Kokoelmatyökalun suunnittelu kelluvalle kokoelmalle
Vuoden 2015 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Jyväskylän kaupunginkirjasto - Keski-Suomen maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 50 (Vapaudenkatu 39-41)
40101
Kirjaston puhelin : 
014 266 4098
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto.tiedottaja@jkl.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Jym
Y-tunnus : 
0174666-4
Yhteyshenkilön nimi : 
Hanna Martikainen
Puhelin : 
014 266 4094
Sähköposti : 
hanna.martikainen@jkl.fi
Hankkeen tavoite: 

Kokoelmatyökalu kokoelman hoitoon.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

-koulutukset

-kokoelmatyökalusta saatavat kokoelmanhoidolliset mittarit

Kuvaus : 

Hankkeen lähtökohdat

Tiukkeneva kuntatalous saa yleiset kirjastot tehostamaan kokoelmatyötään ja miettimään entistä tarkemmin myös kokoelmiin liittyviä työprosesseja. 

Kelluva kokoelma on erinomainen keino kohdentaa niukentuvia valintamäärärahoja järkevästi ja myös hakea säästöjä aineistomäärärahoista. Esimerkiksi arvokkaita tietoteoksia ja lainausoikeuksiltaan kalliita av-julkaisuja voidaan hankkia koko kirjastolaitokseen yhteisesti eikä yksittäisiin toimipisteisiin. Valinnassa voidaan ottaa huomioon, että aineisto siirtyy joustavasti siihen toimipisteeseen, jonka asiakas sitä kulloinkin tarvitsee. Säästöä tulee myös logistiikasta, aineistoa ei kuljeteta turhaan, vaan vain tarpeen mukaan.

Kelluvan kokoelman kääntöpuolena on kuitenkin aineiston kasautuminen paikka paikoin, sekä uutuusaineiston huono näkyvyys pienemmissä yksiköissä, kun isompien yksiköiden asiakasvirrat kasaavat aineiston liiaksikin tiettyihin yksiköihin. Osittain aineistoa liikkuu työmatkalaisten mukana vain yhteen suuntaan, mikä lisää kasautumista.

Hyvän asiakaspalvelun takaamiseksi kokoelmien tulisi jakautua mahdollisimman tasaisesti kirjastoverkon sisällä. Kellutus yksinkertaistaa valintaprosessia ja säästää aineistomenoissa mutta paradoksaalisesti kokoelmatyöhön voi silti jäädä liian vähän työaikaa ja resursseja, kun kirjastojen henkilökuntaa vähennetään ja kirjastoja muutetaan omatoimikirjastoiksi. Tästä syntyy tarve miettiä myös kokoelmatyön osittaista automatisointia.

Jyväskylän kaupunginkirjasto on ottanut ensimmäisenä maakuntakirjastona käyttöön kelluvan kokoelman vuonna 2009. Entisen Jyväskylän maalaiskunnan osalta kokemusta on vielä pidemmältä ajalta, 1990-luvulta lähtien. Pääsääntöisesti kokemukset ovat olleet hyviä.

Nyt on aika viedä kelluva kokoelma selkeämmin kirjastojärjestelmätasolle. Jyväskylässä on riittävän pitkä kokemus kelluvasta kokoelmasta ja sen pohjalta voimme lähteä kehittämään kokoelmatyötä eteenpäin.

Tietojärjestelmätasolla kokoelmienhallintaa hoidetaan usein tilastoinnin ja raportoinnin kautta. Tapa on toki toimiessaan (ja järjestelmän sen aidosti mahdollistaessa) hyvä, mutta ideatasolla asioita olisi mahdollista tehdä myös reaaliaikaisesti, esimerkiksi osana aineiston palautusprosessia.

Toteutus

Kokemuksemme mukaan käytössä olevat kirjastojärjestelmät eivät tarjoa tarpeeksi välineitä kokoelmanhallintaan. Erityisesti tämä korostuu kelluvan kokoelman kohdalla.

Toteutuksen taustaoletuksena on, että kelluvan kokoelmatyön painopistettä pitää siirtää nidekohtaisesta hallinnasta teoskohtaiseen hallintaan. Käytännön toteutus on suunnitella kokoelmanhallintatyökalu kirjastojärjestelmän osaksi.

Monesti kirjastojen tietojärjestelmähankkeet ovat sidottuja siihen, mitä markkinoilla on tarjolla. Tässä hankkeessa kokeillaan alueellisesti uudenlaista lähestymistapaa: aivan ensin määritellään tarpeet kirjastoammattilaisen näkökulmasta ja vasta tämän jälkeen kartoitetaan markkinat sekä se, toteutetaanko kokoelmanhallinnan työkalu alusta alkaen vai onko mahdollista räätälöidä jo olemassa olevan sovelluksen pohjalta toimiva ratkaisu.

Vaihe 1: Vaatimusmäärittely

Vaatimusmäärittely aloitetaan haastattelemalla yleisten kirjastojen kokoelmatyötä tekeviä työntekijöitä. Haastatteluja tehdään Jyväskylässä, Keski-kirjastoissa ja valtakunnallisesti verrokkikunnista.

Haastattelujen avulla etsitään kokoelmatyön suurimmat ongelmakohdat ja mietitään, voidaanko niitä ratkoa teknisesti, käytännössä automatisoimalla joitain tehtäviä. Tavoitteena on miettiä vapaasti, mitä oikeasti tarvitaan, murehtimatta vielä tässä vaiheessa siitä, voidaanko asiaa toteuttaa nykyisillä järjestelmillä.

Seuraavaksi tehdään vaatimusmäärittely kokoelmanhallinnan työkalulle. Esimerkkinä vaikkapa teosten maksimimäärän määrittely erikokoisille yksiköille siten, että aineiston palautusvaiheessa tulee ilmoitus, jos maksimimäärä ylittyy palautuvan teoksen kohdalla.

Vaihe 2: Rajapinnat

Vaiheessa 2  selvitetään, miten kirjastojärjestelmien rajapintoja voi käyttää kokoelmanhallinnassa: tehdäänkö yhteistyötä järjestelmäntoimittajan kanssa ja voitaisiinko kokoelmanhallinnan työkalu myös tilata joltain uudelta toimijalta ja yhdistää rajapinnoin eri järjestelmiin.

Vaihe 3: Markkinakartoitus

Lopuksi hankkeessa selvitetään kansainväliset markkinat, etsitään alustavasti mahdollisia ohjelmia kokoelmien hallintaan sekä selvitetään niiden hintataso.

Hanke toteutetaan palkkaamalla projektityöntekijöitä yhteensä kuuden (6) kuukauden ajaksi. Ohjausryhmänä toimivat kirjastoammattilaiset. Hanke toteutetaan avoimen tiedon periaatetta noudattaen ja siitä tiedotetaan avoimesti kirjastojen lisäksi myös järjestelmäntoimittajille ja muille kirjastojärjestelmien kehittämisestä kiinnostuneille.

Tulokset ja vaikutukset 

Hanke toteutetaan alkuun pienimuotoisesti ja tiiviisti alueellisena hankkeena. Perusteluna on pitkä käytännön kokemus kelluvan kokoelman käytöstä suhteellisen suuressa kirjastossa ja tämän asiantuntemuksen hyödyntäminen ja jakaminen.

Vaikutukset ovat myös valtakunnallisia, sillä hankkeen tulokset ja vaatimusmäärittelyt julkaistaan vapaasti kaikkien kirjastojärjestelmien kehittäjien ja niiden kehittämisestä kiinnostuneiden käyttöön.

Painopiste on kelluvan kokoelman hallinnassa, mutta kokoelmanhallinnan työkalua on mahdollista hyödyntää myös sellaisissa kirjastoissa, joissa aineistolla on edelleen kotiyksiköt. Kokoelmanhallinnan automatisointi voisi vähentää myös kuljetuksia ja sitä kautta logistisia kuluja. Henkilöresurssin käyttöä voidaan suunnata enemmän asiakaspalveluun ja kokoelmien ajantasaisuuden ja laadun varmistamiseen.

Mikäli selvityksen ja työskentelytavan tulokset ovat lupaavia, hanke on mahdollista laajentaa valtakunnalliseksi.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Hanke toteutettiin avoimen tiedon periaatetta noudattaen ja siitä tiedotettiin avoimesti kirjastojen lisäksi myös järjestelmäntoimittajille ja muille kirjastojärjestelmien kehittämisestä kiinnostuneille. Projektityöntekijä ylläpiti projektiblogia, missä hän päiväkirjamaisesti kertoi hankkeen etenemisestä. Hankkeen tuloksiin kuului myös suomenkielisten käyttöohjeiden laatiminen kokoelmanhallintatyökalulle.

-       kokoelmanhallintatyökalu: http://www.collectionhq.com/

-       Projektiblogi: http://kellutellaan.blogspot.fi/

-       Käyttöohjeet itseopiskelua varten: saa tarvittaessa kirjastolta

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Kokoelmaprosessin muokkaus aloitettiin käytännön työssä ilmenneiden tarpeiden kartoittamisella. Erityisesti kelluvan kokoelman hallitsemiseksi kaivattiin apuvälinettä, joka helpottaisi kokoelmanhallintatyötä (mm. aineistopoistot, aineiston kelluttaminen ja uuden aineiston hankinta) ja edesauttaisi aineiston jakautumista yksiköihin mahdollisimman tasaisesti. Näihin ongelmiin haettiin automatisoitua ratkaisua. Vaatimusten perusteella valittu ohjelma haluttiin tuoda mukaan arjen kirjastotyöhön, osaksi kokoelmatyötä. Talvella 2014–2015 suoritetun markkinakartoituksen perusteella Jyväskylän kaupunginkirjasto päätyi hankkimaan skotlantilaiselta collectionHQ:lta maailmalla laajasti käytössä olevan kokoelmanhallintatyökalun. Muut tutkitut ohjelmat olivat joko ominaisuuksiltaan liian suppeita, tarkoitukseen liian raskaita tai toimivat vain tietyssä kirjastojärjestelmässä.

Hankkeen tavoitteena oli mahdollistaa kokoelmanhallintatyökalun käyttöönotto ja henkilökunnan käyttäjäkoulutuksen toteuttaminen. Hankerahalla palkattiin projektityöntekijäksi Antti Määttänen 4 kuukauden ajaksi (14.10.2015 - 12.2.2016). Itse ohjelma hankittiin kirjaston omalla rahoituksella. Projektin vetäjänä toimi verkkopalvelusuunnittelija Juha Hälinen. Projektityöntekijän tueksi perustettuun ohjausryhmään kuuluivat projektin vetäjän lisäksi Heli Joensuu, Jarmo Louet sekä Sirpa Nieminen. Ohjelman parametroinnista Jyväskylän tarpeisiin vastasivat Jarmo Louet ja Lea Partanen.

Itseopiskelun lisäksi projektityöntekijä koulutettiin collectionHQ:n taholta ohjelman ylläpitäjäksi (23.11. ja 10.–11.12.2015). Näihin englanninkielisiin koulutuksiin osallistui projektityöntekijän lisäksi myös muita henkilökuntaan kuuluvia (yhteensä 36 koulutettavaa). Projektityöntekijä osallistui aktiivisesti ohjelman muokkaamiseen kirjastollemme soveltuvaksi: yhdessä kokoelmatyön kokeneista ammattilaisista kootun ohjausryhmän kanssa projektityöntekijä määritteli ohjelmaan kirjastomme tarpeisiin soveltuvat tavoitearvot ennen ohjelman varsinaista käyttöönottoa (joulukuu 2015).

Projektityöntekijä laati suomenkieliset käyttöohjeet englanninkielisestä lähdemateriaalista sekä valmisteli ja toteutti suomenkielisen käyttäjäkoulutuksen kirjaston henkilökunnalle tammi-helmikuussa 2016.

Ohjelman käyttöönotto viivästyi parilla viikolla, minkä vuoksi projektin alku sujui itseopiskelun merkeissä: tämä itsenäinen perehtymisvaihe osoittautui kuitenkin projektin edetessä varsin hyödylliseksi. Varsinainen kouluttautuminen ohjelman ylläpitäjäksi oli haastavaa mm. vieraskielisyyden vuoksi, mutta hyvän opetusmateriaalin ja kärsivällisten kouluttajien avulla vaadittava osaaminen saavutettiin aikataulun mukaisesti. Suomenkielisten käyttöohjeiden laatiminen ja henkilökunnan koulutusten suunnittelu vei aikaa, mutta koulutukset päästiin toteuttamaan aikataulussa tammi-helmikuussa. Itse koulutukset sujuivat hyvin ja niistä saatu palaute oli pelkästään positiivista.

Vaikka hankkeessa keskityttiin käytännönläheisesti kokoelmanhallintatyökalun kehittämiseen, hankkeen aikana nousi esiin myös kokoelmapoliittisia ja kokoelmaprosessiin liittyviä seikkoja.

Kokoelmaprosessia muokattiin hankkeessa järjestelmälähtöisesti, mutta ei järjestelmän ohjaamana. Kokoelmatyökalu on toteutukseltaan konkreettinen, innostava ja hyödyllinen. Henkilökunta saatiin hyvin sitoutettua järjestelmään. Uuden järjestelmän käyttöönotto edisti merkittävästi myös kokoelmien ja kokoelmatyön sisällön avaamista.

Kokoelmatyökalun tuominen osaksi työprosesseja avasi laajempaa keskustelua sekä sisäisesti että kirjastojen välillä. Työkalu lisäsi myös ymmärrystä kokoelmatyöstä ja mahdollisuuksista kokoelmatyön joidenkin osien automatisoimiseen. Hanke näyttäisi vievän eteenpäin myös järjestelmäntoimittajan ymmärrystä kelluvasta kokoelmasta ja sen erityistarpeista raportoinnin ja tasapainotuksen suhteen.

Hankkeen läpinäkyvyys ja avoimuus toteutui: projektityöntekijä piti blogia, jossa päiväkirjamaisesti kertoi hankkeen etenemisestä. Blogin linkkiä jaettiin kaikille hankkeesta kiinnostuneille tahoille valtakunnallisesti ja kävijämäärä oli kohtalainen.  Ohjelmaa kohtaan esiintyi kiinnostusta ympäri Suomea, ja projektityöntekijä esittelikin sitä useampaan kertaan joko paikan päällä tai etäyhteyden avulla. Kirjastolehti teki jutun kokoelmatyön haasteista ja collectionHQ:sta numeroon 2/2016.

Jatkotoimenpiteet: 

Kokoelmanhallintatyökalun käyttäminen ja sisällyttäminen osaksi kokoelmatyötä on jatkunut hankkeen päättymisen jälkeen aktiivisesti. Ensimmäiset kokemukset ja tulokset ovat olleet positiivisia, vaikka kaikkiin toivottuihin kokoelmatyön haasteisiin ohjelma ei pysty ainakaan vielä apua tarjoamaan. Ohjelman toimintoja on käytetty kuukausittain aikataulutetusti jokaisessa kirjaston yksikössä ja ensimmäisiä mitattavia tuloksia on voitu jo havaita. Liikkeelle lähdettiin suositusten mukaisesti kokoelmien siivouksella: huonosti kiertänyt aineisto saatiin havaittua ohjelman avulla, minkä jälkeen tällaisen aineiston poistaminen tai uudelleensijoittaminen onnistui helpommin. Seuraavassa vaiheessa keskitymme paljon kiertäneisiin ja huonokuntoisiin niteisiin, joille löytyy heikosti kiertävä hyväkuntoinen korvauskappale jostain toisesta yksiköstä. Tällä lailla saamme jo hankitun kirjaston kokoelmissa olevan aineiston uudelleen liikkeelle, mikä vaikuttaa lainaustilastojen lisäksi positiivisesti myös aineistonhankintabudjettiin.

Työkalun vaatima työaikaresurssi on toistaiseksi ollut kohtalaisen suuri, mutta ohjelman tullessa tutummaksi kokoelmanhoitoon käytettävä työaika tulee toivottavasti vähenemään aiemmasta. Työkalun käyttämisen myötä kirjastomme kokoelmat tulevat parempaan kuntoon, jolloin niiden ylläpitäminen tulee helpottumaan tulevaisuudessa. Läheskään kaikkia työkalun tarjoamia toimintoja ei ole vielä otettu käyttöön, ja lisäkouluttautumista ja -kouluttamista tullaan tarvitsemaan jatkossakin.

Kellutuksen aiheuttamaan aineiston kasautumisongelmaan ei collectionHQ valitettavasti tarjoa nykyisellään suoraa apuvälinettä. Se tarkastelee aineistoa ja yksiköitä lainakiertoon ja -määrään perustuen operoiden nidetasolla. Toki työkalun aktiivisen käyttämisen kautta kasautunut aineistokin saadaan liikkeelle.

Tulevaisuudessa aiomme hyödyntää työkalua myös uuden aineiston valinnassa ja aineistomäärärahan jakamisessa, mikä tukee erinomaisesti tulevaa keskitettyyn aineistonvalintaan siirtymistä. Valintapäätösten teko ei vaadi istumaan ko. yksikön tiskissä, koska tiedot kokoelman käytöstä saa käyttöönsä havainnollisesti.

Keskustelu käyttäjien ja ylläpidon välillä on ollut aktiivista ja ensikokemuksia on kerätty käyttäjiltä. Ohjelmaa pyritään optimoimaan jatkuvasti vastaamaan kokoelmatyömme tarpeita. Ohjelman tekninen käyttäminen on ylläpitäjien ryhmän vastuulla, kokoelmapoliittisista päätöksistä (esim. tavoitearvojen muuttamisesta) vastaa kirjaston kokoelmatiimi.

Kokoelmanhallintatyökalua on esitelty kiinnostuneille tahoille myös hankevaiheen päätyttyä.

Aloituspäivämäärä : 
01/09/2015
Lopetuspäivämäärä : 
30/10/2016
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€30 350
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 980
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€28 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€12 000
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
4kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
64henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
4kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
125henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€16 000
 
okm
avi