksuja

25.000 €

kokous- ja matkakulut

4.000 €

asiantuntijapalvelut

22.000 €

markkinointi- ja tiedotuskulut

12.000 €

extranetsivuston ja etäneuvottelumahdollisuuden rakentaminen

7.000 €

yhteisen asiakasliittymän eli verkkokirjaston toteutus

ei sisällä lisenssimaksuja

16.000 €

omarahoitus:

kirjastojen oma työpanos

39.000 €

ohjelmisto- ja laitehankinnat

93.000 €

Omarahoitus yhteensä 132.000 €

Haettava avustus 154.000 €

Hankkeen kustannukset yhteensä 286.000 €

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Aaltokirjastot (Jyväskylä, Jämsä, Kuhmoinen, Luhanka, Muurame, Petäjävesi, Toivakka, Uurainen ja Äänekoski)

Keprikirjastot ( Kannonkoski, Karstula, Keuruu, Kinnula, Kivijärvi, Kyyjärvi, Multia, Pihtipudas, Saarijärvi ja Viitasaari)

Laukaa, Hankasalmi

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeeseen perustettiin ohjausryhmä joka muodostui 21 kunnan kirjastotoimenjohtajista, projektipäälliköstä, Axiellin ja valitun käyttöpalvelun eli Jyväskylän tietohallinnon edustajista. Projektiryhmään kuuluivat Harri Hunnakko (Saarijärven kirjasto), Lea Hassinen (Jyväskylä), Juha Hälinen (projektipäällikkö, Jyväskylä), Seija Laitinen-Kuisma (Jyväskylä), Lea Partanen  (Jyväskylä), Raija Tuhkanen (Äänekosken kirjasto), Sohvi Koskinen (Kuhmoisten kirjasto), Terttu Anttonen (Keuruun kirjasto), Kristian Honkala (Jyväskylän tietohallinto) ja Sonja Petrell-Auvinen (Axiell Oy).

Kaikki mukanaolevat 21 kuntaa allekirjoittivat yhteistoimintasopimuksen, jolla sovitaan yhteistyön pelisäännöistä.

Lisäksi perustettiin myös konversiotyöryhmiä, markkinointi- ja viestintätyöryhmä sekä yhteiset käytännöt -ryhmä.

Uuden yhteisjärjestelmän nimeksi nimikilpailun jälkeen tuli Keski-kirjastot, jolle luotiin uusi graafinen ilme, joka näkyy verkkokirjaston lisäksi uusissa kirjastokorteissa, julisteissa, esitteissä, ja muissa tuotteissa.

Keski-kirjastojen väliset kuljetukset kilpailutettiin ja uusi yrittäjä laajensi kuljetukset koko alueelle asteittain vuoden 2013 aikana.

Keski-kirjastoille luotiin uudet yhteiset käyttösäännöt. Maksuja ja laina-aikoja yhtenäistettiin.

Keväällä 2013 suoritettiin esikonversiot tarkastuksineen. Huhti-toukokuussa Axiell koulutti järjestelmään 16 pääkäyttäjä/kouluttajaa, joiden tehtävänä oli kouluttaa muu henkilökunta ja toimia käyttöönottovaiheessa kirjastojen apuna. Syksyn koulutuksissa (tilaisuuksia noin 80) koulutettiin kirjastojen henkilökunta (noin 220) järjestelmän eri puoliin sekä järjestettiin koulutusta asiakaspalvelusta ja marc21-luettelointiformaatista.

Projektinhallintaan ja viestintään käytettiin mm. Keski-Suomen kirjastojen extranetiä, Google Docsia ja Keskipisteessä asiakas -blogia. Aina tarvittaessa kokoukset järjestettiin niin, että niihin oli mahdollisuus osallistua myös etänä Lync-ohjelmalla.

Yhteiset verkkopalvelut valmistuivat osoitteeseen www.keskikirjastot.fi.

Kirjastot avasivat ovet 3-4 viikon sulkuajan jälkeen ajallaan 1.10.2013. Henkilökunta oli koulutettu järjestelmään siihen mennessä.  Keski-kirjastojen verkkokirjasto aukesi 8.10.2013.

Hankeen tavoitteet ovat toteutuneet. Asiakkaan on helppo asioida useassa, häntä lähellä olevassa kirjastossa kunta- ja kimpparajojen yli. Yhteinen kirjastokortti käy kaikkiin kirjastoihin ja kirjastoilla on yhtenevät toimintatavat. Yhteisen kokoelmapoliitikan avulla luotu kokoelma on saatu käyttöön alueella aineistokuljetusten avulla. Henkilökunnan näkökulmasta yhteistyö on merkinnyt osaamisen ja voimavarojen jakamista, laajempaa sisäistä koulutustarjontaa ja samaa työtä tekevien ammattilaisten tiiviimpää verkottumista.

Jatkotoimenpiteet: 

Uudistuvat ja monipuoliset kokoelmat Aalto-kirjastoihin -hanketta ryhdytään laajentamaan Keski-kirjastoja koskevaksi. Ensimmäisenä uusitaan maakuntakirjaston varastointiohjeet vuonna 2014. Uudessa varastointisuunnitelmassa otetaan huomioon koko maakunnan yleisten kirjastojen tarpeet varastoinnissa. Lisäksi selvitetään, mahdollistaako seutukuljetus varastoinnin keskittämisen yli kuntarajojen.

Verkkosivujen sisällöntuotantoa kehitetään yhdessä. Vuonna 2014 tulossa on myös uusia verkkopalveluita, mm. verkkomaksaminen.

Aloituspäivämäärä : 
29/02/2012
Lopetuspäivämäärä : 
28/02/2013
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€154 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€132 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€286 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€250 948
Oma rahoitus yhteensä: 
€130 947

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
80kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
220henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€120 000
 
okm
avi