Älykäs varausjono
Vuoden 2017 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Joensuun seutukirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 114
80101
Kirjaston puhelin : 
050 3020563
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@jns.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Jm
Y-tunnus : 
0242746-2
Yhteyshenkilön nimi : 
Rebekka Pilppula
Puhelin : 
050 3020563
Sähköposti : 
rebekka.pilppula@jns.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on luoda täysin uusi toimintamalli varausjonojen käsittelyyn.

Hanke toteuttaa teemaa 5: Uusi kirjasto.

Tavoitteen seurannan mittarit: 
  • Kuljetettavan aineiston määrä ( %-muutos)
  • Keskimääräinen varauksen odotusaika (vrk)
  • Kirjastojärjestelmän uudet ominaisuudet ja seurantaraportit (kpl)

 

Kuvaus : 

OUTI-kirjastoissa on kartoitettu manuaalisesti, miten erityisesti varattu aineisto liikkuu toimipisteiden välillä, miten paljon varattua aineistoa on ja miten pitkään aineistot ovat kuljetuksissa. Tätä selvitystyötä halutaan tehdä tarkemmin ja peilaten erilaisiin toimintamalleihin. Hankkeen alussa valitaan pilottikohteiksi muutama Kohaa-käyttävä kirjastokimppa, joissa on erilaiset käytännöt kuljetuksissa ja varausjonoissa. Hankkeen aikana hyödynnetään Koha-kirjastojärjestelmässä olevia seurantaraportteja ja tarvittaessa määritellään uusia ja täsmällisempiä seurantaraportteja kuljettavalle aineistolle erilaisten kirjastojen tarpeisiin. Tällä hetkellä varausjonojen logistiikkaa ei optimoida. Pienellä panostuksella on mahdollista tehostaa logistiikkaa ja saavuttaa selkeitä kustannussäästöjä.

Lisäksi kartoitetaan pilottikohteiden alueelliset kuljetusreitit yhteistyössä logistiikan alan ammattilaisen kanssa ja selvitetään, miten niitä on mahdollista kehittää yhteistyössä kuljetusalan yrittäjien kanssa. 

Selvitystöiden ja nykytilanteen huolellisen analysoinnin jälkeen päätetään,mitä muutoksia halutaan kirjastojärjestelmään ja miten varausjonoja tulisi käsitellä järjestelmässä huomioiden kirjastojen erilaiset toimintatavat. Tämän jälkeen kirjastojärjestelmään kehitetään varausjonojen hallintaan uusi ominaisuus, jolla pyritään opitimoimaan, milloin varattu teos kannattaa kuljettaa ja minne. Vaasan yliopisto on kiinnostunut osallistumaan hankkeeseen ja heillä on osoittaa tohtoriopiskelija tukemaan logistiikka-algoritmin suunnittelua.

Tavoitteena on, että älykäs varausjono -ominaisuuden avulla kirjastojärjestelmä kykenee "päättelemään" minne palautunut varattu nide kannattaa lähettää. Automaattisesti varattua nidettä ei enää lähetettäisi jonossa ensimmäisenä olevalle. Oletuksena on, että asiakkaiden keskimääräinen jonotusaika lyhenisi ja varausten kuljetusaika vähenisi. Hankkeen päätyttyä tavoitteena on, että kirjojen kuljetusmäärä kuukaudessa on vähentynyt 15% ja keskimääräinen varauksen odotusaika on laskenut. Koska varausliikenne on yksi suurimmista menoeristä kirjastojen vuosibudjeteissa, hankkeen järkevyys on perusteltua.

Hankkeen tuloksia voidaan hyödyntää laajemmin, koska tuloksena syntyy analysoitua dataa kuljettevista aineistoista ja ratkaisuehdotuksia prosessien kehittämiseksi.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
OUTI-kirjastot, Lumme-kirjastot, Kyyti-kirjastot, Lapin kirjastot, Porsse-kirjastot, Vaasan yliopisto
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Hanke on Kohaa käyttävien kirjastojen yhteinen.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Älykäs varausjono- hankkeen valmisteluvaiheessa selvitettiin yleisesti Koha-kirjastojen logistiikkaratkaisuja ja –haasteita. Saadun tiedon perusteella toteutettiin avoimen lähdekoodin ohjelmistoja käyttäen kirjastologistiikan mallintamisohjelma, joka toimii pohjana tulevien varausalgoritmien kelpoisuuden arvioinnissa.

Logistiikkaoptimointisysteemin ja Koha-kirjastojärjestelmän välisen datan reaaliaikainen synkronointi on virhealtista ja vaatii pitkän ylläpitoajan bugien korjaamiseksi. Hankkeessa kehitettiin synkoroinnin testaamisessa käytettävä regressiotesti, jolla jatkossa pystyttäisiin päivittämään logistiikkaoptimointialgoritmi ja näin varmistaa sen luotettava toiminta Koha-versioiden vaihtumisen yhteydessä.

Hankkeessa pystyttiin toteuttamaan taustaselvitys ja siihen liittyvän datan keruu sekä tuottamaan osittain algoritmin käyttöön liittyvää prosessikuvausta ja –testausta. Varsinainen logistiikkaoptimointialgoritmi jäi toteutumatta erityisesti osaamisresurssien puutteeseen. Hankkeen alkuvaiheessa käytiin neuvotteluja mm. Vaasan yliopiston kanssa logistiikan tohtoriopiskelijatyövoiman hyödyntämisestä sekä selvitettiin ulkoistamisvaihtoehtoja. Sopivaa tohtoriopiskelijaa ei hankeajan puitteissa löytynyt ja ulkoistaminen kaatui ulkopuolisten toimijoiden lisenssiehtoihin.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Tehty logistiikkaselvitys on hyödynnettävissä jatkossa KOHA-kirjastojen logistiikkaratkaisuja pohdittaessa. Käydyissä keskusteluissa löydettiin hyviä logistiikkatyön kehittämiskohteita mm. fyysisen logistiikkatyön osalta.  Tehtyjen toimenpiteiden ja –selvitysten tuloksena huomattiin, että itse algoritmin kehittäminen vaatii pidemmän ajanjakson (toteutus, testaus, alkuylläpito).

Jatkotoimenpiteet: 

Hankeraha palautetaan käyttämättömältä osalta.

Lisätietoa: 

Hankkeen vastuuhenkilö/nimenoikeudellinen vaihtunut henkilövaihdosten vuoksi 2.1.2019 alkaen.

Aloituspäivämäärä : 
02/04/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€37 200
Oma rahoitus yhteensä: 
€7 800
Budjetti euroissa yhteensä: 
€39 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€4 030
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€34 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2017, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017