Omaan tahtiin kirjastoon - Omatoimikirjastopalvelut käyttöön Pudasjärvellä
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Pudasjärven kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Tuulimyllyntie 4
93101
Kirjaston puhelin : 
040 826 6435
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@pudasjarvi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Pudas
Y-tunnus : 
0188962-2
Yhteyshenkilön nimi : 
Outi Nivakoski
Puhelin : 
040 560 9297
Sähköposti : 
outi.nivakoski@pudasjarvi.fi
Hankkeen tavoite: 

Otetaan omatoimikirjastopalvelu käyttöön Pudasjärven pääkirjastossa.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Omatoimikirjaston käyttöönotto.

Omatoimikirjastolaitteiston asennus.

 

Kuvaus : 

Hankkeen kuvaus ja tausta Pudasjärven kaupunginkirjasto on toiminut elokuusta 2013 lähtien supistetuissa toimitiloissa, koska läheisen alakoulun luokkatiloja on jouduttu hajauttamaan kirjastoon sisäilmaongelmien vuoksi. Kirjaston tiloista luokkahuoneiksi on kunnostettu lehtilukusali sekä osa lasten- ja nuortenosastoa, lisäksi oppilaiden käytössä on ollut kirjaston tuulikaappi sekä invalidi-wc. Koulutyö lukuvuonna 2016 – 2017 aloitetaan Pudasjärven valmistuvalla Hirsikampuksella, ja kirjaston tilat palautetaan jälleen kirjaston käyttöön 4.6.2016. Pudasjärven kaupunki ennallistaa koulukäytössä olleet tilat kirjaston käyttöön sopiviksi heti tilojen vapautumisen jälkeen kesäkuussa 2016. Kaupunki vastaa pintaremontista ja sen kustannuksista, eivätkä kustannukset siis tule suoraan kirjaston maksettaviksi. Ennallistamistoimenpiteitä suunnitellaan parhaillaan, ja kirjastossa tavoitteena on luoda tiloille lisäarvoa kehittämällä niitä nykyaikaisen kirjastotoiminnan vaatimuksia vastaaviksi. Tässä hankkeessa tavoitteena on luoda omatoimitila kirjaston entiseen lehtilukusaliin. Tilaan sijoitetaan lehtilukusali, jossa on tilattavien lehtien uusimmat numerot sekä vanhemmat, lainattavat numerot sekä kirjastoon tilattavien e-lehtien lukulaitteet (tabletti ja pöytätietokone). Lisäksi tilaan sijoitetaan pieni, monipuolinen kokoelma lainattavia kirjoja. Tilaan sijoitettavia tablettia ja pöytätietokonetta voi tarpeen mukaan käyttää e-lehtien lukemisen lisäksi esimerkiksi tiedonhakuun ja sähköiseen asiointiin. Kirjoja voi palauttaa entiseen tapaan kirjaston palautuslaatikkoon, josta ne kirjataan järjestelmään maanantai-, tiistai-, keskiviikko-, torstai-, perjantai- ja lauantaiaamuisin. Tällä hetkellä Pudasjärven kaupunginkirjastossa ei ole käytössä lainkaan omatoimipalveluita. Aineistoa lainatessaan ja palauttaessaan asiakkaat asioivat kirjaston palvelutiskillä. Ennen kirjaston tilojen muuntamista luokkahuoneiksi lehtilukusali avattiin ennen kirjaston palveluaukioloaikoja, jolloin siellä saattoi aamuisin käydä lukemassa lehtiä. Tilassa ei ollut kuitenkaan muuta palvelutarjontaa. Palvelu oli suosittu, ja asiakkaat ovat kaivanneet korvaavaa palvelua. Lisäksi kirjaston sähköisten sanomalehtien käyttäjätilastoista ilmenee, että niitä on luettu eniten lauantaisin, kun kirjaston on avoinna kello 10 - 15. Viikonloppujen aukioloaikojen laajentaminen omatoimikirjaston avulla tukee kirjaston roolia ajanviettopaikkana ja voi myös houkutella nykyisiä ei-asiakkaita kirjastoon. Edellytykset omatoimikirjastopalvelujen järjestämiseksi ovat Pudasjärven kaupunginkirjastossa hyvät. Lehtilukusali on rakenteellisesti erillinen muusta kirjastotilasta siten, että tilojen välissä on lasinen seinä. Kumpaankin tilaan on sisäänpääsy yhteisen tuulikaapin kautta, ja lisäksi lehtilukusalin ja muun kirjastotilan välissä on ovi. Mitään rakenteellisia muutoksia ei siis tarvitse tehdä omatoimipalveluun siirryttäessä. Omatoimipalvelujen käynnistäminen edellyttää jonkinlaisen vartiointipalvelun käyttöä. Pudasjärvellä vartija kiertää jo nykyisin päivittäin kirjastolla noin kello 6 ja 23, ja omatoimitila voi olla auki kyseisellä aikavälillä. Omatoimikirjaston avaaminen edellyttää lainausautomaatin, kirjastojärjestelmään integroidun kulunvalvontajärjestelmän sekä valvontakameran hankintaa sekä asentamista tilaan. Hankkeessa haetaan avustusta näihin hankintoihin. Tulevan remontin yhteydessä uusien laitteiden asentaminen ja tilan järjestelytyöt on helppoa, ja omatoimikirjasto voitaneen avata heinäkuussa 2016. Pudasjärven kirjastossa toteutetaan lähitulevaisuudessa suuria muutoksia. Kirjastossa suunnitellaan parhaillaan nykyisen Karpalo-kimpan purkamista yhdessä muiden kimpan jäsenkirjastojen kanssa sekä kirjastojärjestelmän vaihtamista Origosta KOHAan. Myös OUTI-kimppaan liittyminen on suunnitteilla, ja se tapahtunee kesällä 2016, mikä edellyttää KOHAn käyttöönottoa. Toisaalla Pudasjärven kaupungin puolelta on esitetty suunnitelmia kirjaston sekä viereisen liikuntahallin ja uimahallin peruskorjauksesta, joka alkanee vuonna 2017. Peruskorjauksessa tullaan uudistamaan tiloja merkittävästi, ja on esitetty esimerkiksi tilojen laajentamista monikäyttömallilla. Näiden sisällöllisten sekä fyysisten uudistusten päämääränä on kirjaston toiminnan kokonaisuudistus, jossa periaatteena on avoimuuden ja käyttäjäystävällisyyden edistäminen. Omatoimikirjastopalvelu olisi kokonaisuudistuksen ensimmäinen, luonnollisella tavalla muihin nivoutuva vaihe. Hankesuunnitelma Kirjaston nykyiset palveluaukioloajat säilytetään nykyisellään. Pääkirjaston talviaukioloajat ovat nykyisin maanantaisin, tiistaisin ja torstaisin kello 10 – 19, keskiviikkoisin ja perjantaisin klo 10 – 16 sekä lauantaisin 10 – 15. Kesällä kirjasto on avoinna supistetuin aukioloin. Talvisin aukioloaikaa kertyy 44 tuntia viikossa, kesäisin vähemmän. Lisäksi kirjastoauto palvelee vuoroviikoin vaihtuvalla reitillä. Muusta kirjastotilasta erillinen omatoimitila, jossa on lehtilukusali ja pieni kokoelma lainattavaa kirjallisuutta sekä asiakaspääte, on avoinna päivittäin klo 6 – 23. Kirjaston palveluaukioloaikojen aikana omatoimitilasta on vapaa käynti muuhun kirjastotilaan, ja asiakkaat voivat käyttää lainausautomaattia lainaukseen palvelutiskin lisäksi. Varausten nouto onnistuu vain palveluaukioloaikana. Hankkeessa haetaan avustusta kirjastojärjestelmään integroidun kulunvalvontajärjestelmän, valvontakameran ja lainausautomaatin sekä niiden asennuksen hankintaan. Käytännön toimenpiteet Hankitaan - lainausautomaatti (täytyy olla yhteensopiva sekä Origo- että KOHA-järjestelmien kanssa) sekä tarvikkeet (viivakoodinlukija, kuittitulostin, kosketusnäyttö, pöytä) - kirjastojärjestelmään integroitu kulunvalvontajärjestelmä (täytyy olla yhteensopiva sekä Origo- että KOHA-järjestelmien kanssa) - valvontakamera(t) Remontoituun tilaan asennetaan lainausautomaatti ja valvontakamera. Kulunvalvontajärjestelmä asennetaan tilaan vievän välioven yhteyteen. Osakokoelma siirretään omatoimikirjastoon. Luodaan käyttösäännöt omatoimikirjastolle. Markkinoidaan omatoimikirjaston käyttöönottoa. Uudistetun kirjaston avajaiset (omatoimikirjasto, laajennettu lasten- ja nuortenosasto, mediatila, OUTI-kimppa). Kustannukset (alv 0 %) Lainausautomaatti (laitteet, kalusteet, käyttöönotto) 6 000 e Kulunvalvontajärjestelmä (laitteet, käyttöönotto) 12 000 e Valvontakamerat 2 500 e Sähkötyöt 1 500 e (Pudasjärven kaupunki, omarahoitusosuus) Vartiointipalvelu 1 603,03 e / vuosi (on jo käytössä, omarahoitusosuus) Tilan ja kokoelman järjestelytyöt ym. käytännön järjestelyt 3 000 e (omarahoitusosuus; työ) Markkinointikulut 500 e (omarahoitusosuus) Yhteensä 27 103,03 e, josta omarahoitusosuus 6 603,03 e (1 603,03 e jatkuva kustannus) Haettava avustus 20 500 e. Aikataulu Hankkeen toteutusaika on 1.4.-31.12.2016. Lehtilukusali ennallistetaan kirjaston käyttöön koulujen lukuvuoden päättymisen jälkeen eli työt voidaan aloittaa 6.6.2015. Kirjasto on suljettuna töiden ajan, ja tavoitteena on uudistetun kirjastotilan avaaminen asiakkaille heinäkuun alussa. Omatoimitila valmistellaan käyttökuntoon samaan aikaan. Ennallistamistyöt voidaan vaiheistaa siten, että lehtilukusali remontoidaan ensimmäiseksi, jolloin laiteasennuksia ja kokoelman järjestelytyötä päästään tekemään hyvissä ajoin.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Pudasjärven kaupungin pääkirjastossa tehtiin tilamuutoksia kesällä 2016. Samaan aikaan kirjasto liittyi osaksi OUTI-kirjastojen kimppaa ja käyttöön otettiin OUTI-Koha-järjestelmä. Keväällä 2016 käynnistettiin kirjaston peruskorjauksen suunnittelu, jonka tulokset olivat tiedossa saman vuoden lopulla. Omatoimikirjaston toteuttaminen lykkäytyi muun muassa näiden muutosten vuoksi niin, että omatoimikirjastojärjestelmän kilpailutus päästiin toteuttamaan syksyllä 2017. Omatoimikirjastojärjestelmän toimittajaksi valikoitui kilpailutuksen perusteella P.V. Supa Oy. Toimittajan edustajat asensivat järjestelmän maaliskuussa 2018.

Alun perin tämän hankkeen tavoitteena oli luoda omatoimitila pääkirjaston lehtilukusaliin, mutta käytännön toteutusta suunniteltaessa tultiin siihen tulokseen, että koko lainausosaston muutos omatoimikirjastokelpoiseksi palvelee asiakkaita paremmin ja on myös kirjaston toiminnan kannalta järkevämpi ratkaisu.

Kirjaston palveluaukioloaikoja ei muutettu omatoimikirjaston käyttöönoton yhteydessä. Viikossa palveluaikaa kertyy talviaikaan 39 tuntia, kesäaikaan 31. Lauantaiaukioloajoista luovuttiin talvella 2016 niiden vähäisen kävijämäärän vuoksi. Omatoimiaukioloajat lisäävät aukioloaikaa talviaikaan 31 tunnilla, kesäaikaan 37 tunnilla. Viikonloppuisin kirjasto on avoinna sekä lauantaina että sunnuntaina. Palvelun käyttöönotto siis lisää huomattavasti asiakkaiden mahdollisuuksia asioida kirjastossa.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Omatoimikirjastosta kertova sivu Pudasjärven kaupunginkirjaston verkkosivuilla: https://www.pudasjarvi.fi/asukkaille/kirjasto/omatoimikirjasto

Omatoimikirjaston käyttösäännöt (OUTI-kimpan yhteiset)

Lehdistötiedotteet paikallislehtiin (Iijokiseutu, Pudasjärvi-lehti)

Tiedotteet yhteistyökumppaneille (kiinteistönhoito, yhdistykset, kaupungin muut yksiköt)

Lehtimainokset (Iijokiseutu 30.5.2018, Pudasjärvi-lehti 1.6.2018)

Tiedote Pudasjärven kaupungin sivuille

Aukioloaikatiedotteet (esillä kirjaston tiloissa, asiakkaille jaettavat flyerit)

Ilmoitus omatoimikirjaston avajaisista

Lehtiartikkelit omatoimikirjastosta (Iijokiseutu 6.6.2018, Pudasjärvi-lehti 1.6.2018)

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Omatoimijärjestelmän myötä kirjastoon asennettiin lainaus- ja palautusautomaatti, kulunvalvontajärestelmä, järjestelmään integroitu kävijälaskuri, tallentavat valvontakamerat sekä kaiutinjärjestelmä. Omatoimijärjestelmän käyttöönotto edellytti myös muita kirjastokiinteistön muutostöitä: ulko-ovet piti muuttaa sähköisesti toimiviksi, kirjastosalin valojen ohjaus piti uudelleenkytkeä omatoimijärjestelmän kautta ohjattavaksi, lisäksi oli tehtävä sähkö- ja tiedonsiirtokaapeleiden vetoja. Näissä töissä toimittajina olivat paikalliset yritykset. Lisäksi mm. kirjaston palvelutiskin tietokoneet uusittiin. Tilojen rakenteellisia muutoksia ei ollut tarpeen tehdä.

Kirjaston palvelutiskiä muokattiin omatoimiaikaan sopivaksi. Tiskin runkoon asennettiin lukolliset kaapit, joihin sijoitettiin mm. vaaratilanteita aiheuttavat esineet (sakset, kemikaalit), tietyt arvokkaat esineet (mm. pelikonsolin ohjaimet ja pelit) sekä esimerkiksi muihin kirjastoihin lähtevät varaukset. Palvelukassan pohjakassa sekä tiskin kannettavat palvelukoneet säilytetään toimiston puolella omatoimiaikaan.

Kirjastolla oli jo aiemmin käytössä vartiointipalvelu, jonka toiminta jatkuu omatoimikirjaston myötä. Omatoimikirjastoon liittyvistä uusista käytännöistä sovittiin vartiointiyrityksen edustajan kanssa.

Lainausautomaatti otettiin käyttöön maaliskuussa 2018. Samaan aikaan otettiin käyttöön myös varausten itsepalvelunouto. Osa asiakkaista omaksui sekä automaatin käytön että varausten noudon itsekseen. Kirjaston henkilökunta on opastanut apua tarvitsevia asiakkaita ja rohkaissut uusien palveluiden käyttöön.

Eräistä kiinteistöjärjestelmien toimitusaikojen viivästymisistä johtuen omatoimikirjasto pystyttiin ottamaan käyttöön vasta 31.5.2018. Omatoimikirjaston avajaisia vietettiin tuolloin klo 8.00 - 20.00. Tuolloin henkilökunta oli paikalla koko ajan opastamassa asiakkaita omatoimikirjaston käytössä. Lisäksi ohjelmassa oli e-aineistojen esittelyä ja kahvitarjoilu. Päivän aikana käyvien asiakkaiden kesken arvottiin kolme kirjapalkintoa.

Omatoimikirjaston käytöstä Pudasjärvellä ei vielä ole saatavilla tilastotietoa, mutta asiakkaat ovat kyselleet palvelusta paljon ja odottaneet sen käyttöönottoa. Marras-joulukuussa 2017 sekä huhti-toukokuussa 2018 järjestetyissä asiakaskyselyissä tuli voimakkaasti esille se, että asiakkaat toivovat aukioloaikojen laajennusta. Hankkeen avulla tämä toivomus kyettiin toteuttamaan.

Jatkotoimenpiteet: 

Omatoimikirjaston aukiolosta ja käytöstä tiedottamista jatketaan. Asiakkaiden tyytyväisyyttä ja kehitysideoita selvitetään esim. kyselyn avulla. Kävijätilastojen avulla seurataan palvelun käyttöä. Tarvittaessa aukioloaikoja muutetaan paremmin asiakkaita palveleviksi. Omatoimiajan vaikutukset mm. kirjaston työkäytäntöihin ja työajan käyttöön tulevat ilmi palvelun käyttöönoton myötä.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/03/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€20 500
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 603
Budjetti euroissa yhteensä: 
€27 103
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€23 946
Oma rahoitus yhteensä: 
€9 682
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
2kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
307henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€17 000

Katso Perutelumuistio 2016 Hankerekisteristä.

 
okm
avi