Uudenmaan kirjastojen yhteistyö
Vuoden 2014 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
http://www.thinkstockphotos.com/
Porvoon kaupunginkirjasto - Uudenmaan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 96
06101
Kirjaston puhelin : 
019-5202417
Kirjaston sähköposti : 
paakirjasto@porvoo.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Pom
Y-tunnus : 
1061512-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Katja Jokiniemi
Puhelin : 
019-5202431
Sähköposti : 
katja.jokiniemi@porvoo.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tarkoituksena on kartoittaa ja sen tuloksena syntyy erilaisia konkreettisia vaihtoehtoja Uudenmaan kirjastojen yhteistyön järjestämiseksi jatkossa.  Hankkeessa etsitään ja sen tuloksena syntyy oletettavasti myös uusia käytännön yhteistyömuotoja alueen kirjastojen ja nykyisten kimppojen kesken. Yhteistyön kehittämisen päämääränä on palvella Uudenmaan kirjastojen asiakkaita paremmin ja monipuolisemmin.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Järjestelmäyhteistyö, päällekkäisyytyön karsiminen

Kuvaus : 

Porvoon kaupunginkirjasto ‒ Uudenmaan maakuntakirjasto hakee hankeavusta projektityöntekijän palkkaamiseksi selvittämään Uudenmaan maakunnan yleisten kirjastojen yhteistyön kehittämistä.

Hankkeen tausta

Uudenmaan kirjastokenttä on varsin kirjava. Maakunnan 26 kunnan alueella toimii kuusi kirjastokimppaa (Lukas, Lukki, HelMet, Ratamo, Kirkes, Porsse), yksi löyhä verkkokirjaston ympärille muodostunut yhteenliittymä (Loviisa-Lapinjärvi-Myrskylä) sekä kaksi kimppayhteistyön ulkopuolella olevaa kirjastoa (Kirkkonummi, Pukkila). Maakunnan kirjastoissa ja kimpoissa on käytössä neljä eri kirjastojärjestelmää. Uudenmaan eri kimppojen välinen yhteistyö on nykyisellään vähäistä. Nykyinen kimppajako ei vastaa alueen asukkaiden asiointi- ja työssäkäyntialueita, sillä kimpat ovat aikoinaan syntyneet naapurikuntien kirjastojärjestelmäyhteistyön pohjalta.

Nykyisessä kimppamallissa monilla kirjastoilla ja kimpoilla on yhteisiä asiakkaita, mutta asiakas joutuu hoitamaan monia eri asiakkuuksia eri kirjastoihin ja eri kirjastokimppoihin. Nykyinen kimppamalli aiheuttaa kirjastoille paljon päällekkäistä työtä ja päällekkäisiä kuluja asiakkuuksien hallinnan lisäksi myös esimerkiksi aineistojen hankinnassa ja hallinnassa.  Suuremmassa yhteenliittymässä saataisiin esimerkiksi yksi laaja e-aineistokokoelma monien pienten samansisältöisten kokoelmien sijaan. Pääkaupunkiseudun HelMet-kimpan ja Uudenmaan muiden kirjastokimppojen välillä vallitsee resurssien suhteen epäsuhtaisuutta. Erityisosaaminen ja etenkin teknisesti innovatiiviset hankkeet keskittyvät pääkaupunkiseudulle. Niin alueellisesti kuin resursseiltaankin melko pienet uusmaalaiset kimpat eivät yksin pysty vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin.

Uuttamaata leimaa vahva kaksikielisyys. Kaksikielisten kirjastopalveluiden järjestäminen ‒ etenkin vähäisemmässä määrin kaksikielisissä kunnissa ‒ vaatii kirjastoilta erityisiä ponnisteluja. Uudellamaalla kaksikieliset alueet ovat keskittyneet alueen äärilaidoille, itään ja länteen. Nykymallin mukaisessa kimppajärjestelmässä kaksikieliset kunnat saavat vain vähän hyötyä alueen muiden kaksikielisten kuntien osaamisesta ja resursseista.

HelMet- ja Lukas-kimppaa sekä Pukkilan kunnankirjastoa lukuun ottamatta on kaikilla Uudenmaan kirjastoilla kirjastojärjestelmän ja asiakasliittymän vaihto edessä ‒ todennäköisesti jo ennen valtakunnallisen UKJ-hankkeen valmistumista. Kirjastojärjestelmäkysymykset ja yhteistyö kirjastojärjestelmähankinnan tiimoilta ovatkin nousseet keskiöön Uudenmaan maakuntakirjaston vuoden 2013 aikana järjestämissä Uudenmaan kirjastojen yhteistyötä käsittelevissä keskustelutilaisuuksissa. Pienet kirjastokimpat ovat huonossa neuvotteluasemassa ja tällä hetkellä lähes ilman vaihtoehtoja kirjastojärjestelmämarkkinoilla.

14.2., 18.4. ja 2.10.2013 järjestetyissä Uudenmaan kirjastoyhteistyötä käsittelevissä keskustelutilaisuuksissa on oltu yhtä mieltä siitä, että tulevaisuuden kirjastoyhteistyön muotoja Uudellamaalla on syytä selvittää ja pohtia ennakkoluulottomasti. Uudellamaalla on käynnissä tai käynnistymässä useita kuntaliitosselvityksiä, jotka toteutuessaan voivat muuttaa nykyistä kunta- ja kimpparakennetta perusteellisesti. Siksi nyt on oikea aika selvittää tulevaisuuden kirjastoyhteistyön edellytykset ja vaihtoehdot ennakoivasti. Selvityksen tulokset ovat näin käytettävissä heti, kun kuntarakenneuudistuksen tuomat muutokset Uudenmaan kuntarakenteeseen ovat selvillä.

Hankkeen tavoitteet ja toteutus

Hankkeen tarkoituksena on kartoittaa ja sen tuloksena syntyy erilaisia konkreettisia vaihtoehtoja Uudenmaan kirjastojen yhteistyön järjestämiseksi jatkossa.  Hankkeessa etsitään ja sen tuloksena syntyy oletettavasti myös uusia käytännön yhteistyömuotoja alueen kirjastojen ja nykyisten kimppojen kesken. Yhteistyön kehittämisen päämääränä on palvella Uudenmaan kirjastojen asiakkaita paremmin ja monipuolisemmin.

Käytännössä hankkeessa selvitetään mm. millaisia hankintalain rajoituksia tai tekniikan suomia mahdollisuuksia kirjastoilla on liittyä johonkin toiseen, jo olemassa olevaan kimppaan järjestelmäyhteistyön näkökulmasta sekä mitä tarkoittaisi kokonaan uuden, nykyistä laajemmalla kuntapohjalla olevan kimpan perustaminen. Hankkeessa tutkitaan minkä palveluiden osalta voitaisiin tulevaisuudessa tehdä tiiviimpää yhteistyötä (esimerkiksi kirjastojärjestelmä, aineistokilpailutus, markkinointi ja verkkopalvelut) ja mitkä palvelut suunniteltaisiin jatkossakin paikallisesti. Päällekkäisyyksiä karsimalla työvoimaa voitaisiin kohdentaa uudella tavalla ja saada toimintaan kustannustehokkuutta. Hankkeessa verrataan alueen kirjastokimppojen nykyisiä kustannuksia laajemmalla kuntapohjalla olevien kimppojen kustannuksiin. Lisäksi voidaan hahmotella kustannustenjakomallia.

Hankkeelle muodostetaan ohjausryhmä yhteistyökirjastoista. Ohjausryhmä seuraa ja ohjaa selvitystyötä koko hankkeen ajan.

Projektityöntekijä palkataan keväällä 2014. Projektityöntekijän palkkakustannusten lisäksi avustusta haetaan lakimiehen konsulttipalkkioihin (palvelujen ostot) sekä projektityöntekijän matkakuluihin (mm. vierailut Uudenmaan kirjastoissa).

Hankkeen toteuttamisajankohta on 1.5.–31.12.2014.

Omarahoitusosuus koostuu ohjausryhmän ja yhteistyökirjastojen työskentelystä sekä hankkeen hallinnoinnista Porvoossa.

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Askolan kunnankirjasto
Hyvinkään kaupunginkirjasto
Karkkilan kaupunginkirjasto
Lohjan kaupunginkirjasto
Loviisan kaupunginkirjasto
Myrskylän kunnankirjasto
Mäntsälän kunnankirjasto
Nurmijärven kunnankirjasto
Pornaisten kunnankirjasto
Pukkilan kunnankirjasto
Raaseporin kaupunginkirjasto
Sipoon kunnankirjasto
Vantaan kaupunginkirjasto
Vihdin kunnankirjasto

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Hankkeella oli käytössä työtila Kuntahankintojen Eksaitti –palvelussa. Eksaittia käytettiin lähinnä materiaalin jakamiseen. Työtila on suljettu ja materiaalit tullaan siirtämään julkiseksi, kun sopiva sijoituspaikka niille löytyy. Myös laajempi selvitysraportti sijoitetaan samaan paikkaan. Linkit päivitetään tähän, kun aineisto on käytettävissä.

Hankkeen 27.5.2015 pidetyn tiedotustilaisuuden materiaali

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeen tehtävät, tavoite ja visio

Tehtävänä hankkeessa oli laatia laaja-alainen selvitys Uudenmaan yleisten kirjastojen yhteistyötarpeista ja –mahdollisuuksista. Ohjausryhmä linjasi hankkeen alussa tavoitteeksi muodostaa pitkällä tähtäimellä rakenteita, jotka mahdollistavat yhteistyön ja mahdolliset yhteiset palvelut jatkossa. Hankkeen visioksi päätettiin kirjastopalveluiden tasavertainen saatavuus koko Uudellamaalla.

Hankkeen käytännön toteutus

Hankkeessa selvitettiin laajasti kirjastojen nykytilaa, käytäntöjä ja kehittämiskohteita. Osa selvityksestä tehtiin kirjallisuusselvityksenä (kirjallisuus ja verkkolähteet) mm. tilastotietojen ja käyttösääntöjen osalta. Hankinta- ja kokoelma-asioista järjestettiin kysely kirjastoille.

Hankkeen kirjastokierroksilla käytiin läpi aktiivisesti ja innostuneesti kirjastojen kehittämistarpeita. Osa tilaisuuksista oli kuntakohtaisia, osa kimppakohtaisia. Tilaisuuksia oli 11 kpl ja niihin osallistui 66 henkilöä (kaikkien alueen kirjastojen johtajat sekä iso joukko kirjastojen asiantuntijoita).

Projektisuunnittelija, maakuntakirjastonhoitaja ja Porvoon kirjastopalveluiden päällikkö osallistuivat myös useisiin muihin tilaisuuksiin ja kokouksiin sekä verkostoituivat mahdollisten yhteistyökumppaneiden (hankintaorganisaatiot, tietohallinnot, järjestelmätoimittajat, muut kirjastot, Koha-yhteisö jne) kanssa. Hankkeen ohjausryhmä kokoontui viisi kertaa ja hankkeen tuloksista pidettiin myös tiedotustilaisuus toukokuun lopussa.

Selvitystyön tulokset

Kirjastojen toimintakulttuurit ja käyttösäännöt

Kirjastot tuottavat Uudellamaalla kuten muuallakin hyvin samantyyppisiä palveluita. Osa palveluista on vain osalla kuntia kuten kotipalvelu, mutta peruspalvelut vastaavat toisiaan. Kuntakohtaiset käyttösäännöt ovat myös samansuuntaisia, mutta niiden yksityiskohdat vaihtelevat. Kirjastoissa ollaan valmiita yhteiseen kirjastokorttiin ja asiakasrekisteriin, mutta maksujen yhtenäistäminen on haastavaa. Haasteet johtuvat sekä kirjastojen erilaisista toimintakulttuureista että kuntien erilaisista periaatteista mm. myöhästymis- ja varausmaksuissa. Asiakkaiden ja myös henkilökunnan kannalta terminologinen kirjavuus vaikeuttaa muiden kuntien käytäntöjen ymmärtämistä esimerkiksi uutuuskirjojen monenlaiset termit. Myös käyttösääntöjen kieliasut saattavat vaikeuttaa ymmärtämistä. Asiakkaiden kannalta selkokieliset säännöt helpottaisivat tilannetta.

Hankintayhteistyö erityisesti e-aineistossa

Hankinta- ja kilpailutuslainsäädäntö sekä lisenssiehtoihin liittyvät neuvottelut vaativat runsaasti erityis- osaamista, jota kirjastoilla eikä ehkä kaikilla kunnillakaan ole. Hankintaan ja erityisesti kilpailutukseen liittyvät asiat koetaan hankaliksi kaikissa kirjastoissa ja niiden osalta yhteistyötä kannatettiin laajasti. E-aineistojen (kirjat, lehdet, musiikki, elokuvat) hankinnassa ja hallinnassa on suurimmat yhteiset kehittämistarpeet. E-aineistot ovat kalliita ja kirjastoilla onkin niitä varsin pieniä kokoelmia. Nykyiset kunta/kimppakohtaiset sopimukset aiheuttavat myös paljon päällekkäisiä hankintoja. Hankintaosaamisen lisäksi e-aineistojen seuranta, testaus, ylläpito ja koulutus vaativat syvällistä perehtymistä, eikä kirjastoilla ole välttämättä resursseja eikä osaamista näissä. E-aineistojen yhteiskilpailutus ja suuremmat hankinta-alueet koetaan erittäin tärkeäksi, jotta asiakkailla voidaan tarjota monipuolinen kokoelma e-aineistoja. Alueellisen e-aineistokokoelman lisäksi syvempi ja kattavampi kansallinen yhteistyö olisi tarpeen. Osa kirjastoista hyväksyy aineiston ”valmiin” valinnan ainakin osittain ja osa haluaa pitää valinnan kokonaan omassa hallinnassaan. Erikoisaineistojen osalta aineiston hajautettu valinta, esim. kuntien välisellä työnjaolla, vaikuttaa toteuttamiskelpoiselta.

Logistiikka ja aineiston yhteiskäyttö

Nykyisellään logistiikka toimii lähinnä olemassa olevien kirjastokimppojen sisällä. Osa kunnista on valmiita nykyistä merkittäväsi laajempaan logistiseen yhteistyöhön, osa ei. Aineiston laajempaan kellutukseen liittyvät mielipiteet vaihtelevat. Liikkuvuuden parantamiseen ollaan valmiita myös eri kielisten, erikoiskokoelmien, aineistojen iän yms. mukaisesti. Uudenmaan alue on laaja, joten koko alueen kattava logistinen yhteistyö on monimutkainen ja saattaa aiheuttaa merkittäviä kustannuksia. Logistiikkaa kannattaa kehittää vähitellen esim. Itä-, Keski- ja Länsi-Uudellamaalla. Näiden lisäksi olisi huomioitava kaksikielisten kuntien välinen logistiikka laajemminkin.

Kokoelmat ja aineiston digitointi

Kokoelmapoliittisten linjausten tekeminen vaihtelee suuresti eri kunnissa ja kirjastokimpoissa. Osa kirjastoista on laatinut omat kokoelmapolitiikkansa ja kartoittanut myös kokoelmansa. Jotkin kirjastokimpat ovat myös tehneet kokoelmayhteistyötä. Osalla kunnista ei ole kokoelmiin liittyviä linjauksia ainakaan kirjallisessa muodossa. Mielipiteet koko alueen kattavasta yhteisestä kokoelmapolitiikasta vaihtelevat. Suurin osa on valmiita osittaiseen kokoelmayhteistyöhön mm. kokoelmien profilointiin ja esim. kelluviin erikoiskokoelmiin (erikoisalat, kielet jne). Maakunnallista yhteistyötä tukisi myös kirjastoissa tehtävä kokoelmien kuvailu, jotta sekä henkilökunnan että asiakkaiden olisi helpompi löytää ”piilossa” olevat arvokkaat tai erikoistuneet kokoelmat. Myös idea maakunnallisesta varastokirjastosta esitettiin, jotta varastoitava aineisto olisi kaikkien käytössä ja vain kertaalleen säilytettynä.

Digitaalisia paikalliskokoelmia on melko vähän eikä digitointiin ole yleisesti välineitä, resursseja eikä välttämättä osaamistakaan. Arvokkaimpia kokoelmia on digitoitu määrärahojen sallimissa rajoissa mm. Kansalliskirjastossa. Esille nousikin maakunnallisen digitointikeskuksen perustaminen, jota varten tarvitsisi hankkia laitteet ja henkilöstö. Digitoidut kokoelmat ovat hajallaan ja osittain vaikeasti löydettävissä. Tulevaisuuden kirjastojärjestelmä ja asiakaskäyttöliittyvät parantavat digitaalisen aineiston löydettävyyttä, kun niiden kuvailuun, linkitykseen ja hakuun saadaan entistä paremmat välineet.

Luetteloinnista avoimen yhdistetyn tiedon kuvailuun

Kirjastojen perinteinen aineiston kuvailu tulee muuttumaan lähitulevaisuudessa radikaalisti. Kirjastojärjestelmävaihdoksen myötä otetaan käyttöön MARC 21 –luettelointiformaatti, joka sekin mahdollisesti poistuu käytöstä muutamien vuosien aikana. Aineiston kuvailusäännöt muuttuvat ISBD-säännöiksi tai mahdollisesti suoraan uusiksi RDA-kuvailusäännöiksi. Kuvailussa siirrytään vähitellen yksittäisen aineiston kuvailusta entiteettien ja niiden suhteiden kuvailuun.

Kuvailun organisointi tullee kansallisella tasolla myös muuttumaan merkittävästi. Nykyisten toimijoiden rooli muuttuu ja mahdollisesti uusia toimijoita kuvailukentälle on tulossa. Kansallisten metatietovarantojen kuten Melinda, Finto jne rooli kasvaa ja tietojen vaihto sekä kirjastojen että muiden toimijoiden välillä lisääntyy. Eri toimijoiden tuottamien metatietojen rajat hämärtyvät, tiedonsiirto ja linkittäminen lisääntyvät sekä laatu korostuu entisestään. Kuvailussa siirryttäneen yhä enemmän keskitettyyn malliin, joka ei kuitenkaan poista osaamisen tarvetta kirjastoista, vaan erityisesti tiedon yhteiskäyttöisyyteen liittyvät asiat vaativat syvällistä kuvailu- ja myös teknistä osaamista tulevaisuudessa. Kuvailun muutos vaatii järjestelmien kehittymisen lisäksi suurta muutosta henkilökunnan ajattelussa sekä työn organisoinnissa.

Henkilöstön osaaminen sekä osaamisen- ja työnjako

Tietotekniikan, verkko- ja tiedonhaun sekä e-aineistojen koulutuksia kaivattiin edelleen, vaikka niitä onkin jonkin verran järjestetty. Myös henkilöstövaihtoa ja työnkiertoa pidetään hyvänä tapana saada uusia ajatuksia oman työn kehittämiseen. Uusiin asioihin perehdyttäessä ja kehittämistoiminnassa kaivattiin erityisesti kollegiaalista tukea ja yhdessä oppimista. Näitä voidaan toteuttaa esim. työpareina ja työryhmätyöskentelyllä (mm. kuvailu, lastenkirjastotyö, kirjastojärjestelmä). Osaamisen ja työnjakoa voidaan tehdä kirjastotyön eri osa-alueilla kuten kirjavinkkauksessa, erikoiskokoelmatyössä, tapahtumissa, asiakaskoulutuksissa jne. vaikkapa opastajaryhmänä. Osaamisen jakamista varten kaivattiin myös välineitä esim. virtuaalikokousohjelmisto ja materiaalipankki aineiston jakoon. Sijaistuskysymykset ovat ongelmallisia erityisesti pienille kirjastoille ja yhteistä sijaispoolia esitettiin.

Henkilöstön osaamisen kehittämiseen on alkamassa kaksi hanketta:

  • Vaihtelu virkistää – työntekijävaihdot Uudenmaan kirjastoissa (Porvoo)
  • Osataanko etelän kirjastoissa - Kirjastohenkilöstön osaamiskartoitus (Lappeenranta, Kouvola ja Porvoo)

Viestintä, markkinointi ja yhteinen kirjastobrändi

Viestinnän ja markkinoinnin kehittämistä toivotaan. Perusasioita kirjastojen viestinnästä on käsitelty mm. maakuntakirjaston järjestämissä koulutuksissa. Asiakkaiden lisäksi toivotaan yhteistä viestintää mm. kuntapäättäjille kirjastojen vaikuttavuudesta, palveluista ja hankkeista. Lisäosaamista toivotaan mm. mediasuhteisiin ja eri viestintäkanavien hyödyntämismahdollisuuksiin. Sosiaalisen median hyödyntämistä kirjastojen markkinoinnissa ja muussa viestinnässä tulee myös edelleen kehittää.

Osa kirjastoista myös toivoo yhteisen viestintäsuunnitelman ja yhteisten viestien (mm. tiedotteet) laatimista. Kirjastojen yhteinen brändäys koettiin myös useassa kirjastossa tarpeelliseksi. Oman brändin luominen on mahdollista vasta sitten, kun yhteisiä tai ainakin samankaltaisia palveluita on luotu eli esim. kirjastojärjestelmäyhteistyön aloittamisen jälkeen. Oman brändille kaivataan logoa, talotyyliä ja valmiita viestintä- ja markkinointipohjia erilaisiin tarkoituksiin.

Kirjastojärjestelmien ja asiakaskäyttöliittymien nykytilanne ja kehittämistarpeet

Lähes kaikilla Uudenmaan kunnilla on vanhentuneet kirjastojärjestelmät ja osalla myös palvelimet ovat elinkaarensa lopussa. Osa kirjastoista on myös tyytymättömiä nykyisen järjestelmätoimittajan palveluun tai korkeisiin hintoihin.

Vaatimukset kirjastojärjestelmiä ja niiden toimintoja sekä yhteensopivuutta kohtaan ovat yleisesti kasvaneet. Tiedon yhteiskäyttö ja kansallisten (myös kansainvälisten) tietovarantojen hyödyntäminen vaatii kirjastojärjestelmältä uusia ominaisuuksia, yhteentoimivuutta sekä standardienmukaisuutta entistä enemmän. Yhteentoimivuuden vaatimukset ulottuvat myös kirjastojen ulkopuolelle muualle julkishallintoon sekä alan muihin toimijoihin. Periaate julkisen hallinnon tiedon avoimuudesta edellyttää myös kirjastojen tiedon avaamista, kun tällä hetkellä tieto on vahvasti järjestelmätoimittajien hallinnassa eivätkä edes kirjastot itse voi omaa tietoaineistoaan vapaasti käsitellä tai hyödyntää. Kirjastoaineiston muuttuminen vaatii myös kirjastojärjestelmältä uusia ominaisuuksia mm. e-aineistojen ja digitaalisten kokoelmien hallinnassa.

Kirjastojärjestelmän kieleksi toivotaan monissa kirjastoissa vähintään suomea ja myös tukipalvelut halutaan suomeksi, ruotsia ei juurikaan toivottu, vaikka se suotavaa olisikin. Avoimen lähdekoodin ohjelmistoja kohtaan tunnetaan suurta kiinnostusta jopa innostusta, mutta osittain pelätään niiden vaatimaa työtä ja osaamisvaatimuksia.Kirjastot ovat pääsääntöisesti valmiina yhteiseen kirjastojärjestelmään jopa koko valtakunnan kattavaan. Kirjastot esittivät myös toiminnallisia vaatimuksia kirjastojärjestelmän suhteen, jotka käsitellään vaatimusmäärittelyn yhteydessä.

Kirjastojen investointimahdollisuudet uuteen kirjastojärjestelmään vaihtelevat. Osalla kirjastojärjestelmä on jo budjetoituna osalla mahdollisesti muutaman vuoden päästä. Erilaiset kuntaselvitykset ovat jarruttaneet kirjastojärjestelmien vaihtoa lähes kaikissa kunnissa. Maakunnallisella järjestelmäyhteistyöllä voidaan turvata kirjastojärjestelmien toimivuus mahdollisten kuntaliitosten tapahtuessa.

Kirjastojärjestelmämarkkinat ovat melko pienet. Hankkeessa selvitettiin markkinoilla olevia lähinnä Suomeen lokalisoituja kirjastojärjestelmiä, mutta tutustuttiin muihin lähinnä esittelytilaisuuksissa. Kaupallisia kirjastojärjestelmiä ovat mm.  Alma / ExLibris (ei Suomessa), WorldShare / OCLC (ei Suomessa), Sierra Library Services Platform / Innovative (pääosin suomennettu, käytössä Helmet-kirjastoissa), Aurora / Axiell Finland Oy (käytössä useassa kirjastossa Suomessa), MikroMarc 3 / Bibliotekenes IT-senter AS (käytössä Vaasan kaupunginkirjastossa), VTLS Virtua / Innovative (ei Suomessa) ja  Polaris / Innovative (ei Suomessa).

Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmiä ovat mm. - Kuali Open Library Environment (ei Suomessa, uusi kehittyvä järjestelmä), Evergreen 2.7.0 (lokalisointi Suomeen osoittautunut hankalaksi) ja Koha Library Solution 3.16 (lokalisoitu Suomeen, käytössä Joensuun seutukirjastossa).

Kuntien budjetoinnin selvitettiin kirjastojärjestelmien alustavia kustannuksia keväällä 2015. Laskelmissa mukana oli kolme kaupallista järjestelmätoimittajaa sekä yksi avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä. Laskelmat tehtiin sekä käyttöönottokustannuksista että käyttökustannuksista viiden vuoden ajalle.

Kirjastojärjestelmäyhteistyön kehittäminen

Helmikuussa 2015 hankkeen ohjausryhmä priorisoi kirjastojärjestelmäyhteistyön ensimmäiseksi kehittämiskohteeksi. Yhteistyö sisältää sekä varsinaisen henkilökunnan käyttämän kirjastojärjestelmän että asiakaskäyttöliittymän. Lähes kaikkien alueen kuntien kirjastojärjestelmät ovat vanhentuneita ja niiden ylläpitoa ei voida taata jatkossa, joten kirjastojärjestelmät on joka tapauksessa vaihdettava lähiaikoina.

Yhteisellä järjestelmähankinnalla tavoitellaan säästöjä hankinta- ja käyttöönottokustannuksissa. Yhteinen hankinta ja käyttöönotto mahdollistaa yhteisen monipuolisen osaamisen omaavan henkilöstön palkkaamisen hankkeeseen. Kerran hankittu osaamista voidaan myös hyödyntää useasti järjestelmän käyttöönoton tapahtuessa peräkkäin eri kunnissa. Pidemmällä tähtäimellä myös järjestelmän ylläpitokustannukset alenevat.

Yhteinen kirjastojärjestelmä ja sen tietokanta mahdollistaa myös muiden hankkeessa selvitettyjen osa-alueiden kehittämisen jatkossa. Yhteisellä tietokannalla voidaan mm. välttää päällekkäisten metatietojen tuottaminen ja kirjastojen tekemä sisältötyö on kaikkien hyödynnettävissä. Kirjastot voivat tulevaisuudessa myös kehittää hankintaa, kokoelmatyötä ja logistiikka entistä laajemmin ja tehokkaammin. Yhteinen järjestelmä mahdollistaa myös henkilökunnan osaamisen kehittämisen ja työnjaon entistä paremmin. Koko maakunnan kattavalla kirjastoyhteistyöllä voidaan varautua myös tuleviin kuntajakomuutoksiin.

Asiakkaiden kannalta yhteinen kirjastojärjestelmä helpottaa kirjastojen käyttöä mm. yhden asiakaskäyttöliittymän kautta. Myös kuntakohtaiset kirjastokortit poistuvat käytöstä tulevaisuudessa ja asiakas voi asioida yhdellä kortilla kaikissa mukana olevissa kirjastoissa.

Jatkotoimenpiteet: 

Uudenmaan kirjastojärjestelmähanke 1.7.2015 -

Uudenmaan yleiset kirjastot (pl. Helmet-kirjastot) päättivät ma 15.6.2015 yhteisen kirjastojärjestelmähankkeen valmistelusta. Tavoitteena on avoimeen lähdekoodiin pohjautuvan kirjastojärjestelmän Kohan ja Finna-asiakasliittymän käyttöönotto yhteensä 22 yleisessä kirjastossa vaiheittain vuosina 2016 – 2018. Projektisuunnittelijan työsuhdetta on jatkettu vuoden 2015 loppuun asti. Kirjastojärjestelmähankkeelle on valittu ohjausryhmä sekä aloitettu työryhmän kokoaminen. Hankkeessa mukana olevat Uudenmaan kirjastot ovat Askola, Hanko, Hyvinkää, Järvenpää, Karkkila, Kerava, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Myrskylä, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Pukkila, Sipoo, Siuntio, Tuusula ja Vihti. Lisäksi mukana ovat Hausjärvi ja Riihimäki. Valmisteluvaiheeseen ilmoittautuneet kunnat tekevät päätökset varsinaiseen kirjastojärjestelmäyhteistyöhön liittymisestä syksyn 2015 aikana.

Hanke pohjautuu Uudenmaan kirjastojen yhteistyö –hankkeessa tehdylle selvitykselle kirjastojen yhteistyötarpeista ja sitä isännöi Porvoon kaupunginkirjasto – Uudenmaan maakuntakirjasto.

Kirjastojärjestelmähankkeessa siirrytään huomattavasti laajempaan alueelliseen yhteistyöhön kuin nykyisin, joten myös kirjastojen toimintaa pitää ja kannattaa yhdenmukaistaa tai ainakin arvioida uudelleen samassa yhteydessä. Käyttösääntöjen ja niiden terminologian harmonisointi sekä keventää järjestelmän hallintaa että helpottaa henkilökunnan ja erityisesti asiakkaiden toimintaa. Uusi kirjastojärjestelmäkokonaisuus mahdollistaa myös aineiston yhteiskäytön ja antaa mahdollisuudet logistiikan kehittämiseen kirjastojen välillä. Yhteinen kirjastojärjestelmä mahdollistaa myös laajemman työnjaon mm. järjestelmän ylläpidossa, aineistojen kuvailussa ja sisältötyössä kirjastojen välillä ja tehostaa näin jokapäiväistä toimintaa.

Pitkän tähtäimen tavoitteena on yksi kirjastokortti koko Uudenmaan alueella. Nyt toteutuvan kirjastojärjestelmäyhteistyön lisäksi yhteistyötä kehitetään edelleen pitkällä tähtäimellä myös pääkaupunkiseudun Helmet-kirjastojen ja muiden toimijoiden kanssa. Kirjastojen toiminta- ja normiympäristön muutoksiin vaikuttavat tulevaisuudessa monet tekijät kuten valtionsuusjärjestelmän ja aluehallintomallin muutokset sekä soteuudistus. Myös kirjastolaki ja –asetus uudistuvat vuoden 2017 alussa. Näillä kaikilla on vaikutuksia kirjastojen palveluihin. Yhteisellä kehittämisellä voimme turvata kirjastojen palvelut alueen asukkaille myös tulevaisuudessa.

Lisätietoa: 

projektisuunnittelija Maarit Tuomisto maarit.tuomisto@porvoo.fi, puh. 040 489 5775

Aloituspäivämäärä : 
01/10/2014
Lopetuspäivämäärä : 
30/06/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€50 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€11 342
Budjetti euroissa yhteensä: 
€61 342
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€55 739
Oma rahoitus yhteensä: 
€10 739
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
1kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
18henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
12kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
72henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€45 000