Palvelukonsepti kuntoon
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Tornion kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Torikatu 2
95400
Kirjaston puhelin : 
050 597 1568
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@tornio.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Torni
Y-tunnus : 
0193524-6
Yhteyshenkilön nimi : 
Hanna Laitinen
Puhelin : 
040 701 3954
Sähköposti : 
hanna.laitinen@tornio.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on kehittää Tornion kaupunginkirjaston palvelukonseptia asiakasnäkökulma ja tilojen asettamat haasteet huomioiden.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

-Kirjaston käyttäjäkyselyihin saatujen vastausten määrä ja kyselyissä saatu palaute suhteessa tavoitteisiin

-Kirjaston käyttäjille järjestetyn työpajan osallistujamäärä ja työpajassa saadut kommentit

-Kirjaston tiloissa järjestettyjen näyttelyiden, kokouksien jne. määrä ja sen kehitys

-Työprosessien kehittämisen seurauksena rutiinitöiltä muuhun toimintaan säästynyt henkilökunnan työaika

Kuvaus : 

Hankkeen tavoitteena on Tornion kaupunginkirjasto palvelukonseptin kehittäminen uudistamalla kirjaston palveluprosesseja ja sisustusta asiakasnäkökulma huomioiden.

Tornion pääkirjasto jakautuu tilana kolmeen kerrokseen. Keskikerroksessa, jossa on myös sisäänkäynti kirjastoon, sijaitsevat lehtilukusali, lainaus- ja palautustiski sekä lainausautomaatti. Lehtilukusalista osa tullaan mahdollisesti ensi vuonna lohkaisemaan VIRTU-pisteeksi, jolloin nykyisen lehtilukusalin pääty erotetaan seinällä omaksi tilakseen. Ylimmässä kerroksessa sijaitsee aikuisten osasto, kotiseutukokoelmalle varattu huone sekä tietopalvelupiste. Alakerrassa sijaitsee lasten-, nuorten- ja musiikkiosasto, monitoimihuone, asiakaspalvelupiste sekä lainausautomaatti. Kaikissa kolmessa kerroksessa on myös henkilökunnan työtiloja sekä asiakkaiden käytössä olevia tietokoneita. Kirjasto sijaitsee samassa rakennuksessa Aineen taidemuseon kanssa, ja sekä kirjastoon että museoon on sisäänkäynti yhteisestä aulatilasta.

Kirjaston lasten-, nuorten- ja musiikkiosaston tiloja on viime vuosina kehitetty vastaamaan paremmin käyttäjien tarpeita. Asiakaspalvelupistettä tällä osastolla ei muutosten yhteydessä uudistettu nykyajan tarpeita vastaavaksi. Keski- ja yläkerroksen tilojen käyttöä ei ole samalla tavalla kehitetty. Keskikerrosta hallitsee iso asiakaspalvelutiski, eikä tilaa tahdo olla riittävästi muille toiminnoille. Tila kantaa asiakaspalvelupisteessä käydyt keskustelut ympäri muuta kirjastotilaa. Yläkerrassa kokoelmat on järjestetty tavalla, joka ei enää tänä päivänä palvele kirjaston käyttäjiä: lainatuin aineisto on sijoitettu tilan perälle.

Sekä keväällä valmistuneessa Lapin kirjastostrategiassa että uuden kirjastolain luonnoksessa puhutaan kirjaston tilojen avaamisesta aiempaa enemmän eri tahojen käyttöön. Tornion pääkirjastossa järjestetään runsaasti erilaisia tapahtumia, mutta tämänhetkiset tilaratkaisut asettavat rajoituksia kirjaston käyttämiseen näyttely- ja kokoustilana.

Tornion pääkirjaston asiakaspalvelu keskittyy suurien tiskien takana päivystämiseen. Asiakaspalvelu sitoo arkena jatkuvasti 4 työntekijää. Lauantaisin asiakaspalvelu on keskitetty keskikerrokseen ja siitä vastaa kaksi työntekijää.

Hankkeen aikana huomio keskitetään tilankäytön osalta erityisesti keski- ja yläkerroksen ratkaisuihin. Kaikkien kolmen kerroksen asiakaspalvelupisteet uusitaan palvelutarpeita ja työntekijöiden ergonomiaa paremmin vastaaviksi. Keskikerroksessa suunnitellaan uuden asiakaspalvelutiskin lisäksi paikat myös muille toiminnoille: varausten itsepalvelunoudolle, lainausautomaatille, vesipisteelle, kirjojen poistomyynnille, kirjojen kierrätyspisteelle ja palautuneen aineiston kärryille. Uutena keskikerrokseen hankitaan palautusautomaatti. Yläkerroksessa aikuisten kokoelma järjestetään uudelleen niin, että käytetyimmät kokoelman osat ovat asiakkaille nykyistä helpommin saatavilla. Opasteita uusittaessa kiinnitetään huomiota selkeyteen ja informatiivisuuteen. Yläkerroksen osalta mietitään tilankäyttöä myös akustiikan kannalta. Pääkirjasto on tilana yhtenäinen, eikä siellä ole erillistä lukusalia tms. johon äänet eivät kantaisi muista kirjaston osista. Hankkeen aikana mietitään, millä käytännön keinoilla tai pienillä muutoksilla kirjastoon voitaisiin luoda äänimaisemaltaan erilaisia tiloja ja rauhallisia soppia opiskeluun ja vastaavaan.

Tilojen läpikäynnin ja muutosten yhteydessä mietitään, mitä mahdollisuuksia tilojen tarjoamisessa aiempaa enemmän ulkopuolisten tahojen käyttöön on. Tämän jälkeen tiloja aletaan aiempaa aktiivisemmin tarjota sopivien tahojen käyttöön.

Työprosessit ja mahdollisuudet niiden kehittämiseen käydään läpi kaikissa kolmessa kerroksessa ja asiakaspalvelupisteessä. Hankkeen aikana mietitään, miten työvuorot asiakaspalvelupisteissä voidaan parhaiten organisoida ja onko asiakaspalvelua mahdollista keskittää aiempaa enemmän keskikerroksen asiakaspalvelupisteelle. Tarkoitus on kokeilla erilaisia malleja asian suhteen ja hakea sopivaa toimintatapaa tulevaisuutta ajatellen. Jo olemassa olevat lainausautomaatti, uutena tuleva palautusautomaatti ja varausten itsepalvelunouto ohjaavat kirjaston käyttäjiä aiempaa omatoimisempaan toimintaan kirjaston tiloissa, jolloin henkilökunnalta vapautuu rutiineista aikaa muuhun työhön. Asiakkaita ei kuitenkaan jätetä selviytymään yksin kirjaston tiloissa, vaan työprosessaja kehitettäessä varmistetaan se, että henkilökunta on  jatkossakin helposti asiakkaiden saavutettavissa kaikissa kirjaston tiloissa.

Sekä tilan että työprosessien muutokset on tarkoitus tehdä asiakkaiden tarpeita kuunnellen. Kirjaston käyttäjille järjestetään hankkeen alussa ja lopussa kysely, jossa tiedustellaan heidän näkemyksiään kirjaston tiloista ja asiakaspalvelun järjestämisestä tilankäytön kannalta. Lisäksi hankkeen alkuvaiheessa järjestetään kirjaston käyttäjille 1-2 työpajatyyppistä tilaisuutta, joissa pyritään saamaan asiakkaiden mielipiteitä kirjaston tilankäytöstä. Kirjaston henkilökunta suunnittelee yhdessä Tornion kaupungin suunnitteluinsinöörin kanssa muutaman vaihtoehtoisen mallin uusille tilaratkaisuille. Näitä suunnitelmia hyödynnetään pohjaksi mielipiteitä kirjaston käyttäjiltä kerättäessä. 

Aikataulu

Kevät 2017: Alustavat suunnitelmat tilankäytön ja työprosessien kehittämisestä. Mielipidekysely ja työpaja kirjastonkäyttäjille. 

Kesä 2017: Tilasuunnitelmien tarkentuminen. Tilamuutostöiden aloitus. Uusien työprosessien kokeilu käytännössä.

Syksy 2017: Uusien asiakaspalvelupisteiden ja palautusautomaatin hankinta.

Talvi 2017-2018: Mielipidekysely tehdyistä muutoksista kirjastonkäyttäjille. Tarvittaessa  edelleen työprosessien kehittämistä ja muutoksia. Tilojen käyttömahdollisuuden markkinointi sopiville tahoille.

Kustannusarvio

Haettava avustus 6000 euroa käytetään uuden palautusautomaatin hankintaan sekä asiakkaille järjestettävän työpajaan tarvittavien materiaalien, tarjoilujen ja tiedotuksen kuluihin.

 Omarahoitusosuus 23 000 euroa koostuu asiakaspalvelupisteiden uusimiseen varatusta talousarvion investointirahasta (20 000€) sekä henkilökunnan työajasta (3000€).

Aloituspäivämäärä : 
01/03/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/03/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€6 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€23 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€0
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€6 000

Hanke on kirjastopoliittisten linjausten mukainen.

 
okm
avi