Yhteistyöllä ja yhteisillä käytännöillä lisää asiakasvaikuttavuutta
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
http://www.thinkstockphotos.com/
Porvoon kaupunginkirjasto - Uudenmaan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 96
060101
Kirjaston puhelin : 
019 520 2717
Kirjaston sähköposti : 
paakirjasto@porvoo.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Pom
Y-tunnus : 
1061512-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Asko Rossi
Puhelin : 
040 4899737
Sähköposti : 
asko.rossi@porvoo.fi
Kuvaus : 

Porvoon kaupunginkirjasto ‒ Uudenmaan maakuntakirjasto hakee hankeavustusta Uudenmaan kirjastojen yhteistyön kehittämiseen ja palveluiden harmonisointiin. Hanke on osaprojekti kirjastojärjestelmä- ja asiakasliittymäyhteistyön kehittämisessä.

Hankkeen tausta

Uudenmaan 26 kunnan alueella toimii tällä hetkellä kuusi kirjastokimppaa (Lukas, Lukki, HelMet, Ratamo, Kirkes, Porsse), yksi löyhä verkkokirjaston ympärille muodostunut yhteenliittymä (Loviisa-Lapinjärvi-Myrskylä) sekä kaksi kimppayhteistyön ulkopuolella olevaa kirjastoa (Kirkkonummi, Pukkila). Maakunnan kirjastoissa ja kimpoissa on käytössä neljä eri kirjastojärjestelmää. Nykyinen kimppajako ei vastaa alueen asukkaiden asiointi- ja työssäkäyntialueita, sillä kimpat ovat aikoinaan syntyneet naapurikuntien kirjastojärjestelmäyhteistyön pohjalta.

Nykyisessä kimppamallissa alueella asuva tai työskentelevä asiakas tarvitsee useita kirjastokortteja hoitaakseen asiakkuuttaan Uudenmaan eri kirjastoissa ja kirjastokimpoissa. Kirjastojen vaihtelevat toimintakäytännöt sekä kuvailun paikalliset ominaisuudet vaikeuttavat asiakkaiden asiointia eri kirjastoissa. Myös tiedonlöydettävyydessä on ongelmia, kun asiakkaan on käytettävä useita erilaisia asiakasliittymiä.

Aluehallintoviraston rahoittamassa Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -hankkeessa selvitettiin 2014 – 2015 laajasti kirjastojen nykytilaa, käytäntöjä ja kehittämiskohteita mm.

  • Kirjastojen toimintakulttuurit ja käyttösäännöt
  • Hankintayhteistyö erityisesti e-aineistoissa
  • Logistiikka ja aineiston yhteiskäyttö
  • Kokoelmat ja aineiston digitointi
  • Luettelointi (luetteloinnista avoimen yhdistetyn tiedon kuvailuun)
  • Henkilöstön osaaminen sekä osaamisen- ja työnjako
  • Viestintä, markkinointi ja yhteinen kirjastobrändi
  • Kirjastojärjestelmät ja asiakaskäyttöliittymät

Nykyisillä kirjastojärjestelmillä ja kimppajaolla kirjastopalveluiden laaja-alainen alueellinen kehittäminen on vaikeaa ja siksi Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -hankkeen ohjausryhmä priorisoi kirjastojärjestelmä- ja asiakasyhteistyön ensisijaiseksi alueelliseksi kehittämiskohteeksi. Merkittävässä osassa hanketta on kirjastojen käytäntöjen ja palveluiden harmonisointi ja yhteistyön kehittäminen maakunnallisesti, jotta alueen asiakkaille voidaan turvata tasavertaiset kirjastopalvelut kuntakoosta ja sijainnista riippumatta.

Uudenmaan yleiset kirjastot (pl. Helmet-kirjastot) päättivät kesäkuussa 2015 aloittaa yhteisen kirjastojärjestelmähankkeen valmistelun kirjastojen omalla rahoituksella syksyn 2015 aikana. Tavoitteeksi asetettiin yhteistyötä mahdollistavien rakenteiden luominen Uudenmaan yleisille kirjastoille käyttöönottamalla avoimeen lähdekoodiin pohjautuva Koha-kirjastojärjestelmä ja Finna-asiakasliittymä vaiheittain vuosina 2016–2018. Kirjastojärjestelmän valmistelulle valittiin ohjausryhmä ja kehittämistyöryhmä.

Päätöksen osallistumisesta ovat tehneet seuraavat kunnat: Porvoo, Pornainen, Sipoo, Askola, Lapinjärvi Myrskylä, Loviisa ja Pukkila. Lukas-kimppa on tehnyt myönteisen periaatepäätöksen joulukuussa 2015. Nurmijärvellä on asia käsitelty lautakuntatasolla, mutta muutoin asian käsittely on kesken Ratamo-kirjastoissa. Lukki-kirjastojen sekä Kirkkonummen osalta päätöksenteko tapahtunee keväällä 2016. Kirkes-kirjastot ovat toistaiseksi kirjastojärjestelmähankkeen ulkopuolella, mutta ovat mahdollisesti kiinnostuneita Finna-yhteistyöstä. Lukki-kimpan kanssa on alustavasti myös keskusteltu Finna-yhteistyöstä.

Hankkeen tavoitteet ja toteutus

Yhteisen kirjastojärjestelmän ja asiakasliittymän käyttöönotto edellyttää kirjastojen käytäntöjen, kuvailun, maksujen ja sääntöjen (ainakin osittaista) harmonisointia. Alueen nykyinen kimpparakenne ja kuntien määrä sekä niiden vaihteleva koko asettaa suuria haasteita yhteistyön kehittämiselle. Alueen kuuden kimpan lisäksi alueella on kaksi kimppojen ulkopuolista kirjastoa ja yhteensä 10 erillistä tietokantaa. Alueella on pieniä alle 2000 – 6000 asukkaan kuntia yhteensä kuusi ja niiden kehittämismahdollisuudet yksin ovat hyvin rajalliset.  Alue on kaksikielinen ja sen lisäksi alueella on runsaasti maahanmuuttajia, joten monikielisten palveluiden tuottaminen on erityisen tärkeää. Laaja yhteistyö parantaa erityisesti maakunnan reuna-alueilla olevien kaksikielisten kuntien kirjastojen palvelumahdollisuuksia.

Sekä kuvailu- että toimintakäytännöt Uudenmaan kirjastoissa ovat hyvin vaihtelevia ja vaihtelevat myös kimppojen sisällä. Tarkoituksena on yhteisten tietojärjestelmien avulla syventää ja kehittää alueellista yhteistyötä ja tarjota jatkossa Uudenmaan kirjastojen asiakkaille entistä parempia ja tasalaatuisempia kirjastopalveluita. Palveluiden ja termistön harmonisoinnilla voidaan taata myös palveluiden läpinäkyvyys kirjastojen välillä.

Yhteistyö mahdollistaa myös muiden Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -hankkeessa selvitettyjen osa-alueiden kehittämisen jatkossa. Yhteisellä tietokannalla voidaan mm. välttää päällekkäisten metatietojen tuottaminen ja kirjastojen tekemä sisältötyö on kaikkien hyödynnettävissä. Kirjastot voivat tulevaisuudessa myös kehittää hankintaa, kokoelmatyötä ja logistiikkaa entistä laajemmin ja tehokkaammin. Käytäntöjä pyritään harmonisoimaan mahdollisimman pitkälle, mutta kuitenkin huomioimaan myös esim. logistiikan tarvitsema eriyttäminen ja muut mahdolliset kirjasto- ja kuntakohtaiset tarpeet.

Kirjastoaineiston kuvailu on parhaillaan suuressa muutoksessa. Perinteisestä aineiston kuvailusta ollaan siirtymässä yhdistetyn avoimen tiedon kuvailuun. Kansallisena tavoitteena on julkishallinnon tiedon avoimuus ja olemassa olevan tiedon hyödyntäminen tiedon käytön tehostamiseksi ja laadun parantamiseksi.  Tämä asettaa suuret vaatimukset tietojen yhdenmukaisuudelle tulevaisuudessa, jotta olemassa olevaa tietoa voidaan hyödyntää yli organisaatio- ja julkishallinnon sektorirajojen sekä myös kaupallisten toimijoiden kanssa. Järjestelmätason lisäksi muutosta tarvitaan kaikkien kirjastojen kuvailukäytännöissä sekä henkilökunnalta edellytetään aivan uudentyyppisiä kuvailutaitoja.

Uudenlainen alueellinen yhteistyö mahdollistaa myös henkilökunnan osaamisen kehittämisen ja työnjaon entistä paremmin. Koko maakunnan kattavalla kirjastoyhteistyöllä voidaan varautua myös tuleviin kuntajakomuutoksiin.

Nykyaikainen asiakasliittymä tukee asiakkaiden osallistamista ja yhteisöllisyyttä mm. sosiaalisen median palveluiden avulla.  Maakunnallisesti tarvitaan monikielisiä (suomi, ruotsi, muut kielet kuten englanti) verkkopalveluita, joita pienten kirjastojen on nykyresursseilla mahdoton tarjota, joten laaja yhteistyö mahdollistaa työnjaon myös tältä osin. Finnalla voidaan tavoittaa hakukoneiden kautta nykyisten asiakkaiden lisäksi uusia asiakkaita. Finnan kautta aineisto tulee esille oman Uudenmaan näkymän lisäksi kansallisessa näkymässä.  Asiakkaiden kannalta yhteiset palvelut helpottavat kirjastojen käyttöä ja tiedon saatavuutta yhden asiakaskäyttöliittymän kautta ja mahdollistavat jatkossa palveluiden näkyvyyden myös suomi.fi-palvelun kansalaisen näkymässä.  

Pidemmän aikavälin tavoitteita ovat aineiston logistiikan kehittäminen sekä yhteisen e-aineistokokoelman ja kirjastokortin käyttöönotto koko Uudellamaalla. Jatkossa asiakkaat saavat käyttöönsä entistä laajemmat kokoelmat ja kirjastojen kokoelmien käyttö tehostuu.

Koha-kirjastojärjestelmän ja Finna-asiakasliittymän kokonaisuutta ei toistaiseksi ole tehty missään kirjastossa. Käyttöönoton valmistelut alkavat suurin piirtein yhtä aikaa sekä Uudellamaalla että Kyyti-kirjastoissa. Tavoitteena on, että Uudenmaan Finnasta tulee yhteinen maakunnallinen asiakasliittymä siihen liittyvine palveluineen taustajärjestelmistä riippumatta.

Hankkeen toteuttamisajankohta nyt tiedossa olevassa laajuudessa on 1.1.2016–31.12.2017 (rahoitushakemus 1.4.2016–31.12.2017). Mikäli mukaan liittyy vielä useampia kirjastokimppoja, aikataulu päivitetään tarvittavin osin.

Alustava kirjastojärjestelmän ja asiakasliittymän käyttöönottoaikataulu:

  • 2016: Porsse-kimppa (Porvoo, Sipoo, Pornainen, Askola), nykyisin PallasPro
  • 2017: Loviisan seutu (Loviisa, Lapinjärvi, Myrskylä) ja Kirkkonummi, nykyisin ATP Origo ja Lukas-kimppa  (Raasepori, Siuntio, Inkoo ja Hanko) ja Pukkila, nykyisin Aurora

Maakunnalliseen projektiryhmään kuuluvat projektipäällikkö, järjestelmäasiantuntija ja metatietoasiantuntija. Toimintojen kehittämiseen osallistuvat projektipäällikkö ja metatietoasiantuntija. Avustusta haetaan hankkeen henkilöstökuluihin projektipäällikön (25 %) ja metatietoasiantuntijan (50 %) osalta.

Projektipäällikön tehtäviin kuuluvat projektin suunnittelu, johtaminen, viestintä ja sidosryhmäyhteistyö kirjastojen sekä muiden alan yhteistyötahojen kanssa. Projektipäällikön rooli on merkittävä kirjastojen yhteistyön kehittämisessä ja toimintojen harmonisoinnissa uutta alueellista yhteistyötä rakennettaessa.

Metatietoasiantuntija kehittää avustuksen mukaisella työpanoksella kirjastotietokantojen yhteentoimivuutta muiden metatietovarantojen kanssa, osallistuu kuvailun kehittämiseen ja harmonisointiin maakunnallisella tasolla sekä ohjeistaa ja tukee kirjastohenkilökuntaa kuvailun muutoksessa. Kuntien kokonaan rahoittama järjestelmäasiantuntija vastaa konversioiden teknisestä toteutuksesta ja Finnan rakentamisesta. Finnan käyttöliittymän räätälöinti tehdään alueen kirjastojen kanssa yhteistyössä. Henkilöstön rekrytoinnissa on huomioitu myös alueen kirjastojen tuntemus.

Henkilöstökulujen lisäksi haemme avustusta maakunnallisen ohjausryhmän ja metatieto- ja hankintaryhmän sekä aineiston käyttö- ja logistiikkaryhmän kustannuksiin. Työryhmillä on merkittävä rooli yhteisten käytäntöjen valmistelussa ja kirjastojen toimintakäytänteiden ja asiakkaiden tuntijoina. Projektityöntekijöiden ja kirjastoista olevien työryhmien tekemä työ tähtää alueellisten palveluiden kehittämiseen, palveluprosessien läpikäymiseen ja niiden asiakaslähtöiseen uudistamiseen. 

Muodostuva laaja kirjastoyhteistyö edellyttää myös suurta panostusta sisäiseen viestintään ja henkilökunnan koulutukseen. Alueen kirjastohenkilöstön koulutus ja työryhmätyöskentely hankkeen aikana takaavat sen, että hankkeessa saatu osaaminen jää alueelle ja kasvaa edelleen yhteistyön syventyessä. Uudet toimintatavat edellyttävät myös yhteistä markkinointia ja viestintää erityisesti alueen asukkaille.

Hankkeessa tehdään yhteistyötä Kansalliskirjaston, VRK:n Kansallinen palveluarkkitehtuuri -hankkeen, suomalaisten Koha-kirjastojen, Kirjastot.fi:n, Helmet-kirjastojen ja muiden kirjasto- ja tietojärjestelmäalan toimijoiden kanssa.

Hankkeen osaprojektin yhteiset kustannukset ilman kirjastoissa tehtävää työtä ovat 82 792 e vuosina 2016–2017. Omarahoitusosuus koostuu yhteisestä kunnilta kerättävästä rahoituksesta ja sen lisäksi kirjastojen osallistumisesta hankkeen valmisteluun (tietokantahuolto, selvitykset ja dokumentointi, ohjausryhmään ja työryhmiin osallistuminen, määritykset, koulutukset jne).

Hankekauden jälkeen maakunnallisesta yhteistyöstä vastaa 1 – 2 henkilöä yhteistyön laajuudesta riippuen. Kohan tekninen ylläpito ja kehittämiin tapahtuu Koha-Suomi Oy:ssa ja maakunnallisen tietokannan ylläpito sekä toiminnan kehittäminen jatkuu maakunnan yhteisellä henkilöstöllä alueen kirjastojen kanssa yhteistyössä. Yhteinen henkilöstö pyritään saamaan hankkeessa mukana olleesta projektihenkilöstöstä ja/tai mukana olleista työryhmien/ohjausryhmän jäsenistä, jotka tuntevat alueen kirjastojen toiminnan ja asiakkaiden tarpeet.  

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Askolan kunnankirjasto

Hangon kaupunginkirjasto (Lukas-kimpan periaatepäätös)

Hausjärven kunnankirjasto (päätös siirtynyt vuodelle 2016)

Hyvinkään kaupunginkirjasto (päätös siirtynyt vuodelle 2016)

Inkoon kunnankirjasto (Lukas-kimpan periaatepäätös)

Järvenpään kaupunginkirjasto (mahdollinen Finna-yhteistyö)

Karkkilan kaupunginkirjasto (päätös huhtikuussa 2016, myös mahdollinen Finna-yhteistyö)

Keravan kaupunginkirjasto (mahdollinen Finna-yhteistyö)

Kirkkonummen kunnankirjasto (päätös tehdään alkuvuodesta 2016)

Lapinjärven kunnankirjasto

Lohjan kaupunginkirjasto (päätös huhtikuussa 2016, myös mahdollinen Finna-yhteistyö)

Loviisan kaupunginkirjasto

Myrskylän kunnankirjasto

Mäntsälän kunnankirjasto (mahdollinen Finna-yhteistyö)

Nurmijärven kunnankirjasto (päätös siirtynyt vuodelle 2016)

Pornaisten kunnankirjasto

Pukkilan kunnankirjasto

Raaseporin kaupunginkirjasto (Lukas-kimpan periaatepäätös)

Riihimäen kaupunginkirjasto (päätös siirtynyt vuodelle 2016)

Sipoon kunnankirjasto

Siuntion kunnankirjasto (Lukas-kimpan periaatepäätös)

Tuusulan kunnankirjasto (mahdollinen Finna-yhteistyö)

Vihdin kunnankirjasto (päätös huhtikuussa 2016, myös mahdollinen Finna-yhteistyö)

 Huom. yhteistyökumppanit päivitetty vuodenvaihteessa 2015/2016

Aiemmat hankkeet: 

Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -hanke (1.10.2014 - 30.6.2015)

Kirjastojärjestelmää valmisteleva hanke (1.7.2015 - 31.12.2015 kuntien omalla rahoituksella)

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Käytössä ovat mm. seuraavat projektinhallinta- ja kehittämisympäristöt:

Projektinhallintaohjelmisto https://porvoo.improlity.com/prod/Default.aspx

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€61 142
Oma rahoitus yhteensä: 
€21 650
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€0
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€49 000

Kts. perustelumuistio 2016 : http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2016. Rahoitus myönnetään sen perusteella, mitä sovittiin Porvoon maakuntakirjaston, Etelä-Suomen AVIn ja OKM:n välisissä maakuntakirjastoneuvotteluissa 27.1.2016 ja 15.12.2015 päivätyssä neuvottelussa. Muistiot neuvotteluista ovat päätöksen liitteenä.

 
okm
avi