Arbetsprocesserna under lupp
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
www.blanka.fi
Pargas stadsbibliotek / Blankabiblioteken
Kirjaston osoite : 
Strandv. 28
21600
Kirjaston puhelin : 
040 354 5284
Kirjaston sähköposti : 
biblioteket.pargas@pargas.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Parga
Y-tunnus : 
0136082-5
Yhteyshenkilön nimi : 
Karolina Zilliacus
Puhelin : 
040 4885878
Sähköposti : 
karolina.zilliacus@pargas.fi
Hankkeen tavoite: 

Syftet med projektet: ”förenkla och förenhetliga processerna för anskaffning och katalogisering, att omvärdera och omforma arbetsuppgifter och rutiner som ansluter sig till dessa och i stället frigöra resurser för ett mera aktivt kundorienterat arbete, innehållsproduktion och marknadsföring av tjänster.”

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Förenklade processer

Kuvaus : 

Blankabiblioteken har med understöd av Undervisnings- och kulturministeriet låtit göra en medieplan som beskriver principerna för avskrivning, inköp och magasinering. Medieplanen tangerar också cirkulationen mellan de olika biblioteken inom Blanka-nätverket. Mellan biblioteken fungerar idag en transport som möjliggör en bättre cirkulation av materialet och en gemensam reservationskö.

Samtidigt som medieplanen var under arbete har Blankabiblioteken deltagit i ett projekt som initierats av Regionalförvaltningsverket. Syftet med projektet var att ”förenkla och förenhetliga processerna för anskaffning och katalogisering, att omvärdera och omforma arbetsuppgifter och rutiner som ansluter sig till dessa och i stället frigöra resurser för ett mera aktivt kundorienterat arbete, innehållsproduktion och marknadsföring av tjänster.”

Projektet pågick under ca 6 månader och avslutades i början av hösten. Projektet visade att det finns behov av att se över arbetsprocesserna för anskaffning, katalogisering och innehållsproduktion inom Blanka. Till viss del gjordes detta redan under projektet men eftersom tidtabellen var så kort och biblioteken deltog i projektet vid sidan av den normala verksamheten kunde det arbetet inte slutföras till alla delar.

I medieplanen, vars slutrapport färdigställs under hösten, framgår att en intensifierad cirkulation av bibliotekens bestånd skulle gagna bibliotekens verksamhet och materialets tillgång. För att möjliggöra det krävs en noggrannare genomgång av arbetsprocesserna än det projekt vi deltog i möjliggjorde.

Bibliotekens bokval har traditionellt gjorts av bibliotekarien på de enskilda biblioteken, ensam eller tillsammans med övrig personal. Speciellt för de små en-personsbiblioteken krävs det ett brett kunnande för att beståndet hålls på en tidsenlig nivå och tillfredsställer kundernas önskemål men även på de större biblioteken saknas ibland kunnande om t.ex. nya genrer. Projektet, som Blankabiblioteken deltog i, visade också att processerna kring val av sk. ”självklara” titlar kunde göras mer effektivt.

Syftet med projektet ”Arbetsprocesserna under lupp” är att förenkla processerna kring anskaffning och katalogisering och se över rutinerna kring dessa arbetsmoment.

Målet är att frigöra resurser för personalen att jobba mer kundorienterat.

Tidtabell:

Projektet startar under våren 2016 med kartläggning av arbetsprocesserna. Under hösten 2016 bestäms de nya processerna för att under våren 2017 tas i bruk.

Understöd söks för:

Anlitar expert som dokumenterar arbetsprocesserna och tillsammans med personer från biblioteket kommer med förslag på nya processer.

I projektet ingår också samarbete med programleverantören för att utveckla bibliotekssystemet som möjliggör effektivering av vissa processer,

I projektet ingår ett försök där leverantören väljer vissa specifika ämnesområden eller genrer vid anskaffningen.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Kimitoöns kommunbibliotek
Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Blankabiblioteken har med understöd av Undervisnings- och kulturministeriet låtit göra en medieplan som beskriver principerna för avskrivning, inköp och magasinering. Medieplanen tangerar också cirkulationen mellan de olika biblioteken inom Blanka-nätverket. Mellan biblioteken fungerar idag en transport som möjliggör en bättre cirkulation av materialet och en gemensam reservationskö.

Samtidigt som medieplanen var under arbete har Blankabiblioteken deltagit i ett projekt som initierats av Regionalförvaltningsverket. Syftet med projektet var att ”förenkla och förenhetliga processerna för anskaffning och katalogisering, att omvärdera och omforma arbetsuppgifter och rutiner som ansluter sig till dessa och i stället frigöra resurser för ett mera aktivt kundorienterat arbete, innehållsproduktion och marknadsföring av tjänster.”

Projektet pågick under ca 6 månader och avslutades i början av hösten. Projektet visade att det finns behov av att se över arbetsprocesserna för anskaffning, katalogisering och innehållsproduktion inom Blanka. Till viss del gjordes detta redan under projektet men eftersom tidtabellen var så kort och biblioteken deltog i projektet vid sidan av den normala verksamheten kunde det arbetet inte slutföras till alla delar.

I medieplanen, vars slutrapport färdigställs under hösten, framgår att en intensifierad cirkulation av bibliotekens bestånd skulle gagna bibliotekens verksamhet och materialets tillgång. För att möjliggöra det krävs en noggrannare genomgång av arbetsprocesserna än det projekt vi deltog i möjliggjorde.

Bibliotekens bokval har traditionellt gjorts av bibliotekarien på de enskilda biblioteken, ensam eller tillsammans med övrig personal. Speciellt för de små en-personsbiblioteken krävs det ett brett kunnande för att beståndet hålls på en tidsenlig nivå och tillfredsställer kundernas önskemål men även på de större biblioteken saknas ibland kunnande om t.ex. nya genrer. Projektet, som Blankabiblioteken deltog i, visade också att processerna kring val av sk. ”självklara” titlar kunde göras mer effektivt.

Syftet med projektet ”Arbetsprocesserna under lupp” är att förenkla processerna kring anskaffning och katalogisering och se över rutinerna kring dessa arbetsmoment.

Målet är att frigöra resurser för personalen att jobba mer kundorienterat.

Under projektets gång har det ordnats 4 fortbildningstillfällen där hela personalen för Pargas och Kimitoöns bibliotek har deltagt. Fortbildningstillfäällena har varit uppbyggd kring olika teman kring arbetsprocesser. Efter fortbildningstillfällena samlades ännu en  grupp för att sammanställa resultaten och göra upp ett dokument gällande arbetsprocesserna.

Under projektets gång har processerna förnyats speciellt vad gäller anskaffningen så att vissa funktioner har centraliserats.

 

 

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Projektet har möjliggjort personalen att mer koncentrerat fundera kring bibliotekets arbetsprocesser och hur de  kunde förenklas och effektiveras.

Jatkotoimenpiteet: 

Vi fortsätter följa de principer som projektet har byggt upp kring arbetsprocesser

Aloituspäivämäärä : 
03/04/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€14 500
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€17 500
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€16 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 000
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
4kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
20henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€13 000
 
okm
avi