Kirjastoyhteistyön tiivistäminen Etelä-Pohjanmaalla
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Alvar Aallon katu 14
60101
Kirjaston puhelin : 
064162317
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@seinajoki.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Sm
Y-tunnus : 
1928736-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Mervi Heikkilä
Puhelin : 
064162320
Sähköposti : 
mervi.heikkila@seinajoki.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoite on kirjastoyhteistyön syventäminen ja kirjastopalvelujen tuottaminen tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti hankealueella.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Kirjastojärjestelmien yhdistäminen ja verkkoyhteistyö

Kuvaus : 

Taustaa Vuonna 2015 valmistui hanketyönä selvitys kirjastoyhteistyön tiivistämisestä Etelä-Pohjanmaalla. Sen perusteella Etelä-Pohjanmaalla toimivat kirjastokimpat (Seitti, Oiva, Yty, Lakia ja Krannit) ja Ilmajoki ovat tehneet periaatepäätöksen ison, maakunnanlaajuisen kirjastoyhteisjärjestelmän muodostamisesta. Periaatepäätöksen kimppaan liittymisestä ovat Etelä-Pohjanmaan kahdeksantoista kunnan lisäksi tehneet Laihia, Isokyrö, Veteli, Perho ja Kaskinen, jotka kuuluvat johonkin Etelä-Pohjanmaan alueella toimivaan kimppaan. Kaikilla tulevan kimpan jäsenillä on tällä hetkellä käytössään Axiellin Aurora-kirjasto-ohjelmisto. Tämänhetkiset verkkokirjastoratkaisut vaihtelevat, mutta tavoitteena on avata alueen kirjastojen yhteinen Finna-verkkokirjasto viimeistään vuonna 2016. Hankkeen tarkoitus ja tavoitteet Hankkeen tavoite on kirjastoyhteistyön syventäminen ja kirjastopalvelujen tuottaminen tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti hankealueella. Yhteistyö koostuu kahdesta osa-alueesta: Kimpan yhteistyön sisältö tulee ensisijassa olemaan yhteinen kirjastojärjestelmä tietokantoineen sekä yhteinen verkkokirjasto. Lisäksi yhteistyö tullee ajan myötä laajenemaan yhteisten seudullisten palvelujen luomiseen sekä asiakkaille että kirjaston henkilöstölle ja muuhunkin yhteistyöhön (esim. hankinta) joka koetaan mielekkääksi, taloudelliseksi ja kirjastojen toimintaa sekä asiakkaiden tasa-arvoa edistäväksi. Hankkeen aikana alueen kirjastoverkkoa suunnitellaan kokonaisuutena ja luodaan alueen kirjastoille yhteisiä toimintaperiaatteita ja toimintatapoja asiakkaiden tarpeiden perusteella. Tietojärjestelmäyhteistyö: 1) Alueen kirjastojen aineisto- ja asiakastietokantojen konvertoiminen yhteen ja yhteisen kirjastojärjestelmän käyttöönotto. 2) Yhteisen verkkokirjaston kehittäminen ja käyttöönotto (Finna). Oman kirjastojärjestelmän ja valtakunnallisten palveluiden, kuten rakenteilla olevan kansallisen yhteisluettelon, välille tulee rakentaa tarvittavat rajapinnat. Yhteiset alueelliset palvelut: 1) Tavoitteena on asiakkaan asioinnin vaivattomuus. Asiakkaan on jatkossa helppo asioida useassa, häntä lähellä olevassa kirjastossa riippumatta kuntarajoista. Yhteinen kirjastokortti käy kaikkiin kirjastoihin ja kirjastojen toimintatavat ovat yhtenäisiä. 2) Alueellinen aineistokuljetus auttaa asiakasta saavuttamaan helposti laajat kokoelmat eri aineistoja ja parantaa alueellista tasa-arvoa. 3) Alueellinen kokoelmapolitiikka säästää resursseja ja lisää asiakkaan mahdollisuuksia saada myös erikoisaineistoja käyttöönsä. 4) Henkilökunnalle tiiviimpi yhteistyö tuo voimavaroja asiantuntemuksen ja erikoistumismahdollisuuksien muodossa. Yhteinen aluekoordinaattori voi asiantuntemuksella ja paneutuen hoitaa esimerkiksi tietojärjestelmään liittyviä asioita, joita on aikaisemmin täytynyt hoitaa oman toimen ohessa jokaisessa kirjastossa erikseen. Hankkeen osa-alueet: - Alueen kirjastoyhteistyön johtaminen, suunnittelu ja ohjaus. Perustetaan johtoryhmä, jonka tehtävänä on koordinoida valmistelutyötä sekä valmistella käyttösääntö-, sopimus- ja hallintoasioita. - Aluekoordinaattorin palkkaaminen - Työryhmätyöskentely: Viestintään, logistiikkaan, luettelointiin, hankintaan, e-aineistoihin, kokoelmatyöhön, kirjastojärjestelmään, verkkokirjastoon ja kirjastoautotoimintaan liittyvät työryhmät, jotka kokoontuvat joko virtuaalisesti tai fyysisesti ja miettivät oman alansa erityiskysymyksiä ja yhtenäistämistä kimppaa muodostettaessa. Kimpan valmisteluun osallistuu ja sitoutuu näin iso joukko kirjastoammattilaisia eri toimipisteistä. - kirjastojärjestelmän konversiotyöt: aineisto- ja lainaajatietokantojen yhdistäminen, palvelimien hankinnasta, ylläpidosta ja tuesta sopiminen - alueellisen verkkokirjaston käyttöönotto ja kehittäminen, mahdolliset yhteiset kotisivut - yhteiset markkinointi- ja viestintämateriaalit, kimpan nimi - yhteinen kirjastokortti - alueelliset aineistokuljetukset - integrointi valtakunnallisiin palveluihin - yhteinen kokoelmapolitiikka - henkilökunnan kouluttaminen Hankkeen organisointi ja vastuut Hanketta vetää Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto, mutta asiat valmistellaan ja koordinoidaan vuoden 2015 syksyllä nimetyssä suunnittelun johtoryhmässä, jossa on yksi tai kaksi edustajaa alueen kaikista kirjastokimpoista sekä Ilmajoelta. Valmisteleviin työryhmiin osallistuu iso joukko kirjastojen työntekijöitä kattavasti eri puolilta aluetta. Muita hankkeessa vastuullisia tahoja ovat kuntien ja kaupunkien tietohallinnot ja järjestelmäntoimittaja. Hankkeen aikataulu Johtoryhmä- sekä työryhmätyöskentelyn aloittaminen ja sopimuksen laatiminen 4/2016-12/2016 alue/hankekoordinaattorin työ 4/2016-12/2017 tietokantojen konversiot ja yhteisen järjestelmän käyttöönotto, henkilöstön koulutus, markkinointi, aineistokuljetusten käyttöönotto 11/2016-5/2017 Yhteisen kokoelmapolitiikan laadinta 12/2016-12/2017 Toiminnan vakiinnuttaminen, seuranta ja mahdollisten muutosten tekeminen 3/2017- Hankkeen talousarvio hankekoordinaattori 4/2016-12/2017 83 000€ kokous ja matkakulut 4000€ asiantuntijapalvelut 10 000€ markkinointi- ja tiedotuskulut 12 000€ tietokantojen konvertointi ja siihen liittyvät asennuskulut 55 350€ laite- ja ohjelmistohankinnat asennuksineen 5000€ verkkosuunnittelija (Finna) 3 kk 11 700€ toimisto-, puhelin- ja postituskulut 3000€ kirjastohenkilöstön oman työn osuus 50 000€ Hankkeen kulut yhteensä 234 050€

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Kaikki Etelä-Pohjanmaan yleiset kirjastot ja lisäksi Laihia, Isokyrö, Kaskinen, Veteli ja Perho
Aiemmat hankkeet: 

Keskipisteessä asiakas, Jyväskylä, 2012

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Taustaa

Vuonna 2015 valmistui hanketyönä selvitys kirjastoyhteistyön tiivistämisestä Etelä-Pohjanmaalla. Sen perusteella Etelä-Pohjanmaalla toimivat kirjastokimpat (Seitti, Oiva, Yty, Lakia ja Krannit) ja Ilmajoki tekivät periaatepäätöksen ison, maakunnanlaajuisen kirjastoyhteisjärjestelmän muodostamisesta. Periaatepäätöksen kimppaan liittymisestä tekivät Etelä-Pohjanmaan kahdeksantoista kunnan lisäksi tehneet Laihia, Isokyrö, Veteli, Perho ja Kaskinen, jotka kuuluivat johonkin Etelä-Pohjanmaan alueella toimivaan kimppaan. Kaikilla hankkeen kirjastoilla oli jo ennen hanketta käytössään Axiellin Aurora-kirjasto-ohjelmisto. Verkkokirjastoratkaisut olivat kirjastoissa vaihtelevia.

Hankkeen tarkoitus ja tavoitteet

Hankkeen tavoitteena oli kirjastoyhteistyön syventäminen ja kirjastopalvelujen tuottaminen tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti hankealueella. Yhteistyö koostuu kahdesta osa-alueesta: Kimpan yhteistyön sisältö tulee ensisijassa olemaan yhteinen kirjastojärjestelmä tietokantoineen sekä yhteinen verkkokirjasto. Lisäksi yhteistyö tulee ajan myötä laajenemaan yhteisten seudullisten palvelujen luomiseen sekä asiakkaille että kirjaston henkilöstölle ja muuhunkin yhteistyöhön (esim. hankinta) joka koetaan mielekkääksi, taloudelliseksi ja kirjastojen toimintaa sekä asiakkaiden tasa-arvoa edistäväksi. Hankkeen aikana alueen kirjastoverkkoa suunniteltiin kokonaisuutena, jossa luotiin alueen kirjastoille yhteisiä toimintaperiaatteita ja toimintatapoja asiakkaiden tarpeiden perusteella.

Tietojärjestelmäyhteistyö:

  • Alueen kirjastojen aineisto- ja asiakastietokantojen konvertoiminen yhteen ja yhteisen kirjastojärjestelmän käyttöönotto (Axiell Aurora).
  • Yhteisen verkkokirjaston kehittäminen ja käyttöönotto (Finna).

Yhteiset alueelliset palvelut:

  • Tavoitteena oli asiakkaan asioinnin vaivattomuus. Asiakkaan on jatkossa helppo asioida useassa, häntä lähellä olevassa kirjastossa riippumatta kuntarajoista. Yhteinen kirjastokortti käy kaikkiin kirjastoihin ja kirjastojen toimintatavat sekä säännöt ovat yhtenäisiä. 
  • Alueellinen aineistokuljetus auttaa asiakasta saavuttamaan helposti laajat kokoelmat eri aineistoja ja parantaa alueellista tasa-arvoa. 
  • Alueellinen kokoelmapolitiikka säästää resursseja ja lisää asiakkaan mahdollisuuksia saada myös erikoisaineistoja käyttöönsä. 
  • Henkilökunnalle tiiviimpi yhteistyö tuo voimavaroja asiantuntemuksen ja erikoistumismahdollisuuksien muodossa. Yhteinen aluekoordinaattori voi asiantuntemuksella ja paneutuen hoitaa esimerkiksi tietojärjestelmään liittyviä asioita, joita on aikaisemmin täytynyt hoitaa oman toimen ohessa jokaisessa kirjastossa erikseen. 

Hankkeen osa-alueet

  • Alueen kirjastoyhteistyön johtaminen, suunnittelu ja ohjaus. Perustettiin johtoryhmä, jonka tehtävänä oli koordinoida valmistelutyötä sekä valmistella käyttösääntö-, sopimus- ja hallintoasioita. Johtoryhmä tulee toimimaan myös jatkossa hankkeen päättymisen jälkeen Eepos-kirjastojen päättävänä elimenä.
  • Aluekoordinaattorin palkkaaminen.
  • Työryhmätyöskentely: Viestintään, logistiikkaan, luettelointiin, hankintaan, e-aineistoihin, kokoelmatyöhön, lasten kirjastotyöhön, kirjastojärjestelmään ja verkkokirjastoon liittyvät työryhmät, jotka kokoontuivat joko virtuaalisesti tai fyysisesti ja miettivät oman alansa erityiskysymyksiä ja yhtenäistämistä kimppaa muodostettaessa. Työryhmien toiminta jatkuu ja kokoontumisia järjestetään hankkeen päättymisen jälkeen tarpeiden mukaan. Ryhmien jäsenet koostuvat kimpan eri kirjastojen henkilökunnasta jokaisen omien osaamisalueiden mukaisesti. Näin kimpan valmisteluun, että tulevaisuudessa ylläpitoon osallistuu ja sitoutuu iso joukko kirjastoammattilaisia eri toimipisteistä.
  • Kirjastojärjestelmän konversiotyöt: aineisto- ja lainaajatietokantojen yhdistäminen, palvelimien hankinnasta, ylläpidosta ja tuesta sopiminen.
  • Alueellisen verkkokirjaston käyttöönotto ja kehittäminen.
  • Yhteiset markkinointi- ja viestintämateriaalit.
  • Yhteinen kirjastokortti.
  • Alueelliset aineistokuljetukset.
  • Integrointi valtakunnallisiin palveluihin.
  • Yhteinen kokoelmapolitiikka.
  • Henkilökunnan kouluttaminen.

Hankkeen organisointi ja vastuut

Hanketta veti Seinäjoen kaupunginkirjasto, mutta asiat valmisteltiin ja koordinoitiin johtoryhmän kokouksissa. Johtoryhmässä on edustaja kaikista hankkeen kirjastoista. Valmisteleviin työryhmiin osallistui iso joukko kirjastojen työntekijöitä kattavasti eri puolilta aluetta. Muita hankkeessa vastuullisia tahoja olivat kuntien ja kaupunkien tietohallinnot ja järjestelmäntoimittaja.

Hankkeen aikataulu

  • Johtoryhmä- sekä työryhmätyöskentelyn aloittaminen ja sopimuksen laatiminen 4/2016-12/2016
  • Alue/hankekoordinaattorin työ 4/2016-12/2017
  • Tietokantojen konversiot ja yhteisen järjestelmän käyttöönotto, henkilöstön koulutus, markkinointi, aineistokuljetusten käyttöönotto 11/2016-5/2017
  • Yhteisen kokoelmapolitiikan laadinta 12/2016-12/2017
  • Toiminnan vakiinnuttaminen, seuranta ja mahdollisten muutosten tekeminen 3/2017
Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeelle asetetut tavoitteet täyttyivät. Eepos-kirjastoilla on yhteinen aineisto- ja asiakastietokanta sekä käytössämme on yhteiset käyttösäännöt ja toimintatavat. Yhteiset aineistokuljetukset takaavat kaiken edellä mainitun ohessa koko alueen asiakaskunnalle tasa-arvoisemman aseman kirjastopalveluiden osalta. Hankkeen aikana työryhmien toiminta vakiintui ja loi hyvän pohjan alueen kirjastojen yhteistyölle. Asiakkaat ovat ottaneet hyvin vastaan uuden kimpan tuomat mahdollisuudet. 

Jatkotoimenpiteet: 

Johtoryhmä tulee jatkossa kokoontumaan vähintään kolmesti vuodessa. Kokouksissa päätetään kimppaa koskevista yhteisistä hankinnoista, toimintatavoista ja mahdollisista muutoksista. Myös muut työryhmät kokoontuvat tarpeiden mukaan. Aluekoordinaattori jatkaa toimessaan koordinoiden kirjastojen välistä toimintaa ja kouluttaa kirjastojen henkilökuntaa yhteisien hankintojen, esimerkiksi uusien e-aineistojen käyttöönotossa. Yhdistettyjen aineistotietokantojen siivoaminen jatkuu. Yhteistä kokoelmapolitiikkaa varten aloitettiin uusi hanke, mikä jatkaa toimintaa.

Lisätietoa: 

Ohjeiden mukaan hankkeesta ei maksettu Seinäjoen kaupunginkirjaston tietokannan konversiota, mutta pienempien kirjastojen kyllä. Omavastuuosuuteen henkilöstökuluiksi on tässä laskettu pelkät kokoukset ja koulutukset, jotka ovat todennettavissa jälkeenpäinkin, ei muuta valmistelutyötä, jota oli tietysti moninkertainen määrä, kun ottaa huomioon, että siihen osallistui kirjastohenkilöstöä 22 eri kunnasta.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€177 050
Oma rahoitus yhteensä: 
€57 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€234 050
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€218 059
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
5kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
347henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€150 000

Hankkeen tavoitteena on yhdistää Etelä-Pohjanmaan yleiset kirjastot samaan kirjastojärjestelmään ja tiivistää kirjastoyhteistyötä Etelä-Pohjanmaalla, mikä on opetus- ja kulttuuriministeriön kirjastopoliittisten linjausten mukaista. Perustelumuistio: http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2016

 

 
okm
avi