Tilat haltuun omatoimiasiakkaille
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Kuusamon kirjaston sisäänkirjautumisyksikkö, kuva Ritva Niemeläinen
Kuusamon kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Keskuskuja 4
93600
Kirjaston puhelin : 
040 860 8900
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@kuusamo.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Kusma
Y-tunnus : 
0186418-5
Yhteyshenkilön nimi : 
Ritva Niemeläinen
Puhelin : 
040 5162276
Sähköposti : 
ritva.niemelainen@kuusamo.fi
Hankkeen tavoite: 

Omatoimikirjaston avaaminen Kuusamossa.

Tavoitteen seurannan mittarit: 
  • aukioloaikojen laajentuminen
  • kävijämäärät omatoimiaikana
Kuvaus : 

Kuusamon kaupunginkirjastossa on käynnissä Tilat haltuun asiakkaille –hanke, jossa muunnetaan toimistotiloja asiakkaiden ja yhteisöjen käyttöön.  Suunnitteluun saatiin 5000 € avustus v. 2015-2016 ja suunnittelu on käynnistetty. Muutostyöt on tavoitteena toteuttaa v. 2017 aikana.

 Tiloista ovat kiinnostuneet myös Kuusamon vanhus- ja vammaisjärjestöt, koska pääkirjastoa remontoidaan parhaillaan esteettömäksi.  Remontissa kirjaston pääovi muutetaan automaattiseksi ja invaluiska uusitaan ajanmukaiseksi. Tämä parantaa myös em. asiakasryhmien pääsyä kirjastoon. Loppuvuoden 2015 aikana myös kirjaston valaisimet uusitaan ja yleisötiloihin tulee sulkemisajan jälkeen liiketunnistimella toimivat valot. Nämä remontit tapahtuvat kaupungin omin kustannuksin.

Samalla olisi helppo parantaa kirjaston saavutettavuutta muutenkin omatoimisilla aukioloilla.  Pääkirjasto on auki ma-to klo 10-19, pe klo 10-17 ja talvilauantaisin klo 10-15. Kulunvalvontalaitteiden ja sähkölukkojen avulla myös uudet kokoontumistilat olisivat laajemmassa käytössä. Kirjaston henkilökuntaa on jäämässä eläkkeelle lähivuosina kiihtyvään tahtiin eikä kaikkia virkoja saada täyttää. Tämä lisää paineita omatoimisiin aukioloihin. Lainausautomaatti ja hälytysportit kirjastossa jo on ja ovet tulevat olemaan sähkölukituksella. Kaupungin remontti ei kuitenkaan kata irtaimistoa, kuten valvontakameroita ja muuta laitteistoa.

Tavoitteena on laajentaa kirjaston aukioloaikaa ja saavutettavuutta ja kokoontumistilojen käyttöä asentamalla pääovelle ja aulatiloihin kulunvalvontalaitteet. Pääsy kirjaston tiloihin tapahtuisi kirjastokortilla, joten tarvitaan yhteys valvontalaitteiston ja kirjastojärjestelmän välillä. Uusi KOHA-kirjastojärjestelmä otetaan käyttöön suunnitelmien mukaan syksyllä 2016.

Avustuksella hankitaan kulunvalvontalaitteen ja 4-5 valvontakameraa sekä  rajapinta tulevaan KOHA-kirjastojärjestelmään. Kuntaosuutta tulee olemaan kaapelointi- ja asennustyöt sekä henkilökunnan suunnitteluun ja toiminnan käynnistämiseen kuluva työaika. Kulunvalvontalaitteiston ylläpidosta tulee myös kuluja, arviolta 2000 €/v.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Kuusamon vanhus- ja vammaisjärjestöt ja muut yhdistykset
Aiemmat hankkeet: 

Tilat haltuun asiakkaille 2015-2016, jossa suunnitellaan uudet asiakastilat kirjaston toimistotiloihin.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Normal
0

21

false
false
false

FI
X-NONE
X-NONE

/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name:"Normaali taulukko";
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-priority:99;
mso-style-parent:"";
mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
mso-para-margin:0cm;
mso-para-margin-bottom:.0001pt;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:10.0pt;
font-family:"Calibri","sans-serif";
mso-bidi-font-family:"Times New Roman";}

Hankkeen aloitus viivästyi suunnitellusta, koska Kuusamon siirtyminen Koha-järjestelmään ja liittuminen OUTI-kirjastoihin viivästyi suunnitellusta n. neljällä kuukaudella.

Omatoimikirjastojärjestelmä kilpailutettiin syksyllä 2017 ja toimittajaksi valittiin PV Supa. Ennen asennuksia piti vielä neuvotella kaupungin kiinteistöhallinnon kanssa, miten yhteydet talotekniikkaan hoidetaan. Samoin suunniteltiin uusiksi valaistuksen kytkennät ja muutokset automaattioven toimintaan. Kameravalvonnasta kaupungilla oli juuri tekeillä uusi sopimus, jonka mukaan kamerat piti vuokrata. Kameroiden asennus ja kaapeloinnit tehtiin tammikuussa. Hissiin asennettiin kulunvalvontalaite, joka estää ulkopuolisten pääsyn kellarikerrokseen ja myös kellarin portaiden eteen laitettiin uusi seinä ja ovi. Päänvaivaa aiheutti myös omatoimijärjestelmän kytkeminen kuulutuslaitteistoon ja kuulutuslaitteiston aiheuttama hurina, kun se pitää jättää omatoimiajaksi päälle.

Koska hankkeeseen budjetoituja valvontakameroita ei hankittukaan, jäi rahaa toisen automaatin ja infonäyttöjärjestelmän hankintaan. Uudella automaatilla pystyy paitsi lainaamaan, myös palauttamaan ja uusimaa lainoja. Hankittiin myös kaksi uutta infonäyttöä telineineen sekä selainpohjainen käyttöjärjestelmä, jonka kautta näytöt on helppo päivittää. Järjestelmä kilpailutettiin yhteistyössä vapaa-aikatoimen kanssa.

Kirjastosalissa vaijeroitiin kaikki näytöt ja työasemat sekä muut helposti vietävät laitteet. Tiskiltä raivattiin kaikki asiakastietoja sisältävä aineisto, tyhjät kirjastokortit sekä kaikki sellainen tavara, joka voisi kiinnostaa pitkäkyntisiä. Kaappeihin asennettiin lukkoja ja osa tavaroista siirrettiin lukollisiin laatikoihin. Myös työkäytäntöjä piti muuttaa, mm. iltavuoron poistuessa pitää pankkikortin lukijalaite siirtää lukon taakse, rahat, puhelimet ym. tavarat ja tuhottavat paperit viedä työhuoneeseen sekä lukita kaapit ja laatikostot ja laittaa esteet tiskiin mentäville kulkuväylille.

Paljon riitti kokoustamista ja neuvoteltavaa. Tutustumiskäynnit Ranualle, Kuivaniemelle ja Tuiraan olivat opettavaisia, mutta koska kiinteistö ja talotekniikka ovat joka paikassa erilaisia, pitää löytää omia ratkaisuja. Järjestelmän toimittaja asensi laitteet tammikuussa, jonka jälkeen vasta tehtiin kaapeloinnit ja sähkötyöt, että omatoimijärjestelmä saatiin ohjaamaan valaistusta, ovia ja kuulutuksia. Tammikuussa otettiin kuitenkin käyttöön jo uusi lainausautomaatti entisen rinnalle.

Omatoimikirjasto avattiin lopulta 1.3.2018 klo 8. Avaukseen ei ollut ryntäystä, mutta pikku hiljaa kiinnostus on kasvanut ja kävijäseurannan mukaan käyttöä on ollut.

Käytäntö on osoittanut mm. että palveluajan jälkeen kirjastoon jäävät pitää ohjata kirjautumaan sisään vaikka siitä tulee ylimääräistä vaivaa sekä asiakkaille että henkilökunnalle.  Kirjautumiseen olisi hyvä olla mahdollisuus myös tiskillä, ettei tarvitsisi juoksuttaa asiakkaita ovelle. Muuten matkailijat ja alaikäiset, joilla ei ole käyttöoikeutta voivat jäädä oleksimaan kirjastoon eikä mahdollisia häiriötapauksia pystytä selvittämään pelkkien kameratallenteiden perusteella.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Normal
0

21

false
false
false

FI
X-NONE
X-NONE

/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name:"Normaali taulukko";
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-priority:99;
mso-style-parent:"";
mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
mso-para-margin:0cm;
mso-para-margin-bottom:.0001pt;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:10.0pt;
font-family:"Calibri","sans-serif";
mso-bidi-font-family:"Times New Roman";}

Muutoksesta tiedotettiin laajasti kirjaston tiloissa mm. jakamalla tiedotelappuja, kaupungin verkkosivuilla, facebookissa kirjaston sivulla ja jakamalla eri ryhmissä. Uutta infojärjestelmää tietysti hyödynnettiin. Kirjaston esite ja ovikyltit uusittiin. Lisäksi paikallislehdet tekivät juttuja. Varsinaisia koulutuksia tai tapahtumia ei erikseen järjestetty avajaisaamun kahvitarjoilua lukuun ottamatta. Henkilökunta on tehnyt valmistelut hyvässä yhteishengessä.

Laajempia aukioloja ja omatoimikirjastoa on kyselty ja esitetty aiemmin, varsinkin sunnuntaiaukioloja on toivottu iät ja ajat. Palaute on ollut lähes pelkästään kiittävää; varsinkin sunnuntain ja myöhäisillan aukioloja on kiitelty ja salanumeroita on haettu vilkkaasti ja asiasta on oltu kiinnostuneita. Kirjasto on saanut runsaasti myönteistä julkisuutta.

Jonkin verran tuotiin etukäteen esiin pelkoja mahdollisista varkauksista ja häiriköinneistä sekä henkilökunnan, kiinteistöhallinnon ja yleisön taholta.

Järjestelmän käyttöönoton myöstä pääkirjaston aukioloajat laajenivat 30 - 40 tunnilla viikossa (aiemmin on ollut omatoiminen aukiolo klo 8-10, joten aamusta aukiolo ei laajentunut)

ma – to              klo 8 – 22          palveluaika klo 10 – 19      (+ 12 h)

pe ja aattoina klo 8 – 22          palveluaika klo 10 – 17         (+ 5 h)   

la ajalla 1.9.-31.5 klo 8 – 18          palveluaika klo 10 – 15  (+ 3 h)

la ajalla 1.6. – 31.8. suljettu                            (+ 10 h)

su      klo 8 – 18          ei palaveluaikaa            (+ 10 h)

Ensimmäisen viiden viikon aikana omatoimijärjestelmään kirjauduttiin 360 kertaa. Vilkkaimpia päiviä olivat su 18.3. ja kiirastorstai 29.3. Kävijälaskurin mukaan sunnuntaisin ja pääsiäispyhinä on kävijöitä ollut 11-25 (tavallisina arkipäivinä keskimäärin 250 sis. koko päivän asiakkaat). Uskoisin omatoimikäytön lisääntyvän vähitellen.

Sen sijaan edellisessä hankkeessa suunniteltuja kokoustiloja ei ole vielä saatu. Remontti oli budjetoitu vuodelle 2018, mutta sittemmin hanke oli otettu pois tilapalvelun suunnitelmista. Toteutumisvuotta ei ole tiedossa, mutta asiaa on pidettävä esillä. Kun tilamuutokset aikanaan toteutuvat, on omatoimijärjestelmästä apua kokoustilojen hallinnoimisessa.

 

 

Jatkotoimenpiteet: 

Omatoimikirjaston aukioloajat jatkuvat edellä mainittuina. Järjestelmä mahdollistaa myös aukiolon esim. henkilökunnan koulutuspäivinä.

Omatoimiaukioloista tiedotetaan edelleen eri yhteyksissä.

Aloituspäivämäärä : 
01/08/2016
Lopetuspäivämäärä : 
01/03/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€17 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€20 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€31 542
Oma rahoitus yhteensä: 
€16 042
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
0kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
0henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
1kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
25henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€15 500

Katso Perustelumuistio 2016 Hankerekisterissä.

 
okm
avi