Rajaton Rutakko
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Rutakko-kirjastoverkko
Iisalmen kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Kirkkopuistonkatu 9
74100
Kirjaston puhelin : 
0408302712
Kirjaston sähköposti : 
iisalmi.kirjasto@iisalmi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Iisla
Y-tunnus : 
9086071-6
Yhteyshenkilön nimi : 
Tuija Sirviö-Lappalainen
Puhelin : 
0404894006
Sähköposti : 
tuija.sirvio-lappalainen@iisalmi.fi
Hankkeen tavoite: 

 Hankkeen tavoitteet ovat seuraavat:

  •  Tukea Tervon ja Vesannon kirjastojen henkilökuntaa ja asiakkaita laajentumisprosessissa.
  •  Muokata Rutakon työtapoja verkostomaisemmiksi sekä luoda yhteiset kriteerit kokoelmatyöhön, kirjastotilojen käytettävyyteen, asiakaspalveluun, tapahtumatuotantoon, mediakasvatukseen ja verkkosisältöjen tuotantoon.
  • Yhteisen laatukäsikirjan tekeminen kirjastoverkon henkilökunnan käyttöön.
Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hankkeen vaikuttavuutta seurataan säännöllisesti. Intensiivijakson aikana toteutettujen toimintojen onnistumisesta kerätään palautetta sekä kirjastojen henkilökunnalta että Tervon ja Vesannon kunnankirjastojen asiakkailta. Lisäksi arvioinnissa hyödynnetään kirjastojen toimintatilastoja. Projektityöntekijä raportoi hankkeen edistymisestä ohjausryhmälle. Laatuhankkeen aikana olemme säännöllisesti yhteydessä samankaltaisia hankkeita toteuttaneisiin kirjastoihin ja käytämme heidän osaamistaan apuna oman työmme vaikuttavuuden arvioinnissa.

Kuvaus : 

Hankkeen taustaa

Seitsemän kaupungin- ja kunnankirjaston muodostama Ylä-Savon kirjastoverkko Rutakko laajentuu vuoden 2016 aikana. Tervon ja Vesannon kunnankirjastot liittyvät kirjastoverkkoon. Tässä Iisalmen kaupunginkirjaston hallinnoimassa hankkeessa Rutakon nykyiset jäsenet hakevat avustusta laajenemisen edellyttämien kokoelmien, palveluiden, logistiikan ja tietojärjestelmien yhteensovittamiselle. Verkossa on erikokoisia kirjastoja ja etenkin liitoksen jälkeen välimatkat verkon sisällä kasvavat. Hankkeen avulla halutaan arvioida kirjastoverkon käytänteitä ja tarvittaessa uudistaa niitä.

Hankkeen tavoitteet

Rutakon  periaate on tasavertainen yhteistyö kirjastojen kesken ja haluamme pitää tästä jatkossakin kiinni. Liittyvien kirjastojen on pystyttävä integroitumaan  joustavasti verkon toimintaan. Hankkeen tavoitteet ovat seuraavat:

  •  Tukea Tervon ja Vesannon kirjastojen henkilökuntaa ja asiakkaita laajentumisprosessissa.
  •  Muokata Rutakon työtapoja verkostomaisemmiksi sekä luoda yhteiset kriteerit kokoelmatyöhön, kirjastotilojen käytettävyyteen, asiakaspalveluun, tapahtumatuotantoon, mediakasvatukseen ja verkkosisältöjen tuotantoon.
  • Yhteisen laatukäsikirjan tekeminen kirjastoverkon henkilökunnan käyttöön.

Laadun ja vaikuttavuuden arvioinnista on tullut tärkeä osa kirjastojen strategista suunnittelutyötä. Julkisilla varoilla rahoitetun toiminnan edellytetään olevan kustannustehokasta ja vaikuttavuudeltaan mitattavissa olevaa. Samaan aikaan kirjastojen resursseja on heikennetty ja vähemmällä on saatava aikaan aikaisempaa enemmän. Rutakko-verkon kirjastot ovat sitoutuneita kehittämään prosessejaan tehokkaampaan ja asiakasystävällisempään suuntaan. Pienissä ja keskisuurissa kirjastoissa systemaattinen laatutyö on usein mahdollista toteuttaa ainoastaan erillisellä  hankerahoituksella.

Hankkeen toteutus

Hankkeeseen palkataan projektityöntekijä yhdeksäksi kuukaudeksi. Hänen työtään ohjaa Rutakko-verkon johtajista ja henkilökunnasta muodostettava ohjausryhmä.

Hankkeen ensimmäiset kuukaudet on varattu intensiivijaksoon, jonka aikana projektityöntekijä koordinoi ja ohjaa Tervon ja Vesannon kunnankirjastojen liittymistä Rutakko-verkkoon. Kirjastojen kokoelmat ja käytänteet käydään huolellisesti läpi. Projektityöntekijä kartoittaa tarvittavan lisäkoulutuksen määrän ja huolehtii sen järjestämisestä joko sisäisesti tai ulkopuolisen asiantuntija-avun turvin. Rutakkoon liittyvien kirjastojen henkilökunta saa riittävät valmiudet osallistua verkkokirjaston sisällöntuotantoon.

Intensiivijakson päätteeksi järjestetään koko Rutakko-verkon henkilökunnalle kaksi yhteistä teemapäivää. Niistä ensimmäiseen kutsutaan luennoitsijoiksi kirjastoalan asiantuntijoita. Toinen teemapäivä on varattu laatutyön käynnistämille.  Henkilökunnasta kootaan työryhmät, jotka yhdessä projektityöntekijän kanssa alkavat pohjustaa Rutakon laatumallin laadintaa.  Apuna käytetään muiden kirjastojen laatutyön tuloksia ja erityisesti Hämeenlinnan, Kouvolan ja Lahden kaupunginkirjastojen yhteisen Yllättävän hyvä kirjasto -raporttia. Työ on asiakaslähtöistä ja tavoitteena on varmistaa, että muutosprosessin aikana palvelut ja kokoelmat pysyvät tasalaatuisina  Rutakko-verkon alueella. Laatutyötä tehdään työryhmissä, joiden toimintaa koordinoi projektityöntekijä. Hän raportoi edistymisestä säännöllisesti Rutakko-verkon kirjastonjohtajille sekä työstää laatukäsikirjan.

Hankkeen vaikuttavuuden arviointi

Hankkeen vaikuttavuutta seurataan säännöllisesti. Intensiivijakson aikana toteutettujen toimintojen onnistumisesta kerätään palautetta sekä kirjastojen henkilökunnalta että Tervon ja Vesannon kunnankirjastojen asiakkailta. Lisäksi arvioinnissa hyödynnetään kirjastojen toimintatilastoja. Projektityöntekijä raportoi hankkeen edistymisestä ohjausryhmälle. Laatuhankkeen aikana olemme säännöllisesti yhteydessä samankaltaisia hankkeita toteuttaneisiin kirjastoihin ja käytämme heidän osaamistaan apuna oman työmme vaikuttavuuden arvioinnissa.

Hankkeen aikana tuotetut asiakirjat tallennetaan Rutakko-verkkokirjaston hankesivujen materiaalipankkiin.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Ylä-Savon kirjastoverkko
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Keiteleen kunnankirjasto / Sirpa Tyni (sirpa.tyni@keitele.fi)
Kiuruveden kaupunginkirjasto / Marja Siponen-Nurkkala (marja.siponen-nurkkala@kiuruvesi.fi)
Lapinlahden kunnankirjasto / Auli Pirinen (auli.pirinen@lapinlahti.fi)
Pielaveden kunnankirjasto / Sirpa Tyni (sirpa.tyni@pielavesi.fi)
Sonkajärven kunnankirjasto / Eeva Keränen (eeva.keranen@sonkajarvi.fi)
Vieremän kunnankirjasto / Seija Sirkka (seija.sirkka@vierema.fi)

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeen tavoitteena oli yhtenäistää Rutakko-kirjastojen käytänteitä asiakas- ja tietopalvelun, tilojen, laitteiden ja aukiolojen sekä asiakastapahtumien ja -tilaisuuksien osalta. Käytänteitä yhtenäistämällä pyrittiin tukemaan juuri kirjastoverkkoon liittyneiden Tervon ja Vesannon henkilökuntaa liittymisprosessissa ja kehittää Rutakko-kirjastoverkon työtapojen verkostomaisuutta.  Laatutyön tulokset oli tavoitteena koostaa yhteiseksi laatukäsikirjaksi Rutakko-kirjastojen henkilökunnan käyttöön. Hankkeen vaikuttavuutta oli tavoitteena arvioida keräämällä palautetta Rutakko-kirjastojen henkilökunnalta, tarkastelemalla tilastoja sekä olemalla yhteydessä samankaltaisia hankkeita toteuttaneisiin kirjastoihin. 

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 
  1. Laatusuosituksia kirjastoille, Powerpoint-esitys
  2. Laatu asiakaspalvelussa, tiloissa, laitteissa ja aukioloissa, Powerpoint-esitys
  3. Laatu tapahtumissa, Powerpoint-esitys
  4. Hanke-esittely, Powerpoint-esitys
  5. Luennoitsijoiden Rajaton Rutakko -seminaaripäivän esitykset, 3 Powerpoint-esitystä
  6. Rutakko-kirjastojen laatukäsikirja
Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hanketta koordinoi projektityöntekijä, joka raportoi hankkeen edistymisestä kuukausittain Rutakko-kirjastojen johtajista koostuvalle ohjausryhmälle. Hanke käynnistettiin ajatukset laatutyöhön suuntaavalla Rajaton Rutakko -seminaarilla, joka pidettiin 28.9.2016 Iisalmessa. Seminaarin teemana oli laatutyö kirjastoissa. Tilaisuuteen kutsuttiin kolme ulkopuolista luennoitsijaa: viestinnän suunnittelija Päivi Litmanen-Peitsala Kirjastot.fi:stä, informaatikko Hanna Kaisti Hämeenlinnan kaupunginkirjastosta sekä asiakas- ja kokoelmapäällikkö Minna Koistinen Kuopion kaupunginkirjastosta. Seminaaripäivään osallistui kaikkiaan 25 henkilöä Rutakko-kirjastoista. Luentojen aineistot tallennettiin Rutakko-kirjastojen yhteiseen materiaalipankkiin Google Driveen, josta ne ovat kirjastojen henkilöstön luettavissa.

Hankkeen intensiivijakso alkoi vuoden 2017 alussa, jolloin hankkeen aikataulu hyväksytettiin ohjausryhmällä ja hankehakemuksen tavoitteet suhteutettiin sen saamaan avustusmäärään. Tämän jälkeen Rutakko-kirjastojen henkilökunnasta muodostettiin kaksi työryhmää: työryhmä 1. pohti laatua asiakas- ja tietopalvelussa, tiloissa, laitteissa ja aukioloissa ja työryhmä 2. pohti laatua asiakastapahtumissa ja -tilaisuuksissa. Projektityöntekijä tutustui kirjastojen toimintaa ohjaaviin suosituksiin ja lakeihin sekä tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen ja asiakaspalvelun teoriaan liittyvään kirjallisuuteen, joiden perusteella muodostettiin kunkin työryhmätapaamiskerran alustusesitys. Hän toimi molemmissa työryhmissä puheenjohtajana ja sihteerinä. Työryhmät kokoontuivat yhteensä kahdeksan kertaa tunnin mittaisissa työryhmäistunnoissa Webex-verkkokokouspalvelun välityksellä. Kunkin tapaamiskerran aiheisiin liittyvät kysymykset lähetettiin ennen työryhmätapaamista ryhmäläisille, jotta jokaisella olisi aikaa miettiä laatuun liittyviä kysymyksiä ennakkoon. Projektityöntekijä kirjoitti työryhmätapaamisista muistiot, jotka ovat Rutakko-kirjastojen henkilöstön luettavissa yhteisessä materiaalipankissa Google Drivessä.

 

Työryhmien tehtävänä oli keskustella laadusta omien aihealueidensa tiimoilta. Molempien ryhmien ensimmäisellä tapaamiskerralla pohdittiin kirjaston toimintaa ohjaavia laatusuosituksia (OKM 2010: Yleisten kirjastojen laatusuositus; YKN: Yleisten kirjastojen suunta 2016–2020) yleisesti ja tehtiin SWOT-analyysi Rutakko-kirjastoverkon vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista sekä uhista. Kyseessä on toiminnan ja strategian tunnistamisessa, arvioimisessa ja kehittämisessä laajasti käytetty nelikenttämenetelmä, jossa tarkastellaan sisäisiä vahvuuksia, sisäisiä heikkouksia, ulkoisia mahdollisuuksia ja ulkoisia uhkia. Kirjastoverkon vahvuuksiksi nykyisellään nähtiin erityisesti asiakaskunnan laaja tuntemus, henkilöstön asiantuntijuus ja monipuolinen osaaminen, aineistokokoelmat (laajuus, saatavuus, liikkuvuus), pitkä kokemus kirjastoverkkona toimimisesta sekä henkilökunnan vertaistuki. Heikkouksina eli kehityskohteina nähtiin käytänteiden vaihtelevuus kirjastokimpan eri kirjastoissa, verkkokirjaston nykyinen tekniikka sekä henkilöstön määrän väheneminen. Kirjastoverkon ulkoisiksi uhiksi nähtiin molemmissa ryhmissä toimintaympäristön muuttuminen, yhteiskunnan ja kuntarakenteen muutokset sekä muiden palveluiden kilpaileminen ihmisten vapaa-ajasta. Ulkoisia mahdollisuuksia nähtiin henkilöstön monipuolisessa osaamisessa, yhteistyön kehittämisessä niin kirjastoverkon kuin muiden organisaatioiden ja kirjastojen kesken ja omatoimi- ja virtuaalikirjastojen kehittämisessä. Seuraavilla tapaamiskerroilla paneuduttiin varsinaisesti ryhmien omiin teemoihin keskustelua pohjustavien kysymysten kautta.  Työryhmäkeskusteluissa mietittiin nykyisten palvelujen ansioita, kehityskohteita, kehitystavoitteita sekä konkreettisia toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi.

 

Ryhmäkeskustelut koettiin matalan kynnyksen väyläksi mielipiteiden vaihdolle. Keskustelut tarjosivat väylän kaikkien yhdeksän kirjaston käytänteiden läpikäymiseen sekä oikean vaikuttamismahdollisuuden, kun työryhmien mietinnöt viedään suoraan Rutakko-johtajien tietoon ja pohdittaviksi.

 Hankkeen lopputuloksena aloitettiin Rutakko-kirjastojen laatukäsikirja. Työryhmämietinnöistä selvästi nousseet asiat kirjattiin yhteiseen laatukäsikirjaan yhteisinä tavoitteina, indikaattoreina eli mittareina ja käytännön toimina tavoitteiden saavuttamiseksi. Hankkeen aikana otettiin käyttöön myös Rutakko-kirjastojen uudistuneet, yhteiset käyttösäännöt, joissa käytänteitä on mm. maksujen suhteen yhtenäistetty. Kukin Rutakko-kirjasto on sitoutunut hyödyntämään laatukäsikirjaa omaan toimintaansa soveltuvilta osin.

Hankkeesta kerättiin palautetta työryhmiin ja ohjausryhmään osallistuneilta sähköisesti Webropol-kyselynä. Kyselyyn vastasi 15 henkilöä. Valtaosan mielestä työryhmätyöskentely verkon välityksellä oli toimivaa ja sellaiseen voitaisiin osallistua uudelleenkin. Keskusteleva työskentely koettiin tasa-arvoisena ja helppona tapana osallistua abstraktiltakin vaikuttavaan laatutyöhön. Palautteen mukaan työskentelyä helpotti myös aihealueisiin liittyvien kysymysten saaminen etukäteen pohdittavaksi, jolloin oli mahdollisuus saada useampi näkökulma laatutyöhön mm. kollegoiden kanssa keskustelemalla omassa organisaatiossa. 

Jatkotoimenpiteet: 

Hankkeen aikana ja sen jälkeen saadusta palautteesta kävi ilmi vahva yhteinen halu toiminnan ja palveluiden kehittämiseen. Yhteiset laatuhankkeet tarjoavat aidon vaikuttamismahdollisuuden koko kirjastoverkon mutta myös oman työympäristön, tehtävien ja työpaikan kehittämiseen työntekijöille. Toiminnan kehittämisen (mm. laatutyö, käytänteiden yhtenäistäminen) täytyykin olla jatkuva prosessi, eikä täydellisiä tuloksia saavuteta yhden hankkeen aikana.

 

Tämän vuoksi laatutyötä jatketaan Me ollaan Rutakko -hankkeessa vuonna 2018. Jatkohankkeessa laatukäsikirjaa täydennetään samalla tavoin työryhmämenetelmällä keskustellen kahden osa-alueen osalta: 1. kokoelmapalvelut ja 2. mediakasvatus- ja tietoyhteiskuntapalvelut. Työryhmätyöskentelyllä vahvistetaan kirjastojen välistä yhteistyötä ja tarjotaan konkreettinen väylä ideoiden vaihtamiseen. Hankkeessa kartoitetaan Rutakko-kirjastojen käytänteitä teemojen osalta ja yhtenäistetään niitä työryhmätyöskentelyn sekä muiden työkalujen kuten kokoelmien evaluoinnin avulla. Käytänteiden yhtenäistämisellä pyritään helpottamaan asiakkaiden asiointia Rutakko-kirjastoissa. Täydentyvästä laatukäsikirjasta kerätään palautetta kirjastojen henkilökunnalta, ja henkilökunta perehdytetään laatukäsikirjan tavoitteisiin ja mahdollisiin uusiin käytänteisiin yhteisesti. Jatkohankkeen haasteena on saada laatukäsikirjaan kirjatut ja yhdessä mietityt tavoitteet näkyville yhä vahvemmin Rutakko-kirjastojen käytännön työssä.

Aloituspäivämäärä : 
01/05/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€26 300
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€32 800
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€17 318
Oma rahoitus yhteensä: 
€5 318
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€3 773

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
8kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
114henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
1kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
25henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€12 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2016, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2016.

 
okm
avi