METSO2.0 - Uudet työkulttuurit ja -ympäristöt
Vuoden 2015 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Tampereen kaupunginkirjaston oma logo
Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 152
33101
Kirjaston puhelin : 
03 565 611
Kirjaston sähköposti : 
tampereen.kaupunginkirjasto@tampere.fi
ISIL-tunnus : 
Fi-Tam
Y-tunnus : 
0211675-2
Yhteyshenkilön nimi : 
Pirkko Lindberg
Puhelin : 
0400 985 991
Sähköposti : 
pirkko.lidberg@tampere.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on uudistaa pääkirjasto Metson työkulttuurit ja kouluttaa henkilöstö muutokseen sekä tehdä prosessikuvaukset kirjastotyöstä ainakin tietopalvelun ja lainauspalvelujen osalta. Joko hankkeen puitteissa tai myöhemmin kartoitetaan myös muut kirjastotyön prosessit, kuten hankinta ja luettelointi.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Henkilöstön työtyytyväisyys

Koulutuspäivät

Kuvaus : 

Tampereen pääkirjasto Metso on otettu käyttöön v. 1986. Siihen on tehty vain joitakin pieniä korjauksia vuosien varrella. Metson kalustus ja tilat ovat pääosin entisessä kuosissaan, v. 2012 osa suuresta perusparannuksesta toteutettiin yleisötiloihin, jolloin uudistettiin mm. musiikkiosastoa ja aulaa. Henkilökunnan työtilat ovat ennallaan eli lähes 30 vuotta on työskennelty samalla tavalla, samoissa tiloissa. 

Metsossa alkaa mittava perusparannusremontti elokuussa 2015 ja se kestää vuoteen 2017 saakka. Tällöin on tarkoitus uudistaa sekä yleisötiloja että henkilökunnan tiloja. Muutostarpeiden kartoituksen taustalla on kirjaston johdon ja henkilökunnan pohdinta kirjaston luonteesta, toiminnasta ja merkityksestä kansalaisten elämässä nyt ja tulevaisuudessa sekä tiivis vuoropuhelu hankesuunnittelijan kanssa. Suurin muutos yleisötiloissa kohdistuu 2.kerrokseen, johon avataan lehtisali/kahvio ja luentosalit ja kokoustilat siirtyvät kellarikerrokseen. Myös henkilökunnan sosiaalitila tulee yhteiseksi. Tähän mennessä talossa on ollut erillisiä taukotiloja eri ammattiryhmille, mikä ei ole edistänyt yhteisöllisyyttä toivotulla tavalla. 

Henkilökunnan tiloihin on tulossa myös mittava muutos. Entiset erilliset työtilat eri ”osastoille” (lainaus-, tietopalvelu- ja kirjastoauto-osastot yhdistetään samaan tilaan, jossa työskennellään moniammatillisesti yhdessä. Jokaisella työntekijällä ei ole omaa työpistettä vaan salissa on siirreltäviä kevyitä työpisteitä sekä kärryjä tarvikkeita varten. Työpisteitä vaihdetaan tarpeen mukaan.  Lisäksi tulee erillisiä ”vetäytymishuoneita” hiljaisia neuvotteluja tai palavereja varten. Myös hallinnon kerroksessa tulee työtilauudistuksia. Tähän asti lähes jokaisella työntekijällä on ollut oma erillinen työpöytä ja ”omat tavarat”. Työkulttuuri on muodostunut vuosien varrella hyvin perinteiseksi ja samoja rutiineja toistavaksi. 

Metsossa työskentelee 122 henkilöä. Uusi työkulttuuri on valtava muutos henkilökunnalle. Se vaatii myös työprosessien avaamista ja uudistamista. Työalueiden uudistuksen myötä on suorastaan välttämätöntä pohtia myös mitä kirjastossa tänä päivänä tehdään, mistä voisi luopua ja miten poisoppiminen hoidetaan. Tietopalvelun ja lainauspalvelujen työprosessit vaativat avaamista ja selvittämistä niihin tarkoitetuilla menetelmillä ja työkaluilla.  Prosessityö sekä henkilökunnan muutokseen sopeuttaminen vaatii koulutusta sekä asiaan perehtyneen ja koulutetun henkilön toteuttamaan prosessityön. Tässä mittakaavassa sitä on mahdotonta tehdä kirjastohenkilökunnan omin voimin. 

Hankkeen tavoitteena on uudistaa pääkirjasto Metson työkulttuurit ja kouluttaa henkilöstö muutokseen sekä tehdä prosessikuvaukset kirjastotyöstä ainakin tietopalvelun ja lainauspalvelujen osalta. Joko hankkeen puitteissa tai myöhemmin kartoitetaan myös muut kirjastotyön prosessit, kuten hankinta ja luettelointi. Tuloksena saadaan poisoppimista turhista käytänteistä, uudistetaan työtä, jotta tehtäisiin vain niitä tehtäviä, jotka tämän päivän kirjastotyössä ovat välttämättömiä. E-aineistojen lisääntyminen ja fyysisen aineiston väheneminen otetaan huomioon, jolloin työntekijöiden tehtävät saattavat muuttua nykyisistä tämän päivän tarpeita enemmän vastaaviksi. Monet työntekijät ovat työskennelleet samoissa tehtävissä ja samoissa tiloissa jopa vuosikymmeniä, joten muutos ei ole helppoa. Tukea ja koulutusta tarvitaan, jotta muutoksesta selvitään ja työhyvinvointi säilyy tai paranee. 

Työtilojen ja työkulttuurien uudistusprojektissa tullaan kiinnittämään huomiota myös henkilöstön osaamiseen ja hyvinvointiin, tästä syystä hankitaan esimerkiksi erilaisia laitteita sekä ergonomiaan liittyviä välineitä, joita voidaan testata uusissa työympäristöissä. Mallia työtilojen ja työkulttuurien uudistamiseen on otettu mm. Tanskasta, jossa monissa uusissa kirjastoissa ei enää ole erillisiä työhuoneita, vaan henkilöstö tekee työtä yhdessä ja eri ammattiryhmiä yhdistellen. Metson remonttihaketta varten on mm. arkkitehtien kanssa tutustuttu Tanskassa kirjastoihin sekä omaksuttu Tanskan kirjasto-ohjelman periaatteita. (http://modelprogrammer.kulturstyrelsen.dk)   Uudet työtilat toimivat myös työhyvinvoinnin ”testauslaboratoriona”, jossa kokeillaan erilaisia työhyvinvointia ja muutosta tukevia laitteita ja ohjelmistoja. Tässä voidaan tehdä yhteistyötä esimerkiksi ammattikorkeakoulun tai yliopiston kanssa.

 Projektin tuloksia voidaan hyödyntää kaikissa Suomen kirjastoissa ja työkulttuurien ja -tilojen muutos sekä eri ammattiryhmien yhdistäminen uudella tavalla voivat toimia mallina kaikille. Henkilöstön vähentämispaineet sekä rekrytointikiellot kunnissa ja kaupungeissa eivät tule lisäämään kirjastohenkilöstöä, ja tästäkin syystä on välttämätöntä uudistaa työkulttuureja ja –tapoja sekä kartoittaa ne prosessit mitä kirjastoissa tänä päivänä tehdään. METSO2.0 –projektin tulokset toimivat mallina kirjastoille ja sen kokemuksia tullaan jakamaan koko kirjastoverkon hyödyksi.

 Haetaan avustusta 1,5 vuodeksi projektihenkilön palkkaamista varten. Henkilö tekee kartoituksen pääkirjaston työprosesseista ja selvityksen, miten työtehtäviä tullaan uudistamaan ja miten poisoppiminen toteutetaan ja miten prosessit uudistetaan. Projektista laaditaan raportti, joka on kirjastokentän hyödynnettävissä laajasti.

 Haetaan myös avustusta henkilökunnan muutoskoulutukseen.

Lisäksi haetaan avustusta erilaisiin laitteisiin ja ajantasaisiin välineisiin, joilla kehitetään henkilöstön ammattitaitoa, viestintää ja työhyvinvointia sekä edistetään ergonomiaa. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset ajanmukaiset työvälineet kuten tablettitietokoneet, ergonomiset laitteet kuten askelmittarit, verenpainemittarit, älypuhelimet ja inforuudut, joihin voidaan asentaa erilaisia työhyvinvointia ja henkilöstön välistä viestintää tukevia ohjelmistoja. Työtiloissa oleva inforuutu voi välittää taukojumppaohjelmaa tai muistuttaa siitä, että pitää välillä nousta kävelemään sekä tiedottaa kirjaston ja kaupungin ajankohtaisista asioista. Erilaisia ohjelmistoja ja välineiden käyttöä kehitetään yhdessä alan oppilaitosten kanssa ja tulokset jaetaan esitelmien ja artikkelien muodossa koko kirjastokentän hyödyksi.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Tampereen kaupunginkirjasto sai vuoden 2015 hankehaussa AVI:n hankerahaa 50 000€ hankkeeseen Metso2.0 - uudet työkulttuurit ja -ympäristöt. Pääkirjaston Metson mittava peruskorjaus alkoi 2015 ja se saa päätöksen vuoden 2017 syksyllä, kun viimeisetkin tilat valmistuvat. Metso on valmistunut ja otettu käyttöön vuonna 1986, vain pieniä peruskorjauksia on tehty vuosien varrella. Remontin aikana on valmistunut uudet tilat sekä alakertaan, yläkertaan että viimeiseksi keskikerrokseen. Remontti on vaatinut valtavat ponnistelut henkilökunnalta. Koska kirjasto on ollut kaiken aikaa auki, tiloja on vaihdettu, kaikki ovat käyneet evakossa jonkin aikaa, muutamasta viikosta useisiin kuukausiin, aineisto on siirtynyt käsivoimin paikasta toiseen remontin tieltä. Ilman hyvää suunnittelua ja asioihin, myös muutokseen valmistautumista asiat olisivat saattaneet mennä paljon huonommin. 

 Vuoden kuluessa suunnitelmat ja työskentelytavat muuttuivat monin tavoin, mutta päämäärä pysyi samana: henkilöstön muutoskoulutus ja työkulttuurien uudistaminen. Prosessikuvaukset vaihdettiin palvelumatriiseihin, asiakaspalvelun kehittämiseen työkaluksi valikoitui yhteisen oppaan kokoaminen.

Metso2.0 -hanke käynnistyi syksyllä 2015.  Hankkeseen palkattiin koordinaattoriksi Päivi Jokitalo. Hankkeen tavoitteena oli uudistaa pääkirjasto Metson työkulttuurit ja kouluttaa henkilöstö muutokseen. Tämä toteutui projektin aikana hyvin. Koulutus-, vierailu- ja yhdessä työpajatilaisuuksia järjestettiin useita, joiden tuloksena muutosvastarintaa saatiin huomattavasti madallettua, avoimiin ja askarruttaviin kysymyksiin saatiin vastauksia ja yhteisöllisyys on lisääntynyt. Prosessin aikana tuntui siltä, että samoja asioita täytyi toistaa useita kertoja, sillä aina oli joukossa joku, joka ei ollut kuullutkaan asiasta, vaikka siitä oli puhuttu jo monta kertaa. 

HANKKEEN TYÖPAJAT, KOULUTUKSET JA TUTUSTUMISRETKET

 16.9.2015 Metson esimiesten starttilaukaus hankkeeseen

24.9.2015 Metson osastojen yhteinen koulutuspäivä

30.10.2015 Yhteisöviestinnän koulutus

17.-18.11.2015   Paluu tulevaisuuteen - tulevaisuustyöpaja. Koko Metson henkilökunta.

13. ja 14.1.206 tutustumismatkat BTJ:n ja Kansalliskirjaston verkkopalveluihin

5., 6. ja 7.4.2016 Pelisääntötyöpajoja

2.12. ja 9.12.2016 Pekka Järvisen muutoskoulutus

8.4.2016     #uusimetso - uudet tilat -työpajat. Koko Metson henkilökunta

23.2.2016  Palvelumatriisin rakentaminen Metson esimiehille

15.3.-11.6.2016 Mielekäs esimiestyö 3 kertaa, esimiehet
31.5-3.6.2016   #uusimetso asiakkaan silmin -työpajat. Koko Metson henkilökunta
14.-15.9.2016   #uusimetso - uudet ulottuvuudet -työpajat. Koko Metson henkilökunta

 Vaikka prosessin aikana alkuperäisen suunnitelman mukainen projektityöskentely hieman muuttui, kaksi linjaa kuitenkin säilyi: samaan aikaan pyrittiin huomioimaan uuden tyyppisiin työtiloihin siirtyminen ja niiden vaikutus ja vaatimukset. Koko henkilöstö osallistui yhteisten pelisääntöjen työstämiseen ja muotoiluun. Tämän kanssa rinnakkain mietittiin asiakastilojen muutoksia ja vastattiin vaatimuksiin tuottamalla yhdessä asiakaspalvelun opas, Metso-oppaan manuaali. Molemmat prosessit  pääsivät vuoden aikana käyntiin ja jatkuvat. Manuaalityöskentelyä koordinoi viestintäsuunnittelija, monitilatoimiston pelisääntöjä jatkaa asianomaisten joukko, jonka kutsuu koolle Kirjastopalvelujohtaja. 

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Viestinnän ja tiedotuksen tarve oli ilmeinen koko hankkeen ajan. Jos tieto ei kulje, syntyy uutisista omia, vaihtoehtoisia versioita. Vaikka viestintä onnistuisi mainiostikin, samoja asioita on toistettava useita kertoja - kaikki eivät ole samaan aikaan yhtä vastaanottavaisia uusille sanomille, osa viesteistä menee aina ohi. Yhteisissä tilaisuuksissa ja keskusteluissa yhteinen ymmärrys kuitenkin ajan myötä lisäääntyi.

Hankkeen tavoitteena oli uudistaa pääkirjasto Metson työkulttuurit ja kouluttaa henkilöstö muutokseen. Tämä toteutui projektin aikana hyvin. Koulutus-, vierailu- ja yhdessä työpajatilaisuuksia järjestettiin useita, joiden tuloksena muutosvastarintaa saatiin huomattavasti madallettua, avoimiin ja askarruttaviin kysymyksiin saatiin vastauksia ja yhteisöllisyys on lisääntynyt. Prosessin aikana tuntui siltä, että samoja asioita täytyi toistaa useita kertoja, sillä aina oli joukossa joku, joka ei ollut kuullutkaan asiasta, vaikka siitä oli puhuttu jo monta kertaa.

 Remontti on vaatinut valtavat ponnistelut henkilökunnalta. Koska kirjasto on ollut kaiken aikaa auki, tiloja on vaihdettu, kaikki ovat käyneet evakossa jonkin aikaa, muutamasta viikosta useisiin kuukausiin, aineisto on siirtynyt käsivoimin paikasta toiseen remontin tieltä. Ilman hyvää suunnittelua ja asioihin, myös muutokseen valmistautumista asiat olisivat saattaeet mennä paljon huonommin. 

Muutoksen kohtaamisessa, koskipa se sitten työtiloja, työtapoja tai uuden muuta uuden kohtaamista, on keskustelu ja asioiden pohtiminen yhdessä välttämätöntä. Asioita pitää myös toistaa ja toistaa. Muutosjohtaminen on tärkeässä roolissa. Myös jatkotyöstäminen muutoksen jälkeen on tarpeellista. 

Koulutukset ja työpajat sekä tutustumisretket muualle olivat tarpeen. Metson henkilökunta on valmistatunut huolellisesti muutokseen ja esimerkiksi uudet työtilat on monien epäröintien ja huolien jälkeen otettu hyvin ja innostuneena vastaan. Työprosessien arviointi jatkuu ja uusi strategia, joka syntyi samalla muutosprosessin ohessa, ohjaa toimintaa. Henkilöstön yhteisöllisyys on lisääntynyt. 

Jatkotoimenpiteet: 

Metsomanuaalin loppuun saattaminen

Lopputilaisuus henkilökunnalle muutosprosessista syksy 2017

Hankkeen jatkoseuranta esim kyselyllä keväällä 2018

Aloituspäivämäärä : 
01/09/2015
Lopetuspäivämäärä : 
30/06/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€124 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€10 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€58 337
Oma rahoitus yhteensä: 
€8 337
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
16kpl/st.

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€50 000
 
okm
avi