Osaamisen koko kuva Louna-kirjastoissa
Vuoden 2014 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Tanja Härmä / Wahren-keskus
Forssan kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 55
30101
Kirjaston puhelin : 
(03) 4141 5405
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@forssa.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Forka
Y-tunnus : 
0145626-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Maarit Järveläinen
Puhelin : 
(03) 4141 5400
Sähköposti : 
maarit.jarvelainen@forssa.fi
Hankkeen tavoite: 

Tavoitteena on laatia Louna-kirjastojen lähitulevaisuudessa tarvitsemat keskeiset osaamisalueet osaamiskartaksi, jonka avulla laaditaan henkilöstön kehittämissuunnitelmat ja suunnitelmat siitä, miten tarvittavaa osaamista hankitaan, ylläpidetään ja kehitetään.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Osaamiskartta osaamisen kehittämisen seurannassa, kehityskeskusteluissa sekä mm. perehdyttämisessä.

Kuvaus : 

Tausta ja tavoitteet

Osaava henkilöstö on organisaation toiminnan kannalta keskeinen resurssi, erityisesti asiantuntijaorganisaatiossa, jollainen kirjastokin on. Toimintaympäristön jatkuvat ja nopeat muutokset asettavat osaamisen kehittämiselle entistä suurempia haasteita. Lisäksi Forssan kaupunginkirjastolla on 1990-luvun alun laman aikana tehtyjen henkilöstöä koskevien kaupungin päätösten seurauksena lähivuosina edessä useita samanaikaisia eläköitymisiä. Organisaation palvelutuotannon ylläpito ja kehittäminen edellyttää kokonaisvaltaista  henkilöstön kehittämissuunnitelman laadintaa. Seutukunnan kirjastojen yhä tiivistyvä yhteistyö sekä kuntasektorin tulevaisuuden näkymät puoltavat henkilöstön kehittämisen suunnittelua Louna-kirjastojen yhteisenä hankkeena.

Tavoitteena on laatia Louna-kirjastojen lähitulevaisuudessa tarvitsemat keskeiset osaamisalueet osaamiskartaksi, jonka avulla laaditaan henkilöstön kehittämissuunnitelmat ja suunnitelmat siitä, miten tarvittavaa osaamista hankitaan, ylläpidetään ja kehitetään. Jatkossa osaamiskarttaa on mahdollisuus käyttää myös osaamisen kehittämisen seurannassa, kehityskeskusteluissa sekä mm. perehdyttämisessä.

Toteutus

Tässä hankkeessa painottuu osaamiskartan laadinta ja sen käytön mallinnus (vähintään yhden kirjaston kanssa) koko Louna-kirjastojen henkilöstön osaamisen kehittämisen prosessiksi. Hankkeen toteutuksessa käytetään Louna-kirjastojen ulkopuolista asiantuntija-apua.

Aluksi siis laaditaan yhteinen osaamiskartta, joka sisältää tulevaisuudessa tarvittavien osaamisalueiden kuvaukset ja myös osaamisen arvioinnin yleiskriteerit. Tämä tapahtuu Louna-kirjastojen henkilöstölle järjestettävissä yhteisissä työseminaareissa (arviolta 3, yhteiskestoltaan 2 työpäivää). Ensimmäisessä työseminaarissa henkilöstö johdatetaan osaamisajatteluun sekä määritetään kirjastotyön yhteiset osaamisalueet. Toisessa työseminaarissa jatketaan osaamiskuvausten työstämistä ja osaamisalueiden arviointien määrittelyä. Osaamiskuvaukset on laadittu työseminaarien välissä ja laadinnassa käytetään hyväksi laajempia aineistoja kirjastoalan tulevaisuuden osaamistarpeista.

Yhteisen osaamisaineiston pohjalta laaditaan kirjastokohtaiset osaamisaineistot. Tämä vaihe toteutetaan valituissa kirjastoissa. Lisäksi laaditaan malli osaamisen kehittämisen kokonaisuudesta hyväksikäyttäen osaamiskarttaa. Tarkoituksena on nostaa esille osaamisalueita, joiden kehittämiseen panostetaan tulevaisuudessa tarvittavan osaamisen näkökulmasta.

Kolmannessa työseminaarissa tehdään yhteenvedot aineistoista ja kehitystarpeista ja sopimukset osaamiskartan jatkokäytöstä.

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Humppilan kunnankirjasto, kirjastonjohtaja Laura From, laura.from@humppila.fi

Jokioisten kunnankirjasto, kirjastonjohtaja Sirkka Ylander, sirkka.ylander@jokioinen.fi

Tammelan kunnankirjasto, kirjastonjohtaja Soili Ojanen, soili.ojanen@tammela.fi

Ypäjän kunnankirjasto, va. kirjastonjohtaja Satu Leppälahti, satu.leppalahti@ypaja.fi

 

Aiemmat hankkeet: 

Etelä-Savon, Pohjois-Karjalan ja Pohjois-Savon kirjastojen osaamiskartoitus

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Louna-kirjastojen henkilöstön osaamiskartta -julkaisu on luettavissa verkossa ja se painettiin myös kirjastojen käyttöön. Louna-kirjastojen sisäiseen käyttöön tuotettiin myös osaamisen kehittämisen prosessikuva ja lomake osaamisen arviointia varten. Kirjastojen käyttöön syntyi myös asiakirjoja Forssan kirjastohenkilöstön nykyosaamisesta, osaamisen tavoitetasoista sekä suunnitelmia osaamisen kehittämisestä.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Myönteisen avustuspäätöksen jälkeen hanke avattiin Forssan kaupungin kirjanpitoon ja Louna-kirjastojohtajien kanssa projektisuunnitelmaa täsmennettiin ajallisesti ja sisällöllisesti. Kirjastojen ulkopuolisena asiantuntijana ja kouluttajana päädyttiin käyttämään Heljä Hätöstä Educa-Projektit Oy:stä. Päätös osoittautui käytännön myötä hyväksi, sillä työskentely oli tehokasta ja tuloksekasta asiantuntijan johdolla. Toteutusajaksi sovittiin lokakuu 2014 – toukokuu 2015. 

Osaamiskartan laadinta 

Louna-kirjastojen yhteisen osaamiskartan laadinta oli asetettu projektin keskeisimmäksi tavoitteeksi. Työskentely sovittiin tehtäväksi kirjastojen henkilöstöjen yhteisissä seminaareissa, jotka pidettiin Forssan kaupunginkirjaston luentosalissa. Henkilöstön osallistuminen mahdollistettiin pitämällä kirjastot kiinni seminaarien aikana. Valittu työtapa osoittautui hyväksi, sillä koko henkilöstö sai samat teoreettiset lähtökohdat työskentelylle ja pääsi osallistumaan koko prosessiin alusta loppuun asti. Yhdessä laadituista asiakirjoista muodostui aidosti yhteisiä, joihin kaikkien oli helppo sitoutua. 

Ensimmäinen koko työpäivän (klo 8.30-15.30) kestävä seminaari järjestettiin 30.10.2014. Koulutuspäivän aikana perehdyttiin ensin osaamisen kehittämisen kokonaisuuteen työyhteisössä sekä osaamiskarttaan osaamisen kehittämisen työkaluna. Sen jälkeen aloitettiin Louna-kirjastojen yhteisen osaamiskartan laadinta määrittelemällä lähitulevaisuudessa tarvittava osaaminen kirjastossa. Työskentely tapahtui pienryhmissä. Päivän lopuksi tehtiin työskentelystä yhteenveto sekä sovittiin jatkotyöskentelystä. 

Kun kouluttaja kirjoitti puhtaaksi ensimmäisen seminaaripäivän työskentelyn tulokset, oli Louna-kirjastojen osaamiskartan osaamisalueet hahmottumassa hyvällä tavalla. Tämän asiakirjan avulla kirjastoissa jatkettiin osaamiskartan ja osaamisalueiden sisältöjen miettimistä marraskuun 2014 aikana. 

Toinen seminaaripäivä järjestettiin aamupäivän (klo 8.30-12.30) kestävänä 2.12.2014. Koulutuspäivän aikana osallistujat saivat lisätyökaluja osaamiskartan suunnitteluun, toteutukseen ja hyödyntämiseen. Osaamisalueiden työstämistä jatkettiin keskittymällä erityisesti kirjastoammatilliseen osaamiseen. Myös osaamistasoja mietittiin. Aamupäivän päätteeksi sovittiin jälleen jatkotyöskentelystä. 

Välityöskentelyä varten osaamisalueet jaettiin kirjastoille siten, että Forssan kirjastolaiset työstivät kirjastoammatillisen osaamisen kohtia sopimallaan työnjaolla, organisaatio- ja toimintaympäristöosaaminen jaettiin kahdeksi osaksi, toinen Ypäjän ja Tammelan kirjastoille yhdessä työstettäväksi, toinen Humppilan ja Jokioisten kirjastoille yhteisesti työstettäväksi. Kolmas osaamisalue, työelämäosaaminen, yleissisältöisimpänä jätettiin Heljä Hätösen puhtaaksikirjoitettavaksi. Välityöskentelyn tulokset tuli toimittaa kouluttajalle tammikuun 2015 loppuun mennessä. Hän kokosi ne yhteen ja toimitti kirjastoille ennen seuraavaa yhteistä kokoontumista. 

Kolmas yhteinen seminaari pidettiin myös aamupäivän kestävänä 12.2.2015. Seminaarin aikana käytiin osaamiskartan sisällöt läpi ja päätettiin osaamistasojen määrästä ja vaihteluvälistä. Sovittiin myös, että yhdessä laadittu osaamisaineisto toimii kaikkien kirjastojen yhteisenä pohja-aineistona ja ettäosaamiskartasta laaditaan paperiversio, jonka taitosta kouluttaja huolehtii. Seminaarin päätteeksi sovittiin myös osaamiskartan pilotoinnista Humppilan ja Forssan kirjastoissa sekä projektin lopputyöskentelystä. Seminaarin jälkeen kouluttaja kirjoitti osaamiskartan puhtaaksi ja sen loppuun lisättiin osaamisen arviointi osaamistasoineen. 

Humppilassa ja Forssassa pilotoitiin osaamiskartan toimivuutta 

Osaamisaineiston käyttöä kokeiltiin maaliskuun 2015 aikana Humppilan kirjastossa erikoiskirjastovirkailijan rekrytoinnin yhteydessä. Maalis-huhtikuun 2015 aikana Forssan kirjasto pilotoi aineiston toimivuutta henkilöstön osaamisen arvioinnissa. Tiedonkeruussa ja raportoinnissa käytettiin apuna Webropol-ohjelmistoa. Osaamisen arvioinnin lomake ohjeineen muodosti Webropol-kyselyn, johon kirjaston henkilökunta vastasi. Vastauksista tulostettiin ohjelmistolla perusraportti, joka toimitettiin kouluttajalle. Hän lisäsi siihen edellisessä yhteisessä seminaarissa työstetyt osaamistasot ja toimitti raportin forssalaisten tutustuttavaksi. 

Forssan kirjastolaisille järjestettiin yksi aamupäivän mittainen seminaari 16.4.2015, jossa kouluttajan johdolla ja em. kouluttajan laatiman raportin pohjalta käytiin läpi kirjaston nykyhetken osaamista osaamisalueittain sekä määriteltiin ne osaamisalueet, joissa kirjaston tasolla olisi suurimmat osaamisen kehittämisen tarpeet. Työskentely yhdessä sekä pienryhmissä sujui hyvin, koska osaamiskartta ja osaamisen tasot oli rakennettu yhdessä. Osaamisen kehittämisen tarpeista oltiin siis suhteellisen yksimielisiä. Sovittiin, että kunkin ryhmän sihteeri toimittaa ryhmänsä tulokset vielä kouluttajalle seminaarin jälkeen yhteenvedon laatimista varten. Jatkotyöskentelyn sisällöksi jäisi sopia koko organisaation osaamisen kehittämisen tärkeysjärjestys sekä esim. kehittämiskeskusteluiden yhteydessä määritellä jokaisen henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen tarpeet. 

Seminaaripäivän jälkeen kouluttaja toimitti materiaaleista kokoamansa yhteenvedon, joka toimi jo sellaisenaan alustavana koulutussuunnitelmana, josta sitten vuosittain laadittaisiin tarkemmat koulutussuunnitelmat. Kouluttaja toimitti kirjastojen käyttöön myös pilotoinnin myötä syntyneen alustavan prosessikuvan osaamisen kehittämisestä Louna-kirjastoissa. 

Projektin päätösseminaari

Viimeinen kaikille yhteinen työseminaari pidettiin aamupäivän kestävänä 12.5.2015. Päätösseminaarin tarkoituksena oli koota yhteen kokemukset osaamiskartan laatimisesta, valmiin osaamiskartan pilotoinnista sekä sopia Louna-kirjastojen osaamisen kehittämisen jatkotyöskentelystä. 

Osaamiskarttaan tehtiin seminaarissa vielä muutama pieni täsmennys Forssan pilotoinnin yhteydessä esiin nousseisiin kohtiin. Yhteenvetona todettiin, että Louna-kirjastojen ehdoton etu koko prosessissa oli ollut, että osaamisen tavoitteet ja tasot voitiin työstää koko henkilöstön kanssa yhdessä. Osaamiskartasta tuli yhdenmukainen ja konkreettinen julkipantu työkalu osaamisen arviointiin ja kehittämiseen. Osaamiskartasta päätettiin ottaa 300 kappaleen painos kirjastojen käyttöön. 

Forssan pilotin kokemukset osaamisen arvioinnista käytiin muiltakin osin yhdessä läpi. Osaamistietojen dokumentoinnin todettiin olevan oleellista. Forssan pilotti osoitti, että Webropol-ohjelmisto taipui tähän tarpeeseen. Ohjelmisto-osaamista tältä osin kannattaisikin vahvistaa. Osaamisen arvioinnin tulosten innoittamana Forssan kirjastossa laadittiin jo maaliskuun aikana ensimmäinen osaamisen kehittämiseen liittyvä täsmennetty suunnitelma (mediakasvatus) sekä siihen liittyvä avustushakemus opetus- ja kulttuuriministeriöön. 

Seminaariaamupäivän aikana käytiin läpi myös kokemukset Humppilan kirjaston kokeilusta, jossa osaamisaineistoa hyödynnettiin rekrytoinnissa. Kokeilu jäi pienimuotoiseksi, koska osaamisaineisto valmistui vasta, kun haastatteluista oli jo sovittu. Haastateltaville toimitettiin aineisto haastattelun jälkeen, jolloin aineisto jäi haastateltaville irralliseksi, eivätkä he myöskään saaneet sen käytöstä palautetta. Todettiin, että jos materiaali olisi kyetty toimittamaan haastateltaville etukäteen, se olisi auttanut organisaation näkökulman ja tavoitteiden auki puhumisessa sekä haastateltavan oman kehittymispotentiaalin ilmaisemisessa. 

Kouluttaja kertoi kirjastoväelle myös ammatillisen osaamisen kehittämiseen liittyvästä lainsäädännöstä sekä koulutussuunnitelmien ja niiden toteutumisen seurannan merkityksestä tässä yhteydessä. Osaamiskartan hyödyntämisestä perehdytyksessä myös keskusteltiin ja todettiin, että kirjastot voivat hyödyntää osaamisaineistoa päivittäessään omaa perehdytysaineistoaan. 

Yhdessä käytiin läpi vielä kouluttajan laatima alustava prosessikuva osaamiskartan laatimisesta osaamisen kehittämiseen. Siihen lisättiin osaamisen kehittämisen tapoja ja tehtiin pieniä korjauksia. Todettiin, että prosessikuvan mukaisesti jokaisessa Louna-kirjastossa kyettäisiin laatimaan henkilökohtaiset osaamisprofiilit sekä osaamisen kehittämisen suunnitelmat. 

Lopuksi todettiin, että kaikki aamupäivän aikana kirjatut jatkotoimenpiteet osaamisen kehittämisessä tehtäisiin kussakin Louna-kirjastossa omassa aikataulussa kesälomakauden jälkeen. Projektista sovittiin laadittavaksi syksyn 2015 aikana myös erillinen loppuraportti kirjastojen käyttöön.

Jatkotoimenpiteet: 
  • koko projektista työstetään erillinen raportti, joka painetaan kirjastojen käyttöön sekä julkaistaan verkossa vuoden 2015 aikana
  • henkilöstön nykyosaamisen arviointi suoritetaan jokaisessa Louna-kirjastossa ja arviointitulokset käsitellään kehittämiskeskusteluissa mahdollisuuksien mukaan vielä vuoden 2015 aikana
  • osaamisen arvioinnin jälkeen laaditaan kussakin kirjastossa suunnitelmat osaamisen kehittämisestä ja sen tavoista (vrt. koulutussuunnitelmat) jo vuodelle 2016
  • laadittua osaamiskarttaa hyödynnetään kirjastoittain perehdyttämisaineistojen päivittämisessä kunkin kirjaston oman aikataulun mukaan
  • lähitulevaisuuden mahdollisten rekrytointien yhteydessä jatketaan osaamisaineiston hyödyntämisen mallintamista
Lisätietoa: 

Yhteistyökumppanien eli Humppilan, Jokioisten, Tammelan ja Ypäjän kunnankirjastojen omarahoitusosuus (henkilöstökuluja ja matkakustannuksia) sisältyy Toteutuneiden kustannusten oman rahoituksen osuuteen.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/05/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€15 435
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 615
Budjetti euroissa yhteensä: 
€22 050
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€24 546
Oma rahoitus yhteensä: 
€11 546
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€6 236

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
5kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
105henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€13 000
 
okm
avi