Tabletit tehokäyttöön
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kotkan kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 204
48101
Kirjaston puhelin : 
(05) 234 4575
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@kotka.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Kotka
Y-tunnus : 
0160225-7
Yhteyshenkilön nimi : 
Katariina Kupiainen
Puhelin : 
0400 935 923
Sähköposti : 
katariina.kupiainen@kotka.fi
Hankkeen tavoite: 

Tavoitteena on saada jo olemassaolevat tabletit mahdollisimman tehokkaaseen käyttöön henkilökunnalle sekä hankkia uusia tabletteja asiakkaiden käyttöön ja saada ne mahdollisimman helppokäyttöisiksi ja helposti päivitettäviksi sekä asiakkaille näkyviksi.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Tablettiopastukseen osallistuneiden määrä

Kuvaus : 

Hankkeen tausta ja tavoitteet

Tablettitietokoneet ovat yhä enemmän vallanneet alaa kannettavilta ja pöytätietokoneilta. Kirjastoissa erityisesti seniori-ikäiset asiakkaat kaipaavat opastusta mobiililaitteiden käyttöön. Opastusta on myös järjestetty resurssien mukaan. Kotkan kaupunginkirjastossa tablettitietokoneita on ollut käytössä jo useita vuosia, mutta niiden hyötykäyttö voisi olla huomattavasti tehokkaampaa. Pääkirjaston lasten- ja nuortenosastolla tabletteja lainataan ja hyödynnetään ahkerasti, mutta aikuisasiakkaille ei ole opastustilaisuuksien lisäksi vielä löydetty toimivaa tapaa hyödyntää tablettitietokoneita. Tablettilaitteita ei myöskään ole vielä kaikissa Kotkan kirjastopisteissä lainkaan tai riittävästi. Henkilökuntaa on pyritty kouluttamaan mobiililaitteiden käyttöön ja erityisesti e-aineistojen käyttöön niillä, mutta osaaminen ei kaikilta osin ole vielä riittävällä tasolla. Niin asiakkaiden kuin henkilökunnan opastamiseen kaivattaisiin myös enemmän systemaattisuutta ja pitkäjänteisyyttä. Viime kädessä opettelu vaatii tietenkin henkilökunnalta oma-aloitteisuutta ja omaa vastuuta.

Hankkeen tavoitteena on kehittää selkeä malli tablettitietokoneiden hallinnalle, hyötykäytölle kirjastoissa, mahdolliselle lainaukselle ja opastukselle sekä mobiililaitteilla käytettävien e-aineistojen tunnetuksi tekemiselle ja käytön edistämiselle. Rahoitusta haetaan hanketyöntekijän palkkaukseen sekä tablettitietokoneiden hankintaan niihin kirjastopisteisiin, Karhulan kirjastoon ja kirjastoautoon, josta laitteet toistaiseksi puuttuvat. Hankkeen omavastuu koostuu uusien tablettien hankkimisesta niihin pisteisiin, joissa on vanhempia laitteita, sekä henkilökunnan omasta työstä.

Hankkeen toteutus

Syksystä 2016 alkaen palkataan hanketyöntekijä puoleksi vuodeksi, jonka ensimmäisenä tehtävänä on kartoittaa kirjaston mobiililaitteet ja niiden päivitystarve. Niihin pisteisiin, joista tabletit puuttuvat, hankitaan uudet laitteet ja tarvittaessa uusitaan vanhentuneita laitteita. Hanketyöntekijä perehtyy muiden kirjastojen käytäntöihin tablettien hallinnassa, päivityksessä, hyötykäytössä ja lainauksessa ja tekee niiden sekä henkilökunnan kanssa käymiensä keskustelujen perusteella Kotkan kirjastoille sopivan mallin. Tässä yhteydessä huomioidaan myös kirjaston e-aineistojen markkinointi ja niiden käyttökynnyksen madaltaminen. Tehtävänä on myös suunnitella mobiililaitteiden opastusohjelma ja ohjeet niin asiakkaille kuin henkilökunnallekin siten, että ne ovat kenen tahansa hyödynnettävissä myös jatkossa. Hanketyöntekijä myös ”rekrytoi” vertaisopastajia erityisesti seniori-ikäisten opastukseen ja perehdyttää heidät tehtävään. Myös kaikkien asiakaspalvelussa olevien henkilökunnan jäsenten perehdyttäminen mobiililaitteisiin ja erityisesti e-aineistojen käyttöön laitteilla kuuluu hanketyöntekijän tehtäviin.

Hankkeen budjetti

Haettava avustus:

Hanketyöntekijä 6 kk                                16 000 €

Tablettilaitteet, 4 kpl                                  1 200 €

Omavastuu:

Tablettilaitteet, 6 kpl                                  1 800 €

Oma työ                                                     1 800 €         

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeen tavoitteena oli kartoittaa kirjaston olemassa olevien tablettilaitteiden tilanne, hankkia tarpeen mukaan uusia tabletteja sekä henkilökunnan että asiakkaiden käyttöön sekä luoda malli tablettien hallinnalle, päivitykselle, hyötykäytölle ja e-aineistojen tunnetuksi tekemiselle ja käytön edistämiselle.

Hankeavustuksella palkattiin hanketyöntekijäksi datanomi, joka oli jo aiemmin toiminut vapaaehtoistyöntekijänä kirjaston mobiililaiteopastuksissa. Työsuhteen pituus oli neljä kuukautta 15 viikkotunnilla. Hanketyöntekijän ensimmäinen tehtävä oli kartoittaa olemassa olevien tablettilaitteiden määrä, sijainti, ohjelmat, sovellukset, päivitystilanne sekä nykyinen käyttö. Tablettikanta havaittiin hyvin kirjavaksi, niitä hyödynnettiin vain vähän ja mainostus asiakkaille päin oli huonoa. Laitteet päätettiin siirtää henkilökunnan käyttöön lähinnä some-päivityksiä ja asiakaspalvelussa jalkautumista varten. Kaikki laitteet päivitettiin, niihin asennettiin yhtenäiset sovellukset ja ohjelmat ja kirjautuminen laitteille yhtenäistettiin. Hanketyöntekijä järjesti henkilökunnalle opastuksen tablettien käyttöön pareittain, koko henkilökunta osallistui opastuksiin. Hanketyöntekijä teki opastuksen pohjalta myös kirjallisen ohjeen. Tabletit jaettiin eri pisteisiin asiakaspalvelutiskeille mahdollisimman matalalla kynnyksellä käytettäviksi. Nyt mm. tapahtumien kuvaaminen ja päivitysten tekeminen kirjaston Facebook-sivuille sujuu helposti. Uusi kirjastojärjestelmä Koha mahdollistaa myös henkilökunnan jalkautumisen hyllyjen väliin asiakkaiden helposti tavoitettavaksi tablettia hyödyntäen.

Asiakkaiden käyttöön hankittiin uusia iPad-tabletteja yhteensä 8 kpl. Kyseiseen malliin päädyttiin, koska Kotkan kaupungin tietotekniikkapalveluista vastaava ICT Kymi oli kilpailuttanut kyseiset laitteet kouluja varten ja tarjosi niille tukea. Tarkoitus on, että ICT Kymi asentaa laitteille keskitetysti sovellukset ja huolehtii niiden päivityksestä. Näiden laitteiden käyttöönotto osoittautui ennakoitua vaikeammaksi ja monimutkaisemmaksi. Hanketyöntekijän työaika ei riittänyt asian loppuunsaattamiseen ja tablettien käyttövalmiiksi saaminen jäi kirjaston ja ICT Kymin hoidettavaksi.  Kaikille tableteille on tarkoitus asentaa yhtenäiset sovellukset ja nettilinkit kuten kirjaston e-aineistot, Ylen palveluita, Facebook, lasten pelejä ja ohjelmia. Muutama iPad on tarkoitus sijoittaa asiakkaiden käyttöön avoimesti esim. vaijerikiinnityksellä, suurin osa tulee asiakkaiden lainattavaksi kirjastoissa paikan päällä. Avoimesti käytössä olevat laitteet toimivat samalla mainoksena kirjaston e-aineistoille ja ylipäätään mahdollisuudelle käyttää tabletteja kirjaston tiloissa.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Olemassaolevat tablet-laitteet saatiin kartoitettua, päivitettyä ja yhtenäistettyä. Nyt laitteista on ajantasainen rekisteri ja ohjeet, joita on helppo päivittää. Koko henkilökunta osallistui tablet-opastuksiin ja laitteet on otettu käyttöön asiakaspalvelussa. Vaikutus on jo näkynyt mm. kirjaston Facebook-sivujen päivitysten piristymisenä. Henkilökunnan jalkautumista tablettien kanssa asiakkaiden pariin on aloiteltu, mutta se vaatii vielä harjoittelua ja motivointia.

Jatkotoimenpiteet: 

Asiakkaille tarkoitetut iPadit on tavoitteena saada käyttöön kevään 2017 aikana. Osa tulee sijoitettavaksi kiinteästi asiakkaiden saataville, osa lainattavaksi tiskeiltä. Näin osaltaan tehdään e-aineistoja näkyväksi kirjastotilassa. Jatkossa selvitetään mahdollisuutta hankkia jonkinlainen latauskaappi, josta asiakkaat voisivat itse lainata omalla kirjastokortillaan käyttöönsä tabletin tai läppärin. 

Henkilökunnan mobiililaiteosaamisesta pidetään jakossakin huolta ja samoin kannustetaan laitteiden aktiiviseen hyödyntämiseen niin sosiaalisen median päivityksissä kuin asiakkaiden opastuksessa.

Aloituspäivämäärä : 
17/04/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€17 200
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 600
Budjetti euroissa yhteensä: 
€20 800
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€8 175
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 175
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
4kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
36henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€5 000
 
okm
avi