Kirjasto avoinna iittiläisille
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Iitin kunnankirjasto
Kirjaston osoite : 
Kausansaarentie 3
47400
Kirjaston puhelin : 
040 483 3800
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@iitti.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Iitti
Y-tunnus : 
0158766-7
Yhteyshenkilön nimi : 
Niina Honko
Puhelin : 
040 4833732
Sähköposti : 
niina.honko@iitti.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen ideana on avata kirjaston palvelut ja tila laajemmin kuntalaisille sekä uudistaa ja parantaa Iitin kunnankirjaston asiakaspalvelua toteuttamalla omatoimisen kirjaston käyttömahdollisuus. Tätä varten kirjastoon hankitaan lainaus- ja palautusautomaatti, kulunvalvontajärjestelmä ja valvontakamerat. Projektin yhteydessä kirjaston tilaa ja asiakkaiden tapaa toimia siinä mietitään uudelleen. Yksi osa tätä on uuden palvelutiskin suunnittelu ja hankinta. Omatoimikirjaston perustaminen mahdollistaa aukioloaikojen pidentämisen, kirjastotilan monipuolisemman käytön ja asiakaspalvelun laatuun panostamisen.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hankkeen onnistumista seurataan ainakin automaatin käyttölukujen, omatoimikirjaston käyttölukujen, kävijämäärän, lainauslukujen sekä asiakaspalautteen perusteella.

Kuvaus : 

Hankkeen kuvaus

Kirjasto on kuntien palveluista kaikkien rakastetuimpia ja Iitin kunnakirjasto on tunnettu hyvästä asiakaspalvelustaan. Yhä useampien palvelujen karatessa pienestä kunnasta verkkoon tai suurempiin kaupunkeihin korostuu kirjaston tarjoaman tilan ja henkilökohtaisen palvelun merkitys. Toisaalta yhä suurempi osa kuntalaisista on tottunut käyttämään palveluita itsenäisesti ja oman aikataulunsa mukaisesti esimerkiksi muissa Kymenlaakson kirjastoissa. Iitin kunnankirjasto on iittiläisille tärkeä palvelu, kulttuuri- ja yhdistystoiminnan keskus, ajanvietto- ja kohtaamispaikka ja tuki arjen ongelmatilanteissa etenkin, mitä tulee sähköisten palvelujen käyttöön.

Hankkeen ideana on avata kirjaston palvelut ja tila laajemmin kuntalaisille sekä uudistaa ja parantaa Iitin kunnankirjaston asiakaspalvelua toteuttamalla omatoimisen kirjaston käyttömahdollisuus. Tätä varten kirjastoon hankitaan lainaus- ja palautusautomaatti, kulunvalvontajärjestelmä ja valvontakamerat. Projektin yhteydessä kirjaston tilaa ja asiakkaiden tapaa toimia siinä mietitään uudelleen. Yksi osa tätä on uuden palvelutiskin suunnittelu ja hankinta. Omatoimikirjaston perustaminen mahdollistaa aukioloaikojen pidentämisen, kirjastotilan monipuolisemman käytön ja asiakaspalvelun laatuun panostamisen.

Hankkeen tarkoitus ja tavoitteet

Itsepalveluautomaattien hankinta mahdollistaa itsenäisesti toimivalle asiakkaalle nopean asioimisen ja tarjoaa yksityisyyttä lainatun aineiston suhteen sitä haluaville. Henkilöstöresurssien pienentyessä automaatit vapauttavat asiakaspalveluhenkilökunnan keskittymään vaativampaan tiedonhakuun ja muuhun henkilökohtaiseen palveluun.

Omatoimikirjaston avulla kirjaston aukioloa on mahdollisuus laajentaa lisäämällä miehittämätöntä aukioloaikaa, jolloin aineiston palauttaminen ja lainaaminen ja muu kirjastonkäyttö, kuten lehtien lukeminen, onnistuu itsenäisesti aamusta iltaan ja tiettyyn kellonaikaan on mahdollisuus saada henkilökohtaista kirjastopalvelua. Myös sunnuntaiaukiolo on omatoimikirjaston kautta mahdollinen. Palvelujen laajentamisella tavoittellaan uusia käyttäjiä. Omatoimikirjasto on myös luottamuksen osoitus kirjastolta kuntalaisille, mikä voi vahvistaa yhteisöllisyyttä ja käyttäjien tunnesidettä omaan kirjastoon.

Laajempi aukiolo lisää joustavuutta, minkä uskotaan palvelevan useita asiakasryhmiä. Työssäkäyvien mahdollisuus asioida kirjastossa oman aikataulunsa mukaan paranee. Iitin kunnassa on 1.8.15 yhdistetty kaksi kyläkoulua isompaan ja aikaisempaa suurempi määrä Kausalan koulun oppilaita on koulukuljetuksen piirissä. Laajempi aukioloaika palvelisi myös yläkoulun ja lukion oppilaita. Koulukuljetusten aikatauluista riippuvaiset koululaiset ja opiskelijat voivat tulla kirjastoon omatoimiaikana esimerkiksi odottamaan koulupäivän alkamista.

Kunnassa on pitkään ollut pula sopivista kokoustiloista. Laajemmat aukioloajat laajentavat mahdollisuuksia käyttää kirjaston tiloja kokouskäytössä. Omatoimikirjasto tarjoaa myös mahdollisuuden käyttää rauhallista työskentely- ja opiskelutilaa pidempään. Kirjaston langaton verkko ja mahdollisesti tietokoneet ovat myös omatoimiaikana käytettävissä esimerkiksi laskujen maksuun.

Itsepalveluautomaatit muuttavat merkittävästi tapaa, jolla käyttäjät asioivat kirjastossa. Palvelutiskin uusimisella parannetaan sen toimivuutta asiakaspalvelussa sekä henkilökunnan ergonomiaa. Palvelutiskin uusiminen mahdollistaa kirjastotilan miettimisen uudelleen huomioiden esimerkiksi itsepalveluasiakkaat, aikaa vievät tietopalveluasiakkaat ja yksityisyyttä edellyttävät asiakaspalvelutilanteet (esim. uusien asiakkaiden ja Celia-asiakkaiden rekisteröinti). Kirjaston nykyinen palvelutiski on käyttötarkoitukseensa vanhanaikainen, epäergonominen, raskasrakenteinen ja huonossa kunnossa.

Hankkeen toteutus

Aikataulu: 1.1.2016 - 31.12.2017

Iitin kunnankirjaston asiakaspalvelun muutosten suunnittelu alkaa heti vuoden 2016 alusta. Muutokset toteutetaan porrastaen, niin että ensimmäisessä vaiheessa otetaan käyttöön automaatti tai automaatit ja suoritetaan lainaustiskin muutokset. Tämä antaa myös kirjaston käyttäjille mahdollisuuden totuttautua asteittain omatoimisuuteen. Automaatit ja lainaustiski kilpailutetaan helmi-maaliskuussa 2016 ja ne pyritään saamaan käyttöön kesällä 2016.

Kulunvalvonnan, turvallisuuden ja käytettävyyden kannalta välttämättömät muutokset kirjastotilaan ja niiden tarkemmat kustannukset kartoitetaan keväällä tai kesällä 2016. Kulunvalvontajärjestelmä ja valvontakamerat kilpailutetaan kesällä tai syksyllä 2016. Järjestelmän hankinnassa otetaan huomioon optio RFID-aineistotunnistukselle sekä RFID-varkaudenestolle. Omatoimikirjasto pyritään saamaan toimintaan vuoden 2017 alkupuoliskolla.

Henkilökunnan ja asiakkaiden tutustuttaminen ja perehdytys laitteiden käyttöön on tärkeä osa hanketta. Henkilökuntaan kuuluu datanomin koulutuksen saanut kirjastovirkailija, jolla on hyvät valmiudet laitteiden käyttöönottoon ja opastukseen. Automatisointiin ja omatoimiasiointiin liittyy paljon pelkoja ja ennakkoluuloja, joiden takia olisi hyvä saada paikallinen yhteisö ja käyttäjät jo aikaisessa vaiheessa tutustumaan laitteisiin ja tilaan sekä antamaan palautetta niiden käytettävyydestä. Omatoimikirjaston käyttösääntöjä, käytäntöjä ja aukioloaikoja tarkennetaan hankkeen edetessä ja muokataan vuorovaikutuksessa kuntalaisten kanssa ja käyttökokemusten perusteella.

Tulosten mittaaminen

Hankkeen odotetaan lisäävän asiakkaiden tyytyväisyyttä ja kirjaston aukiolotunteja, sekä näiden kautta asiakas- ja lainamääriä. Kokemukset muista kirjastoista ovat rohkaisevia. Kirjastossa mitattavat laina- ja kävijäluvut, uudet asiakkaat sekä aukiolotunnit ovat hyviä ja selkeitä mittareita hankkeen vaikuttavuudelle. Asiakastyytyväisyyttä voidaan seurata käymällä keskustelua kuntalaisten kanssa, keräämällä asiakkailta saatua palautetta ja suorittamalla omatoimikirjaston käyttöönotosta asiakaskyselyitä. Mahdollisia ongelma- ja häiriötilanteita tulee myös seurata tarkkaan mm. kuluvalvontajärjestelmän lokitiedoista ja tarvittaessa valvontakameran tallenteista.

Hankkeen kustannukset

Hankkeen kustannukset koostuvat seuraavista osa-alueista:

  1. Omatoimikirjaston kulunvalvontajärjestelmä, kameravalvonta, hälytysjärjestelmän muutostyöt
  2. Lainaus- ja/tai palautusautomaatti, viivakoodinlukija, kuittitulostin
  3. Palvelutiskiremontti, vanhan tiskin purkaminen, uusien säädeltävien sähköpöytien hankinta
  4. Suunnitteluun, toteutukseen, henkilökunnan ja asiakkaiden perehdytykseen ja tiedottamiseen käytetyt työtunnit ja resurssit

Kustannusten erittely (alv 0):

Hankeavustuksella rahoitettava:

  • Kulunvalvontajärjestelmä laitteineen ja ohjelmineen 7000,00 €
  • Lainaus- ja/tai palautusautomaatti, viivakoodinlukija, kuittitulostin 5000,00 €

Haettava hankerahoitus yhteensä 12 000,00 €

Itserahoitettavat kulut (omarahoitusosuus, alv 0 )

  • Valvontakamerat 2000,00 €
  • Palvelutiskin purkaminen ja uuden tiskin hankinta 4000,00 €
  • Hälytysjärjestelmän muutostyöt 2000,00 €
  • Henkilökunnan työtunnit 500,00 €
  • Muut tarvikkeet ja ilmoituskulut 500,00 €

Omarahoitusosuus yhteensä 9000,00 €

Hankkeen kustannukset yhteensä 21 000 €.

Aiemmat hankkeet: 

Useat vastaavanlaiset omatoimikirjasto-, itsepalvelukirjasto- ja avoin kirjasto -hankkeet.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeen tavoitteena oli tarjota Iitin kunnankirjaston palvelut ja tilat laajemmin kuntalaisten käyttöön sekä uudistaa ja parantaa kirjaston asiakaspalvelua uusimalla palvelutiski ja toteuttamalla mahdollisuus käyttää kirjastoa omatoimisesti.

Tammikuussa 2016 aloitettiin uuden lainaustiskin ja lainaus-palautusautomaatin hankinnan suunnittelu kartoittamalla henkilökunnan tarpeet ja toiveet. Helmikuun 2016 alussa kerättiin kirjaston kirjallisuuspiirin yhteydessä aktiivisten kirjastokäyttäjien ajatuksia ja toiveita uuden tiskin ja omatoimikirjaston suhteen.

Uuden palvelutiskin hintatasoa kartoitettiin helmikuussa lähettämällä tiedusteluja mahdollisille toimittajille. Palvelutiskin ja lainaus-palautusautomaatin kilpailutukset toteutettiin huhtikuussa 2016 ja hankinnat toukokuussa 2016.

Uusi palvelutiski ja lainaus-palautusautomaatti asennettiin ja otettiin käyttöön heinäkuussa 2016. Asiakkaita alettiin järjestelmällisesti opastamaan automaatin käyttöön. Elokuussa 2016 otettiin kokeiluna käyttöön aamuinen omatoimiaika, jonka aikana asiakkaille oli mahdollista lainata ja palauttaa kirjoja automaatilla sekä käyttää asiakaspäätteitä ja kirjaston tiloja omatoimisesti klo 8-10 ennen kirjaston palveluajan alkamista. Automaatin yhteyteen hankittiin muusta kalustosta erottuva kirjakärry palautuksille sekä automaatin taakse sermi, joka auttaa automaattia erottumaan tiskistä sekä lisää asioinnin yksityisyyttä. Lainaus-palautusautomaatin käyttö kasvoi hiljalleen syksyn 2016 ajan ja nousi merkittävästi vuoden 2017 tammikuusta lähtien.

Omatoimikirjaston tarpeita kartoitettiin alkusyksystä 2016. Samalla tehtiin tiedusteluja eri järjestelmäntoimittajan tarjoamista ratkaisuista. Omatoimikirjastojärjestelmä kilpailutettiin syyskuussa ja hankintapäätös tehtiin marraskuussa 2016.

Omatoimikirjastojärjestelmän asentamista edeltävät kaapeloinnit, sähkötyöt, sähkölukkojen ja uusien ovipumppujen asennukset sekä muut muutostyöt toteutettiin joulukuussa 2016. Joulukuun lopulla siirryttiin varausten omatoimiseen noutamiseen. Omatoimikirjastojärjestelmä asennettiin tammikuussa 2017. Asiakkaiden toiveesta hankittiin lukittava palautuskaappi, johon voi turvallisesti palauttaa kirjat kirjaston ollessa kiinni. Ovien ja valaistuksen ohjausta testattiin tammikuun aikana. Asiakkailla oli mahdollisuus harjoitella omatoimikirjastoon kirjautumista parina päivänä etukäteen kirjaston aukioloaikoina.

Omatoimikirjastojärjestelmä ja kirjaston uudet aukioloajat otettiin käyttöön 1.2.2017. Kirjaston opasteita ja henkilökunnan toimintakäytäntöjä päivitettiin vastaamaan omatoimikirjaston tarpeisiin. Muutoksesta oli tiedotettu aktiivisesti asiakaspalvelussa, lehdessä ja sosiaalisessa mediassa. Ajoittaisista teknisistä ongelmista huolimatta kävijät ottivat omatoimipalvelut käyttöön hyvin. Erityisesti lehtienlukusalia ja asiakastietokoneita käytettiin ahkerasti omatoimiaikana. Viikonloppuisin kävijöitä oli suunnilleen saman verran kuin aikaisemmin lauantaisin aukioloaikoina.

Valvontakamerat asennettiin kirjastoon maaliskuussa 2017. Niiden tallenteisiin on jouduttu turvautumaan muutaman lievän vahingonteon yhteydessä. Valvontakameroiden paikkoja ja muita turvatoimenpiteitä on tarkistettu kokemusten perusteella.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Ei tuotettuja julkaisuja tai materiaalia

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Omatoimipalveluiden asteittainen käyttöönottaminen osoittautui hyväksi ratkaisuksi. Asiakkailla oli ensin mahdollisuus rauhassa ja vapaaehtoisesti tutustua heinäkuussa asennetun lainaus- ja palautusautomaatin käyttöön syksyn 2016 ajan. Elokuussa aloitettu aamuinen omatoimiaika klo 8-10 toi omatoimiajan ajatusta tutuksi osalle käyttäjistä. Varausten omatoiminouto otettiin käyttöön joulukuussa 2016, jotta omatoimikirjaston avatessa käytäntö olisi ennalta tuttu. Asiakkaille markkinoitiin koko ajan korostetusti kirjastokortin tunnuslukua ja kerrottiin tulevista muutoksista. Automaatin käyttölukujen perusteella tiedottamisella näyttäisi olleen vaikutusta.

Aukioloaikoja on laajennettu omatoimella kaikkina päivinä niin aamusta kuin illastakin. Sunnuntain omatoimiaika tuli kokonaan uutena. Laajennetuista aukioloajoista, varausten noudon joustavuudesta ja omatoimiajan rauhallisuudesta on saatu asiakkailta myönteistä palautetta sekä kasvotusten että palautekyselyn yhteydessä.

Lainaus-palautusautomaatin lainaukset ja palautuksen käyttöluvut kohosivat suhteellisen tasaisesti koko syksyn 2016 ajan. Tammikuussa 2017 automaatin käyttökerrat sekä palautusten ja lainojen määrät nousivat jyrkästi. Käyttöluvut ovat jatkaneet kasvuaan omatoimikirjaston käyttöönoton myötä.

Lainaus laski helmikuussa 2017 noin 10 prosenttia edellisvuoteen verrattuna. Tähän todennäköisesti vaikutti palveluaikojen supistuminen sekä teknisistä ongelmista johtuneet kiinniolot kahtena viikonloppuna. Maaliskuussa 2017 sekä kirjaston lainat, automaatin käyttöluvut että omatoimikirjaston kirjautumiset nousivat selvästi. Lainaluvut ovat olleet siitä lähtien kuukausittain edellisvuotta korkeampia. Pääkirjaston lainaus on tähän mennessä noussut vuonna 2017 edellisvuoteen verrattuna 7,8 prosenttia.

Omatoimikirjastoon on kirjautunut käyttöönotosta lähtien keskimäärin n. 20 korttia päivässä. Heinäkuusta 2017 lähtien omatoimikirjaston kävijämäärä on noussut ja sisään on kirjautunut keskimäärin 25 korttia päivässä.

Henkilökunnan näkökulmasta omatoimikirjasto on tuonut joustavuutta työn aikataulutukseen ja järjestelyihin, mutta myös varsinkin alkuvaiheessa paljon lisää työtä. Automaatti mahdollistaa nopean asioinnin sitä haluaville ja palvelutiskillä voidaan rauhassa keskittyä perusteellisempaan asiakaspalveluun.

Korkeudeltaan sähköisesti säädettävä uusi palvelutiski on parantanut työnteon ergonomisuutta ja henkilökunta on siirtynyt työskentelemään palvelutiskissä pääosin seisaaltaan. Lainaus-palautusautomaatti ja varausten noutopiste on sijoitettu niin, että tiskin takaa on helppo ohjata asiakas automaatin käyttöön ja siirtyä tarvittaessa opastamaan tai vaihtoehtoisesti antaa rauha toimia itsenäisesti. Asiakkaille tarkoitetut tiedonhakukoneet on myös sijoitettu niin, että niiden luo on tarvittaessa helppo siirtyä opastamaan.

Jatkotoimenpiteet: 

Kirjaston omatoimipalvelut ovat vakiintuneet osaksi Iitin kunnankirjaston arkea ja niitä kehitetään edelleen. Omatoimipalveluiden käytöstä, toimivuudesta ja opasteiden selkeydestä teetettiin kesällä 2017 asiakkaille kysely, jonka pohjalta mietitään esimerkiksi viikoloppuaukiolon pidentämistä. Mahdollisesti myöhemmin tehdään toinen kysely, jossa kartoitetaan asiakkaiden toiveita palveluiden kehittämisestä ja esimerkiksi aukioloajoista.

Lisätietoa: 

Toteutuneet kustannukset

Omarahoitus

Uusi palvelutiski 2739 €

Ovien sähkölukot ja muutostyöt 14 430,77 €

Lukittava palautuslaatikko (hankerahoituksesta ylimenevä summa) 180,61

Yhteensä 17 350,38 €

Hankerahoitus

Lainaus-palautusautomaatti 3500 €

Omatoimikirjastojärjestelmä 5260 €

Kärry automaatin palautuksille 256,7 €

Lukittava palautuslaatikko toimituskuluineen 983,3 €

Yhteensä 10 000 €

Aloituspäivämäärä : 
01/01/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€12 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€9 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€21 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€27 350
Oma rahoitus yhteensä: 
€17 350
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€10 000
 
okm
avi