2-1 = 3. Lohjan kaupunginkirjaston kirjastoautopalveluiden kehittämishanke
Vuoden 2016 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Lohjan kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Karstuntie 3
08100
Kirjaston puhelin : 
019-3691477
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto.lohja@lohja.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Lohja
Y-tunnus : 
1068322-0
Yhteyshenkilön nimi : 
Maritta Turunen
Puhelin : 
050-4621642
Sähköposti : 
maritta.turunen@lohja.fi
Hankkeen tavoite: 

Kirjastoautopalveluiden kehittämissuunnitelman laatiminen ja kehittämissuunnitelmien toteuttaminen sekä raportin laatiminen kehittämisprosessista. Hankerahalla palkattiin sijainen, jotta kirjastoautopalveluista vastaava kirjastonjohtaja pystyi keskittymään kehittämistyöhön. Tavoitteena oli kirjastoautopalveluiden toiminnan tehostaminen sekä päiväkodeille ja kouluille että muilla asiakasryhmille. Vaikka toisesta kirjastoautosta luovuttiin v. 2017 alusta lukien, tavoitteena oli tuottaa yhdellä autolla kahdessa vuorossa parempaa palvelua kuin aiemmin. Samanaikaisesti, kun kirjastoautotoimintaa uudistettiin, toteutui myös vuodesta 2013 vireillä ollut Virkkalan kirjaston ja kirjastoauto-osaston työtilojen remontin ja kirjastoautotallin uudisrakennuksen suunnittelutyö.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

raportin valmistuminen, lainat, kävijät, kustannukset, vastaanotto mediassa, jälkeenpäin tehtyjen aikataulumuutosten määrä, uusien palveluiden määrä, seisokkipäivien määrä, huolto-, korjaus ja polttoainemenojen suuruus.

Kuvaus : 

 

Lähtökohdat

Lohjan kirjastoautotoiminnalla on pitkät perinteet. Ensimmäinen kirjastoauto Lohjalle hankittiin vuonna 1963. Vuonna 2013, lohjalaisen kirjastoautotoiminnan 50-vuotisjuhlavuonna hankittiin paikkakunnalle järjestyksessään viides kirjastoauto. Uusi auto, Saima, aloitti liikennöinnin tammikuussa 2014. Jo vuotta aikaisemmin Lohjan kaupunki oli kuntaliitoksen myötä saanut toisenkin kirjastoauton, Nupun, jonka entinen Nummi-Pusulan kunta oli hankkinut vuonna 2001. Nuppu ajaa kolmena päivänä viikossa ja asiakkaita palvelee osa-aikainen kuljettaja. Kirjastoauto Saima liikennöi viitenä päivänä viikossa. Henkilökuntana on kuljettaja ja kirjastovirkailija.

 

Tavoite: 2-1=3

Lohjan kaupunki on päättänyt luopua vanhemmasta kirjastoautostaan vuoden 2016 lopussa, jolloin sille on kertynyt ikää yli 15 vuotta.  Kirjastoautotoiminta jatkuu vuoden 2017 alusta Lohjalla yhden auton voimin, joka siirtyy ajamaan kahdessa vuorossa. Tavoitteena on kirjastoautopalveluiden tehostaminen sekä päiväkodeille ja kouluille että muille asiakasryhmille. Toiveena olisi, että kaksi miinus yksi olisikin kolme. Vaikka luovumme yhdestä autosta, pystymme jatkossa palvelemaan paremmin kuin aiemmin kahdella kirjastoautolla.

Muutos vaatii runsaasti ennakkosuunnittelua, jotta tavoitteena oleva palvelun parantaminen onnistuisi. Henkilökunnan toimenkuvat, vastuualueet ja työskentelyajat muuttuvat. On mietittävä auton kunnossapito, huolto ja päivittäinen siivous uudelleen.  Kokoelmatyö yleensä ja päivittäinen kokoelman vaihtaminen erityisesti vaatii uudelleen suunnittelua. Kirjastoauton reitistö pysäkkipaikkoineen ja -aikoineen tulee kokemaan täydellisen muutoksen.  Kahdessa vuorossa, kahdella kuljettajalla ja yhdellä kirjastovirkailijalla hoidettu kirjastoautotoiminta mahdollistaa aiempaa paremmin uusien palveluiden käyttöönoton. Lohjan kirjastoautot ovat osa Lohjan kaupungin lanseeraamaa Kirjastot kunnan olohuoneena -hanketta. Kirjastot, jatkossa myös kirjastoauto, toimii kunnan asiakaspalvelupisteenä. Kirjastoautotoiminnan kehittyminen mahdollistaa entistä paremmin auton toimimisen tärkeässä Kulttuuripolku-tehtävässä erityisesti päiväkotien ja koulujen suuntaan. Miten nämä kaikki uudet toiminnot ja tehtävät saadaan sovitettua osaksi kirjastoauton päivittäistä toimintaa, siinä riittää pohdittavaa. Uuteen palvelukonseptiin siirtyminen on mainio aika tiedottaa kirjastoautotoiminnasta ja tehdä sitä näkyväksi.

Toteutus

Kirjastoautotoiminnan kehittämistyö toteutetaan 1.5.-31.12.2016. Toteutuksen seuranta 1.1.-31.12.2017.

Kehittämistyön suunnittelu-, toteuttamis- ja raportointivastuu on kirjastonjohtaja Sirpa Kangasaholla. Kehittämistyöryhmä, johon kuuluu kirjastoautojen henkilökunta ja kirjastotoimenjohtaja kokoontuu Sirpa Kangasahon koolle kutsumana kommentoimaan suunnitelmia ja tekemään kirjastoautotoiminnan kehittämiseen liittyviä päätöksiä.

Muut yhteistyötahot

Koko kirjaston henkilökunta, Lohjan kaupunki, päiväkodit ja koulut, aluetoimikunnat, asukasyhdistykset, järjestöt ym. ja tiedotusvälineet

Seuranta

Lohjan kirjastoautotoiminnan uudistuksen vaikutusta seurataan vuoden 2017 ajan. Käyttö (asiakkaat, lainat), kustannukset (budjetti), vastaanotto (tiedotusvälineet), jälkeenpäin tehtyjen aikataulumuutosten määrä, käyttöön otettujen uusien palveluiden määrä, sekä auton seisokkipäivien määrä (henkilökuntapula) kertovat, miten Lohjan kirjastoautotoiminnan kehitystyö  on onnistunut.

Kustannukset

sijaisen palkkaaminen 2 kuukauden ajaksi, jolloin hankkeen vetäjä voi keskittyä kehittämistyöhön:  á 2600 e, yht. 5200 e

omarahoitusosuus:    kirjastoauton  kehittämisryhmään kuuluvat henkilöt (5 henkilöä)  tekevät kukin v. 2016-2017 yht. 25 h kehittämistyötä,  á 21 e, yht. 2625 e

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Haja-asutusalueen koulut ja päiväkodit, asukasyhdistykset
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Koko kirjaston henkilökunta, Lohjan kaupunki, päiväkodit ja koulut, aluetoimikunnat, asukasyhdistykset, järjestöt ym., tiedotusvälineet

Aiemmat hankkeet: 

Lohjan kaupunginkirjasto sai silloiselta ELY-keskukselta valtionavustusta hankkeelle Kirjastoautot perinteitä vaalien uutta kohti.  Hankkeen toteutusaika oli 1.1.-31.12.2013. Avustus käytettiin kirjastoautotoiminnan kehittämiseen ja uudelleen organisointiin.  Hankkeesta kirjoitettu raportti on ollut tärkeä päivittäisen työn ohjaaja kirjaston sisällä. Raporttia on hyödynnetty  kaupungin päätöksenteossa.  Esimerkiksi Lohjan kaupungin organisaatio- ja palveluverkkotyöryhmä käytti sitä omassa työssään.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Kehittämishanke toteutettiin 1.1.-31.12.2017. Raportti laadittiin lokakuussa 2017.
Hankkeen toteuttamisesta vastasi kirjastoautopalveluista vastaava kirjastonjohtaja Sirpa Kangasaho yhdessä kirjastoauton ja Virkkalan kirjaston henkilökunnan kanssa.
Eniten etukäteissuunnittelua vaati uusien reittiaikataulujen laatiminen. Aikatauluista laadittiin kaksi vaihtoehtoa, koska toisen kuljettajan toimen kokoaikaistaminen oli epävarmaa alkusyksyyn 2016 saakka. Aikataulun laadinnassa käytettiin hyväksi kyläsuunnitelmia, koulu- ja päiväkotiverkkoon kohdistuvia pitkän tähtäyksen suunnitelmia sekä pysäkkitilastoja. Koulujen ja päiväkotien pysäkkitoiveet huomioitiin. Kirjastoauto käy kaikilla näillä pysäkeillä aamupäivisin. Iltapysäkeistä karsittiin 11 vähäisen kävijämäärän, vaarallisen pysäköintipaikan tai talvikunnossapidon puutteen vuoksi. Perusteellinen suunnittelutyö kannatti, sillä jälkikäteen ei ole tarvinnut tehdä muutoksia. Pysäkkejä on yhteensä 84 kahden viikon periodissa, koulu- ja päiväkotipysäkkejä on 37 ja muita pysäkkejä 47.
Koska kirjastoautonkuljettajat joutuvat olemaan iltapysäkeillä yksin, tehtiin toimien nimikemuutos kirjastoautonkuljettaja-virkailijaksi ja toimenkuvien muutos. Muutos edellyttää kirjastoammatillisen osaamisen kehittämistä.
Kehittämishankkeen tapahtui myös mittava investoinnin suunnittelu kirjastoauton toimitiloissa. Vuoden 2017 aikana kirjastoautolle rakennettiin autotalli Virkkalan kirjaston yhteyteen. Samalla parannettiin ergonomiaa hankkimalla hissi kirjastoaineiston kuljettamiseen kerrosten välillä ja autotalliin rakennettu lastaussilta, josta aineisto voidaan siirtää kirjavaunuilla autoon. Myös työtilat uusittiin.
Toisesta kirjastoautosta luopumisen taloudelliset vaikutukset selviävät myöhemmin. Muutos on tapahtunut vasta v. 2017 alusta alkaen. Säästöä syntyy mm. aineisto-, vakuutus-, huolto-, katsastus-, puhelin- ja tietoliikenneyhteyksien linjamaksujen osalta. Ajokilometrejä kertyy kuitenkin kahdessa vuorossa ajettaessa paljon ja myös polttoainekulut ovat suuremmat kuin aiemmin. Hallinnollisesti on helpompaa, kun kirjastoautotoiminta on keskitetty yhteen paikkaan.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

21-1=3, Lohjan kirjastoautopalvelut vuonna 2017. Lohjan kirjastoautotoiminnan kehittämishanke.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Kehittämishankkeen myötä on saatu merkittäviä parannuksia kirjastoautopalveluihin ja henkilökunnan työergonomiaan ja työturvallisuuteen. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä uusiin reitteihin ja lisääntyneisiin iltapysäkkeihin. Hankerahalla oli merkittävä vaikutus, kun sen avulla palkattiin sijainen sekä vuonna 2016 kuukauden ajaksi että v. 2017 viikon ajaksi. Kirjastonjohtaja on pystynyt irroittautumaan asiakaspalvelutyöstä ja paneutumaan kehittämissuunnitelman tekemiseen.

Jatkotoimenpiteet: 

Kirjastoautotoiminnan muutoksen vaikutusta seurataan vuodelta 2017. Käyttö (asiakkaat, lainat), kustannukset, vastaanotto, jälkeenpäin tehtyjen aikataulumuutosten määrä, käyttöön otettujen uusien palveluiden määrä sekä auton seisokkipäivien määrä, auton huolto-, korjaus ja polttoainemenojen suuruus kertovat miten Lohjan kirjastoautopalveluiden kehittäminen on onnistunut.
Kirjastoautopalveluiden muutos mahdollistaa aiempaa paremmin kirjastoauton moninaiskäytön. Vuosittain on tarkoitus laatia suunnitelma kirjastoauton laajennetuista palveluista. Kulttuuripolkutoimintaa lisätään yhteistyössä pedagogisen informaatikon kanssa kirjastoauton varassa olevien koulujen ja kesäkerhojen hyväksi. Kirjastoauton mukana voi olla esim. kirjavinkkari, digineuvoja, vanhusten palvelujen esittelijä. Kirjastoauto voi osallistua erilaisiin kylätapahtumiin ja tempauksiin. Uusia aikatauluja päivitettäessä ollaan yhteydessä asukas-, kylä- ja kaupunginosayhdistyksiin. ennakkoluuloton suhtautuminen kirjastoauton mahdollisuuksiin, erilaisiin yhteistyötahoihin ja uusiin ideoihin on paikallaan unohtamatta kuitenkaan kirjastoauton ydintehtävää, kirjastopalveluiden viemistä sinne, missä ei ole käytettävissä kiinteiden kirjastojen palveluita.

Lisätietoa: 

Henkilöstökulut sijaisen palkkaamiseen ovat yhteensä 2220 €. Laskennalliset henkilöstökulut ovat 3 x 36,75 tuntia. Tuntipalkka on 22 € ja kulut 2420 €.
Aiemmin saatu avustus Kirjastoautot perinteitä vaalien uutta kohti. (3700 €). Myöntöpäivä 19.12.2012.

Aloituspäivämäärä : 
01/05/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€5 200
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 600
Budjetti euroissa yhteensä: 
€7 800
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€6 640
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 640
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
0kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
0henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
0kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
0henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€2 000
 
okm
avi