Kohti Kohaa
Vuoden 2015 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Mikkelin kaupunginkirjasto - Etelä-Savon maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 96
50101
Kirjaston puhelin : 
0447942460
Kirjaston sähköposti : 
virpi.launonen@mikkeli.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Mm
Y-tunnus : 
0165116-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Virpi Launonen
Puhelin : 
0447942460
Sähköposti : 
virpi.launonen@mikkeli.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on laajentaa Koha-kirjastojärjestelmän käyttöä Suomessa ja tehdä käyttöönotosta helppoa yleisille kirjastoille.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Koha on käytössä useissa kirjastoissa
Koha-yhteistyölle on luotu hallinto-organisaatio
Kohan ylläpitoa ja kehittämistä varten on käytössä toimiva rakenne
Maakuntakirjastojen kesken on luotu osaajaverkosto, joka vastaa yhdessä tehtävästä kehittämisestä
Koha vastaa pääpiirteittäin Avoimesti yhdessä –hankkeessa tehtyjä vaatimusmäärittelyitä
Kohaan siirtyminen on tehty helpoksi muille kirjastoille
Koha-osaaminen on laajentunut useisiin kirjastoihin
Kohaan liittyvät tukipalvelut on järjestetty kansallisella tasolla

Kuvaus : 

Kohti Kohaa

Kohan vakiinnuttaminen laajasti käytössä olevaksi avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmäksi Suomen yleisissä kirjastoissa

MIKSI

Joensuun seutukirjasto on ottanut käyttöön lokalisoimansa Koha-kirjastojärjestelmän. Kohan tuotantokäyttö aloitettiin 2.6.2014. Järjestelmän käyttöönotto on sujunut erittäin hyvin. OKM on rahoittanut Kohan lokalisointia. Lokalisointihankkeen tavoitteena on ollut saada Suomen yleisille kirjastoille niiden tarpeita vastaava avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä.

MITÄ PITÄÄ TEHDÄ

Koha-osaaminen keskittyy Suomessa tällä hetkellä Joensuun seutukirjastoon muutamille henkilöille. Kehittyäkseen Suomessa Koha tarvitsee aktiivisen ja sitoutuneen kehittäjäverkoston, josta löytyy teknisen osaamisen lisäksi näkemystä kirjastoalasta ja sen kehittämistarpeista. Kirjastojen Koha-osaamista tulisi vahvistaa, Kohan tunnettuutta suomalaisissa kirjastoissa lisätä ja madaltaa kirjastojen kynnystä ottaa Koha käyttöön.

Kohan laajempi käyttö Suomen kirjastoissa vaatii tuekseen toimivan organisaation kirjastojärjestelmän ylläpidon ja kehittämisen järjestämiseksi ja koordinoimiseksi. Uskottava ylläpidon järjestäminen on ratkaiseva tekijä Kohan vakiinnuttamisessa. Kohaa varten tulee luoda koordinoiva elin, joka vastaa kehitystoimien priorisoinnista ja järjestelmän hallinnoinnista.

Avoimen lähdekoodin järjestelmien etuna on ketterä kehittäminen. Organisoimattomana se voi johtaa siihen, että samasta ohjelmasta on käytössä useita eri versioita, jotka eivät enää ole yhteensopivia keskenään. Tämän välttääkseen kirjastojen on ehdottoman tärkeää luoda tapa, jolla Kohan kehitys Suomessa pidetään yhtenäisenä. Kirjastojen organisoitu järjestelmä- ja kehittämisyhteistyö sekä resurssien yhdistäminen mahdollistavat tehokkaan ja taloudellisen kirjastojärjestelmien ylläpidon, mikä on ensiarvoisen tärkeää kuntien heikentyneessä taloudellisessa tilanteessa.

MITÄ TARVITAAN

Jotta Kohasta saadaan helposti käyttöönotettava kirjastojärjestelmä, jonka kehitys on taattu jatkossakin, on Koha-osaamista laajennettava. Kirjastoihin tulee kouluttaa Koha-osaajia, joilla on tavallista peruskäyttäjää syvällisempi tuntemus järjestelmästä ja jotka voivat toimia Koha-tukena sekä kehittämisen asiantuntijoina. Hankerahoituksella irrotetaan neljä henkilöä (yksi per hakijakirjasto) normaaleista työtehtävistään puoleksi vuodeksi kouluttautumaan Koha-tukihenkilöiksi eli pääkäyttäjiksi. Koha-tuki on yhteinen kaikille Kohaa käyttäville kirjastoille. Koha-tukihenkilöt toimivat järjestelmän asiantuntijoina ja kouluttajina ympäri Suomea.

Hankkeen puitteissa palkataan kaksi ohjelmoijaa puoleksi vuodeksi muokkaamaan Kohaan tarvittavia muutoksia, jotta järjestelmä saadaan vastaamaan Oulun kaupunginkirjaston hallinnoimassa Avoimesti yhdessä –hankkeessa tehtyjä kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittelyjä. Muokattavaa on mm. kotipalvelussa, tiedonhaun tulosnäytöissä sekä lainauksenvalvontaan liittyvissä ominaisuuksissa. Muutokset tehdään kaikille yhtenäisesti ja sillä varmistetaan, että Suomen Koha-kirjastoilla on kaikilla ohjelmallisesti samanlainen Koha käytössään. Virkailija- ja asiakasnäkymät voivat silti olla kirjastoilla erilaiset.

Hankkeen aikana Kohalle muodostetaan organisaatio, joka vastaa järjestelmän hallinnosta ja kehittämisen järjestämisestä. Hallinto-organisaation ensimmäinen tehtävä on järjestää Kohan ylläpito hakijakirjastojen konsortiolle. Mikkelin kaupunginkirjasto on selvittänyt ylläpidon vaatimuksia ja ylläpidon vaihtoehtoisia malleja. Ylläpidon tulee olla luotettava ja sillä tulee olla jatkuvuutta ja kapasiteettia palvella useita kirjastoja ilman katkoksia. Ylläpidon mallin tulee olla taloudellinen ja kirjastojen tarpeita tyydyttävä. Parhaaseen tulokseen päästään, kun yhdistetään ylläpidon, kehittämisen ja kirjastotyön osaaminen ja yhteistyöhön saadaan mukaan sekä kirjastosektorin, koulutus- ja tutkimussektorin toimijoita että kaupallisia toimijoita.

HANKKEEN TULOKSET

Hankkeen päätyttyä:

-          Koha on käytössä useissa kirjastoissa.

-          Koha-yhteistyölle on luotu hallinto-organisaatio.

-          Kohan ylläpitoa ja kehittämistä varten on käytössä toimiva rakenne.

-          Maakuntakirjastojen kesken on luotu osaajaverkosto, joka vastaa yhdessä tehtävästä kehittämisestä.

-          Koha vastaa pääpiirteittäin Avoimesti yhdessä –hankkeessa tehtyjä vaatimusmäärittelyitä.

-          Kohaan siirtyminen on tehty helpoksi muille kirjastoille.

-          Koha-osaaminen on laajentunut useisiin kirjastoihin.

-          Kohaan liittyvät tukipalvelut on järjestetty kansallisella tasolla.

 

HANKKEEN TOIMIJAT

Mikkelin kaupunginkirjasto – Etelä-Savon maakuntakirjasto/Lumme-kirjastot

Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/KYYTI-kirjastot

Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/OUTI-kirjastot

Rovaniemen kaupunginkirjasto – Lapin maakuntakirjasto/Lapin kirjastot

Turun kaupunginkirjasto – Varsinais-Suomen maakuntakirjasto/Vaski-kirjastot

Hankkeessa mukana olevien kirjastojen toiminta-alueella on 1 460 890 asukasta ja 84 yleisten kirjastojen toimipaikkaa.

Hanketta hallinnoi Mikkelin kaupunginkirjasto, koska siellä on osaamista ylimaakunnallisten hankkeiden koordinoinnista.

Hankehakemuksessa mukana olevissa kirjastoissa ei ole vielä lokakuussa 2014 tehty päätöksiä Kohan käyttöönotosta. Mikäli jonkun kirjaston taustaorganisaatio tekee kielteisen päätöksen Kohan hankinnasta, kyseinen kirjasto tai kirjastokimppa vetäytyy hankkeesta ja hankehakemusta muutetaan siltä osin.

Yhteistyökumppani hankkeessa on Joensuun seutukirjasto – Pohjois-Karjalan maakuntakirjasto

HANKKEEN AIKATAULU

Hanketyöntekijät voidaan palkata 1.4.2015 alkaen. Ensimmäisissä hankkeessa mukanaolevissa kirjastoissa Koha-käyttöönotto voi tapahtua aikaisintaan 1.9.2015 ja viimeisissä hankkeessa mukana olevissa kirjastoissa vuoden 2016 loppuun mennessä.

BUDJETTI

Koha-asiantuntijoiden palkkakulut (6 kk)     5*22 000 €                                     110 000 €

Ohjelmoijien palkkakulut (6 kk)                        2*30 200 €                                     60 400 €

Muut henkilöstökulut (12 kk)                                                         5*44 000 €                                     220 000 €

Matkakulut                                                                4*2000 €                                        8 000€

Laitekulut                                                                   4*2 000 €                                       8 000 €

Palvelujen ostot                                                                                                                20 000 €

Yhteensä                                                                                                                              426 400 €

Hankerahoitusta haetaan Koha-asiantuntijoiden ja ohjelmoijien palkkakuluihin, palvelujen ostoihin sekä matkakustannuksiin yhteensä 198 400 euroa.

Hankkeen budjetissa ei ole huomioitu kirjastotietokantojen konversiokuluja, joista hankkeessa mukana olevat kirjastot tai kirjastokimpat vastaavat itse.

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

 

Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/KYYTI-kirjastot

Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/OUTI-kirjastot

Rovaniemen kaupunginkirjasto – Lapin maakuntakirjasto/Lapin kirjastot

Turun kaupunginkirjasto – Varsinais-Suomen maakuntakirjasto

Joensuun seutukirjasto - Pohjois-Karjalan maakuntakirjasto

Aiemmat hankkeet: 

Joensuun Koha-hankkeet, Mikkelin OS-selvityshanke

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Kohti Kohaa –hanke toteutettiin 24.4.2015-31.3.2017 Mikkelin kaupunginkirjasto – Etelä-Savon maakuntakirjaston/Lumme-kirjastojen, Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjaston/KYYTI-kirjastojen, Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjaston/OUTI-kirjastojen, Rovaniemen kaupunginkirjasto – Lapin maakuntakirjaston/Lapin kirjastojen sekä Turun kaupunginkirjasto – Varsinais-Suomen maakuntakirjaston yhteistyönä. Hanketta hallinnoin Mikkelin kaupunginkirjasto.
Hankkeella oli ohjausryhmä, johon kuuluivat Virpi Launonen (Mikkeli), Selja Kunttu (Kouvola), Maija Saraste (Oulu), Salla Erho/Mikko Paajala (Rovaniemi), Ulla-Maija Maunu (Turku), Ari Mäkiranta/Rebekka Pilppula (Joensuu) ja Eeva Hiltunen (rahoittajan edustaja). Ohjausryhmä kokoontui 9 kertaa. Osa kokouksista pidettiin verkkokokouksina.
Hankkeen keskeisinä tavoitteina oli Koha-osaamisen lisääminen ja osaajaverkoston luominen, organisaatiomallin luominen ja Kohan tunnettuuden lisääminen. Kaikilla näillä tavoitteilla pyrittiin siihen, että kirjastoilla olisi matala kynnys ottaa Koha käyttöön.

Koha-osaamisen lisääminen
Viiteen mukana olleeseen kirjastoon koulutettiin Koha-osaajia, joilla on tavallista peruskäyttäjää syvällisempi tuntemus järjestelmästä ja jotka voivat toimia Koha-tukena sekä kehittämisen asiantuntijoina. Hankerahoituksella irrotettiin kolme henkilöä (Pirjo Sapman Mikkelistä, Jarko Rahkala Turusta ja Leena Kinnunen Rovaniemeltä) normaaleista työtehtävistään puoleksi vuodeksi ja kaksi henkilöä (Saara Leskinen Kotkasta ja Tuomas Kunttu Kouvolasta) kolmeksi kuukaudeksi sekä Anneli Österman Oulusta 3,5 kuukaudeksi ja Sanna Näätänen Limingasta 2,5 kuukaudeksi kouluttautumaan Koha-tukihenkilöiksi eli pääkäyttäjiksi. Koha-tukihenkilöt toimivat järjestelmän asiantuntijoina ja kouluttajina ympäri Suomea. Muiden Kohaan mukaan tulevien kuntien on mahdollista hyödyntää hankkeessa koulutettujen henkilöiden osaamista.
Hankesuunnitelmassa esitettiin, että hankkeen puitteissa palkataan kaksi ohjelmoijaa puoleksi vuodeksi muokkaamaan Kohaan tarvittavia muutoksia, mutta rahoitusehdoissa tämä suljettiin hankkeen ulkopuolelle. Kohan kehitystä on tehty kuntien yhteistyönä ja kustannuksella käyttöönottovaiheessa ja sen jälkeen.
Kohan kehitys- ja ylläpitotyön organisointi
Hankkeessa selvitettiin erilaisia organisaatiomalleja. Selvityksen jälkeen päädyttiin osakeyhtiömalliin, jonka todettiin olevan päätöksenteon ja kustannustenjaon kannalta oikeudenmukaisin. Lisäksi malli takaa kaikille mukanaoleville kunnille mahdollisuuden vaikuttaa Kohan kehittämisen suuntaan.
Koha-Suomi Oy perustettiin kesällä 2016 ja se rekisteröitiin kaupparekisteriin 1.9.2016. Koha-Suomi Oy on 100 prosenttisesti kuntien omistama osakeyhtiö, joka ei jaa voittoa. Mukaan haluavat kunnat ostavat osakkeita asukaslukunsa verran. Äänivaltaa kunnalla on osakkeidensa eli asukasluvun suhteessa yhtiökokouksessa. Vuosittainen palvelumaksu on myös suhteessa asukaslukuun.
Asiantuntijuuden jakamista varten yhtiöön on nimetty asiantuntijaryhmä, joka koostuu kimppojen pääkäyttäjistä. Asiantuntijaryhmän tehtävänä on tuoda kirjastojen toiveet yhteisesti käsiteltäväksi ja löytää kompromissiesitykset kehityksen suunnasta.
Kohan käyttöönottoja helpottamaan hankkeessa jatkettiin jo tehtyä Kohan suomennostyötä, ja samalla tarkistettiin kieliasua termien yhdenmukaisen käytön osalta. Työtä tehtiin 3,5 kuukautta.
Kohan tunnettuuden lisääminen
Kohti Kohaa –hankkeesta tiedotettiin aktiivisesti YKN:ssa ja käymällä esittelemässä hanketta eri kirjastoissa. Lisäksi hanke järjesti Koha-seminaarin Pasilan kirjastossa 22.-23.9.2016. Seminaarissa oli 66 osallistujaa. Hanketta esiteltiin lisäksi Kuntamarkkinoilla 9.9.2015, Joensuun Koha-seminaarissa 21. -.22.5.2015 ja VTT:n seminaarissa 22.4.2015.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Tavoite Toteutuminen
Koha on käytössä useissa kirjastoissa Koha on käytössä 47 kunnassa. Konversiovalmistelut on käynnissä 34 kunnassa.
Koha-yhteistyölle on luotu hallinto-organisaatio Koha-Suomi Oy perustettiin kesällä 2016 ja rekisteröitiin 1.9.2016, jolloin se myös palkkasi kolme järjestelmäkehittäjää.
Kohan ylläpitoa ja kehittämistä varten on käytössä toimiva rakenne Kunnat osallistuvat asukaslukunsa mukaisessa suhteessa ylläpidon ja kehittämisen kustannuksiin Koha-Suomi Oy:n kautta.
Maakuntakirjastojen kesken on luotu osaajaverkosto, joka vastaa yhdessä tehtävästä kehittämisestä Koha-Suomi Oy:öön on nimetty asiantuntijaryhmä, joka vastaa yhdessä tehtävän kehittämisen suuntaviivoista. Lisäksi kirjastoilla on yhteinen luettelointiryhmä, joka pohtii Koha-kirjastojen luettelointikysymyksiä.
Koha vastaa pääpiirteittäin Avoimesti yhdessä –hankkeessa tehtyjä vaatimusmäärittelyitä Jäi pois hankkeesta rahoituspäätöksen mukaisesti.
Kohaan siirtyminen on tehty helpoksi muille kirjastoille Koha-Suomi Oy myy avaimet käteen –paketteja kirjastoille Kohan käyttööottoa varten.
Koha-osaaminen on laajentunut useisiin kirjastoihin Kohan pääkäyttäjätasoisia osaajia on useissa kirjastossa kaikissa ympäri Koha-aluetta.
Kohaan liittyvät tukipalvelut on järjestetty kansallisella tasolla Koha-Suomi Oy tarjoaa tukipalvelut.

Aloituspäivämäärä : 
24/04/2015
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2016
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€198 400
Oma rahoitus yhteensä: 
€228 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€333 143
Oma rahoitus yhteensä: 
€203 143
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Tapahtumien lukumäärä: 
1kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
66henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€130 000

Avustusta voi käyttää toimintamallin rakentamiseen yleisille kirjastoille yhteisesti ylläpidettävän ja kehitettävän kirjastojärjestelmän hallinnoimiseksi. Avustusta ei voi käyttää ohjelmoijien palkkakustannuksiin. Muuten avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2015, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2015

 
okm
avi