Menneitä muistellen kohti tulevaisuutta
Vuoden 2015 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Kotkan kaupunginkirjaston markkinointimateriaali
Kotkan kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 204 (Kirkkokatu 24)
48101
Kirjaston puhelin : 
(05) 234 4575
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@kotka.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Kotka
Y-tunnus : 
0160225-7
Yhteyshenkilön nimi : 
Katariina Kupiainen
Puhelin : 
0400 935 923
Sähköposti : 
katariina.kupiainen@kotka.fi
Hankkeen tavoite: 

Kirjaston valmistautuminen tulevaisuuteen mennyttä hyödyntäen.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Tapahtumien ja koulutusten määrä

Kuvaus : 

Hankkeen tausta ja tavoitteet

Kotkan kaupunginkirjasto täyttää 135 vuotta vuonna 2015. Haluamme muistella menneitä vuosia ja juhlia 135-vuotista taivalta, mutta sitäkin enemmän suuntaamme katseen tulevaisuuteen ja kysymme, minkälainen on Kotkan kaupunginkirjasto vuonna 2025 tai minkälaisena kirjastot yleensäkin näyttäytyvät tulevaisuudessa. Joitakin käsityksiä ja signaaleja meillä on jo mielessämme:

  • digitaalisuus
  • kirjasto ei ole vain rakennus seinien sisällä vaan kirjasto on verkossa, kirjasto on tiiviissä yhteistyössä toimintaympäristönsä muiden toimijoiden kanssa (yhteistyökumppanuus, pop-up-kirjasto, jalkautuminen) ja Kotkan kaupunginkirjaston näkyvyys kaupunkilaisille on parempi
  • kirjaston asiakkaat ovat eriytyneet yhä enemmän omiksi kohderyhmikseen, joille kirjaston on tarjottava relevantteja palveluja ja tapahtumia
  • sisältöjen avaaminen, jalostaminen sekä mediakasvatus/tietoyhteiskuntataitojen vahvistaminen edelleen

 Haluamme testata ajatustamme tulevaisuuden kirjastosta ja osittain jo toteuttaa juhlavuoden aikana visiotamme Kotkan kaupunginkirjastosta vuonna 2025. Siirrymme vanhasta uuteen. Henkilökunta on vähentynyt ja vähentyy edelleen ja kirjastossa on huoli siitä, miten perustyö, projektit ja tapahtumat saadaan tulevaisuudessa järjestettyä. Nyt on aika testata sitä sekä luoda vakiintuneita yhteistyökumppaneita ja yhteistyömuotoja.

Hankkeen jälkeen kirjaston henkilökunta mieltää tapahtumat osaksi kirjaston perustoimintaa eikä niiden järjestäminen tunnu selkeiden ohjeiden myötä työläältä.

Haemme avustusta:

  • erilaisten tapahtumien järjestämiseen (esiintymispalkkiot, matkakulut, tarjoilut, kilpailujen palkinnot)
  • juhlavuoden markkinointituotteisiin (t-paidat, sateenvarjot, heijastimet ym.)

Menneiden muistelua

Juhlavuosi aloitetaan jo keväällä julistamalla asiakkaille kirjastoaiheinen kirjoituskilpailu. Tekstit voivat koskea kirjastomuistoja, lukunautintoja, hauskoja tai muuten mieleen jääneitä tilanteita kirjastossa tms. Kulttuurivaikuttajista koostuva raati valitsee parhaimmat kirjoitukset, jotka palkitaan. Kaikki tekstit julkaistaan verkossa ja kootaan myös paperiversioksi luettavaksi ääneen eri toimipisteissä toteutettavissa juhlavuoden tapahtumissa.

Pääkirjastossa toteutetaan näyttely vanhanaikaisesta kirjastoympäristöstä. Esillä on vanhoja, kirjastotyöhön liittyviä esineitä kuten kortistolaatikostoja, leimasimia ym. Kaikissa toimipisteissä toteutetaan vanhoista kirjastoaiheisista valokuvista koottu näyttely. Lisäksi kootaan näyttely ”Kirjan historia ja tulevaisuus”. Esillä on varaston kirjoja eri vuosikymmeniltä kuvaamassa sekä kyseistä vuosikymmentä että kirjan fyysistä muutosta. Nykyaikaa kuvaamassa on esillä tabletilta luettava e-kirja.

Kirjasto juhlii ja näkyy

Juhlavuoden tapahtumat aloitetaan osallistumalla Kotkan Meripäivä-paraatiin 23.7.2015. Paraatiin osallistuva henkilökunta pukeutuu kirjallisuudesta, elokuvista tai musiikista tutuiksi roolihahmoiksi. Yleisölle järjestetään tunnistuskilpailu paraatin hahmoista. Mukana on myös juhlavuoden logoin koristeltu kirjastoauto.

Pääosa tapahtumista keskitetään marraskuussa 2015 vietettävälle juhlaviikolle. Ohjelmassa voi olla kirjailijavierailuja, musiikkiesityksiä, runoraati, kirjastoaiheinen näytelmä, runo tai räppi toteutettuna tilausteoksena, kirjavinkkausta jonkin tunnetun näyttelijän tekemänä ym. Juhlaviikon tapahtumat keskitetään pääkirjastoon, lähikirjastoissa juhlavuoden tapahtumia on syksyn 2015 aikana. Kaikissa pisteissä järjestetään asiakkaille kahvitusta tai muuta tarjoilua. Pääkirjastossa järjestetään asiakkaille kirjastokierroksia, joilla pääsee kurkistamaan myös tiskin takaiseen maailmaan. Juhlavuoden aikana kirjasto myös jalkautuu entistä aktiivisemmin erilaisiin tapahtumiin ja messuille sekä pop up –kirjastona esim. kauppakeskuksiin.

Juhlavuoden markkinoinnissa hyödynnetään Vetovoimainen kirjasto -hankkeessa (v. 2013 ELY-hanke) toteutettua markkinointimateriaalia kuten banderolleja ja roll upeja. Lisäksi teetetään uusia, juhlavuoteen liittyviä materiaaleja kuten t-paitoja, heijastimia, pinssejä ja sateenvarjoja myytäväksi, jaettavaksi tai lainattavaksi asiakkaille. Uusiin materiaaleihin tilataan logo tai muu ilme graafikolta.

Tulevaisuuden kirjasto

Katse suunnataan tulevaisuuteen jo keväisessä koko kirjaston yhteisessä kehittämispäivässä. Tulevaisuutta visioidaan työpaja-tyyppisellä työskentelyllä pyrkien mahdollisimman konkreettiseen lopputulokseen. Myös asiakkaat otetaan mukaan tulevaisuuden hahmottamiseen visualisoimalla mahdollisuuksien mukaan henkilökunnan työpajassa kehitettyjä tulevaisuuden kirjaston toimintatapoja. Asiakkaat voivat peukuttaa vaihtoehtoisista tulevaisuuden malleista omia suosikkejaan ja lisätä niihin omia kommenttejaan. Syksyllä järjestetään avoin keskustelutilaisuus, johon kutsutaan panelisteiksi paikallisia päättäjiä, kulttuurivaikuttajia ja valtakunnallinen kirjastovaikuttaja, esim. kirjastoseuran puheenjohtaja.

Konkreettista tulevaisuuteen valmistautumista ovat ohjeet, jotka laaditaan hankkeen päätteeksi tapahtumien järjestämisestä sekä kirjaston jalkautumisesta ja pop up –kirjastotapahtumasta. Ohjeiden laatimisessa hyödynnetään juhlavuoden tapahtumien ja jalkautumisten järjestämisestä saatuja kokemuksia sekä muissa kirjastoissa laadittuja vastaavia ohjeita, mm. Yllättävän hyvä kirjasto! –raporttia.

Budjetti

Markkinointimateriaalit                                                   3000 €

Kirjoituskilpailun palkinnot                                              500 €

Tarjoilut                                                                           2000 €

Esiintymispalkkiot                                                           7000 €

  • kirjailijavieraat, musiikkiesitykset, vinkkauspalkkio näyttelijälle, tilausruno / -räppi / -näytelmä

Omavastuu                                                                      3500 €

  • oma työ, materiaalikustannukset

 

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Menneiden muistelua

Kirjasto järjesti juhlavuotensa kunniaksi kirjoituskilpailun. Muodoksi valikoitui raapale eli määrämittainen mininovelli joka on normaalisti 100 sanan pituinen, mutta kirjaston juhlavuoden nimissä pituudeksi valittiin poikkeuksellisesti 135 sanaa. Kilpailuaikaa oli 135 päivää alkaen Mikael Agricolan päivästä eli suomen kielen päivästä 9.4.2015 ja pääpalkinnoksi sovittiin 135 euroa. Kilpailuun osallistui määräaikaan mennessä 61 kirjoitusta. Osa osallistui useammalla tekstillä. Kilpailun suojelijana ja palkintojen jakajana toimi kirjailija Salla Simukka.

Kilpailussa jaettiin yksi ensimmäinen palkinto, neljä toista palkintoa ja neljä kunniamainintaa. Kilpailuun osallistuneet tekstit julkaistiin kyyti.fi-sivuilla sekä painettuna versiona. Julkaisu on asiakkaiden luettavana kaikissa kirjastoissa.

http://www.kyyti.fi/sites/default/files/kirjastot/esitteet/kotka-raapaleita_-_kirjoituksia_135-juhlavuoden__0.pdf

Marraskuun juhlaviikolla järjestettiin kolme kirja- ja kirjasto-aiheista näyttelyä:

  • Karhulassa (1970-luku) ja pääkirjastossa (1930-luku) : vanha kirjasto-nurkkaus
  • Näyttely kirjaston historiasta sekä pääkirjastossa että Karhulassa.
  • Pääkirjastossa Agricolasta e-kirjoihin -näyttely

Kirjasto juhlii ja näkyy

Vaikka juhlaviikko järjestettiin marraskuussa, aloitettiin juhlinta jo heinäkuussa 2015 osallistumalla Kotkan Meripäivien avajaisparaatiin. Kirjaston henkilökunta oli pukeutunut erilaisiin elokuvien, satujen, muun kirjallisuuden jne. hahmoihin.

Juhlavuosi huomioitiin myös markkinointimateriaaleissa, joihin liitettiin teksti "Kotkan kaupunginkirjasto 135 vuotta".

Lisäksi teetettiin kangaskasseja, joissa oli edesmenneen kotkalaisen kirjailijan Timo Pusan teksti: ”Uudessa elämässä haluan kirjaksi kirjastoon, nautin jo nyt niistä lukemattomista hyväilyistä.”

Pääosa tapahtumista keskitettiin marraskuiselle juhlaviikolle. Tapahtumia oli kaikissa kirjastoissa monipuolisesti. Juhlaviikon avasi Kotkan kulttuurijohtaja Antti Karjalainen. Eniten yleisöä, 87 henkilöä, veti Rosa Liksomin vierailu pääkirjastoon. Muita tapahtumia olivat mm. Kotka-raapalekilpailun palkintojen jakotilaisuus, runoesitys Kantelettaresta, Sibelius-aiheinen luento ja monet musiikkiesitykset.

Myös juhlaviikon ulkopuolella oli tapahtumia. Pop-up tapahtumia ja kirjaston jalkautumista ympäristöön olivat mm. osallistuminen Kotkan joulun avaukseen sekä Kotkan nuorisotoimen joulukuusikilpailuun.

Tulevaisuuden kirjasto

Henkilökuntaa osallistui maaliskuussa Etelä-Suomen AVI:n järjestämään koulutukseen Kouvolassa kirjaston tulevaisuudesta. Puhujana oli mm. Jari Kaivo-oja. Koulutuksen pohjalta laadittiin kirjaston henkilökunnalle alustus sekä työpaja kirjaston kevään 2015 kehittämispäivään. Ryhmille oli annettu aiheet ja kysymyksiä keskustelun pohjaksi.

Tulevaisuuden ennustaminen osoittautui melko hankalaksi aiheeksi. Näin ollen tuntui, että asiakkaille järjestettävään tapahtumaan ei oltu vielä tarpeeksi valmiita ja se jäi toteuttamatta.

Kevään 2016 kehittämispäivässä tulevaisuusteeman käsittelyä jatkettiin työpajassa, jossa jalkautettiin Kotkan olosuhteisiin Kansalaisen kirjasto: Yleisten kirjastojen suunta 2016-2020 -dokumenttia. Syksyllä 2016 Kymenlaakson museo ja kirjasto järjestivät Karhulan alueen asukkaille yhteisen asukastilaisuuden, jossa pohdittiin kirjasto- ja kulttuuripalvelujen tulevaisuuden suuntaviivoja Karhulan alueella. Pohtimista kirjaston tulevaisuudesta jatketaan kirjaston tiimeissä ja mahdollisuuksien mukaan asiakkaita osallistaen.

Juhlavuoden jälkeen kirjaston henkilökunta suhtautuu tapahtumien järjestämiseen jokapäiväisenä kirjaston toimintana. Konkreettisena asiana tulevaisuuteen valmistautumisessa oli tapahtumien ohjeiden laatiminen. Seuraavat ohjeet ja strategiat tapahtuman järjestämiseen valmistuivat hankkeen aikana:

  • kirjaston tapahtuman suunnittelu ja toteutus yleisesti
  • kirjallisten iltojen järjestämisen ohje
  • tapahtuman järjestäjän tarkistuslista
  • tiedotusstrategia
  • äänekkään tapahtuman ohje
  • sopimuspohjat
  • laskutusohjeet
Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Verkossa on saatavana raapalekilpailun julkaisu:

http://www.kyyti.fi/sites/default/files/kirjastot/esitteet/kotka-raapaleita_-_kirjoituksia_135-juhlavuoden__0.pdf

Hankkeen aikana kirjasto tuotti seuraavat ohjeet tapahtuman järjestäjälle (eivät saatavana verkossa):

  • kirjaston tapahtuman suunnittelu ja toteutus yleisesti
  • kirjallisten iltojen järjestämisen ohje
  • tapahtuman järjestäjän tarkistuslista
  • tiedotusstrategia
  • äänekkään tapahtuman ohje
  • sopimuspohjat
  • laskutusohjeet

Samoin hankkeen aikana työstettiin kysymyssarjat 10 ryhmälle käytettäväksi kirjastojen tulevaisuus-työpajoissa. Tapahtumaohjeita ja kysymyssarjoja on mahdollista saada käyttöön Kotkan kaupunginkirjastosta.

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Tapahtumat ovat vakiintuneet osaksi Kotkan kaupunginkirjaston normaalia toimintaa ja henkilökunnan asenne tapahtumien järjestämistä kohtaan on muuttunut myöteisemmäksi. Ohjeiden ansiosta tapahtumatoiminnasta on tullut järjestelmällisempää, ne ovat osa kirjastotyön rutiinia ja yhä usemmat työntekijät voivat ohjeiden avulla järjestää tapahtumia.

Tulevaisuus-teeman pohtiminen osoittautui laajaksi aiheeksi eikä hankkeen aikana ehditty työstää asiaa niin pitkälle, että olisi voitu poimia asiakkaiden kannalta relevantit aiheet yhdessä pohdittaviksi.

 

Jatkotoimenpiteet: 

Tapahtumaohjeita tullaan tarkentamaan ja päivittämään. Tapahtumatuotantoa ja kirjaston roolia siinä tullaan myös jatkossa linjaamaan selkeämmin yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa.

Tulevaisuuden pohtimista tullaan jatkamaan Kotkan kaupungin v. 2015 valmistuneen kulttuurin tiekartan pohjalta. Kirjastolla on tarkoitus laatia oma tiekartta tulevaisuuteen.

http://www.kotka.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/kotka/embeds/kot...

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2015
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2016
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€12 500
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€16 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€21 863
Oma rahoitus yhteensä: 
€11 863
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
2kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
72henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
23kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
806henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€10 000
 
okm
avi