Älykäs varausjono
År 2017 RFV-ansökan   (Projekt fått finansiering)


Joensuun seutukirjasto
Bibliotekets adress : 
PL 114
80101
Bibliotekets telefonnummer : 
050 3020563
Bibliotekets e-postadress : 
kirjasto@jns.fi
ISIL-kod : 
FI-Jm
FO-nummer : 
0242746-2
Ansvarsperson : 
Rebekka Pilppula
Telefonnummer : 
050 3020563
E-post : 
rebekka.pilppula@jns.fi
Projektets målsättning: 

Hankkeen tavoitteena on luoda täysin uusi toimintamalli varausjonojen käsittelyyn.

Hanke toteuttaa teemaa 5: Uusi kirjasto.

Indikatorer för uppföljning av målsättningen: 
  • Kuljetettavan aineiston määrä ( %-muutos)
  • Keskimääräinen varauksen odotusaika (vrk)
  • Kirjastojärjestelmän uudet ominaisuudet ja seurantaraportit (kpl)

 

Projektbeskrivning : 

OUTI-kirjastoissa on kartoitettu manuaalisesti, miten erityisesti varattu aineisto liikkuu toimipisteiden välillä, miten paljon varattua aineistoa on ja miten pitkään aineistot ovat kuljetuksissa. Tätä selvitystyötä halutaan tehdä tarkemmin ja peilaten erilaisiin toimintamalleihin. Hankkeen alussa valitaan pilottikohteiksi muutama Kohaa-käyttävä kirjastokimppa, joissa on erilaiset käytännöt kuljetuksissa ja varausjonoissa. Hankkeen aikana hyödynnetään Koha-kirjastojärjestelmässä olevia seurantaraportteja ja tarvittaessa määritellään uusia ja täsmällisempiä seurantaraportteja kuljettavalle aineistolle erilaisten kirjastojen tarpeisiin. Tällä hetkellä varausjonojen logistiikkaa ei optimoida. Pienellä panostuksella on mahdollista tehostaa logistiikkaa ja saavuttaa selkeitä kustannussäästöjä.

Lisäksi kartoitetaan pilottikohteiden alueelliset kuljetusreitit yhteistyössä logistiikan alan ammattilaisen kanssa ja selvitetään, miten niitä on mahdollista kehittää yhteistyössä kuljetusalan yrittäjien kanssa. 

Selvitystöiden ja nykytilanteen huolellisen analysoinnin jälkeen päätetään,mitä muutoksia halutaan kirjastojärjestelmään ja miten varausjonoja tulisi käsitellä järjestelmässä huomioiden kirjastojen erilaiset toimintatavat. Tämän jälkeen kirjastojärjestelmään kehitetään varausjonojen hallintaan uusi ominaisuus, jolla pyritään opitimoimaan, milloin varattu teos kannattaa kuljettaa ja minne. Vaasan yliopisto on kiinnostunut osallistumaan hankkeeseen ja heillä on osoittaa tohtoriopiskelija tukemaan logistiikka-algoritmin suunnittelua.

Tavoitteena on, että älykäs varausjono -ominaisuuden avulla kirjastojärjestelmä kykenee "päättelemään" minne palautunut varattu nide kannattaa lähettää. Automaattisesti varattua nidettä ei enää lähetettäisi jonossa ensimmäisenä olevalle. Oletuksena on, että asiakkaiden keskimääräinen jonotusaika lyhenisi ja varausten kuljetusaika vähenisi. Hankkeen päätyttyä tavoitteena on, että kirjojen kuljetusmäärä kuukaudessa on vähentynyt 15% ja keskimääräinen varauksen odotusaika on laskenut. Koska varausliikenne on yksi suurimmista menoeristä kirjastojen vuosibudjeteissa, hankkeen järkevyys on perusteltua.

Hankkeen tuloksia voidaan hyödyntää laajemmin, koska tuloksena syntyy analysoitua dataa kuljettevista aineistoista ja ratkaisuehdotuksia prosessien kehittämiseksi.

Samarbetspartner/s: 
OUTI-kirjastot, Lumme-kirjastot, Kyyti-kirjastot, Lapin kirjastot, Porsse-kirjastot, Vaasan yliopisto
Samarbetspartners, arbetsgrupper: 

Hanke on Kohaa käyttävien kirjastojen yhteinen.

Beskrivning av verksamheten och projektutvärdering: 

Älykäs varausjono- hankkeen valmisteluvaiheessa selvitettiin yleisesti Koha-kirjastojen logistiikkaratkaisuja ja –haasteita. Saadun tiedon perusteella toteutettiin avoimen lähdekoodin ohjelmistoja käyttäen kirjastologistiikan mallintamisohjelma, joka toimii pohjana tulevien varausalgoritmien kelpoisuuden arvioinnissa.

Logistiikkaoptimointisysteemin ja Koha-kirjastojärjestelmän välisen datan reaaliaikainen synkronointi on virhealtista ja vaatii pitkän ylläpitoajan bugien korjaamiseksi. Hankkeessa kehitettiin synkoroinnin testaamisessa käytettävä regressiotesti, jolla jatkossa pystyttäisiin päivittämään logistiikkaoptimointialgoritmi ja näin varmistaa sen luotettava toiminta Koha-versioiden vaihtumisen yhteydessä.

Hankkeessa pystyttiin toteuttamaan taustaselvitys ja siihen liittyvän datan keruu sekä tuottamaan osittain algoritmin käyttöön liittyvää prosessikuvausta ja –testausta. Varsinainen logistiikkaoptimointialgoritmi jäi toteutumatta erityisesti osaamisresurssien puutteeseen. Hankkeen alkuvaiheessa käytiin neuvotteluja mm. Vaasan yliopiston kanssa logistiikan tohtoriopiskelijatyövoiman hyödyntämisestä sekä selvitettiin ulkoistamisvaihtoehtoja. Sopivaa tohtoriopiskelijaa ei hankeajan puitteissa löytynyt ja ulkoistaminen kaatui ulkopuolisten toimijoiden lisenssiehtoihin.

Åtgärder och önskade inverkningar: 

Tehty logistiikkaselvitys on hyödynnettävissä jatkossa KOHA-kirjastojen logistiikkaratkaisuja pohdittaessa. Käydyissä keskusteluissa löydettiin hyviä logistiikkatyön kehittämiskohteita mm. fyysisen logistiikkatyön osalta.  Tehtyjen toimenpiteiden ja –selvitysten tuloksena huomattiin, että itse algoritmin kehittäminen vaatii pidemmän ajanjakson (toteutus, testaus, alkuylläpito).

Fortsatta åtgärder: 

Hankeraha palautetaan käyttämättömältä osalta.

Ytterligare information: 

Hankkeen vastuuhenkilö/nimenoikeudellinen vaihtunut henkilövaihdosten vuoksi 2.1.2019 alkaen.

Projektet börjar : 
02/04/2017
Projektet avslutas : 
31/12/2018
 


Finansiering av ansökan
Ansökningssumma: 
€37 200
Egen finansiering: 
€7 800
Budget sammanlagt: 
€39 000
Övriga understöd som ansökts: 
€0
Övriga understöd som beviljats: 
€0

Förverkligad finansiering
Budget sammanlagt: 
€4 030
Egen finansiering: 
€0
Extern finansiering: 
€0
Bidrag från samarbetspartners: 
€0


Beslut
Beviljat stöd i euro: 
€34 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2017, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017