Selvitys Pohjanmaan alueen kirjastokimppojen kirjastojärjestelmien yhdistämisen ja kuljetuslogistiikan toiminnallisista edellytyksistä
Vuoden 2014 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Seinäjoen kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Alvar Aallon katu 14, Pl 215
60101
Kirjaston puhelin : 
06- 416 2111
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@seinajoki.fi
ISIL-tunnus : 
Fi Sm
Y-tunnus : 
1928736-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Heikkilä, Mervi
Puhelin : 
06-416 2320
Sähköposti : 
mervi.heikkila@seinajoki.fi
Kuvaus : 

Hanke-esityksen tausta

Etelä-Pohjanmaan kirjastojen alueellisten hankkeiden ohjausryhmä ehdotti, kokouksessaan, 5.9. 2013,  mahdollista hanketta, joka selvittäisi kuntarakenteiden muutosten myötä esiin tulevaa kirjastokimppojen muutosta Etelä-Pohjanmaan alueella. Selvitys koskisi etenkin Lakia -, Seitti- ja Krannit - kirjastokimppoja.  Suunnitelmana on, että kehitettäisiin kaikenlaista seudullista yhteistyötä (kuljetukset, kokoelmapolitiikka yms.) Hankkeen avulla kartoitettaisiin sekä muutoksen esteet että mahdollisuudet. Hankkeen onnistumisen kannalta on tärkeää, että kuntien tietohallinnon ihmiset otetaan suunnitteluun mukaan ajoissa. Kaikilla kirjastoilla on  kirjasto-ohjelma Aurora.

Hankkeeseen tarvittaisiin  oma hankevetäjä ainakin vuodeksi. Selvityshanke-esityksen tekijäksi valikoitui Seinäjoen kaupunginkirjasto- maakuntakirjasto,  joka myös hallinnoi mahdollisesti toteutuvaa selvityshanketta. Kaikki alueen kirjastokimpat, edellisten lisäksi, myös Oiva- ja Yty-kimpat, ilmoittivat halukkuutensa olla mukana selvityshankkeessa.

Lakia -kirjastojen kokouksessa, 19.9.2013, Vaasan kaupunginkirjasto ilmaisi halukkuutensa liittyä Lakia – kirjastokimppaan ja sen kirjastojärjestelmään sen sijaan, että Vähäkyrö irroitettaisiin  Lakian kirjastojärjestelmästä.  Vähäkyrö on, vuoden 2013 alusta, kuntaliitoksen kautta ,osa Vaasaa ja yksi Lakia - kirjastoista. Näin Vaasa tuli mukaan selvityksen yhdeksi vaihtoehdoksi . Vaasan ehdotuksesta, kolmantena vaihtoehtona,  mukaan liittyivät  vielä Anders-kirjastot Kokkolan alueelta. Fredrika - kirjastojen halukkuutta yhteiseen selvitykseen tiedusteltiin. Kirjastoilla ei ollut kiinnostusta osallistua tähän selvitykseen tässä vaiheessa.

.

Selvityksessä tutkittaisiin kolme yhteistyövaihtoehtoa:

Vaihtoehto 1. Kaikkien  Etelä - Pohjanmaan kirjastojen järjestelmien yhdistäminen yhteiseksi kirjastojärjestelmäksi ja verkkokirjastoksi.

Etelä-Pohjanmaan maakuntakirjasto- alueella toimivat    Krannit -,  Lakia -, Oiva-, Seitti- ja Yty-kirjastokimpat. Lakia -kimppaan kuuluu,   etelä- pohjalaisten kirjastojen lisäksi,  kolme kirjastoa Pohjanmaan maakunnan alueelta ja  YTY -kimppaan   kaksi kirjastoa Keski-Pohjanmaan maakunta-alueelta. Suurin kirjasto Etelä-Pohjanmaalla on  Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto. Kaikkiaan tässä selvitysvaihtoehdossa on mukana 23 kirjastoa.

Vaihtoehto 2. Etelä-Pohjanmaan kirjastokimppojen ja Vaasan kaupunginkirjaston kirjastojärjestelmien yhdistäminen yhteiseksi kirjastojärjestelmäksi, yhteensä 24 kirjastoa

Tässä vaihtoehdossa on mukana edellisten lisäksi myös Vaasan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto

Vaihtoehto 3. Etelä - Pohjanmaan kirjastojen, Vaasan kaupunginkirjaston sekä Anders -kirjastojen kirjastojärjestelmien yhdistäminen yhteiseksi kirjastojärjestelmäksi ja verkkokirjastoksi.

Tässä vaihtoehdossa on mukana myös Anders-kirjastot, Anders kirjastoihin kuuluu seitsemän kirjastoa Keski-Pohjanmaalta, joista suurimpana Kokkolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto. Nyt tietojärjestelmän piiriin tulisi yhteensä 31 kirjastoa

Suunnitelmissa  kirjastojärjestelmien ja verkkokirjaston yhdistämisestä tähdättäisiin seudullisen yhteistyön syventämiseen ja entistä tehokkaampaan kirjastopalvelujen tuottamiseen sekä kustannussäästöihin.

Tavoitteena lopullisessa hankkeessa olisi, toisaalta kirjastojen tietojärjestelmäyhteistyön tehostaminen  ja  toisaalta yhteisten seudullisten palvelujen luominen erityisesti asiakkaille, mutta myös kirjastojen henkilökunnan käyttöön.  Kirjastoverkko ylittäisi maakuntien rajat. Kirjastoverkkoa suunniteltaisiin kokonaisuutena ja näin pyrittäisiin luomaan seudun kirjastoille yhteisiä toimintaperiaatteita ja toimintatapoja asiakkaiden tarpeiden perusteella. Näin myös saatettaisiin alueen kaikkien kirjastojen palvelut ja kokoelmat kaikkien alueen  asukkaiden käyttöön. Se,  onko kaikkeen tähän edellytyksiä tutkittaisiin selvityksessä..

Hankkeessa jouduttaisiin tarkastelemaan myös seudullisen yhteistyön rajauksia suhteessa maakuntakirjastotoimintaan.

Selvityksessä tulee tehdä vertailuraportti kolmen eri vaihtoehdon kesken ainakin seuraavien asioitten kannalta

  1. Selvittää tietokantojen yhdistämisen kustannukset kuntien asukaslukujen suhteessa
  2. Selvittää yhdistetyn kirjastojärjestelmän vuosittaiset ylläpitokustannukset kunnittain
  3. Selvittää, onko Seinäjoen kaupungilla tai Vaasan kaupungilla  tai Kokkolan kaupungilla  mahdollisuutta ja halua ottaa koko  järjestelmän ylläpito hoitaakseen.  
  4. Mitkä tuolloin olisivat arvioidut palvelin- + ylläpitokustannukset muille järjestelmässä oleville kunnille vai  edullisempi vaihtoehto Aurora-kirjastojärjestelmän toimittaja Axiell  käyttöpalvelun.
  5. Selvittää, millainen yhteistyön malli olisi toimivin em. kolmessa eri vaihtoehdossa.
  6. Miten aineistojen kuljetus olisi järkevimmin  järjestettävissä eri kirjastojen välillä.
  7. Yhteisen kokoelmapolitiikan luomisen mahdollisuus
  8. Mitkä olisivat yhteistyön edut ja haitat kirjastojen oman näkemyksen mukaan
  9. Seudullisen yhteistyön rajaukset maakuntakirjastotoimintaan 

Saatuaan raportin kirjastot päättävät miltä pohjalta uutta alueverkkoa lähdetään toteuttamaan. 

 

Selvityksen toteuttaminen:

Selvitystä varten  palkataan korkeakoulututkinnon suorittanut  tietojärjestelmäsuunnittelija,  2.5.2014 alkaen,  noin vuoden ajaksi. Tehtävä edellyttää tietojenkäsittelyalan korkeakoulututkintoa, hyvää suomen ja ruotsin kielen taitoa sekä oman auton käyttömahdollisuutta, myös kirjastoalan osaaminen on eduksi suunnittelijaa rekrytoitaessa.

Rahaa varataan myös elvittäjän  matka- ja kokouskuluihin sekä puhelimen ja läppärin tai i-padin hankintaan. tietojärjestelmäsuunnittelijan käyttöön.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Ilmajoen kunnankirjasto, Lakia: Isonkyrön kunnankirjasto, Jalasjärven kunnankirjasto, Kauhavan kaupunginkirjasto,  Laihian kunnankirjasto, Lapuan kaupunginkirjasto, Vähänkyrön kirjasto, Krannit: Isojoen kunnankirjasto, Karijoen kunnankirjasto, Kaskisen kaupunginkirjasto, Kauhajoen kaupunginkirjasto, Kurikan kaupunginkirjasto, Teuvan kunnankirjasto, Oiva:  Alavuden kaupunginkirjasto, Ähtärin kaupunginkirjasto, Seitti: Seinäjoen kaupunginkirjasto, Kuortaneen kunnankirjasto, YTY: Evijärven kunnankirjasto, Järvi-Pohjanmaan kirjasto, Lappajärven kunnankirjasto, Perhon kunnankirjasto, Vetelin kunnankirjasto , Vaasan kaupunginkirjasto,  Anders: Kokkolan kaupunginkirjasto, Halsuan kunnankirjasto, Himangan kunnankirjasto, Kannuksen kaupunginkirjasto, Kaustisen kunnankirjasto, Lestijärven kunnankirjasto, Toholammin kunnankirjasto

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Jani Ikonen: "Kimppojen kimppa! - Selvitys Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastokimppojen kirjastojärjestelmien yhdistämisen ja yhteistyön lisäämisen toiminnallisista edellytyksistä."

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankerahaa saatiin vähemmän kuin oli anottu, joten hankkeessa päätettiin keskittyä ensisijassa Etelä-Pohjanmaan alueeseen. Hankkeessa olivat mukana kaikki Etelä-Pohjanmaan kunnankirjastot sekä Laihian, Isonkyrön, Kaskisten, Vetelin ja Perhon kunnankirjastot. Hankkeessa tehdyssä selvityksessä olivat lisäksi mukana perustasolla myös Vaasan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto sekä Kokkolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjaston vetämä Anders-kimppa.

Hankkeeseen palkattiin tradenomi Jani Ikonen 1.11.2014-31.3.2015 selvittämään kirjastoyhteistyön syvenemisen edellytyksiä osallistuvissa kunnissa.

Valmistunut hankeselvitys: ”Kimppojen kimppa! Selvitys Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastokimppojen kirjastojärjestelmien yhdistämisen ja yhteistyön lisäämisen toiminnallisista edellytyksistä” sisälsi toimintaympäristön esittelyn eli kuvattiin hankkeeseen kuuluvat kirjastot ja kimpat tilastoineen ja järjestelmäkuluineen: Yty-kirjastot, Krannit, Oiva-kirjastot, Seitti-kirjastot, Ilmajoen kirjasto ja Lakia-kirjastot sekä kevyemmin esillä olleet Vaasan maakuntakirjasto ja Anders-kimppa Keski-Pohjanmaalta. Selvityksessä esiteltiin myös isoja suomalaisia kirjastokimppoja toiminta- ja hallintoratkaisuineen: HelMet-kirjastot, Keski-kirjastot, Kyyti-kirjastot, OUTI-kirjastot, PIKI-kirjastot, Vaara-kirjastot ja Vaski-kirjastot.

Taustoituksen ja vertailujen pohjalta analysoitiin tulevaisuuden yhteistyömahdollisuuksia kirjastojärjestelmien, tietokantojen yhdistämisen, seutukuljetusten, yhteisen kirjastonkortin, keskitetyn hankinnan, yhteisen varastokokoelman ja mobiilisovelluksen osalta. Selvityksessä kiinnitettiin huomiota myös tulevan kimpan hallintoon, kuluihin, e-kirjakokoelmiin ja erilaisiin ohjelmistoihin ja toiminnallisuuksiin, joita eri kirjastoissa on käytössä. Alueen kirjastojen johtajat tekivät lisäksi SWOT-analyysin yhteistyön lisäämisen ja nykyisen mallin säilymisen eduista ja haitoista. Noin 40-sivuisen selvityksen johtopäätöksenä Jani Ikonen suositteli alueen kirjastojen yhteistyön lisäämistä ja järjestelmien yhdistämistä. Myös SWOT-analyysi osoitti, että yhteistyön lisäämisen nähdään tuovat paljon mahdollisuuksia alueen kirjastoille ja erityisesti asiakkaille.

Selvityksen perusteella hankealueen kaikki kunnat tekivät periaatepäätöksen yhteisen kirjastojärjestelmän perustamisesta. Kimpan teknisiä palvelin- ja tietokantaratkaisuja varten kirjastotoimenjohtaja Marita Hakala oli vapaalla omasta työstään ja selvitti mahdolliset palvelinten ylläpitäjät sekä pyysi alustavia tarjouksia. Lisäksi pyydettiin seikkaperäinen konsulttiselvitys palvelinten teknisistä ominaisuuksista ja tietokantaratkaisuista riippumattomasta IT-firmasta. Selvityksen perusteella järjestettiin osallistuvien kuntien sisällä kilpailutus tietokantojen ylläpidosta.

Hanketta ja selvitystyötä esiteltiin maakuntakirjastokokouksissa, mutta varsinaisesti sen tiimoilta ei vielä järjestetty esim. erillisiä koulutustilaisuuksia tai tapahtumia.

Hanke onnistui mielestämme erittäin hyvin, sillä tehty selvitys oli perusteellinen ja kattava ja se johti toimenpiteisiin. Hankkeeseen osallistuvien kimppojen johtajista koostuva johtoryhmä toimi myös hankkeen ohjausryhmänä ja hankkeen kuluessa saatiin jo runsaasti kokemusta yhteistyön sujumisesta ja mahdollisista haasteista jatkossa.

Jatkotoimenpiteet: 

Alueelle pyritään selvityksen suosituksen mukaan muodostamaan yksi iso kirjastokimppa.

 

Aloituspäivämäärä : 
04/05/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€39 439
Oma rahoitus yhteensä: 
€1 100
Budjetti euroissa yhteensä: 
€40 539
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€25 118
Oma rahoitus yhteensä: 
€5 118


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€20 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää esitetyn erittelyn mukaan. Perustelumuistio, ks.  http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2014

 
okm
avi