Liikkuva kirjasto
Vuoden 2011 Hyvä käytänne   


Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 152
33101
Yhteyshenkilön nimi : 
Jarkko Rikkilä
Puhelin : 
040 8007834
Sähköposti : 
jarkko.rikkila@tampere.fi
Kuvaus : 

Liikkuva kirjasto on langaton ja liikkuva kirjasto. Ideana on tarjota kirjastopalveluja fyysisen rakennuksen ulkopuolella, siellä missä ihmiset liikkuvat: tapahtumissa, puistoissa, ostoskeskuksissa. Kompakti ja helposti liikuteltava laitteisto sekä aineisto mahdollistavat kirjastopalveluiden tarjoamisen missä ja milloin vain. Näin kirjasto myös lisää omaa näkyvyyttään kaupunkikuvassa ja tavoittaa uusia asiakkaita.

Liikkuvassa kirjastossa on neljä osaa, joista voi koostaa eri tapahtumiin sopivia yhdistelmiä. Ensimmäinen osa on henkilökunta, jota tulisi olla tapahtumasta riippuen 2-4 henkilöä. Toinen osa on laitteisto, jota kuljetetaan ja säilytetään turvallisesti omassa salkussaan. Kolmas osa on kokoelma. Kirjastonhoitaja(t) valitsee tapahtumaan sopivan aineiston ja pakkaa sen kuljetuslaatikkoon. Neljäs osa on muu materiaali, jota ovat markkinointimateriaali, somisteet sekä kalusteet.

Näistä neljästä osasta kootaan sopivia kokonaisuuksia erilaisiin tapahtumiin. Esimerkiksi isoilla messuilla voidaan painottaa markkinointipuolta ja nuorten tapahtumissa toiminnallisuutta. Henkilökunnan lisäksi kombon muut palaset voi muodostaa vapaasti tapahtuman tarpeiden mukaan. Painettua kokoelmaakaan ei ole välttämätöntä ottaa mukaan. Pelkkä elektronisiin lähteisiin pohjautuva tietopalvelu kirjaston ulkopuolella on yksi mahdollisuus.

 

Liikkuvalle kirjastolle erityisen tärkeää on laitteiston luotettava toiminta. Laitteistoon kuuluu kannettava tietokone, viivakoodinlukija, kuittikirjoitin sekä iPad taulutietokone. Laitteet mahdollistavat lainaamisen sekä kirjaston internetsivujen tai muun elektronisen aineiston esittelyn samanaikaisesti. Sekä kannettavassa tietokoneessa että iPadissa on oma 3G-yhteys, joilla internetiin päästään yhteyteen kaikkialla mobiiliverkon alueella. Molemmissa on myös mahdollisuus käyttää WLAN-yhteyttä mikäli sellainen on tapahtumapaikalla tarjolla.

 

Koska yksi hankkeen tavoitteista on helpottaa palveluiden tarjoamista kirjastorakennusten ulkopuolella, on ohjeistukseen kiinnitetty erityistä huomiota. Laitteiston käyttöön on laadittu omat yksityiskohtaiset ohjeet ja lisäksi Liikkuvan kirjaston liikkeelle saattamiseen on tehty omat ohjeet. Tavoitteena on se, että kuka tahansa kirjaston henkilökunnasta voi pienellä vaivalla käyttää Liikkuvaa kirjastoa ja ideoida uusia tapahtumia.

Aiempi toiminta ja kokemukset

Tampereen kaupunginkirjastosta on aiemminkin tehty vierailuja erilaisiin tapahtumiin. Kevät- ja syyskausilla tapahtumissa on käyty noin kerran kuukaudessa. Tapahtumakirjoon mahtuu muun muassa Afganistan 2010 seminaari, nuorten Chillhouse, Elävän Kirjallisuuden festivaalit, Tampere Kuplii -sarjakuvafestivaalit ja ikääntyneille suunnattu Kotitori. Tapahtumien kohdeyleisön kirjo on ollut suuri, ikähaitarin päästä päähän. Yksi Liikkuvan kirjaston etuja onkin sen muokattavuus eri tapahtumiin sopivaksi.

Osassa tapahtumissa on ollut mahdollisuus lainata aineistoa. Lisäksi tarjolla on ollut monenlaista nähtävää ja tehtävää. Tietovisailuja, arvontoja, pinssien ja paperinukkien askartelua ja e-kirjojen lukulaitteiden esittelyä. Lisäksi on muun muassa otettu vastaan ehdotuksia kirjaston toiminnan kehittämisestä. Tarkempia tietoja menneistä tapahtumista löytyy Tampereen kaupunginkirjaston blogista. 

Osana hanketta tapahtumissa työskennelleitä kirjastonhoitajia haastateltiin heidän kokemuksistaan. Tapahtumissa käymistä pidettiin yleensä ottaen mukavana ja hyvänä vaihteluna arkirutiiniin. Nuoria asiakkaita tapahtumissa on kiinnostanut vähemmän lainaaminen ja enemmän osallistavat toiminnat kuten arvonnat ja taulutietokoneiden käyttö. Aikuiset sen sijaan ovat lainanneet hyvinkin ahkerasti. Tapahtuman tyypistä riippuen uusia kirjastokortteja on tehty harvakseltaan tai hyvinkin paljon. Keskeinen osa toimintaa on ollut kirjaston palveluiden esittely.

Teknisiä ongelmia oli ilmennyt jonkin verran, lähinnä kuittitulostimen, etäkirjautumisen ja internetyhteyden kanssa. Koko päivän kestäviin tapahtumiin on hyvä olla 2-4 henkilöä, jotta kaikki ehtivät pitämään taukoja. Kokemusten perusteella tiedettiin myös, että Liikkuva kirjasto ei lähde liikkeelle kovin lyhyellä varoitusajalla. Lähtijöitä pitää etsiä jo useita kuukausia etukäteen, muun muassa siksi, että tapahtumat saadaan sovitettua työvuorolistoihin.

Tapahtumissa käyneet toivoivat erityisesti selkeitä ohjeita tietotekniikkaa koskien sekä listaa tarvittavista tehtävistä ja asioista joita tapahtumaan lähtiessä täytyy ottaa mukaan ja muistaa tehdä. Moni oli kokenut hyvin aikaa vievänä kaikkien tarvikkeiden keräämisen eri puolilta kirjastoa, esimerkiksi tekniset laitteet ja markkinointimateriaali sijaitsevat aivan eri paikoissa. Osalla tarvittavista tavaroista ei myöskään ole ollut mitään tunnettua vakituista säilytyspaikkaa, jolloin ei välttämättä edes tiedetty mistä niitä tulisi etsiä. Tästä johtuen välillä muutamia asioita oli unohtunut ja olipa yksi kirjastonhoitaja joutunut tuomaan esittelypöytään pöytäliinan kotoa asti.

Yksi hankkeen tavoitteista olikin tehdä yksityiskohtaiset ohjeet sekä teknisille laitteille että toiminnalle yleensä sekä koota kaikki laitteet ja tarvittavat materiaalit yhteen, jolloin tapahtumiin lähteminen sujuu helpommin eikä mitään unohdu.

 Suunnittelu ja ajankäyttö


Hankkeeseen palkattiin työntekijä kymmeneksi viikoksi. Projekti aloitettiin tekemällä karkea viikkosuunnitelma siitä mitä milloinkin tulisi tehdä. Viikkosuunnitelmaan tuli muutoksia hankkeen edetessä, mutta se oli erittäin hyödyllinen tapa pitää kirjaa siitä mitä on hoidettu ja mitä vielä tekemättä. 

Hankkeen vastaava ja työntekijä seurasivat hankkeen etenemistä säännöllisesti. Lisäksi hankkeeseen osallistui suuri määrä kirjaston muuta henkilökuntaa, joilta pyydettiin mielipiteitä ja neuvoja muun muassa laitteita, hankintoja, viestintää ja tapahtumatoimintaa koskevissa erityisasioissa. Koska kyseessä on suuri kirjasto, oli erittäin tärkeää pitää yhteyttä kirjaston muuhun henkilökuntaan, jotka vastasivat kukin omasta erikoisalueestaan.

Joidenkin asioiden hoitaminen viivästyi, koska vastuussa oleva henkilö sattui juuri olemaan lomalla. Myös tavarantoimittajien toimitusajat venyivät muutamissa tapauksissa.  Hankkeelle oli kuitenkin varattu sen verran runsaasti aikaa, että viivästykset eivät merkittävästi haitanneet projektin etenemistä ja loppuun saattamista.

Kymmenen viikon työaika riitti hyvin hankkeen toteuttamiseen. Kesken jääneet asiat johtuivat toimittajien viivästelyistä, eivät työajan puutteesta. Toimitusaikoihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota suunnitelmia tehdessä ja tehdä kaikki hankinnat niin hyvissä ajoin kuin mahdollista.

 

Hankinnat

Hankintojen hoitaminen Tampereen kaupungin hankintasääntöjen mukaan oli suhteellisen aikaa vievää, sillä se vaati ensin perehtymistä itse sääntöihin ja useissa tapauksissa myös useiden toimittajien kilpailuttamista. Kirjastosta löytyi kuitenkin hyvin asiantuntevaa henkilökuntaa jotka tunsivat hyvin myös hankintatavat ja neuvoivat oikeissa menettelyissä.

Laitehankinnat

Langatonta lainaamista varten projektiin hankittiin kannettava tietokone sekä usb-portteihin kiinnitettävät kuittitulostin ja viivakoodinlukija. Kannettavan tietokoneen valinnassa oleellisimpana kriteerinä oli se, että tietokoneeseen saataisiin 3G-yhteys, joka takaisi internetyhteyden silloinkin kun WLAN-verkkoa ei ole luotettavasti saatavilla. Lisäksi akunkesto on oleellinen, jos työskennellään paikassa josta ei löydy pistorasioita.

Tampereen kaupungilla on laitehankintasopimus, joten kannettava tietokone valittiin rajoitetusta valikoimasta. HP Elitebook 8460P mallisessa koneessa on sisäinen 3G-modeemi ja hyvä akunkesto ja se on tehokas sekä suhteellisen kevyt. Jos kirjastolla ei olisi ollut hankintasopimusta, edullisempikin kannettava olisi riittänyt liikkuvan kirjaston tarpeisiin: kirjastojärjestelmän käyttäminen ei vaadi koneelta valtavia tehoja ja 3G-yhteydenkin saa tarvittaessa usb-porttiin liitettävällä ulkoisella mokkulalla, jos 3G:tä ei koneesta vakiona löydy.

 

Lainauksen mahdollistavan laitteiston lisäksi liikkuvan kirjaston käyttöön päätettiin hankkia iPad taulutietokone. IPadin hankinta mahdollistaa sen, että kannettava tietokone voidaan omistaa kokonaan lainauskäyttöön, ja samaan aikaan iPadillä voidaan esitellä muun muassa kirjaston nettisivuja, tietokantoja tai vaikkapa internetin sarjakuvia.

IPadin käytössä täytyy kuitenkin ottaa huomioon se miten iPadin käyttö voidaan turvata niin, että esimerkiksi asetuksia ei pääse muuttamaan, eikä tabletille pääse lataamaan epäilyttäviä sovelluksia. iPadin omista asetuksista saa päälle monenlaisia rajoituksia. Muun muassa sovellusten asentamisen ja poistamisen voi estää. Rajoitusten muuttaminen estetään pääsykoodilla, joka on vain kirjaston tiedossa. Tarvittavien rajoitusten määrä selvinnee käytännössä. Tarkemmat tiedot rajoituksista löytyvät iPadin käyttöoppaasta.

 

Lisäksi laitteistoon kuuluu matkapuhelin, jonka käytettävä etätunnistustekniikka vaatii. Jos etätunnistus tehdään jollain muulla tavalla, puhelin ei ole välttämätön.

Yhteydet

 

Kannettavaan tietokoneeseen hankittiin 3G-liittymä yhden gigan kuukausittaisella datarajoituksella. Tämä tarkoittaa sitä, että jos yhteyden kautta liikkuu kuukauden aikana enemmän kuin gigatavu dataa, yhteyden toiminta lakkaa kunnes rajaa nostetaan lisämaksua vastaan. Käytännössä yhden gigatavun raja riittänee hyvin, sillä pelkkä kirjastojärjestelmän käyttö ei vaadi suurta datansiirtoa. Lisäksi laitteistoa yhteyksineen ei käytetä päivittäin vaan keskiarvolta noin 1-2 kertaa kuukaudessa, jolloin kuukausirajan rikkoutuminen on epätodennäköistä. Jos epätodennäköinen kuitenkin sattuisi tapahtumaan, datarajaa voi nostaa helposti tekstiviestillä.

Jos käytössä on useampia laitteita, verkkoyhteyden voisi ratkaista myös hankkimalla langattoman 3G-modeemin joka jakaa WLAN yhteyttä. Laitteen sisälle asetetaan sim-kortti ja se luo WLAN-verkon automaattisesti. Tämän ratkaisun etuna on se, että jokaiselle laitteelle ei tarvita omaa sim-korttia tai edes 3G-yhdistettävyyttä, vaan pelkkä WLAN-yhdistettävyys riittää. Esimerkiksi iPadista versio jossa ei ole 3G:tä on jonkin verran halvempi kuin 3G:llinen.

 

Ulkoinen modeemi päätettiin jättää hankkimatta, koska laitteisto haluttiin pitää mahdollisimman yksinkertaisena. Kirjaston henkilökunnalla on eritasoiset tietotekniikkataidot, ja haluttiin ettei kukaan jää toiminnasta pois siksi että laitteisto vaikuttaa liian monimutkaiselta.

Muut hankinnat


Laitteiden lisäksi Liikkuvan kirjaston toimintaa varten hankittiin somistusmateriaaleja, kuten pöytäliinoja, kulhoja ja kynätelineitä. Myös oman rollupin hankkimista harkittiin, mutta lopulta se ei ollut tarpeellista, sillä Tampereen kaupunginkirjastolla oli jo käytössään useita suhteellisen uusia ja hyväkuntoisia rolluppeja. Lisäksi hankittiin 800 kappaletta magneetteja, joissa on Tampereen kaupunginkirjaston pyöreä ”kirjainplaneetta” tunnuskuvio sekä 800 kappaletta kaupunginkirjaston tekstilogolla varustettuja kuulakärkikyniä. Näitä jaetaan asiakkaille tapahtumissa.

Henkilökunnalle hankittiin vetoketjulliset hupparit, koska haluttiin, että työntekijöillä olisi yhtenäinen ilme. Huppareihin painatettiin Tampereen kaupunginkirjaston tunnus sekä internetosoite. Myös muita vaatetusvaihtoehtoja pohdittiin, esimerkiksi essuja tai t-paitoja, mutta huppareihin päädyttiin käytännöllisyyden vuoksi. Hupparit näyttävät hyvältä vaikka koko ei olisikaan täysin oikea ja lisäksi ne eivät hikeenny käytössä samanlailla kuin esimerkiksi t-paidat.

Keskusteluissa kirjaston henkilökunnan kanssa usealta taholta esitettiin toiveita, että Liikkuvan kirjaston tarvikkeistoon sisällytettäisiin jonkinlaisia istuimia ja baaripöytä. Erityisesti ulkotapahtumissa näitä on ollut huonosti saatavilla. Tuolit mahdollistavat sen, että liikkuvan kirjaston pisteellä voi asioida rauhassa, ja kenties tutustua lainattaviin materiaaleihin ja muuhun tarjontaan ajan kanssa. Istumamahdollisuuden tärkeys tuli erityisesti esille keskusteluissa koti- ja laitos palveluiden työntekijöiden kanssa.

 

Tuoleiksi valittiin kokoontaitettava malli, jota on helppo kuljettaa mukana. Ne ovat tarpeeksi kevyitä kädessä kannettavaksi, mutta kuitenkin riittävän tukeva istua. Hankittu baaripöytä on painavan jalkansa vuoksi vaikeampi kuljetettava, mutta se onkin tarkoitettu harvemmin käytettäväksi.

 

Etätunnistautuminen


Se, miten kirjastojärjestelmän etäkäyttö järjestetään, riippuu kirjastolla käytössä olevista järjestelmistä. Tampereella on käytössä citrix-etäyhteydet, joten niitä hyödynnetään myös liikkuvan kirjaston käytössä. Etätunnistautuminen on palvelu, joka täytyy erikseen tilata tietotekniikkatuelta. Etätunnistautumisen varmistamiseen käytetään matkapuhelinta.

 

Internetyhteyden muodostamisen jälkeen etätunnistautuminen tehdään selainikkunan kautta. etaohjelmat.tampere.fi –osoitteeseen syötetään matkapuhelinnumero, jolle etätunnistautumispalvelu on tilattu. Tämän jälkeen puhelimeen tulee automaattinen soitto, joka pyytää antamaan numeroon liitetyn tunnusluvun. Etätunnistautuessa täytyy käyttäjällä olla siis puhelin käytössä. Tunnistautumisen jälkeen kirjaudutaan vielä erillisillä citrix-tunnuksilla etätyöpöydälle, josta kirjastojärjestelmä voidaan avata.

 

Laitteiston testaaminen


Laitteiston testaamisessa kiinnitettiin huomiota erityisesti niihin asioihin, joissa aiemmin oli ilmennyt ongelmia. Useat tapahtumissa käyneet kertoivat kuittitulostimen toimineen vaihtelevasti, ilmeisesti ainakin osittain ajureista johtuen. Ajurit osoittautuivatkin ongelmallisiksi, sillä kuittitulostin toimi normaalisti vain jos sen liitti aina samaan usb-porttiin. Ongelma pyrittiin poistamaan merkitsemällä kannettavaan selvästi portti johon kuittitulostin liitetään sekä ohjeistamalla yksityiskohtaisesti kuittitulostimen käyttö.

Myös yhteyksissä ja etätunnistautumisessa kerrottiin olleen ajoittain ongelmia. Yhteydet testattiin ja niiden käyttöön tehtiin askel askeleelta etenevä kuvallinen ohje.

Uutta laitteistoa käytiin hankkeen aikana testaamassa myös tositilanteessa 5.5.2012 Tampere Kuplii –sarjakuvafestivaaleilla. 3G-yhteydessä todettiin pieniä ongelmia, mutta yhteydet saatiin kuitenkin toimimaan WLAN:lla, ja lainaus sujui hyvin. Tapahtuman aikana ja jälkeen kannettavan tietokoneen asetuksia säädettiin, jotta samat ongelmat eivät toistu jatkossa.

 

Ohjeistus


Sekä laitteiston käyttöön että Liikkuvan kirjaston toimintaan yleisemmin laadittiin yksityiskohtaiset ja kuvalliset ohjeet. Ohjeistuksessa otettiin huomioon henkilökunnan vaihtelevat tekniset taidot. Yksi hankkeen tavoitteista oli houkutella uusia ihmisiä kirjaston ulkopuoliseen toimintaan, joten ohjeistuksesta tehtiin tarkoituksella niin yksityiskohtainen, että kynnys Liikkuvan kirjaston toimintaan mukaan lähtemiseen mataloituu.

Laitteiston ohjeistuksesta tehtiin kaksi versiota: pikaohje tottuneille käyttäjille sekä yksityiskohtainen ohje uusille käyttäjille, ja ongelmatilanteiden varalle. Pikaohje sisältää vain tärkeimmät tiedot, kuten kirjautumisiin tarvittavat tunnukset ja salasanat. Pidemmissä ohjeissa kuvaillaan laitteiden käyttöönotto askel askeleelta ja annetaan toimintaohjeita myös yleisimpiin ongelmatilanteisiin.

Yleisohjeistuksessa kerrotaan tarvittavat toimet tapahtumiin lähtiessä ja sieltä palatessa. Lisäksi ohjeissa on listaus kaikista Liikkuvan kirjaston tarvikkeista, jolloin lähtijät tietävät tarkkaan mitä on tarjolla ja mistä heidän tarvitsemansa tavarat löytyvät.

Kuljetus ja säilytys

Hankkeen alkuperäisenä ideana oli, että Liikkuvan kirjasto koostuisi kolmesta osasta (laitteet, aineisto ja markkinointimateriaalit). Nämä mahtuisivat myös fyysisesti kolmeen kuljetuslaatikkoon, jolloin Liikkuvalle kirjastolle oleellinen liikkuvuus säilyisi hyvänä.

Tavallisen kuljetuslaatikon lisäksi Liikkuvan kirjaston teknisille laitteille hankittiin oma kuljetuslaukku. Tähän ratkaisuun päädyttiin, koska haluttiin pitää kaikki tekniset laitteet sekä niiden johdot ja muut lisäosat yhdessä paketissa. Laukku myös tarjoaa herkille laitteille turvallisemman säilytys- ja kuljetuspaikan kuin muovinen kuljetuslaatikko.

 

Laukun lisäksi varattiin kannellisia kuljetuslaatikoita. Myös kokonaan omien, erilaisten laatikoiden hankintaa harkittiin, mutta laatikoiden erottelu päätettiin toteuttaa siten, että hankimme Tampereen kaupunginkirjaston logolla varustettuja tarroja, joilla laatikot eriteltiin ainoastaan Liikkuvan kirjaston käyttöön.

 

Tavaroiden ja laitteiston kuljetukseen on aiemmissa tapahtumissa käytetty joko henkilökunnan omia autoja tai joissain tapauksissa erillistä kuljetusfirmaa. Koska hankkeen puitteissa ei ollut mahdollista hankkia omaa kuljetusjärjestelmää, turvaudutaan edelleen vastaaviin kuljetuskeinoihin. Ohjeistukseen kuitenkin lisättiin tieto siitä mistä kuljetuspalveluja voi hankkia Tampereen kaupungin kilpailutussopimusten mukaan.

 

Kirjastorakennuksessa Liikkuvan kirjaston tavarat sijoitettiin yhteen paikkaan lastauslaiturin lähettyville, jotta kuljetus sujuu helposti. Säilytyspaikasta tiedotettiin kirjastolaisille, jotta kaikki tietävät mistä tarvikkeet löytyvät.

Tiedotus


Hankkeesta tiedotettiin kirjaston sisäisesti esimiesneuvottelussa sekä intranetissä. Koska kyseessä on iso kirjasto, sisäisen tiedotuksen tärkeänä tavoitteena oli saada ihmisten tietoon hankkeen olemassaolo ja se mistä siinä on kyse. Sisäisen tiedostuksen kautta viestiä saatiin vietyä myös lähikirjastoihin, jotka voivat lainata pääkirjastolta Liikkuvaa kirjastoa tai sen osia.

 

Liikkuvasta kirjastosta tiedotettiin myös kirjaston internetsivuilla, jossa se listattiin yhdeksi kirjaston palveluista. Tarkoituksena on myös ajoittain nostaa Liikkuvaa kirjastoa paremmin esille etusivulle. Harkittiin myös Liikkuvan kirjaston mainostamista näkyvästi palveluna, jonka kirjaston ulkopuoliset toimijat voivat pyytää tapahtumaansa. Tähän ei kuitenkaan menty, koska resurssit eivät riittäisi vastaamaan kysyntään.  Ei myöskään haluttu lähteä siihen, että kirjasto lähtisi tarjoamaan palvelujaan ihan mihin tahansa tapahtumaan.

Tapahtumakoordinaattorin mukaan yhteydenottoja toimijoilta tulee jo nyt hyvin, ja sana palvelusta leviää puskaradion ja hyvien kokemusten kautta. Näin ollen varsinaiselle mainonnalle ei nähty suurempaa tarvetta.

Myös kirjaston blogia hyödynnetään toiminnan tiedotuksessa. Tapahtumista kirjoitetaan lyhyitä kuvitettuja blogimerkintöjä, joissa kerrotaan mitä on tehty ja missä.

 

Aloituspäivämäärä : 
01/12/2011
Lopetuspäivämäärä : 
31/01/2012
 


Anomuksen rahoitus

Toteutunut rahoitus


 
okm
avi