Kohti uutta työyhteisöä: kun kirjasto, nuorisotoimi ja varhaiskasvatus lyövät hynttyyt yhteen
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kirkkonummen kunnankirjasto
Kirjaston osoite : 
Kirkkotori 1
02400
Kirjaston puhelin : 
09 2967 2467
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@kirkkonummi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Kirko
Y-tunnus : 
0203107-0
Yhteyshenkilön nimi : 
ktj Margareta Kull-Poutanen
Puhelin : 
050 577 4799
Sähköposti : 
margareta.kull-poutanen@kirkkonummi.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on luoda yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat uudelle työyhteisölle muutosvalmentajan avulla.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Loppuraportti. Loppuraportin lisäksi haluamme yhdessä asiantuntijan kanssa miettiä, miten tämä muutosprosessi jatkuu ja millä keinoin voimme sitä jatkossa arvioida.

Kuvaus : 

Kirkkonummen kirjastoa laajennetaan ja remontoidaan vuosina 2016-2019. Uusien tilojen lisäksi kirjastoon tulee myös uusia toimijoita ja palveluja: asukaspuisto, nuorisotila, musiikkileikkikoulu, Luckan ja kahvila. Suurimmat muutokset tapahtuvat lasten- ja nuortenosastoilla, joilla ei enää työskentelekään pelkästään kirjaston henkilökuntaa, vaan myös työntekijöitä kunnan toisilta toimialoilta. Nämä työntekijät tuovat mukanaan paitsi erilaista osaamista ja kokemusta uuteen kirjastoon, niin myös haasteita. Näihin haasteisiin haluamme tarttua ennen kuin uudistuneen kirjaston ovet avautuvat asiakkaille. Hakemuksemme on kaksiosainen. Haemme avustusta asiantuntijan palkkaukseen ja opintomatkaan. Tavoite Uudessa kirjastossa kirjaston lasten- ja nuortenosastojen toiminnot joudutaan määrittelemään ihan uudestaan. Lastenosasto ei ole enää vain lastenosasto vaan samalla myös asukaspuisto, joka tarjoaa avointa päiväkotitoimintaa lapsiperheille. Lastenosastolla on edelleen kirjoja ja muuta kirjastoaineistoa, mutta siellä on myös tilaa leikille, tekemiselle ja olemiselle. Lastenosastolla tulee työskentelemään niin kirjaston kuin varhaiskasvatuksen henkilökuntaakin – yhdessä. Kirjaston nuortenosastosta puolestaan tulee samalla myös Kirkkonummen keskustan alueen nuorisotila, jossa kirjaston henkilökunta tulee työskentelemään yhdessä nuoriso-ohjaajien kanssa. Tiloja ei ole tarkoitus eritellä, vaan kirjaston nuortenosasto ja nuorisotila sulautuvat toisiinsa. Lähtökohtana toiminnalle on asiakas ja asiakkaan näkökulma. Kun asiakas tulee kirjastoon, hän ei mieti eikä hänen kuulukaan miettiä, kenen palkkalistoilla työntekijät ovat. Asiakas voi siis kääntyä kenen tahansa työntekijän puoleen. Lasten- ja nuortenosastoilla työskentelevien työnkuvat tulevat laajenemaan ja muuttumaan. Lähtökohtana yhteistyölle täytyy olla yhteiset päämäärät ja se, miten me eri ammattiryhmien edustajina pystymme saavuttamaan ne. Samaan aikaan meidän täytyy pystyä käyttämään kukin omaa ammattitaitoamme, mutta myös irrottautumaan perinteisistä ammattirooleista. Tähän muutostyöskentelyyn tarvitsemme ulkopuolisen asiantuntijan apua, koska niin kirjastolla, nuorisotoimella kuin varhaiskasvatuksellakin on omat syvään juurtuneet toimintatapansa, joita ei voida sellaisenaan tuoda uusiin yhteisiin tiloihin. Sujuvan yhteistyön ja yhteisen toimintakulttuurin edellytyksenä on, että meillä on yhteiset toimintatavat ja pelisäännöt. Nämä toimintatavat meidän täytyy luoda yhdessä ruohonjuuritasolla. Tavoitteena on, että kun uudistettu kirjasto avaa ovensa v. 2019, ovat lasten ja nuorten kanssa työtään tekevät kehittäneet ja hioneet toimintatapojaan ja yhteisiä pelisääntöjään, jotta voimme aloittaa yhteistyön tasavertaisina kollegoina ja tiiminä. Kuntatalouden jatkuvasti kiristyessä on järkevää tehdä yhteistyötä yli toimialojen, varsinkin kun asiakaskunta on yhteinen. Toteutus Projekti toteutetaan asiantuntijan vetämänä. Vuoden aikana järjestetään yhteisiä tapaamisia ja työpajoja, ja tapaamisten välissä työntekijät tekevät kouluttajan antamia tehtäviä pienryhmissä. Opintomatka Ruotsiin Tukholman Kulttuuritalossa tehdään juuri sellaista rajoja ylittävää kirjastotyötä, johon mekin uudessa kirjastossa pyrimme. Kulttuuritalossa on useita lapsille ja nuorille suunnattuja kirjastoja, joissa työskentelee ammatillisesti hyvin eritaustaisia ihmisiä. Uudessa kirjastossamme lasten ja nuorten parissa tekee töitä kirjaston, nuorisotoimen ja varhaiskasvatuksen lisäksi myös Luckan, joka tekee erityisesti ruotsinkielistä lasten- ja nuorisotyötä Kirkkonummella, ja musiikkileikkikoulu. Nämä toimijat tulevat vastaamaan lapsille ja nuorille suunnatuista palveluista ja tapahtumista yhdessä. Siksi haluaisimme käydä hakemassa inspiraatiota ja oppia Kulttuuritalosta. Opintomatkalle osallistuu kirjaston, nuorisotoimen, varhaiskasvatuksen, Luckanin ja musiikkileikkikoulun henkilökuntaa sekä muutosprosessia vetävä asiantuntija. Kirjasto vastaa oman henkilökuntansa ja asiantuntijan matka- ja yöpymiskuluista. Opintomatka tehdään syksyllä 2017, minkä jälkeen käynnistyy muutosprosessityö. Ajallinen suunnitelma Projekti aloitetaan syksyllä 2017 ja päättyy 31.12.2018. Kustannusarvio Asiantuntijan palkkio 15 000 € Opintomatka Tutustuminen kirjastoihin 200 € Lennot 800 € Yöpyminen 1200 € Kirjaston oma osuus Henkilökunnan käyttämä työaika 3300 € Yhteensä 20 500 € Haettava avustus 17 200 €

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

nuorisotoimi,varhaiskasvatus, Luckan ja musiikkileikkikoulu

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Kohti uutta työyhteisöä: kun kirjasto, nuorisotoimi ja varhaiskasvatus lyövät hynttyyt yhteen




Kohti uutta työyhteisöä: kun kirjasto, nuorisotoimi ja varhaiskasvatus lyövät hynttyyt yhteen    1

HANKKEEN TAVOITE    1

HANKKEEN AIKATAULU    1

HANKKEEN OSALLISTUJAT    1

HANKKEEN LÄHTÖKOHTA    2

HANKKEEN TOTEUTUS    2

OPINTOMATKA TUKHOLMAAN HANKKEEN LÄHTÖLAUKAUS 6-8.9.2017    2

TAPAAMISET KIRKKONUMMELLA 2017-2018    3

TUTUSTUMINEN TOISTEN AMMATTIRYHMIEN TYÖHÖN    4

YHTEINEN TOIMINTA-AJATUS JA VISIO    5

OSAAMISEN JAKAMINEN    5

VIESTINNÄN PERIAATTEET    5

ASIAKASPALVELUN PERIAATTEET JA SISÄLLÖT    5

ASIAKASPALAUTE JA KÄYTTÄJIEN OSALLISTAMINEN    6

HANKKEEN TULOKSET LOPPUVUONNA 2018    6

HANKKEEN TAVOITE

Yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat uudelle työyhteisölle muutosvalmentajan avulla. Suunnitelma yhteistyöstä jatkoa varten.

 

HANKKEEN AIKATAULU

9/2017 - 3/2019

 

HANKKEEN OSALLISTUJAT

4 kirjastoammattilaista, 4 nuoriso-ohjaajaa, 2 varhaiskasvatuksen ammattilaista

Muutosvalmentaja on toiminut Päivi Jokitalo

 

HANKKEEN LÄHTÖKOHTA

 

Kirkkonummen kirjastoa laajennetaan ja remontoidaan vuosina 2016-2019. Uusien tilojen lisäksi kirjastoon tulee myös uusia toimijoita ja palveluja: asukaspuisto, nuorisotila, musiikkileikkikoulu, Luckan ja kahvila.

 

Suurimmat muutokset tapahtuvat lasten- ja nuortenosastoilla, joilla jatkossa työskentelee kirjaston henkilökunnan lisäksi muiden ammattiryhmien edustajia. Tämä tuo uuteen kirjastoon erilaista osaamista ja kokemusta, mutta myös haasteita, joihin halutaan tarttua ennen kirjaston avaamista.

 

Uusissa tiloissa lastenosasto on myös asukaspuisto, joka tarjoaa avointa päiväkotitoimintaa lapsiperheille. Kirjojen ja muun kirjastoaineiston lisäksi siellä on tilaa leikille, tekemiselle ja olemiselle. Lastenosastolla tulee työskentelemään niin kirjaston kuin varhaiskasvatuksen henkilökuntaa.

 

Kirjaston nuortenosastosta puolestaan tulee samalla myös Kirkkonummen keskustan alueen nuorisotila, jossa kirjaston henkilökunta työskentelee yhdessä nuoriso-ohjaajien kanssa. Kirjaston nuortenosasto ja nuorisotila sulautuvat toisiinsa. Kun asiakas tulee kirjastoon, hän voi kääntyä kenen tahansa työntekijän puoleen.

 

Lasten- ja nuortenosastoilla työskentelevien työnkuvat laajenevat ja muuttuvat. Yhteistyön lähtökohtana ovat yhteiset päämäärät. Samaan aikaan kukin ammattiryhmä hyödyntää omaa ammattitaitoaan, mutta myös irrottautuu perinteisistä ammattirooleista.

 

Sujuvan yhteistyön ja yhteisen toimintakulttuurin edellytyksenä ovat yhteiset toimintatavat ja pelisäännöt, jotka uuden monialaisen yhteisön on luotava yhdessä. Tämä edellyttää tietoa muiden ammattiryhmien roolista ja osaamisesta.

 

HANKKEEN TOTEUTUSOPINTOMATKA TUKHOLMAAN HANKKEEN LÄHTÖLAUKAUS 6-8.9.2017

 

Hanke käynnistyi syyskuussa 2017, jolloin neljä lasten- ja nuortenkirjastotyön ammattilaista, neljä nuoriso-ohjaajaa ja kaksi perhepuistojen asiantuntijaa tapasivat ensimmäisen kerran Tukholmaan suuntautuneella opintomatkalla. Opintomatkan ohjelman suunnitteli hankkeeseen palkattu muutosvalmentaja.

 

Matkan aikana tutustuttiin Tukholman kulttuuritalossa nuorten kirjasto-makerspace-tila Lavaan ja 10-13-vuotiaiden kirjasto TioTrettoniin. Lastenkirjasto Rum för barn oli vierailun aikana remontissa, mutta kirjaston henkilökunta esitteli ryhmälle sen toimintaa. Palvelut ja niiden toimintaperiaatteet herättivät paljon uusia ajatuksia, joihin palattiin ryhmän kanssa seuraavissa tapaamisissa Kirkkonummella.

 

Ryhmä pääsi tutustumaan myös Junibackenin lastenkulttuuritaloon, jossa pääosassa ovat Astrid Lindgrenin ja muiden lastenkirjailijoiden tarinat ja niiden synnyttämät elämykset. Junibacken ei yleensä ota vastaan aikuisten ammattilaisvierailuja, mutta Kirkkonummen hanke kiinnosti paikan henkilökuntaa siinä määrin, että ryhmä sai opastetun kierroksen talossa. Myös tämä kohde oli osallistujien kannalta innostava.

 

Viimeinen vierailukohde oli nuorten monitoimitalo ja koulu Fryshuset, jossa nuoret voivat harrastaa musiikkia, skeittaamista, koripalloa, kuntosaliharjoittelua, teatteria, kuvataidetta, kirjoittamista ja tanssia. Myös Fryshusetin osallistavassa ja monikulttuurisessa toiminnassa oli paljon ajatuksia ja elementtejä, joita Kirkkonummella on mahdollista hyödyntää.

 

Matka oli hyvä tapa tutustua luontevasti ryhmän muihin jäseniin. Opintomatka ja sen herättämät ajatukset dokumentoitiin sanoin ja kuvin yhteiseen Google Slide -dokumenttiin, joka on kaikkien osallistujien käytössä. Myös kaikkien muiden tapaamisten aineistot tallennettiin yhteistä käyttöä varten verkkoon.

 

TAPAAMISET KIRKKONUMMELLA 2017-2018

  • 18.10.2017: KEITÄ OLEMME, MITÄ TEEMME?

  • 14.11.2017: YHTEISET TILAT, YHTEISET KÄYTTÄJÄT

  • 16.1.2018: ASIAKKAAT JA OSALLISTAMINEN

  • 4.3.2018: ASIAKKAIDEN PELISÄÄNNÖT

  • 10.4.2018: YHTEISET KÄYTÄNNÖT JA PELISÄÄNNÖT

  • 22.5.2018: PELISÄÄNTÖJÄ JA VIESTINTÄÄ

 

Ryhmä tapasi syksyn 2017 ja 2018 välillä kuusi kertaa. Tapaamiset on dokumentoitu yhteisiin verkkotiedostoihin, jotka ovat koko ryhmän käytössä. Tapaamisten välillä ammattiryhmät ovat tavanneet keskenään ja pohtineet annettuja välitehtäviä, joita on seuraavassa tapaamisessa käsitelty yhdessä.

 

Ryhmän konkreettisiksi tavoitteiksi määriteltiin

 

  1. tutustuminen toinen toistensa työn sisältöihin, työtapoihin, osaamiseen ja arkeen

  2. yhteinen toiminta-ajatus ja visio

  3. työnjako ja yhteiset työtilojen käyttösäännöt

  4. yhteiset viestinnän pelisäännöt ja yhteiset kokouskäytännöt

  5. yhteiset asiakaspalvelun toimintaperiaatteet

  6. asiakkaiden osallistamisen periaatteet ja muodot

 

TUTUSTUMINEN TOISTEN AMMATTIRYHMIEN TYÖHÖN

Ensimmäisen työpajapäivän aikana ryhmä pääsi tutustumaan toisiinsa sekä toistensa työhön: jokainen ammattiryhmä hahmotti omaa arkeaan muille. Ammattiryhmien erilaisten roolien tunnistaminen on ollut yksi tapaamisten tärkeimmistä anneista. Jokaisella ammattikunnalla on omanlaisensa suhde palveltavaan kohderyhmään, ja omanlaistaan asiantuntemusta. Yhteistyötä helpottaa, kun kaikki ovat näistä selvillä.

 

 

YHTEINEN TOIMINTA-AJATUS JA VISIO

Ryhmä on keskustellut perusasioista: mikä on kunkin toiminnon olemassaolon syy. Näin on löydetty ammattiryhmien yhteiset toimintaperiaatteet ja tavoitteet.

OSAAMISEN JAKAMINEN

Osaamisalueiden ja koulutustarpeiden kartoittamisesta on jo poikinut vertaiskoulutuksia, joissa ryhmän jäsenet ovat opastaneet toisiaan esim. erilaisten sovellusten käytössä.

VIESTINNÄN PERIAATTEET

Tapaamisissa on pohdittu yhteisiä käytäntöjä ryhmän sisäiseen viestintään: mihin työstettävät dokumentit tallennetaan ja missä muodossa. Myös asiakasviestinnän muotoja ja sisältöjä on mietitty yhdessä - ja toteutettu hankkeen aikana. Viestinnän suunnittelussa on jatkossa kuitenkin otettava huomioon myös koko kirjasto ja muiden toimialojen kokonaiskuva.

ASIAKASPALVELUN PERIAATTEET JA SISÄLLÖT

Myös asiakkaiden “käyttösääntöjä” on mietitty yhdessä: mitä asiakkaiden puolesta ja hyväksi tehdään, mitä ei ja mitkä ovat yhteiset asiakaspalvelun periaatteet. Yhteiset pelisäännöt saatiin alulle, kun mietittiin mikä nykyisissä tiloissa on kiellettyä tai sallittua.

 

Uuteen tilaan on orientoiduttu listaamalla asiakkaiden 10 todennäköisintä kysymystä uudessa kirjastossa. Kuinka näihin varaudutaan ja vastataan?

 

ASIAKASPALAUTE JA KÄYTTÄJIEN OSALLISTAMINEN

Yhdessä on kartoitettu ammattiryhmien hyviä käytäntöjä mm. asiakaspalautteen keräämisessä ja asiakasryhmien osallistamisessa. Jo hankkeen kuluessa on toteutettu yhteisiä asiakastilaisuuksia, joissa on myös selvitetty kohderyhmän toiveita.

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

HANKKEEN TULOKSET LOPPUVUONNA 2018

Hankkeen aikana aloitettiin yhteisen manuaalin rakentaminen kokoamalla teemoja sisällysluetteloksi. Otsikoita ja niiden sisältöjä on tarkennettu tapaamisissa. Lisäksi on työstetty yhteistä viestintäsuunnitelmaa ja vuosikelloa, joita tarkennetaan vuonna 2019.

 

Tärkeimpiä opittuja asioita mietittäessä osallistujien vastauksissa korostuivat viestinnän merkitys, yhteistyön voima ja muiden ammattiryhmien työn ja osaamisen tuntemus. Hanketta pidettiin yleisesti ottaen tärkeänä ja positiivisena.

 

Syksylle 2018 suunnitellut kaksi tapaamista siirtyivät useaan otteeseen päällekkäisten tapahtumien ja henkilövaihdosten takia. Molemmat mukana olleet varhaiskasvatuksen työntekijät siirtyivät toiselle työnantajalle ja samaan aikaan myös heidän esimiehensä vaihtui. Koska ryhmä on pieni, katsottiin järkeväksi odottaa, kunnes uudet työntekijät pääsisivät oman työnsä alkuun. Tästä syystä viimeiset kaksi tapaamista siirtyivät vuoden 2019 alkuun.

 

Vuoden 2019 tapaamisten yhteydessä on tarkoitus esitellä hanketta myös toimialojen muille työntekijöille ja koota yhteinen manuaali ja toiminnan vuosikello. Vuosikelloon kirjataan tärkeimmät toiminnot, viestinnän toimenpiteet, asiakasosallistaminen ja palautteen keruu sekä arviointikokousten ajankohdat.

 

Jo tässä vaiheessa hanketta voi pitää onnistuneena: kukin ammattiryhmä on saanut uusista kollegoistaan tarkemman käsityksen, tutustunut toistensa rooleihin ja toimintatapoihin. Osaamisen jakaminen ja yhdistäminen on saatu alkuun ja viestinnän käytännöistä on keskusteltu. Yhteiset tavoitteet ja toimintaperiaatteet on todettu ja määritelty ja koko tiimin pelisäännöt / toimintamanuaali on pantu alulle.

 

 

Koska projekti sijoittui melko pitkälle aikavälille, ehti sen aikana tapahtua useampiakin henkilöstömuutoksia, mikä hankaloitti jonkin verran projektin kulkua. Esimerkiksi asukaspuiston henkilökunta vaihtui kokonaan, joten uudet työntekijät joutuivat kylmiltään mukaan projektiin, jossa toiset olivat tehneet tuttavuutta ja yhteistyötä jo vuoden verran. 

 

Projektin ansiosta yhteistyö nuorisopalveluiden kanssa on käynnistynyt jo nykyisissä kirjastotiloissa. Nuorisopalvelut alkoivat pitää nuorten iltoja kirjaston lasten- ja nuortenosasto Mestassa vuoden 2018 alusta. Aluksi nuorteniltoja oli kerran viikossa, mutta syksyllä 2018 niitä lisättiin, koska nuoret löysivät tiensä kirjastoon. Nuorten illat ovat keskiviikkoisin ja perjantaisin ja näinä päivinä kirjasto on normaalia pidempään auki ja toimii samalla nuorisotilana.

Jatkotoimenpiteet: 

Tarkoitus on jatkaa yhteistyötä ja yhteisiä tapaamisia siihen asti, että uusi kirjasto avataan. Nuorisopalvelut jatkavat nuorten iltojen pitämistä kirjastossa kahtena iltana viikossa.

Aloituspäivämäärä : 
01/08/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€17 200
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 300
Budjetti euroissa yhteensä: 
€20 500
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€14 751
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 751
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
8kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
10henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€10 000

Http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017. Kirjaston oman rahoituksen osuus on 20 % kustannusarviosta.

 
okm
avi