”Ota kirjasto omaksi” – omatoimikirjastot käyttöön Sonkajärvellä ja Vieremällä
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Sonkajärven kunnankirjasto
Kirjaston osoite : 
Rutakontie 21
74300
Kirjaston puhelin : 
040 148 4309
Kirjaston sähköposti : 
sonkajarvi.kirjasto@sonkajarvi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Sonka
Y-tunnus : 
9090160-2
Yhteyshenkilön nimi : 
Eeva Keränen
Puhelin : 
040 708 5703
Sähköposti : 
eeva.keranen@sonkajarvi.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on laajentaa kirjastopalvelujen saavutettavuutta Sonkajärven ja Vieremän kunnissa ottamalla käyttöön omatoimikirjastopalvelut vuonna 2017 Sukevan lähikirjastossa ja Vieremän pääkirjastossa sekä vuonna 2018 Sonkajärven pääkirjastossa.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Käyntien ja lainausten määrä

Kuvaus : 

Sonkajärven ja Vieremän kunnankirjastot hakevat avustusta omatoimikirjastopalvelun käyttöön ottamiseen vuonna 2017 Sukevan lähikirjastossa ja Vieremän pääkirjastossa sekä vuonna 2018 Sonkajärven pääkirjastossa. Hanke sisältyy OKM:n asettamaan hakuteemaan ”Kaikkien kirjasto”, jonka tavoitteena on edistää taiteen ja kulttuurin saavutettavuutta, osallisuutta ja yhteisöllisyyttä. Omatoimikirjastopalvelulla tavoitellaan palvelujen parantamista ja laajentamista. Palvelu lisää eri asiakasryhmien, kuten lasten, nuorten, perheiden sekä ikääntyvän väestön mahdollisuutta käyttää kirjastoa. Omatoimikirjaston käyttöönotto lisää kansalaisten yhdenvertaisuutta ja tasa-arvoa; pienten kunnankirjastojen henkilöstöresurssien rajallisuuden vuoksi pienissä kunnissa kirjastojen aukioloajat ovat suppeammat kuin suuremmissa kirjastoissa. Sonkajärven ja Vieremän kunnankirjastot kuuluvat Ylä-Savon kirjastoverkko Rutakkoon. Sonkajärven kunnankirjastoon kuuluu pääkirjaston lisäksi kunnan toisessa taajamassa sijaitseva Sukevan lähikirjasto. Sonkajärven ja Sukevan taajamien välinen etäisyys on 30 km. Vieremän kunnankirjasto käsittää pääkirjaston lisäksi kirjastoauton. Sonkajärvellä kirjastoautoa ei ole. Sonkajärven kunta halua kuntastrategiansa 2017-2021 mukaisesti järjestää kattavat kirjastopalvelut kunnan molemmissa taajamissa. Sukevan lähikirjasto toimii kunnan yhteispalvelun osana. Keväällä 2016 Sukevan kirjasto muutti uusiin, aiempaa nykyaikaisempiin tiloihin, mikä antaa mahdollisuuden toiminnan kehittämiseen. Tavoitteena on parantaa erityisesti lapsiperheiden ja muualla työssä käyvien mahdollisuutta asioida kirjastossa. Uusien tilojen myötä ilta-aukioloa on lisätty, mutta tavoitteena olisi saada tilat vielä tehokkaampaan käyttöön tarjoamalla alueen asukkaille mahdollisuus käyttää kirjastoa myös varsinaisten aukioloaikojen ulkopuolella. Sonkajärven pääkirjasto toimii kiinteässä yhteydessä ja samoissa tiloissa kansalaisopiston ja kulttuuritoimen kanssa. Aukioloaika on 7 tuntia päivässä painottuen ilta-aukioloon, ja talviaikana kirjasto on avoinna myös lauantaisin. Pienen kirjaston henkilöstöresurssilla (2,5 työntekijää) aukioloajat ovat nyt maksimaaliset. Vieremän kirjastossa työskentelee neljä henkilöä, joista kirjastoautonkuljettaja-virkailija yksinomaan kirjastoautossa. Aukioloajat on pyritty saamaan mahdollisimman kattaviksi nykyisillä henkilöstöresursseilla. Kirjasto on esimerkiksi avoinna myös lauantaisin talviaikana. Asiakkaat toivovat kuitenkin muun muassa aamun aukioloajan lisäämistä. Rutakko-kirjastoverkon kirjastojärjestelmä päivitettiin vuonna 2015. Tässä yhteydessä osaan kirjastoista hankittiin omatoimi-lainausautomaatit AVI:n myöntämällä hankeavustuksella ”Omatoimilainaus Ylä-Savon kirjastoissa”. Myös Sonkajärven ja Vieremän pääkirjastoissa lainausautomaatit otettiin käyttöön. Sukevan lähikirjastossa lainausautomaattia ei ole. Automaattien käyttöönotolla haettiin kirjastoammatillisen henkilökunnan työajan käytön tehostamista ja pohjustettiin samalla omatoimikirjaston käyttöönottoa. Omatoimikirjaston mahdollistama kirjaston käyttö varsinaisten aukioloaikojen ulkopuolella on erityisen tärkeää perheille, vuorotyötä tekeville ja maatalousväestölle. Rutakko-kirjastoverkon alueella omatoimikirjastot ovat toiminnassa Pielaveden ja Keiteleen kirjastoissa ja suunnitteilla Tervon ja Vesannon kuntiin. Omatoimikirjastoista saatu palaute on ollut myönteistä. Omatoimikirjastopalvelulla on mahdollista lisätä kirjaston tilojen moninaiskäyttöä, parantaa tilojen käyttöastetta ja lisätä toiminnan kustannustehokkuutta. Omatoimikirjaston käyttöönotto lisää myös kokoelmien käyttöä, korostaa kirjaston merkitystä kunnan palveluna ja vastaa asiakkaiden tarpeisiin asioida kirjastossa omien aikataulujensa mukaan. Omatoimikirjasto tarjoaa kohtaamispaikan paikallisyhteisöille, joten toiminnalla on merkittävä paikallista identiteettiä kohottava rooli. Omatoimikirjasto antaa mahdollisuuden sille, että kirjastopalvelujen piiriin saadaan myös ei-käyttäjiä. Kirjaston henkilöstöresurssin käytön kannalta omatoimikirjasto mahdollistaa rutiinityöhön käytetyn kirjastoammatillisen työajan kohdentamisen parempaan asiakaspalveluun ja asiakkaiden ohjaukseen, tapahtumajärjestelyihin sekä kirjaston aineistokokoelman hoitamiseen. On huomattava, että omatoimikirjastopalvelu ei korvaa henkilökohtaista palvelua, jota esimerkiksi vanhukset, lapset ja erityisryhmät tarvitsevat. Omatoimikirjasto ei merkitse henkilökunnan määrän vähentämistä, vaan toiminnan kehittämistä. Omatoimikirjaston perustaminen on vaativa ja työllistävä projekti ja yhteinen hanke hyvän yhteistyökumppanin kanssa helpottaa laitteiden ja ohjelmien hankintaa ja käyttöönottoa. Yhteiset koulutukset säästävät resursseja. Hanke on molempien kuntien talousarvioesityksissä vuoden 2017 investointiohjelmissa. Toimenpiteet Hankitaan asiakkaiden omatoimikäytön mahdollistava järjestelmä vuonna 2017 Vieremän pääkirjastoon ja Sukevan lähikirjastoon sekä vuonna 2018 Sonkajärven pääkirjastoon. Toimituskokonaisuuteen kuuluvat RFID-portti, RFID-tunnisteet aineistolle, ohjaustietokone, ohjauslogiikkayksikkö, kulunvalvonta, äänentoistojärjestelmä, Sip-automaatiorajapinta, sekä Sukevan kirjastoon lainaus- ja palautusautomaatti. Lisäksi tarvitaan taloteknisiä muutostöitä, kuten valaistuksen automatisointi ja sähkö- ja atk-asennukset. Hanke sisältää myös suunnittelu- ja projektinhallinnan sekä järjestelmäkoulutuksen henkilöstölle ja asiakkaille. Kustannukset, 30 000 euroa / kirjasto, on arvioitu saman kokoisille kirjastoille omatoimikirjaston käyttöönottamisesta syntyneiden kustannusten perusteella.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Vieremän kunnankirjasto
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Vieremän kunnankirjasto Lyhtytie 2, 74200 VIEREMÄ puh. 0400 370 126 vierema.kirjasto@vierema.fi kirjastonjohtaja Seija Sirkka 0400 370 125 seija.sirkka@vierema.fi

Aiemmat hankkeet: 
Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeen tavoitteena oli ottaa käyttöön omatoimikirjastot Sonkajärvellä pääkirjastossa sekä Sukevan lähikirjastossa ja Vieremän pääkirjastossa, ja laajentaa näin kirjastopalvelujen saavutettavuutta molemmissa kunnissa.

Toimenpiteet

Kaikkiin kolmeen kirjastoon on hankittu ja asennettu kirjastojen omatoimikäytön mahdollistava järjestelmä vuonna 2018. Palvelu on otettu käyttöön Vieremällä 26.2.2018, Sukevalla 15.6.2018 ja Sonkajärvellä 13.12.2018.

Ennen hankintaa molemmat kunnat sitoutuivat IS-Hankinta Oy:n kilpailuttamaan puitesopimukseen Omatoimikirjaston laitteistot (103539), jonka mukaisesti laitteistojen toimittaja oli Bibliotheca A/S. Sopimuksen kohteena oli omatoimikirjaston lainaukseen liittyvien laitteiden hankinta sisältäen tarvittavat laitteet, ohjelmistot, tarvikkeet ja asennuksen sekä näihin liittyvän käyttötuen sekä huoltosopimuksen.

Toimituskokonaisuuteen sisältyi RFID-portit ja RFID-tunnisteet aineistolle, ohjaustietokone, ohjauslogiikkayksikkö, kulunvalvonta, äänentoistojärjestelmä, Sip-automaatiorajapinta sekä Sukevan kirjaston lainaus- ja palautusautomaatti. Hanke sisälsi myös suunnittelu- ja projektinhallinnan sekä järjestelmäkoulutuksen henkilöstölle ja asiakkaille. Lisäksi molemmat kunnat ovat tehneet tarvittavat talotekniset muutostyöt, kuten valaistuksen automatisoinnin ja sähkö- ja atk-asennukset sekä kameravalvonnan asentamisen.

Vieremällä omatoimikirjastoprojekti käynnistyi syksyllä 2017. Omatoimikirjaston laitteiden toimitukset ja asennukset toteutuivat joulukuussa 2017, ja henkilökunnan koulutus järjestettiin alkuvuodesta 2018. Omatoimikirjaston käyttöönottoa valmisteltiin kunnan teknisen toimen kanssa syksyn 2017 aikana tekemällä taloteknisiä muutostöitä: tarvittavat sähkö- ja atk-kaapeloinnit, rakennettiin varauloskäynti, asennettiin kameravalvonta, kulunvalvonta ja äänentoisto sekä näyttelytilaan sälerullaovet. Omatoimikirjasto avattiin asiakkaille 26.2.2018. Omatoimikirjasto on auki joka päivä klo 7-21. Kirjautumisia oli vuoden 2018 aikana yhteensä 2 082. Lainausautomaatilla oli tehty ajalla 19.2.–31.12.18 yhteensä 7 464 lainausta. Asiakkaita opastettiin palvelun käyttöön yksilöllisesti asian ollessa heille ajankohtainen. Palvelusta tiedotettiin paikallislehdessä ja internetissä, ja henkilökunta aktiivisesti tarjosi asiakkaille palvelun käyttöönottoa ja opasti toimintatapoja. Asiakkaat ovat käyttäytyneet asiallisesti, eikä ongelmatilanteita ole ilmennyt.

Sonkajärvellä Sukevan omatoimikirjasto oli alunperin tavoitteena ottaa käyttöön 2017 ja Sonkajärven omatoimikirjasto 2018, mutta laitteiston toimittajasta riippuneista syistä projekti saatiin käyntiin Sukevalla vasta alkuvuodesta 2018. Sukevalla kaapelointi/lukko-hälytysasennukset tehtiin maaliskuussa 2018 ja omatoimikirjaston asennukset 17.4.2018. Omatoimen virallinen käyttöönotto tapahtui 15.6.2018. Sitä ennen palvelu oli ns. hiljaisessa kokeilussa parin viikon ajan.

Sonkajärvellä  kaapelointi- ja asennustyöt tehtiin lokakuussa 2018 ja omatoimikirjaston asennus tapahtui 30.10.2018. Palvelu otettiin käyttöön 13.12.2018.

Teknisen toteutuksen lisäksi keskeistä hankkeessa oli tiedottaminen sekä asiakkaiden opastaminen uuteen palveluun. Opastaminen ja ohjaus on tapahtunut pääsääntöisesti yksilöllisesti osana päivittäistä asiakaspalvelutyötä. Sonkajärvellä järjestettiin myös koulutustilaisuus (jouluiset aamukahvit), jossa jokaisen asiakkaan kanssa käytiin läpi omatoimiasioinnin kirjastopolku.

Sukevan kirjaston lainaukset nousivat vuonna 2018 edellisvuoteen verrattua 8,4 %. Sonkajärven kirjaston osalta omatoimikirjaston käyttöönoton vaikutusta lainauksiin ei voida vielä todeta, koska toiminta käynnistyi vasta vuoden lopussa. Sama koskee myös kävijämääriä.

Tiedottamisessa on ollut keskeistä sosiaalinen media, kuntien nettisivut, lehdistö, kirjastotilassa ja asiakaspalvelutilanteissa tapahtunut tiedottaminen.  

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

tiedotteet, opasteet

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Omatoimikirjastohanke saavutti tavoitteensa kirjastopalvelujen saavutettavuuden laajentamisesta. Molemmissa kunnissa omatoimikirjaston käyttöönotto on koettu myönteisenä. Asiakaspalaute on ollut kiittävää.

Sonkajärvellä ja Sukevalla henkilöstöllinen aukioloaika on pysynyt entisellään eli  omatoimikirjaston käyttöönotto ei ole vaikuttanut kirjaston asiakaspalvelun aukioloon. Sonkajärvellä kirjasto on avoinna syys-huhtikuussa 40 tuntia /viikko ja Sukevalla 33 tuntia /viikko.  

Vieremällä omatoimikirjaston käyttöönotolla on parannettu palvelun saatavuutta ja tilojen käyttöastetta sekä kirjastopalvelun riippumattomuutta henkilöstöresursseista. Kirjaston asiakaspalveluaikoja pienennettiin jonkin verran, ja kirjasto on avoinna 30 tuntia/viikko.

 

Molemmissa kunnissa omatoimikirjastot ovat avoinna kaikkina viikonpäivinä klo 7 - 21, joten kirjastojen kokonaisaukiolo on 98 tuntia viikossa.

 

Positiivista palautetta asiakkailta on saatu mm. mahdollisuudesta tulla heti aamulla lukemaan päivän lehdet; lapsiperheet puolestaan arvostavat viikonlopun ja illan omatoimea. Aamun varhainen aukiolo on tärkeää myös sivukyliltä asioimaan tuleville. Mahdollisuus noutaa varattu aineisto heti ilmoituksen tultua on koettu hyväksi. Kiitosta sai myös automaatin palautustoiminto, jossa asiakkaalle jäävät lainat näkyvät heti kuitissa.

 

Ongelmia on ollut opastuksesta huolimatta lähinnä kirjautumisessa (väärä koodi tai kirjastokortin paikka). Myös tapahtuman järjestäminen omatoimiaikaan vaatii tapahtuman järjestäjiltä erityistä huolellisuutta. Osa asiakkaista jatkaa nimenomaan asiakaspalvelun käyttöä, eikä hakeudu omatoimikirjaston käyttäjäksi.

 

 

Jatkotoimenpiteet: 

Palvelu vaatii edelleen jatkuvaa markkinointia. Omatoimen koko potentiaalin hyödyntäminen edellyttää myös ennakkoluulottomuutta ja uudenlaisten mahdollisuuksien huomaamista sekä kirjaston henkilökunnalta että paikallisyhteisöltä. Toimivan omatoimikirjaston rutiinit ovat muodostuneet vuoden 2018 aikana. Jatkossa pyritäänkin panostamaan enemmän toiminnan kehittämiseen ja markkinointiin, jotta kirjastosta tulisi aidosti paikallisyhteisön kohtaamispaikka ja paikallisen identiteetin kohottaja.

Palvelun aktiivista markkinointia jatketaan ja viestintää kehitetään. Toimintatapoja kehitetään.

 

Lisätietoa: 

Muualta saatu avustus (15 000 euroa) Sonkajärven kunnan saamasta valtionperinnösta. 

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€76 500
Oma rahoitus yhteensä: 
€13 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€90 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€157 096
Oma rahoitus yhteensä: 
€90 720
Muualta saatu avustus: 
€15 000
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
1kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
20henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
0kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
0henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€60 000

Avustusta ei voi käyttää kalustehankintoihin eikä remontti-/rakennus- (sis. sähkötyöt) tai sisustustöihin. Muilta osin hanke on hakuehtojen mukainen ja avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2017, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017.

 
okm
avi