Yhteisluetteloon: työvälineiden kehittelyä yleisille kirjastoille
Vuoden 2014 AVI-hanke   (Ei saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Tampereen kaupunginkirjaston oma logo
Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 152
33101
Kirjaston puhelin : 
03 565 611
Kirjaston sähköposti : 
tampereen.kaupunginkirjasto@tampere.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Tam
Y-tunnus : 
0211675-2
Yhteyshenkilön nimi : 
Petri Tonteri
Puhelin : 
0400 831 796
Sähköposti : 
petri.tonteri@tampere.fi
Kuvaus : 

Kansalliskirjaston yhteisluettelohanke ja yleiset kirjastot

Kirjastoalan strategioissa tuodaan esille tarve kaikkien eri kirjastojen yhteisestä tietokannasta. Tänä vuonna ammattikorkeakoulujen kirjastojen tietokannat on ajettu Melinda-yhteisluetteloon ja vuoden 2014 aikana Kansalliskirjaston yhteisluettelohanke ollaan ulottamassa yleisiin kirjastoihin (Metiva ohjausryhmä, ptk 28.3.2013).

Tampereen kaupunginkirjasto on siirtynyt yhteisluettelon edellyttämään MARC21-formaattiin ja kirjastossa toteutettiin v. 2013 Metiva-projekti, jossa testattiin tietueiden syöttämistä yhteisluettelo Melindaan ja analysoitiin PIKI-tietokantaa Melindaan liittymistä silmällä pitäen. Tampereen Metiva-pilotointi jäi osittain kesken mm. pitkittyneiden datanomistusneuvottelujen ja teknisten ongelmien vuoksi; näihin ongelmiin pitäisi löytyä ratkaisut kuluvan syksyn aikana.

 Uusien menetelmien testaaminen

Ennen kuin PIKI-tietokanta voidaan siirtää Melinda-tietokantaan, on siihen tehtävä uusien luettelointisääntöjen mukainen ISBD-konversio. Tämä konversio onnistuu paremmin, mikäli tietokannan koodaukset ovat oikein. Tampereen kaupunginkirjastossa oli v. 2012 lopussa Mace Ojalan PIKI-tietokannan siivousmenetelmät -projekti, jossa selviteltiin niitä menetelmiä, joilla PIKI-tietokannan virheitä voitaisiin siivota mekaanisesti. Tämän projektin tuloksia hyödynnettäisiin tässä uudessa hankkeessa. Näiden mekaanisten siivousmenetelmien testaamisesta saattaa olla hyötyä myös muiden kirjastojen tietokantojen siivoamisessa yhteisluettelokuntoon.

Myös Aurora-kirjastojärjestelmään ollaan kehittämässä työkalua, jolla tietokannan siivoaminen helpottuisi. Tämän Auroran uuden toiminnon testaamiseen, koekäyttämiseen ja korjausten tekemiseen tarvitaan työaikaa. Vuonna 2013 ovat useat muutkin suuret maakuntakirjastot ottaneet käyttöönsä Aurora-kirjastojärjestelmän, jonka luettelointiohjelmalla aineistoa tulevaisuudessa luetteloidaan Melinda-tietokantaan. Koska Tampereella on jo Aurora-ohjelman käytöstä kokemusta ja Tampere on ollut kehittämässä luettelointiohjelmaa, olisi luontevaa, että Tampere jatkaa myös pilotointia yhteisluettelohankkeessa.

Kun Auroran luettelointiohjelma saadaan integroitua Melindan luettelointiohjelmaan Alephiin, pitää vielä luoda tietueiden replikointisäännöt, joiden avulla säädellään tietojen siirtymistä tietokannasta toiseen, opetella replikointisääntöjen käyttäminen ja testata replikointisääntöjen toimivuutta. Muut yleiset kirjastot voivat hyödyntää Tampereella laadittuja sääntöjä.

Yleisten kirjastojen neuvoston Melinda-työryhmä on käsitellyt kokouksessaan Tampereen hanketta ja tukee Tampereen sitä.

Projektin tehtävät

  1. Tietokannan virheiden korjaamisessa testataan Mace Ojalan laatimia koneellisia menetelmiä tietokannan siivoamiseksi.
  2. Siivouksessa testataan Aurora luettelointiosioon luotavaa massamuutostoimintoa, joka on tulossa kaikille Aurora-kirjastoille.
  3. Projektin aikana valmistellaan ISBD-konversio, jota tietokannan siirtäminen Melindaan edellyttää.
  4. Projektin yhteydessä luodaan Aurora- ja Aleph-ohjelmien väliseen tiedonsiirtoon tarvittavat replikointisäännöt ja testataan niitä.
  5. Projektissa testataan Aurora- ja Aleph-luettelointiohjelman integroinnin toimivuutta tietueiden siirtämisessä Melindaan.
  6. Projektin yhteydessä koulutetaan henkilökuntaa uusien ISBD-luettelointisääntöjen mukaiseen luettelointiin ja ohjelmien käyttöön.
    Koulutuksia voitaisiin järjestää esimerkiksi videoneuvottelulla (esim. Lync- tai Adobe Connect Pro -tekniikka), niin asiaan voisivat perehtyä myös muiden maakuntien asiantuntijat.
  7. Projektisuunnittelija tekee yhteistyötä muiden Aurora-kirjastojen kanssa mekaanisten siivousmenetelmien ja replikointisääntöjen kehittämiseksi kaikille kirjastoille sopiviksi.

Resurssit

Hankkeeseen kiinnitetään projektisuunnittelija, jolle varataan 6 htkk.

Hänen lisäkseen työhön osallistuu koko tietokantaosasto, jonka panos on Tampereen omavastuuosuutta. Tietokantaosaston henkilökunta avustaa projektisuunnittelijaa tietokannan siivousmenetelmien suunnittelussa ja siivouksen toteutuksessa. Tämän lisäksi tietokantaosaston asiantuntemusta tarvitaan replikointisääntöjen luomisessa ja kirjaamisessa luettelointiohjelmaan. Replikointisääntöjen kirjaaminen on opeteltava / osattava myös tietokantaosastolla. Henkilökunnan kouluttaminen uusien ISBD-luettelointisääntöjen mukaiseen luettelointiin vie myös työaikaa.

Koko PIKI-alueen kuntien luettelointiasiantuntijoiden työaikaa tarvitaan tietokannan erityispiirteiden selvittelyssä ja korjaamisessa. Myös yhteisten käytäntöjen opiskeluun ja omaksumiseen vaaditaan koulutusta ja aikaa.

Karkean arvion mukaan työaikaa kuluu vähintään 2 viikkoa / tietokantaosaston työntekijä (5+2 henkilöä): koulutukseen on varattava vähintään 2 päivää (ISBD, replikointi) sekä n. kuukauden mittainen tiiviimpi jakso, jolloin mietitään siivousmenetelmät ja testataan niitä ja harjoitellaan replikoinnin vaatimia toimia.

Myös kirjaston järjestelmäasiantuntijat osallistuvat työhön Aurora-ohjelmistotuntemuksensa pohjalta. Lisäksi koneellisten siivousajojen suunnitteluun tarvitaan tietoteknistä asiantuntemusta. Aurora-luettelointiohjelman integroiminen Melindan Aleph-järjestelmään vaatii toimenpiteitä myös kirjastossa.

Tampereella on myös yhteisluetteloon liittyvää asiantuntemusta, joka on hankkeessa hyödyksi: verkkopäällikkö Petri Tonteri on v. 2009 ilmestyneen Hyvösen & Tonterin selvityksen ’Kansallinen yhteisluettelo nyt ja Tulevaisuudessa – faktaa ja visioita’ toinen kirjoittaja.

Reunaehtoja

Aikatauluun vaikuttaa se, miten Kansalliskirjaston ja Axiellin onnistuvat Aurora-luettelointiohjelman integroinnissa Aleph-ohjelmaan. Lisäksi projektin aikatauluun vaikuttavat Kansalliskirjaston toimista riippuvat seikat kuten Melinda-tietokannan osakohteiden käsittely, PIKIn liittäminen haettavaksi Alephin monihakuun, saatavuustietojen linkitys Melindaan, replikointisääntöjen loppuunsaattaminen, replikoinnin testaus, uusien hankinta- ja luettelointikäytäntöjen prosessien kuvausten tekeminen.

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Kansalliskirjasto ja Axiell

Aiemmat hankkeet: 

Tampereen kaupunginkirjaston aikaisemmat hankkeet PIKI-tietokannan siivousmenetelmät ja Yhteisluettelon pilotointi.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Pilotin aikana tehtiin ohjeistusta yhteistyössä Kansalliskirjaston ja Axiell Finland Oy:n kanssa. Ohjeistus löytyy "Kirjastojen yhteinen metatietovaranto" -sivustolta (https://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/Kirjastojen+yhteinen+metatietova...). Pilotin kulusta tiedotettiin uutiskirjeillä muita maakuntia. Pilottia esittelimme muun muassa maakuntakirjastokokouksissa ja kirjastopäivillä.

Pilotista on tehty virallinen tiedote yhdessä Kansalliskirjaston kanssa. Kansalliskirjaston uutiskirjeessä 3/2015 on haastattelu luetteloijien pilottikokemuksista ja -havainnoista. Kirjastolehden vuoden 2015 viimeisessä numerossa on juttu Melindasta, johon PIKI-kirjastojen edustajia on haastateltu.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Loppuraportointiin mennessä suurin osa tavoitteista on tavoitettu. Projektin tavoitteita olivat:

  • korjata tietokannassa olevia virheitä
  • testata tietokannan siivouksessa Aurora-luettelointiosioon luotavaa massamuutostoimintoa
  • valmistella ja tehdä ISBD-konversio, jota tietokannan siirtäminen Melindaan edellyttää,
  • luoda PIKI-tietokannan ja Melindan väliseen tiedonsiirtoon tarvittavat replikointisäännöt ja testata niitä
  • testata Auroran Melinda-luettelointiominaisuuden toimivuutta tietueiden siirtämisessä Melindaan
  • kouluttaa henkilökunta ISBD-luettelointisääntöjen mukaiseen luettelointiin ja ohjelmien käyttöön
  • muokata PIKIn sisäisiä työprosesseja Melinda-luettelointia silmälläpitäen
  • tuottaa projektista dokumentaatiota yhteistyössä Axiellin ja Kansalliskirjasto kanssa
  • tehdä yhteistyötä muiden Aurora-kirjastojen kanssa heidän Melindaan liittymisensä helpottamiseksi.

Projektin tuotoksiksi määrittelimme:

  • Melindaan siirtymisprosessia esittelevän dokumentaation tuottamisen,
  • valmiit ja käytössä olevat replikointisäännöt PIKIlle,
  • PIKI-kirjastojen siirtymisen Melindan tuotantokäyttöön,
  • koulutuksia ja ohjeistusta kirjastolaisille valtakunnalliseen käyttöön sekä
  • PIKI-tietokannan siivoamisen.

Melindassa työskentelyn myötä olemme huomanneet seuraavia ero tieteellisten ja yleisten luetteloinnissa: kiinteämittaisten kenttien koodaus PIKIssä yksityiskohtaisempaa ja tarkempaa kuin tieteellisillä kirjastoilla verkkokirjaston fasetoinnin vuoksi. Etenkin kaunokirjallisuuden asiasanoitus on yleisillä kirjastoilla laajempaa, erikielisten teoksten kirjo on laajempi ja osakohteita tehdään yleisissä kirjastoissa enemmän esimerkiksi satujen ja novellien osalta.

PIKIn pilotin perusteella näyttää siltä, että erilaisissa selvityksessä esitetyt hyödyt yhteisluettelosta toteutuvat, mikäli muitakin yleisiä kirjastoja liittyy Melindaan. Keskitetty ratkaisu muun muassa selkeyttää toimintaa. Melinda kokoaa kirjastoaineistoja kuvailevat metatiedot yhteen paikkaan ja tarjoaa tiedontuottamiseen tarkoitetun ympäristön Suomen kirjastoille.

Luettelointityötä tekevien ammattitaito on kohentunut ja tukiverkosto kuvailutyössä on laajentunut. Tekemisen yhteisöllisyys korostuu. Kansalliskirjaston koulutuksiin osallistutaan entistä aktiivisemmin. Tietokantaa on pilotin aikana siivottu ja tämä työ tulee jatkumaan edelleen.

Jatkotoimenpiteet: 

Keväällä testataan ja otetaan käyttöön replikointitekniikka. Muita tulevia, tiedossa olevia muutoksia on RDA-konversio PIKI-tietokannalle vuoden 2016 aikana. Kansalliskirjaston kanssa yhteistyössä tehty kustannushyötyanalyysi valmistuu vuoden 2016 aikana.

Melindan hyötyjen toteutumiseksi täysimääräisesti pitäisi myös muita yleisiä kirjastoja liittyä Melindaan.

Melindan teknistä ympäristöä on tärkeä kehittää jatkossakin.

Aloituspäivämäärä : 
01/05/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€20 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€23 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€29 782
Oma rahoitus yhteensä: 
€9 782
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
6kpl/st.

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€0

Tampereen hankkeesta "Uusi kirjastokonsepti Tampereen yliopistolliseen sairaalaan" (POHELY/841/04.00.04.02/2011) käyttämättä jäänyttä rahaa on annettu tämän hankkeen käytettäväksi 20 000 euroa Pohjanmaan ELY-keskuksen päätöksellä 3.12.2013. Aikaa hankkeen toteuttamiseen annettiin 31.5.2015 saakka. Hankkeesta tulee raportoida Hankerekisteriin ja aluehallintovirastolle 30.6.2015 mennessä.

 
okm
avi