Tehoa tiedotukseen ja omatoimisuutta asiointiin
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Kirjaston verkkosivut
Ruoveden kunnankirjasto
Kirjaston osoite : 
Urheilutie 4
34600
Kirjaston puhelin : 
03 4762900
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@ruovesi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Ruove
Y-tunnus : 
0152841-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Outi Ylinen
Puhelin : 
044 7871380
Sähköposti : 
outi.ylinen@ruovesi.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on tehostaa tiedotusta hankkimalla infonäyttöjärjestelmä ja kehittää asiakkaiden omatoimisuutta hankkimalla automaatti.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Asiakaspalaute ja automaatin käyttöaste.

Kuvaus : 

Ruoveden kirjasto järjestää runsaasti tapahtumia yksin ja yhteistyössä eri tahojen kanssa. Perinteinen tapahtumatiedotus ilmoitustauluilla vie paljon aikaa eikä tavoita kaikkia. Tarkoituksena on ottaa käyttöön nykyaikainen infonäyttöjärjestelmä, jonka avulla voidaan entistä tehokkaammin tiedottaa palveluista, tapahtumista, kokoelmista ja verkkosisällöistä ja samalla edistää tilojen, kokoelmien ja palvelujen käyttöä. Järjestelmää voidaan käyttää monipuolisesti viestinnässä ja mahdollisesti hyödyntää myös kunnan muussa tapahtuma- ja palvelutiedotuksessa. Juuri toteutetussa asiakaskyselyssä selvitettiin yhtenä asiana kirjaston tiedotusta ja kehitysehdotuksena tuli esiin info-tv:n hankkiminen. Sisällöksi toivottiin tapahtumatiedotusta ja sisältöesittelyjä.

Kirjasto sijaitsee koulukeskuksen (1. - 9. luokat ja lukio) välittömässä läheisyydessä ja tekee tiivistä yhteistyötä koulun kanssa. Esimerkiksi 1.-6.-luokilla on tällä hetkellä 12 opetusryhmää, jotka omilla viikoittaisilla kirjastotunneillaan käyvät lainaamassa ja käyttämässä kirjaston palveluita. Uuden opetussuunnitelman myötä yhteistyötä opetustoimen kanssa on tarkoitus tiivistää ja edelleen kehittää kirjastoa oppimisympäristönä. Automaatin hankinnalla pystymme kehittämään luokkien ja kaikkien kuntalaisten omatoimista kirjastonkäyttöä erityisesti aamupäivisin ja vapauttamaan henkilökunnan työaikaa rutiineista paremmin asiakkaita hyödyttäväksi. Samalla tehostetaan tilojen ja kokoelmien käyttöä. Hankkeen aikana tehdään selvitys omatoimipalvelujen  mahdollisesta laajentamisesta.

Toiminnan kehittämiseen käytettävät voimavarat ovat vähentyneet Virtain kaupungin kanssa tehdyn johtajapalvelusopimuksen myötä: sopimus 40% työajan myymisestä on tehty ajaksi 1.4.-31.12.2015. Jatkosta ei ole päätetty. Tilanteeseen vaikuttavat myös kirjaston henkilöstöllä olevat kulttuuritoimen tehtävät: lastenkulttuurityöryhmän vetovastuu on kirjastotoimenjohtajalla ja lisäksi yksi kirjastovirkailijoista alkaa tehdä 20% työajastaan muita kulttuuritoimen tehtäviä vuoden 2016 alusta lukien. Näistä muutoksistakin johtuen toimintaa on saatava tehostettua.

Käytännön toimet ja hankittavat laitteet:

  • 2 kpl infonäyttöjä, 2 kpl näyttötietokoneita sekä perustamis-, asennus-, käyttö- ja koulutuskulut

  • 1 kpl automaatti, rajapinnan avaus, asennuskulut ja käyttömaksut, viivakoodilukija, kuittitulostin

Avustusta haetaan edellä mainittuihin hankintoihin. Omarahoitusosuus koostuu tiloihin tehtävistä muutostöistä sekä henkilöstön työpanoksesta liittyen laitteiden käyttöönottoon, käyttöön ja asiakkaiden opastamiseen.

 

 

Aiemmat hankkeet: 

Tampereen kaupunginkirjaston hanke: Uudet viestintämenetelmät vauhdittamaan palvelujen käyttöä.

Omatoimisuutta edistäviä hankkeita useita eri puolilla Suomea.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Tämän hankkeen tarkoituksena oli hankkia nykyaikainen infonäyttöjärjestelmä tehostamaan kirjaston tiedotusta sekä automaatti edistämään koululuokkien ja kaikkien käyttäjien omatoimista kirjastoasiointia.

Infonäyttöjärjestelmäksi hankittiin ConnectingTalents Oy:n  iDiD-älynäyttöjärjestelmä ja näytöksi sisätiloihin Samsung 40" DC40E-M ja ikkunanäytöksi valovoimaltaan tehokkaampi Samsung 40" DH40E. Kummallekin näytölle hankittiin oma palvelun tarvitsema ohjaus-PC (NUC), joka mahdollistaa eri sisältöjen esittämisen näytöissä. Seinätelineiksi hankittiin Multibracketsin Tilt&Turn.

Infonäytöissä on tiedotettu kirjaston aukioloajoista, tapahtumista, palveluista, e-aineistoista ja kokoelmista. Vuonna 2017 tiedotettiin paljon myös Suomi 100 -juhlavuoteen liittyvistä kotimaisen kirjallisuuden ajankohtaisista asioista, erityisesti Kirjojen Suomi -hankkeen sisällöistä ja Kirja-Suomi 2017 -teemaviikoista. Sisältöjen luomisesta on vastannut kolme henkilöä, joille järjestettiin yksi koulutustilaisuus. Sisältöjen tekemisestä sovittiin työnjako; esimerkiksi tiedottaminen e-aineistoista ja verkkopalveluista oli yhdellä, tapahtumatiedotus toisella ja Suomi 100 -juhlavuoden asiat kolmannella. Yhdessä keskusteltiin sisällöistä ja ulkoasusta; tavoitteena mahdollisimman selkeät ja saavutettavat tiedotteet.

Automaatiksi hankittiin Mikro-Väylän Bookmatic R-SC2 -automaatti ja pöytätasoksi säädettävä DeskE Gray.

Automaatin käyttöä on opastettu ja tunnuslukua markkinoitu asiakkaille aktiivisesti. Koska kirjasto sijaitsee koulukeskuksen välittömässä läheisyydessä, opastettiin esimerkiksi kaikki perusopetuksen 1.-6.-luokkien oppilaat käyttämään automaattia kirjastotunneilla. Tähän saakka noin 30% lainoista on mennyt automaatin kautta.

Hankkeen aikana käytiin tutustumassa eri automaatteihin ja kaluste- ja sijoitteluratkaisuihin Kurun, Oriveden ja Parkanon kirjastossa sekä lisäksi Uuraisten ja Kannonkosken omatoimikirjastoon.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Ruovesi-lehti 12.10.2016: Kirjastoon tuli lainausautomaatti

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Infonäyttöjen käyttöönotto on selvästi tehostanut tiedotusta ja luonut uusia mahdollisuuksia viestinnässä. Lähellä sisäänkäyntiä, automaattia ja palvelutiskiä olevan näytön on havaittu tavoittavan asiakkaat sekä tiloihin tullessa että lähtiessä ja ulko-oven ikkunassa oleva näyttö tavoittaa myös ohikulkijat. Asiakkailta on myös suoraan saatu hyvää palautetta. iDiD-järjestelmä on helppokäyttöinen ja ajastaminen on kätevä ominaisuus, tiedotteet ovat aina ajan tasalla. Työn jakaminen tiedotteiden tekemisessä on ollut onnistunut ratkaisu työmääränkin vuoksi.

Mikro-Väylän automaatti on ollut toimintavarma ja saanut kiitosta helppokäyttöisyydestä. Automaatin avulla olemme saaneet edistettyä erityisesti koululuokkien omatoimista kirjastonkäyttöä viikoittaisilla kirjastotunneilla ja muutenkin lasten ja nuorten automaatin käyttö on hyvällä tasolla. Tämä on vapauttanut henkilökuntaa lainauksen rutiinitehtävistä vaativampaan asiakaspalveluun.

Jatkotoimenpiteet: 

Kehitämme ja monipuolistamme infonäyttötiedotusta edelleen ja pyrimme tekemään näkyväksi kirjaston tarjoamia kokoelmia, palveluja, tiloja ja eri mahdollisuuksia. Myös kuntaan on suunnitelmissa hankkia sama infonäyttöjärjestelmä ja sisältöjen etähallinta mahdollistaa jatkossa kirjaston tiedotteiden esittämisen myös kunnan muiden tilojen näytöissä. Vastaavasti kirjaston näytöissä voi jatkossa esittää myös kunnan muiden yksiköiden tapahtuma- ja palvelutiedotteita.

Automaatin käyttöä ja markkinointia on kehitettävä ja käyttöaste saatava nousemaan nykyisestä. Lisäksi suunnitelmissa tässä vaiheessa on ottaa käyttöön omatoiminen aukioloaika arkiaamupäivisin ennen kirjaston palveluajan alkamista ja samalla varausten itsepalvelunouto.

 

Lisätietoa: 

Hankkeen tositekohtainen kirjanpitoraportti sisältää vain myönnetyn avustuksen käytön.

Omarahoitusosuus on kirjattu kirjaston menoksi ja sisältää seuraavat: henkilökunnan työpanos liittyen laitteiden käyttöönottoon, käyttöön ja asiakkaiden opastamiseen, tiloihin tehtävät muutostyöt (kaapelointi- ja sähkötyöt) sekä matkakulut (käynnit Kurun, Oriveden, Kannoskosken ja Uuraisten kirjastossa).

Aloituspäivämäärä : 
01/01/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€13 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€15 500
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€13 062
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 907
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
12kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
180henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€10 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio: http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2016.

 
okm
avi