KIRJASTOTILOJEN suunnittelupalvelua: virtuaalitilat oppimisympäristössä, leikillisyyttä lasten tiloissa ja henkilöstön monitila
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Valkeakosken kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Kauppilankatu 2
37601
Kirjaston puhelin : 
0403357055
Kirjaston sähköposti : 
leena.toivonen@valkeakoski.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Valkka
Y-tunnus : 
0157568-2
Yhteyshenkilön nimi : 
Leena Toivonen
Puhelin : 
0403357040
Sähköposti : 
leena.toivonen@valkeakoski.fi
Hankkeen tavoite: 

Hanke sijoittuu teemaan 5 UUSI KIRJASTO Hankkeen tavoitteena on kirjaston yleissuunnittelu, niin että kirjaston yleisilme on toimiva, moderni ja raikas sekä eri asiakasryhmien että henkilöstön näkökulmasta. Yleissuunnittelun lisäksi tavoitteena on muutaman erityiskohteen tarkempi suunnittelu. Kolmantena tavoitteena on uuden teknologian käyttöönotto tiloissa, asiakkaita varten hankitaan uusi infonäyttö, oppimisympäristössä älytaulut ja dokumenttikamera. Lisäksi uuden teknologian käyttöönotossa halutaan asiakkaille tarjota virtuaalitodellisuuteen tutustumista näiden laitteiden hankinnalla asiakaskäyttöön. Hankkeen tavoitteena on hyödyntää suunnittelijoita, jotka ovat erityisesti kirjastojen suunnitteluratkaisuihin erikoistuneita toimistoja. Hankkeessa huomioidaan kirjastotilojen ja -toimintojen esteettömyydestä annetut suositukset. Hankkeessa tavoitellaan myös asiakaskunnan sitouttamista suunnitteluun laajalti, niin että asiakkaat ovat tiiviisti ideoimassa kirjastoon toimivaa sisustusta. Projektin aikana aktiivisista asiakkaista koottu asiakasraati ja myös kirjaston henkilöstö voivat kertoa mielipiteensä tehdyistä vaihtoehtoisista ratkaisuista.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Suunnitteluvaiheen seurannan mittarina toimivat suunnitteluvaiheen asiakasraadin osallistujat, miten aktiivisesti he osallistuvat tapaamisiin ja kommentoivat vaihtoehtoja. Asiakasraadin kokoonpanossa huomioidaan esteettömyyteen liittyvät seikat. Hankkeen lopullisina tavoitemittareina toimivat sekä uusien tilojen käyttäjämäärät yleensä, mutta myös kaupunkilaisten varattavissa olevien tilojen käyttömäärät, sillä oletuksena on lisääntyneet asiakaskäynnit. Mittarina myös esteettömyysasiat ja niistä raportointi. Hankkeen yleisenä tavoitemittarina toimivat kirjaston tekemät asiakaskyselyt, jossa asiakkaat kertovat näkemyksensä tiloista.

Kuvaus : 

Tausta Valkeakosken kaupunginkirjaston peruskorjaus toteutetaan 2018–2020, ja tätä ennen kirjaston on muutettava väistötiloihin, jossa kirjaston palvelut ovat asiakkaiden käytössä noin kahden vuoden ajan. Tulevien väistötilojen käyttöönotto edellyttää huolellista suunnittelua. Ensisijaisena tavoitteena on, että väistötiloja varten tehtävää suunnittelutyötä voidaan hyödyntää myös kirjastotilan peruskorjauksen yhteydessä. Hankkeen tavoite Hankkeessa ostetaan suunnittelupalveluja kirjaston suunnitteluun julkisena kaupunkilaisten yhteisenä työ- ja olohuoneena. Hankkeessa hyödynnetään suunnittelijoita, jotka ovat erityisesti kirjastojen suunnitteluratkaisuihin erikoistuneita toimistoja. Hankkeessa tavoitellaan myös asiakaskunnan sitouttamista suunnitteluun laajalti, niin että asiakkaat ovat tiiviisti ideoimassa kirjastoon toimivaa sisustusta. Projektin aikana aktiivisista asiakkaista koottu asiakasraati ja kirjaston henkilöstö voivat kertoa mielipiteensä tehdyistä vaihtoehtoisista ratkaisuista. Kirjasto varautuu vuosien 2017–2019 aikana toteuttamaan projektin aikana sovittuja suunnitelmia budjettivarauksilla. Yleissuunnittelu ja suunnittelun erityiskohteet ja kohderyhmät Kirjaston uusi väistötila vaatii yleissuunnittelua toimintojen sijoittamisesta, ja mahdollisesti joidenkin väli-seinien sijoittelua ja rakentamista. Yleissuunnittelun toivotaan aikaansaavan kirjastoon modernia ja raikasta yleisilmettä. Suunnittelussa erityishuomiota vaatii aineiston esillepano ja aineiston markkinointi, kuten kirjakaupoissa, aineistoa tulisi olla mahdollista sijoittaa enemmän esille. Samoin kirjaston opasteet kaipaavat suunnittelemista. Suunnittelussa tulisi myös huomioida kirjaston paikallisuus ja esim. kirjastoon lahjoitettujen kuvanveistäjä Weckströmin pienveistosten esillepano. Lisäksi tilojen suunnittelussa halutaan erityisesti kiinnittää huomiota muutaman erityiskohteen tarkempaan suunnitteluun. Näitä erityiskohteita ovat seuraavat: 1. Lasten kokoelmaan liittyvän tilan suunnittelu ja kalustus (Tilan käyttäjänä lapset ja lapsiperheet) Lasten kokoelman yhteyteen on tavoitteena toteuttaa lapsille soveltuva kirjallisuuteen ja muuhun aineis-toon perehtymiseen tarkoitettu tila, jossa myös lasten kalusteet luovat osaltaan myönteistä ja turvallista tilaa. Kalusteiden tulee olla lasten mitoituksella valmistettuja, mutta myös lasten vanhempien paikallaolo tulee huomioida kalustuksessa riittävässä määrin. Tällä hetkellä lasten satuhuone on erillinen tila, mutta väistötiloissa satutila voitaneen sijoittaa lasten kokoelman yhteyteen ja tähän suunnitteluratkaisuun tarvitaan ammattiosaamista, niin että toteutus on toimiva sekä akustisesti että toiminnallisesti, mutta huomioi silti kirjastotilan muunlaisenkin käytön. 2. Asiakaspalvelun vaatima tila Asiakaspalvelun kannalta toimiva ratkaisu olisi avoin tila keskeisellä paikalla sisääntulon yhteydessä. Henki-lökunta on paikalla asiakaspalvelussa, mutta ei välttämättä massiivisen infotiskin takana vaan vapaammin tilassa asiakkaiden ulottuvissa. Asiakaspalveluun liittyy keskeisesti myös kirjaston arkirutiineiden, kuten kirjojen kulun logistiikka ja tähän liittyen tulee huomioida aineiston vaatima tilantarve sekä kirjaston nykyisten lainaus- ja palautusautomaattien toimiva sijoittaminen sekä asiakkaiden käyntien ja kirjaston prosessien näkökulmasta. Asiakaspalvelussa tulee huomioida ergonomiset tekijät kuten sähköpöytien hyödyntäminen asiakastiskin toteutuksessa. Asiakaspalvelun läheisyydessä tulisi myös huomioida kirjaston tarjoaman digitaalisen opastussisällön tar-joaminen. Kirjaston opasteiden sijoittelu ja suunnittelu tulee myös huomioida. Nykyisen sisäänkäynnillä sijaitsevan infonäytön lisäksi tarvitaan myös toinen infonäyttö ja nä-den sijoittelu sekä tietotekniikan vaatimukset tulee huomioida. 3. Muunneltava oppimisympäristö, tilan kehittäminen monitilana, myös virtuaalitodellisuuden käyttöön (Tilan käyttäjänä erityinen kohderyhmä: koululuokkien infolukutaito- ja mediakasvatusopetukset) Kirjastossa ei ole nykyisessä tiloissa erillistä tietokoneluokkaa, vaan asiakkaiden tietokoneet ovat käytössä kirjastosalissa. Toivoisimme voivamme varustaa tietokoneluokan joko kannettavilla tietokoneilla tai tableteilla. Kirjastonkäytön opetukseen ja mediakasvatukseen soveltuva tila varustetaan ajanmukaisin laittein, sillä kirjastossa vierailevat vuosittain lähes kaikki kaupungin ala- ja yläkoulujen luokat (lähes kaksituhatta oppilasta). Kirjasto tarjoaa heille perehtymistä tiedonlähteisiin sekä painettuihin että elektronisiin. Tavallisten pöytäkoneiden käyttäminen aiheuttaisi sen, että tilaa ei voisi muunnella, koska pöytiä ja koneita ei voi siirtää. Kirjastossa tietokoneluokka toimisi myös muiden lasten ja nuorten kouluvierailujen tilana. Liikuteltavat pöydät voidaan tarpeen mukaan järjestää joko opiskelupöydiksi tai kokouspöydäksi. Näin tilasta saadaan luku- ja opiskelutila ja tarpeen mukaan monitoimitilassa voidaan pitää myös kokouksia, jos kirjaston tilat ovat myös kaupunkilaisten vuokrattavissa. Paikkakunnan lapsiperheet ja nuoret ovat aktiivisia kirjaston asiakkaita. Osittain tästä johtuen kirjastosali saattaa olla vilkkaina päivinä välillä hyvinkin levoton. Koemme tärkeäksi tarjota asiakkaille myös mahdollisuuden hiljaiseen opiskelu- ja lukutilaan, ja tila voisi iltaisin toimia myös lukutilana tai kirjaston lukupiirien käytössä. Rahoitusta haetaan suunnittelutyön lisäksi myös monitilan varustamiseen uudenlaisella virtuaalitodellisuuden välineistöllä, jota voidaan käyttää kyseisessä tilassa. Lisäksi tilaan tarvitaan dokumenttikamera ja SMART Board interaktiivisen esitystaulu. 4. Henkilöstön monitilatoimisto Henkilöstön ns. Back Office, joka toimii henkilöstön pääasiallisena työskentelytilana. Työympäristön kehittäminen tehostaa työntekoa myös tulevaisuudessa ja monitila muuttaa myös tiedonjakamisen tapoja. Tila on avotoimistoa, jossa on pysyviä työpisteitä. Erityisesti on huomioitava, että kirjastossa käsiteltävät fyysiset aineistot vaativat tilaa ja niiden logistiikka tilassa on suunniteltava huolellisesti. Avustusta haetaan: 28 000 euroa • Suunnittelutyöhön anotaan rahoitusta n. 15 000 euroa tila- että toimintasuunnitteluun ja itse toi-minnan kuluihin sekä • Laitehankintoihin: virtuaalitodellisuutta luovat laitteet (kuten virtuaalilasit 1000 e, ohjaimet ja lasermaja-koineen 1000 euroa sekä tietokone ja näytönohjain n. 1500 euroa) n. 5000 euroa sekä Smart Board älytaulu ja dokumenttikamera n. 5000 e anotaan rahoitusta yhteensä n. 10 000 e • Infonäytön toimintaan asiakaspalvelussa n. 3000 euroa • Omarahoitusosuus koostuu henkilökunnan työtunneista tilan suunnittelussa ja toteutuksessa, sekä uuden tilan markkinointi- ja tiedotusmateriaalien kustannuksista. Omakustannusosuus koostuu tilan kalustamisen kustannuksista. Kirjasto varautuu budjetissaan vuosina 2017-2018 n. 10 000 e kuluihin. Aikataulutus Suunnittelupalvelujen kevyt kilpailutus syys-lokakuu 2017 Asiakasraadin kokoaminen syyskuu 2015 Tilasuunnittelun teko marraskuu 2016-tammikuu 2018 Asiakasraadin näkemykset tammikuu 2018 Suunnitelman toteutusta, tietoteknisten laitteiden hankinta, kevät 2018 Suunnitelman toteutusta, kuten kalusteiden hankinta, vuosi 2018 (kirjaston omarahoitus) Valkeakosken kaupunginkirjasto ei ole tilojen peruskorjaustarpeesta huolimatta kirjastotilojen valtionavustusten piirissä.

Aiemmat hankkeet: 

Tätä hanketta tukee Etelä-Pirkanmaan kirjaston yhteinen kehittämishanke : tulevaisuuden kirjastopalvelut, jossa kirjastot yhdessä suunnittelevat ja pohtivat asiakkaiden tulevia tarpeita.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

 Valkeakosken kaupunginkirjaston muutto uusiin tiloihin toteutuu vuoden 2019 aikana ja suunnittelutyötä uusiin tiloihin on tehty vuoden 2018 aikana. Hankkeen tavoitteena oli suunnittelupalvelut kirjaston suunnitteluun julkisena kaupunkilaisten yhteisenä työ- ja olohuoneena. Hankkeen tavoitteena myös asiakaskunnan sitouttaminen suunnitteluun. Kirjaston lasten tilojen ja monitilan suunnittelussa on hyödynnetty uutta 3D-teknologiaa ja -ohjelmia, joita hyödyntäen kuudeluokkalaisten kouluaisten ryhmä suunnitteli uusia tiloja. Koululaisryhmä tuotti mielenkiintoisia ratkaisuja. 3D aineistoa esiteltiin henkilökunnalle ja opettajille. Uusissa tiloissa järjestettiin kaupunkilaisille suunnittelun asiakastyöpaja ennen muutostöitä. Asiakastyöpajan erityiskohteita olivat seuraavat: Lasten kokoelmaan liittyvän tilan suunnittelu ja kalustus. Lasten kokoelman yhteyteen on tavoitteena toteuttaa lapsille soveltuva kirjallisuuteen ja muuhun aineistoon perehtymiseen tarkoitettu tila, jossa myös lasten kalusteet luovat osaltaan myönteistä ja turvallista tilaa. Kalusteiden tulee olla lasten mitoituksella valmistettuja, mutta myös lasten vanhempien paikallaolo tulee huomioida kalustuksessa riittävässä määrin. Tällä hetkellä lasten satuhuone on erillinen tila, mutta väistötiloissa satutila sijoitetaan lasten kokoelman yhteyteen ja tähän suunnitteluratkaisuun on saatu ammattiosaamista, niin että toteutus on toimiva sekä akustisesti että toiminnallisesti, mutta huomioi silti kirjastotilan muunlaisenkin käytön. Lisäksi kirjaston asiakaspalvelu on suunniteltu: henkilökunta on paikalla asiakaspalvelussa, mutta ei  massiivisen infotiskin takana vaan vapaammin tilassa asiakkaiden ulottuvissa. Asiakaspalveluun liittyy keskeisesti myös kirjaston arkirutiineiden, kuten kirjojen kulun logistiikka ja tähän liittyen tulee huomioida aineiston vaatima tilantarve sekä kirjaston nykyisten lainaus- ja palautusautomaattien toimiva sijoittaminen sekä asiakkaiden käyntien ja kirjaston prosessien näkökulmasta. Nämä on suunniteltu sijoitettavaksi heti sisäänkäynnin yhteyteen automaatteja hyödyntäen. Asiakaspalvelussa huomioidaan ergonomiset tekijät kuten sähköpöytien hyödyntäminen asiakastiskin toteutuksessa. Asiakaspalvelun läheisyyteen sijoitetaan digitaalinen infonäyttö opastusta varten. Kirjasto tarjoaa muuton jälkeen muunneltavan oppimisympäristön ja tilaa voidaan käyttää suunnitelmien perusteella monitilana, sekä kouluvierailujen, neuvolakäyntien kuin myös lukupiirien käyttöön.  Kalusteet ovat muunneltavia, pöydät taittopöytiä ja tuolit pinottavia tuoleja. Koululuokkien infolukutaito- ja mediakasvatusopetuksia varten tila varustetaan kannettavilla tietokoneilla,  dokumenttikameralla ja langattomalla verkolla. Tilassa on vaunu laitteiden latausta ja säilytystä varten. Kirjastonkäytön opetukseen ja mediakasvatukseen soveltuva tila varustetaan ajanmukaisin laittein. Tarpeen mukaan monitoimitilassa voidaan pitää myös kokouksia, ja mahdollisesti kirjaston tilat ovat myös kaupunkilaisten tai yhdistysten vuokrattavissa. Tila voisi iltaisin toimia myös lukutilana tai kirjaston lukupiirien käytössä.  Suunnittelun edetessä kirjastoon päätettiin varustaa eillinen pelitila virtuaalitodellisuuden välineistöllä, tilassa on käytettävissä mm. kahdet eri virtuaalilasit ja pelilaitteistot.  Henkilöstön monitilatoimiston työympäristön kehittäminen tehostaa työntekoa myös tulevaisuudessa ja monitila muuttaa myös tiedonjakamisen tapoja.

Suunnitelman mukaisia laitehankintoja on tehty, virtuaalitodellisuutta luovat laitteet: VR-lasit ja tietokoneet, jotka ovat asiakkaiden käytössä tällä hetkellä monitilassa (nykyisessä satuhuoneessa) ja jatkossa uudessa suunnitellussa pelitilassa. Lisäksi on hankittu älynäyttö ja dokumenttikamera, joka on myös sijoitettu kirjaston tietokonetilaan. Lisäksi on hankittu opastuksen helpottamiseen infonäyttö asiakaspalvelun tueksi.

 

 

 

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Suunnitteluun osallistaminen: Maaliskuussa 2018 järjestetyn koululaisryhmän innokkuus 3D-tilasuunnittelutyöpajassa tuotti mielenkiintoisia ratkaisuja ja samalla hyödynnettiin uutta teknologiaa ja luotiin koululaisille mahdollisuuksia vaikuttaa kirjastoympäristöön tilasuunnittelun kautta. Syksyllä 2018 järjestetty  asiakastyöpaja osallisti kaupunkilaisia suunnitteluun ja asiakkaiden näkemyksista koostettin dokumentti, jota hyödynnettiin syksyllä tehdyn suunnittelutyön yhteydessä

Uuden teknologian omaksuminen: Hankkeessa tehdyt laitehankinnat tukevat uuden teknologian hyödyntämistä kirjastossa ja samalla vaikuttavat positiivisesti kirjaston henkilöstön uuden teknologian omaksumiseen ja myös sen opastamiseen asiakkaille. Asiakkaiden kannalta kirjastossa julkisesti käytössä oleva uusi teknologia (Vr-laitteet, älynäyttö ja infonäyttö9 tarjoaa helposti saavutettavan palvelun ja mahdollisuuden tutustua toimintoihin.

Yhteistyön kehttäminen: Kirjaston tarjoama tila ja laitteet ovat myös tuottaneet uutta yhteistyötä muiden kaupungin toimijoiden (nuorisotoimi) ja  kolmannen sektorin (4H yhdistys) kanssa syksyllä 2018 yhdessä järjestettyjen peli-iltojen muodossa.

Alunperin hankkeen mittareina esitetyistä voidaan raportoida asiakastyöpajan osallistujamäärä: n. 50 osallistujaa (osallistuja myös kaupungin vammaisneuvostosta).  Esteettömyysasioita huomoitiin tilasuunnittelussa. Lisäksi oppilastyöpajassa oli n. 20 osallistujaa. Samoin hankkeen yleiseksi tavoitemittariksi esitettiin asiakaskyselyitä ja  valtakunnallisessa käyttäjäkyselyssä keväällä 2018 asiakkaat kommentoivat kirjaston nykyisiä tiloja useissa kommenteissa. Uusien tilojen käyttäjämääriä ei valitettavasti voida vielä raportoida. Samoin uusissa tiloissa on asiakkaiden varattavissa olevia tiloja, kuten neuvotteluhuone.

 

Jatkotoimenpiteet: 

Kirjaston uusien tilojen muutostyöt tapahtuvat kevään 2019 aikana ja tavoitteena on, että kirjasto muuttaa uusiin tiloihin loppukeväällä 2019.

Lisätietoa: 

Hankkeen rahoitus: Suunnitelman mukaiset hankinnat tietokone ja pelilaitteet vr-laseilla, pelinäytöt, infonäyttö, älynäyttö (tablettikosketusnäyttö), dokumenttikamera. AV-hankinnat tehty kaupungin kilpailuttamalta toimittajalta.

Oma rahoitus: Suunnitelman mukaisesti kirjasto on vuoden 2018 aikana käyttänyt omaa rahoitusta kalustohankintoihin n. 10 668 euroa ja tila-ja kalustesuunnittelupalveluihin n. 10 008 e

Aloituspäivämäärä : 
01/08/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€28 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€10 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€38 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€22 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€20 676
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
3kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
35henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
3kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
70henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€22 000

Hakemus on hanke-ehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Avustusta ei voi käyttää itse toiminnan kuluihin. Ks. perustelumuistio 2017

http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017

 

 
okm
avi