Tilat jakoon: asiakkaat tapahtumien järjestäjänä
Vuoden 2014 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Helsingin kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Rautatieläisenkatu 8, PL 4100
00099
Kirjaston puhelin : 
09-3108511
Kirjaston sähköposti : 
city.library@hel.fi
ISIL-tunnus : 
Fi-He
Y-tunnus : 
0201256-6
Yhteyshenkilön nimi : 
Ville Mensio
Puhelin : 
040 486 66 57
Sähköposti : 
ville.mensio@hel.fi
Kuvaus : 

Hankkeen taustaa

Kirjastotiloissa järjestetään paljon tapahtumia, näyttelyitä, musiikkikonsertteja ja puhetilaisuuksia. Osa tapahtumista on kirjaston asiakkaiden tai kumppaneiden, kuten paikallisyhdistysten järjestämiä. Joissain kirjastoissa asiakkaiden järjestämää toimintaa on enemmän kuin kirjaston itse järjestämiä tilaisuuksia.

Asiakaslähtöinen tapahtuma- ja näyttelytoiminta on monissa kirjastoissa vakiintunutta, mutta sen toteutustapa vaihtelee alueittain. Tapahtumien järjestämisen kannalta on tärkeää, että yhteistyö kirjaston kanssa sujuu hyvin ja vaivattomasti. Siksi yhtenäisiä toimintatapoja tulee kehittää nykyistä laajemmin ja siten, että niissä huomioidaan asiakkaiden tarpeet. Toiseksi on tärkeää, että asiakkaiden järjestämä toiminta vastaa kirjaston strategisia ja toiminnallisia tavoitteita ja hyödyttää myös muita asiakkaita.

Tavoitteet

Projektin tavoitteena on vakiinnuttaa asiakaslähtöinen toiminta ja tapahtumat osaksi kirjastojen arkipäivän toimintaa. Kirjasto tarjoaa avoimen, toiminnasta riippuen maksuttoman ja helposti saatavilla olevan esitys- ja kokoontumistilan keskeisellä paikalla. Tilojen laajamittaisella hyödyntämisellä kirjastot voivat vahvistaa myös paikallisyhteisön aktiivisuutta ja lähialueen vaikutusmahdollisuuksia.

Hankkeen tulokset

Projektin aikana luodaan dokumentoitu malli tilojen asiakaskäytölle erilaisissa kirjastoissa. Malli toteutetaan yhdessä kirjaston asiakkaiden ja pilottikirjastojen, kuten Helsingin kaupunginkirjaston yksikön Kirjasto 10:n kanssa. Mallia voidaan hyödyntää hankkeen jälkeen myös valtakunnallisesti ja kansainvälisesti.

Asiakaslähtöisen toiminnan lisäksi projektissa selvitetään tarkemmin asiakkaiden tarpeita tilojen käyttöön liittyen. Projektissa kartoitetaan myös kirjastojen käyttöä aukioloaikojen ulkopuolella. Tällä hetkellä käyttöä aukioloaikojen ulkopuolella pilotoidaan muutamissa kirjastoissa eri kunnissa. Tilojen saavutettavuuden toteutuminen edellyttää myös tiedotus- ja varauskäytäntöjen tarkastelua ja muutoksia tarpeen mukaan.

Lisäksi projektissa tarkennetaan kirjaston ja asiakkaan välistä vastuusopimusta ja yhteistyön hyötyjä. On olennaista, että myös asiakkaiden järjestämät tapahtumat saavuttavat laajan yleisön ja vahvistavat kirjaston roolia alueen tärkeänä kulttuuritoimijana. Vapaaehtoistyön toteuttaminen kirjastossa ja turvallinen ympäristö huomioidaan tilojen käyttöä ohjaavassa toimintamallissa. Myös tapahtumatoimintaan liittyvät hankinnat ja laitteisto sekä siihen liittyvät logistiset käytännöt ja hyödyntäminen eri toimipisteissä ovat osa projektin tuloksia.

Toteutus ja aikataulu

Tutkimus toteutetaan huhtikuun 2014 ja toukokuun 2015 välisenä aikana. Tilojen asiakaskäytön malli julkaistaan keväällä 2015, jolloin sitä on mahdollista hyödyntää muissa kirjastoissa.

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Hankkeessa ovat mukana Helsingin kaupunginkirjasto, Kotkan kaupunginkirjasto, Turun kaupunginkirjasto ja Ylöjärven kunnankirjasto.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Tilat Jakoon hankkeessa toteutettiin virastorajat ylittävä varausjärjestelmä Varaamo: https://varaamo.hel.fi/

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Tilat Jakoon hankkeessa toteutettiin virastorajat ylittävä varausjärjestelmä, resurssiydin kaupunkilaisten käyttöön Helsingin kaupungin kumppanikoodareilta ostetulla työllä. Tilat jakoon hankkeessa selvitettiin ensin mitä asiakkaat tahtovat kirjaston tiloilta. Kirjasto Kympissä Aalto yliopiston opiskelijat selvittivät City Worklife tutkimuksessa, miten asiakkaat käyttävät kirjaston tiloja. Tutustuttiin myös muualla oleviin kirjastojen tiloihin kuten Lielahden kirjaston kaupunkitoimistoon ja Aalto yliopiston Design Factoryn tiloihin. Alkuselvityksen jälkeen kirjoitettiin väliraportti, jonka perusteella päätettiin, että kirjasto tarvitsee varausjärjestelmän tilojen parempaa hyödyntämistä varten. Lähdettiin kehittämään varausjärjestelmää, josta käy helposti ilmi mihin eri tiloja voi käyttää. Tästä lähti idea uudesta varausjärjestelmästä. Tilavarausjärjestelmän resurssiytimen koodaaminen perustui kirjastossa tehtyyn Kirjastojen varaustyökalun toiminnallinen määrittely-selvitykseen. Selvitys perustui erilaisten kirjastotilojen ja käyttäjien käyttötarkoituksiin, siitä miten kirjaston työskentelytiloja (Urban Office -toimistot Kaupunkiverstaalla, Kallion ja Vallilan kirjastoissa) voitaisiin helpoiten varata. Varausjärjestelmä nimettiin Varaamoksi: https://varaamo.hel.fi/ . Varaustyökalun avulla asiakas (käyttäjä) voi selata tai hakea tarjolla olevia tiloja, tehdä niihin varauksia sekä tarkastella, muokata ja poistaa tekemiään varauksia. Varaustyökalun suunnittelussa lähdettiin liikkeelle siitä oletuksesta, että asiakas tietää, mitä haluaa tehdä kaupungin omistamissa tiloissa. Tämän oletuksen perusteella tarjolla olevat tilat jaettiin kategorioihin käyttötarkoituksen mukaan. Tilat jakoon -hankkeen konsultoivana osapuolena toimi Toimiva kaupunki ja verkkopuolen kehittämistä konsultoi Forum Virium. Mukaan palvelun testaukseen saatiin yli virastorajojen nuorisoasiainkeskuksen ja varhaiskasvatusviraston varattavia tiloja. Hankkeelle asetetut tavoitteet ja tulosasetelma saavutettiin luomalla käyttäjiä palveleva varauspalvelu avoimelle rajapinnalle, joka on kaikkien halukkaiden käytettävissä.

Jatkotoimenpiteet: 

Varaamoa ylläpitää Helsingin kaupunginkirjasto. Kokeiluvaiheessa mukana ovat nuorisoasiainkeskus ja varhaiskasvatusvirasto. Pilotointijakson jälkeen Varaamoa on tarkoitus kehittää ja saada mukaan lisää toimijoita. Hankkeen tuloksia voidaan hyödyntää valtakunnallisesti ja kansainvälisesti. Varausjärjestelmä tehtiin avoimella rajapinnalla ja on täten kaikkien halukkaiden käyttöön otettavissa.

Lisätietoa: 

Hankkeessa ostettiin Varaamo palvelun resurssiytimen koodaaminen Helsingin kaupungin kumppanikoodareilta saadulla 20 000 € avustuksella. Omarahoitusta käytettiin yhteensä 8572 € kirjaston henkilökunnan seuraavien henkilöiden palkkoihin: Sanni Koffert ja Juho Kerppola, jotka tekivät vaadittavan selvitystyön liittyen tilojen käyttöön ja resurssiytimen vaatimuksista Varaamo palvelun koodaamiseksi.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€37 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€16 000
Haettu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€28 572
Oma rahoitus yhteensä: 
€8 572


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€20 000
 
okm
avi