Osataanko etelän kirjastoissa - Kirjastohenkilöstön osaamiskartoitus
Vuoden 2015 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Lappeenrannan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Valtakatu 47
53100
Kirjaston puhelin : 
05 6161
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@lappeenranta.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Lm
Y-tunnus : 
00162193-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Päivi-Linnea Pötry
Puhelin : 
040 594 9856
Sähköposti : 
paivi-linnea.potry@lappeenranta.fi
Hankkeen tavoite: 

Osaamiskartoituksessa selvitetään millaista osaamista hankkeessa mukana olevien maakuntakirjastojen alueilla on nyt sekä millaista osaamista ja koulutusta tarvitaan tulevaisuudessa. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hankkeeseen palkataan hanketyöntekijä, joka laatii ja toteuttaa osaamiskartoituskyselyn. Osaamiskartoituksen osaamisalueet määritellään yhteistyössä hankkeen ohjausryhmän kanssa. 

Kuvaus : 

Kouvolan kaupunginkirjasto – maakuntakirjasto, Lappeenrannan kaupunginkirjasto – maakuntakirjasto ja Porvoon kaupunginkirjasto – Uudenmaan maakuntakirjasto hakevat hankerahoitusta alueidensa kirjastohenkilöstön osaamiskartoituksen laatimiseksi. Etelä-Suomen maakuntakirjastot tekevät tiivistä yhteistyötä kirjastohenkilöstön jatkokoulutuksien suunnittelussa niin keskenään kuin Aluehallintovirastonkin kanssa.

Hankkeen tausta

Kirjastojen toimintaympäristö muuttuu tänä päivänä muun yhteiskunnan mukana nopeaan tahtiin ja kirjastohenkilöstön osaamisen jatkuva päivittäminen on siksi tärkeää. Kehittyminen, oppiminen ja moniosaaminen tulevat jatkossa olemaan entistä tärkeämpi osa työtä.

Maakuntakirjastojen tehtäviin kuuluu koulutusten järjestäminen maakuntakirjastoalueensa kirjastohenkilöstölle. Koulutusten järjestämiseksi tarvitaan systemaattista tietoa kirjastohenkilöstön osaamisesta ja osaamisen katvealueista, jotta koulutusresurssit osataan suunnata oikein.

Osaamiskartoitus on tarkoituksenmukaista toteuttaa samanaikaisesti laajemmalla alueella, koska koulutukset palvelevat oman maakuntakirjastoalueen lisäksi usein myös lähialueita. Lisäksi yhdellä ja samalla kartoituksella voidaan laajempikin aineisto analysoida kustannustehokkaasti. Laajempi aineisto tarjoaa myös analyysille kiinnostavammat lähtökohdat.

Hankkeen tavoitteet

Osaamiskartoituksessa selvitetään millaista osaamista hankkeessa mukana olevien maakuntakirjastojen alueilla on nyt sekä millaista osaamista ja koulutusta tarvitaan tulevaisuudessa. Osaamiskartoituksen tuloksena saadaan myös tietoa erikoisosaamisesta alueilla. Näitäkin tietoja voidaan hyödyntää suunniteltaessa koulutuksia, hankkeita tai muuta yhteistoimintaa. Kartoituksen tulokset toimivat myös henkilöstösuunnittelun apuna, kun tiedetään mitä osaamista kustakin kirjastoyksiköstä ja kultakin alueelta puuttuu. Etelä-Karjalassa kirjastojen henkilökuntaa kannustetaan kokeilemaan työkiertoa Heilit kiertoon
-hankkeessa vuosina 2014–2015. Työkiertohankkeessa saatuja kokemuksia henkilöstön osaamisesta tai sen puutteista voidaan myös hyödyntää osaamiskartoitushankkeessa.

Hankkeen toteutus

Hankkeeseen palkataan hanketyöntekijä, joka laatii ja toteuttaa osaamiskartoituskyselyn. Osaamiskartoituksen osaamisalueet määritellään yhteistyössä hankkeen ohjausryhmän kanssa. Ohjausryhmä kootaan mukana olevista maakuntakirjastoista ja/tai maakuntakirjastoalueiden kirjastoista. Osaamiskartoituskyselyn laadinnassa käytetään hyväksi aiempia osaamiskartoituksia ja niiden tuloksia. Hanketyöntekijä kokoaa ja analysoi kyselyn tulokset maakuntakirjastoalue kerrallaan mutta myös alueita vertaillen. Mahdollisuuksien mukaan tuloksia verrataan myös muiden Etelä-Suomen maakuntakirjastojen (Lahti, Hämeenlinna) tekemien osaamiskartoitusten tuloksiin. Lisäksi hankkeessa laaditaan toimenpide-ehdotukset, suunnitelma osaamisen kehittämiseksi sekä seurantasuunnitelma. Hankkeen päätteeksi järjestetään kaksi koulutuspäivää, joissa hankkeen tulokset esitellään. Hankkeen tulosten lisäksi koulutuspäivän ohjelma koostetaan osaamisen kehittämiseen liittyvistä teemoista. 

 

Hankkeen rahoitus

Haettava rahoitus:

Henkilöstökulut

Palkkakustannuksien lisien laskennassa käytetyt kertoimet: 

  •  sivukulut 31%
  •  lomarahat 5%

 Hankkeeseen palkataan projektityöntekijä 10 kuukaudeksi.  

  • kuukausipalkka 2506 € 
  • 10 kuukauden palkka 25060 €
  • 10 kuukauden palkka lomarahoinen ja sivukuluineen 36756 €, summa sisältää myös lomakorvauksen

Matka- ja kokouskustannukset

Hankkeen ohjausryhmä koostuu kuudesta henkilöstä. Ohjausryhmän tapaamisia järjestetään neljä (kaksi kertaa syksyllä 2015 ja kaksi kertaa keväällä 2016).

Ohjausryhmän jäsenten matkakulut kilometrikorvaukseen (0,43€/km) perustuen:

  • 1 x Porvoo-Lappeenranta = 148 €  
  • 1 x Lappeenranta-Porvoo = 148 €
  • 2 x Lappeenranta-Kouvola = 152 €  
  • 2 x Porvoo-Kouvola = 73 €. 

Yhteensä: 521 €.

Muut kokouskulut 179 €.

Matka- ja kokouskulut yhteensä 700 €.

Haettava rahoitus yhteensä 37 456 €.

Omarahoitusosuus

Omarahoitusosuus koostuu kolmen maakuntakirjaston oman henkilöstön työpanoksesta hankkeen aikana (ohjausryhmän työskentely sekä hallinnoivan kirjaston projektin ohjaamiseen kuluva aika), koulutuspäivien järjestämisestä, koulutuspäivien kustannuksista sekä projektityöntekijän työvälineistä.

Henkilöstökulut

Ohjausryhmän työskentely (kuusi henkilöä, neljä tapaamista): 3144 €

  • Ohjausryhmän jäsenen viitteellinen kuukausipalkka 3000 € + sivukulut 31 % yhteensä 3930 €, jolloin päiväpalkka on 131 €, 6 henkilöä 4 tapaamista = 3144 € 

Hallinoivan kirjaston henkilöstön projektin ohjaamiseen kuluva aika (10 päivää): 1310 €

  • viitteellinen kuukausipalkka 3000 € + sivukulut 31 % yhteensä 3930 €. Päiväpalkka 131 €, 1 henkilö ja 10 työpäivää = 1310 € 

Käännökset: osaamiskartoituskysely ja raportin yhteenveto käännetään ruotsiksi Porvoon kaupunginkirjastossa 3 työpäivää 393 €

  • viitteellinen kuukausipalkka 3000 € + sivukulut 31 % yhteensä 3930 €. Päiväpalkka 131 €, 1 henkilö ja 3 työpäivää = 393 € 

Koulutuspäivien järjestämiseen kuluva työaika 3 työpäivää: 393 €

  • viitteellinen kuukausipalkka 3000 € + sivukulut 31 % yhteensä 3930 €. Päiväpalkka 131 €, 1 henkilö ja 3 työpäivää = 393 € 

Projektityöntekijän työvälineet

Projektityöntekijän puhelimen ja työaseman kulut: 840 €

  • kannettava tietokone 600 €
  • tietokoneen ylläpito ja lisenssit (Saita Oy) 120 € (10 kk)
  • puhelin  80 € ja puhelinkulut 40 € (10 kk)

Koulutus

Hankkeen päätteeksi järjestetään kaksi koulutuspäivää osaamisen kehittämisestä Uudenmaan, Kouvolan ja/tai Lappeenrannan maakuntakirjastoalueilla.

Koulutusten luentopalkkiot, matkakulut ja muut järjestelyt

2 x á 1000 € = 2000 €.

  • luentopalkkiot á 700 € = 1400 €
  • matkakulut (Helsinki - Lpr - Helsinki) á 103 € = 206 €
  • vuokra á 100 € = 200 €
  • muut kulut á 97 € = 194 €

 

Omarahoitusosuus yhteensä 8080 €

 

 Hankkeen kulut yhteensä 45 536 €

 

Hankkeen kesto

1.8.2015–31.12.2016

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Kouvolan kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto, Porvoon kaupunginkirjasto - Uudenmaan maakuntakirjasto
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Kouvolan kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto

Porvoon kaupunginkirjasto - Uudenmaan maakuntakirjasto

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeessa Kouvolan kaupunginkirjasto – maakuntakirjasto, Lappeenrannan kaupunginkirjasto – maakuntakirjasto ja Porvoon kaupunginkirjasto – Uudenmaan maakuntakirjasto toteuttivat toiminta-alueillaan kirjastohenkilöstön osaamiskartoituksen. Kymenlaakson alueella kyselyyn osallistui ainoastaan Kouvola. Osaamiskartoituksessa haluttiin selvittää, millaista osaamista maakuntakirjastoalueilla on sekä millaista osaamista ja koulutusta tarvitaan tulevaisuudessa. Osaamiskartoituksessa haluttiin myös kerätä tietoa erikoisosaamisesta alueilla. Saatuja tietoja voidaan käyttää hyväksi suunniteltaessa koulutuksia, hankkeita tai muuta yhteistoimintaa. Kartoituksen tuloksista haluttiin apua henkilöstösuunnitteluun, kun kyselyn jälkeen olisi selvillä, millaista osaamista kirjastoyksiköistä ja alueilta puuttuu.

Neuvottelut yhteisen osaamiskartoituksen tekemiseksi aloitettiin jo kesällä 2014. Silloin taustoitettiin asiaa ja selvitettiin, millaisia osaamiskartoituksia eri kirjastoissa oli tehty (Hämeenlinna, Jyväskylä, Mikkeli, Pori). Kartoituksen määrittelyjä mietittiin, kun tarjouksia pyydettiin eri oppilaitoksista.

Aluksi oli tarkoituksena palkata hanketyöntekijä, mutta laadukkaan lopputuloksen varmistamiseksi päädyttiin siihen, että kyselyä ja raporttia tekemään valitaan ammattilaiset: Tarjouspyyntöihin saatujen vastausten perusteella kartoituksen tekijäksi valittiin Saimaan ammattikorkeakoulu Saimia.

Hankkeelle perustettiin ohjausryhmä, jossa oli edustajat maakuntakirjastoista ja yksi edustaja kunkin alueen kirjastosta. Ohjausryhmä kokoontui hankkeen alussa Porvoossa, kyselyn määrittelyvaiheessa Lappeenrannassa ja raportin tulosten esittely- ja jatkotoimenpidepalaveriin Kouvolassa.

Kysely henkilöstölle toteutettiin 5.4. – 15.5.2016. Vastauksia saatiin 254 kpl: Kouvolasta 32, Etelä-Karjalasta 63 ja Uudeltamaalta 154 kpl. Vastausprosentti oli 47,2 %.

Kyselyssä selvitettiin, millaista kirjastohenkilöstön osaaminen on tällä hetkellä ja sitä, miten tärkeiksi erilaiset taidot koetaan nyt ja tulevaisuudessa. Lisäksi kysyttiin, pidetäänkö uusien asioiden oppimista tärkeänä, millä tavoilla halutaan oppia ja miten suhtaudutaan työssä tapahtuviin muutoksiin? Jokainen vastaaja arvioi omaa osaamistaan ja kysytyn asian tärkeyttä omassa työssään asteikolla 0-4.

Kyselyyn valikoitui viisi osaamisaluetta:

-          Asiakaspalvelu ja viestintä

-          Kokoelma ja sisältö

-          Tietotekniikka, tiedonhaku ja opastustaidot

-          Työelämätaidot

-          Johtaminen ja hallinto

Koska osaamiskartoituksen tulokset löytyvät liitteenä olevasta raportista, niitä ei käydä tässä seikkaperäisesti läpi. Kartoituksen tekijät kävivät esittelemässä tuloksia kaikissa maakuntakirjastoissa henkilökunnalle ja esimiehille.

Kokoelma ja sisältö –osaamisalueella uusien aineistojen tuntemus ja opastaminen nousivat esiin: pelit, e-aineistojen sekä musiikki- ja elokuva-aineistojen sisällöistä kaivattaisiin lisäkoulutusta. Ohjausryhmässä sovittiin, että Lappeenranta järjestää peli- ja koodauskoulutusta alkuvuodesta 2017.

Tietotekniikkaosiossa harjoitusta vaatisi kaikki asiakkaan opastamiseen liittyvä: digitoinnin, e-aineistojen ja älylaitteiden opastus, mutta myös verkkolukutaidon, tekijänoikeusasioiden, tietosuoja- ja tietoturva-asioiden opastaminen. Uusimpana asiakokonaisuutena jo uuden OPS:inkin takia koodaustaidot olisivat kirjastoissa jossain määrin tarpeellisia ja asia kiinnostaa myös kirjastojen asiakkaita.

Työelämätaidoissa nousi esille monta asiaa. Omasta työhyvinvoinnista ja jaksamisesta huolehtiminen koetaan tärkeänä – esim. Etelä-Karjalassa vastanneiden keski-ikä oli 51,8 vuotta. Vaihtuvan henkilöstön perehdyttäminen vaatii osaamista, samoin oman työn kehittäminen. Verkosto-osaaminenkin on tärkeää.

Lisäksi esimiehiltä kysyttiin henkilöstöhallinnon, esimiestyön, kirjastolainsäädännön ja sopimusten sekä taloushallinnon osaamisesta. Esimiestyö ja johtamisosaaminen koettiin tärkeimmiksi ja niiden osaamisessa koettiin olevan myös jonkun verran kehittämistarpeita.

Ohjausryhmän koonti osaamisen kehittämiskohteista ja millä tavoin niitä voisi kehittää:

  • Erilaisten asiakasryhmien opastustaidot
    • Tiimityötaitojen kehittäminen esim. työpajassa
    • Käytännön tason koulutusta, joka viedään konkreettisesti käytäntöön
    • Verkko-oppimisaineistojen hyödyntäminen
  • Aineistojen tuntemus, (e-aineistot, pelit..)
    • Mahdollisesti koulutuspäivä alkuun, mentorointi, vertaisoppiminen, vinkkaus työkaverille
    • Verkko-oppimisaineistojen hyödyntäminen
  • Erilaisten asiakkaiden kohtaaminen, esiintymistaidot, äänenkäyttö  
    • Mahdollisesti draamakoulutus, vielä tämän vuoden aikana?                                                                                     
  • Kehittämistaidot – uudet taidot              
    • Työpajatyyppinen koulutus, ideariihi koko henkilöstölle, vierailut muissa kirjastoissa
  • Työhyvinvoinnista huolehtiminen
    • Luentoja, toimintaa työympäristön ulkopuolella                       

 

Henkilökunta koki tulevaisuudessa tärkeiksi taidoiksi seuraavat (sanallinen palaute):

  • Asiakaspalvelu
  • Asiakkaiden opastaminen esim. tabletit, älypuhelimet, verkkoasiointi, opastus yleensä
  • Erilaisten asiakkaiden, kulttuurien ja kansallisuuksien kohtaaminen
  • Tiedottaminen ja viestintä
  • Verkkoviestintä, sosiaalinen media
  • Kokoelman hallinta, esillepano, järjestäminen
  • Aineiston valinta
  • Kirjallisuuden tuntemus, E-aineistojen tuntemus
  • Kirjavinkkaus
  • Vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot
  • Kyky oppia ja omaksua uutta
  • Omasta työhyvinvoinnista huolehtiminen
  • Esimiestyö
  • Lainsäädäntö ja sopimusten tuntemus

 

Positiivista oli, että 63 % vastaajista koki uuden oppimisen työssään erittäin tärkeäksi ja 31,7 % melko tärkeäksi.

Ohjausryhmän osaamistyöpajassa 10.10.2016 pohdittiin tuloksia ja kyselyn osoittamaa henkilökunnan osaamisvajetta tarkemmin. Työpajan toimenpiteinä sovittiin tilattavaksi koulutuspaketti muuttuvasta asiakaspalvelusta kaikille kirjastoille. Koulutuksen sisällöiksi toivottiin mm. erilaisten asiakkaiden kohtaamista ja heidän kanssaan toimimista, esiintymistaitoja, suullista viestintää jne. Tällainen koulutus järjestetään hankeavustuksella joulukuussa 2016 ja tammikuussa 2017 kaikissa hankkeen maakuntakirjastoissa. Loput koulutukset jäävät kirjastojen itse kustannettaviksi. Ohjausryhmässä jaettiin koulutuspäivien järjestämisvastuita kirjastojen kesken.

Osaamiskartoituksen tekijältä pyydettiin myös osaamisen seurantatyökalua. Seurantalomakkeeseen voi määritellä osaamisen tavoitetasot kullekin osaamisalueelle. Osaamista arvioidaan yhdessä työntekijän ja esimiehen kesken esimerkiksi kehityskeskustelujen yhteydessä vuosittain. Erittäin havainnollinen osaamistimantti on mukana myös seurantatyökalussa.

 

 

Jatkotoimenpiteet: 

Etelä-Suomen maakuntakirjastot tekevät tiivistä yhteistyötä kirjastohenkilöstön jatkokoulutuksien suunnittelussa keskenään ja Aluehallintoviraston kanssa. Kirjastojen toimintaympäristö muuttuu muun yhteiskunnan mukana nopeaan tahtiin, ja kirjastohenkilöstön osaamisen jatkuva päivittäminen on tärkeää. Kehittyminen, oppiminen ja moniosaaminen tulevat olemaan jatkossa entistä tärkeämpi osa työtä.

Aloituspäivämäärä : 
01/08/2015
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2016
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€37 456
Oma rahoitus yhteensä: 
€8 080
Budjetti euroissa yhteensä: 
€45 536
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€30 806
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 806
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
1kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
19henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€27 000