Pääkirjaston palvelu paremmaksi
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Alavuden kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Järviluomantie 3
63300
Kirjaston puhelin : 
06 2525 1594
Kirjaston sähköposti : 
alavus.kirjasto@alavus.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Alavu
Y-tunnus : 
0177736-4
Yhteyshenkilön nimi : 
Raija Löytölä
Puhelin : 
040 545 5164
Sähköposti : 
raija.loytola@alavus.fi
Hankkeen tavoite: 

Alavuden kaupunginkirjasto hakee 8.000 € avustusta pääkirjaston asiakaspalvelupisteen sisustussuunnitelman laatimiseen ja lainaus/palautusautomaatin hankintaan.

Hankkeella on kolme toisiinsa kietoutuvaa tavoitetta: sujuvoittaa asiakaspalvelua tilojen uudelleenjärjestelyllä ja palveluprosessien uudistamisella, parantaa ergonomiaa uudella palvelutiskillä ja lisätä asiakkaiden omatoimisuutta lainaus/palautusautomaatin ja varausten itsenoutohyllyn avulla.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Tilan uudelleenjärjestelyn, palveluprosessien uudistamisen ja ergonomian parantamisen vaikutuksia voidaan mitata asiakas- ja työtyytyväisyyskyselyillä. Lainausautomaatin ja itsenoudon vaikutuksia kirjastohenkilökunnan työnkuvaan voidaan seurata mittaamalla lukuharrastuksen edistämiseen käytettyjen työtuntien määrää.

Kuvaus : 

Lähtötilanne

Omatoimisuuden lisääminen

Nykyinen asiakaspalvelupiste on suunniteltu ojentamispalveluja ajatellen. Jotta pääkirjastossa voidaan ottaa käyttöön asiakkaiden omatoimisuutta lisäävä lainaus/palautusautomaatti ja varausten itsenoutohylly, pitää asiakaspalvelupisteen tilat järjestää uudelleen ja osa palvelupisteen nykyisistä työtehtävistä täytyy siirtää suoritettavaksi työhuoneessa, kirjastosalissa tai verkossa. Asiakkaiden omatoimisuuden lisääntyessä henkilökunnalle jää enemmän aikaa lukuharrastusta edistävään toimintaan, mm. lukuneuvontaan ja kouluyhteistyöhön.

Tilankäytön tehostaminen

Alavuden kaupunginkirjasto sijaitsee entisessä liikerakennuksessa, joka saneerattiin kirjastoksi vuonna 1987 (hyötyala 720 m²). Vuonna 2010 kirjastosalia avarrettiin poistamalla väliseiniä ja muuttamalla työhuoneita asiakastiloiksi.  

Asiakaspalvelutiskin edustalle on sittemmin siirretty useita toimintoja (mm. työasemat, palautuskärry, uutuushylly, poistomyynti) mikä tekee tilasta ahtaan ja sekavan. Toimintojen uudelleen sijoittelua vaikeuttaa entisen kuuntelupisteen kiinteä kaluste viherkasvialtaineen. Lisätilaa tarvittaisiin lainaus/palautusautomaatille ja varausten noutohyllylle.

Palvelutiskin takana sen sijaan on paljon tyhjää tilaa, kun suurista cd- säilytyskalusteista on voitu luopua käytänteiden muuttuessa. Vuonna 2017 alkavien seutukuljetusten lajitteluun ja säilytykseen ei sen sijaan ole osoittaa paikkaa eikä kalusteita. Kun vanha palvelutiski poistetaan, muodostuu suurempi yhtenäinen tila, joka antaa mahdollisuuden järkeistää tilankäyttöä ja siten sujuvoittaa asiakaspalvelua. Ilman sisustusalan ammattiosaamista tilaa on vaikea käyttää innovatiivisesti.

Ergonomian parantaminen

Lähes 30 vuotta palvelleen tiskin uusimiseen on varattu kirjaston budjetissa 10.000 € vuodelle 2017. Palvelutiski on tarkoitus korvata sähkökäyttöisillä, korkeussäädettävillä tiskeillä, jotka parantavat ergonomiaa ja helpottavat vanhusten ja liikuntarajoitteisten asiointia kirjastossa. Jos pitkä tiski korvattaisiin parilla lyhyemmällä tiskillä, voitaisiin tiskin takaa helpommin siirtyä tabletin kanssa kirjastosaliin asiakasta opastamaan.

Toimintasuunnitelma

Sisustusarkkitehdeiltä on pyydetty lokakuussa 2016 hinta-arvio suunnittelutyöstä. Hanke käynnistetään keräämällä parannusehdotuksia asiakkailta ja uudistamalla kirjaston palveluprosesseja henkilökunnan yhteisillä suunnittelupäivillä tammi-helmikuussa 2017. Tammikuussa tehdään tutustumiskäyntejä muihin kirjastoihin. Sisustusarkkitehdiltä tilataan toukokuussa suunnitelma uuden palvelutiskin rakentamiseksi ja ehdotus kalusteiden uudeksi sijoittelujärjestykseksi. Vanhojen rakennelmien purkutyöt aloitetaan kesäkuussa ja uudet kalusteet asennetaan syys-lokakuussa 2017.

Taloussuunnitelma

Haettava avustus 8.000 €

sisustusarkkitehdin työ                                 3.300 €    

lainaus/palautusautomaatin hankinta           3.500 €

automaatin rajapinnan asennustyö               1.200 € 

Oma rahoitus € 22.200 €

kalustehankinnat (palvelutiskit, kalusteet automaatille, itsenoutohylly, pienkalusteet) 14.000 €

oma työ (johtajan työpanos 1 kk, 5 henkilöä x 5 palveluprosessien ja tilankäytön suunnittelupäivää) 7.300 €

matkakulut (vierailut benchmarking-kohteissa) 900 €

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Tavoitteiden toteutuminen

Omatoimisuden lisääminen: Lainaus/palautusautomaatti hankittiin marraskuussa 2017 ja se otetaan käyttöön keväällä 2018, kun automaatin edellyttämät sähkötyöt on saatu valmiiksi.

Tilankäytön tehostaminen: Arkkitehdin tilasuunnitelman myötä asiakaspalvelutiskin edustalle kasaantuneet toiminnot (mm. työasemat, palautuskärry, uutuushylly, poistomyynti) hajautetaan eri puolille kirjastoa ja palvelutiskiä siirretään taaemmas. Tilasuunnitelmaan sisältyy myös ehdotus muuttaa nykyinen lehtivarasto nuorison oleskelutilaksi, mikä tulee lisäämään kirjaston asiakastilojen neliömäärää. 

Ergonomian parantaminen: Lähes 30 vuotta palvelleen tiskin uusimiseen on varattu kirjaston budjetissa 10.000 €. Määräraha jouduttiin siirtämään vuodelle 2018, koska palvelutiskin hankintaa ei ehditty kilpailuttaa vuoden 2017 aikana. Palvelutiski on tarkoitus korvata sähkökäyttöisillä, korkeussäädettävillä tiskeillä, jotka parantavat ergonomiaa ja helpottavat samalla vanhusten ja liikuntarajoitteisten asiointia kirjastossa.

Hankkeen eteneminen

Tammikuussa 2017 kirjaston henkilökunta teki tutustumiskäyntejä kolmeen kirjastoon Etelä-Pohjanmaalla ja kahteen hiljattain remontoituun/rakennettuun kirjastoon Jyväskylässä. Vierailujen jälkeen laadittiin kuvaukset oman kirjaston asiakaspalvelualueen muutostarpeista ja uuden palvelutiskin ominaisuuksista sekä päätettiin alustavasti palvelupisteen toimintojen uudelleenjärjestämisestä.

Asiakaspalvelupisteen tilasuunnitelma ja palvelutiskin suunnittelutyö kilpailutettiin syyskuussa. Kilpailun voitti arkkitehti- ja insinööritoimisto Motiivi Oy Seinäjoelta. Aikataulujen viivästymisen vuoksi suunnitelmia ei kuitenkaan päästy toteuttamaan vuoden 2017 aikana ja palvelutiskin kilpailutukseen päästään vasta keväällä 2018. Suunnitelmia hiotaan arkkitehdin kanssa vielä 28.2.2018. Vanhojen rakennelmien purkutyöt ja uusien asentaminen ajoittuvat syksyyn 2018.

 

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeen tavoitteet saavutettiin: asiakaspalvelupisteen tilankäyttö tehostuu toimintojen uudelleensijoittelun ansiosta, asiakkaiden omatoimiusuus lisääntyy automaatin myötä ja ergonomia paranee sähkökäyttöisen tiskin ansiosta. Tavoitteet ylittyivät siltä osin, että uuden tilasuunnitelman myötä saamme pienillä kustannuksilla nuorisolle oman sopen kirjastoon. Kirjaston asiakaspalvelu tulee paranemaan ja yleinen viihtyvyys lisääntymään enemmän kuin osasimme odottaakaan.

 

 

Jatkotoimenpiteet: 

Hankkeen toteuttamisaikataulu viivästyi kirjojen hankintapaikan samanaikaisen kilpailutuksen vuoksi.  Tilasuunnitelman edellyttämien kalustehankintojen ja muutostöiden toteuttaminen sekä palvelutiskin hankinnan kilpailuttaminen siirtyvät vuodelle 2018. Viivästymisestä on kuitenkin ollut se hyöty, että olemme voineet sisällyttää suunnitelmiin sellaisia näkökohtia, jotka ovat tulleet esiin vasta vähitellen uuden Eepos-kirjastoyhteistyön vakiintuessa vuoden 2017 aikana (esim. seutukuljetusten käsittelyn vaatima tilantarve). Nuorison oleskelutilan kalustesuunnitteluun otetaan vielä mukaan nuorisovaltuuston edustajat.

 

Lisätietoa: 

Myönnetyllä avustuksella voitiin kattaa arkkitehdin työ ja automaatin rajapinnan asennustyö ja osa lainausautomaatin hankinnasta (292 €). Lainausautomaatti hankittiin pääosin omalla rahoituksella. 

Viisi henkilöä käytti suunnitteluun 3 työpäivää arvioidun 5 sijaan. Palveluprosessien suunnittelu jatkuu keväällä 2018.

Kalustehankintoihin varattu omarahoitus 14000 € (investoinnit 10000, käyttötalous 4000) on siirretty vuoden 2018 budjettiin.

 

Aloituspäivämäärä : 
01/01/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€8 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€22 200
Budjetti euroissa yhteensä: 
€30 200
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€16 500
Oma rahoitus yhteensä: 
€9 792
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
0kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
0henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
0kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
0henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€7 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn
mukaisesti. Ks. perustelumuistio http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017 .

 

 
okm
avi