Anders ja Melinda I -vaihe
Vuoden 2014 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Joni Virtanen, cop. Kokkolan kaupunginkirjasto
Kokkolan kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Isokatu 3
67100
Kirjaston puhelin : 
044-7809 564
Kirjaston sähköposti : 
susann.forsberg@kokkola.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Klm
Y-tunnus : 
FI0179377-8
Yhteyshenkilön nimi : 
Sirpa Tuomisto
Puhelin : 
040-8065 139
Sähköposti : 
sirpa.tuomisto@kokkola.fi
Kuvaus : 

Johdanto

Vuodesta 2009 lähtien Suomen kirjastoissa on keskusteltu mahdollisuudesta luoda tieteellisille, yleisille ja erikoiskirjastoille yhteinen luettelo eli yhteisluettelo. Myös Opetusministeriö näki ajatuksen kauaskantoisuuden ja lähti voimakkaasti tukemaan yhteisluetteloa valmistelevia selvityksiä. Vuoden 2009 aikana valmistuivatkin kirjastonhoitaja Petri Tonterin laatima selvitys ”Kansallisista yhteisluettelo- ja käyttöliittymäratkaisuista” sekä Niina Hyvösen ja Petri Tonteri tekemä selvitys ”Kansallinen yhteisluettelo nyt ja tulevaisuudessa - faktaa ja visioita”. Niina Hyvösen ja Petri Tonterin tekemän selvityksen kustantaja oli Kansalliskirjasto, josta tuli yhteisluettelohanketta vetävä organisaatio.  Yleisten kirjastojen neuvosto perusti myös tahollaan työryhmän pohtimaan yhteisluettelokysymystä yleisten kirjastojen näkökulmasta. Työryhmän istuntojen tuloksena oli ”Yleisten kirjastojen yhteisluetteloryhmän raportti 2010”, jossa oli pohdittu yleisten kirjastojen kannalta mahdollista kansallista yhteisluetteloa ja niitä edellytyksiä, millä yleiset kirjastot voisivat liittyä siihen. Vuosina 2011 - 2012 toimi Kansalliskirjaston johdolla Yleisten kirjastojen yhteisluetteloryhmä, joka  suunnitteli ja seurasi Kirjastojen kansallinen metatietovaranto -hankkeen yleisten kirjastojen osaprojektia, jonka väliraportti julkaistiin joulukuussa 2012. Ryhmän tehtävänä oli käynnistää yhteisluettelopilotoinnit yleisten kirjastojen kanssa. Pilottikirjastoiksi tulivat Kokkolan kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto ja Tampereen kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto, koska molemmissa kirjastoissa oli käytössä Marc21 -formaattia käyttävä kirjastojärjestelmä Axiell Aurora.

Kansalliskirjaston metatietovaranto -wikissä (http://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=78628749 ) Melinda määritellään seuraavasti: ”Melinda on kansallinen metatietovaranto ja kirjastoille tarkoitettu palvelu. Se kokoaa kirjastoaineistojen kuvailevat metatiedot yhteen paikkaan ja tarjoaa ne hyödynnettäviksi yhdestä paikasta. Tietojen keskittäminen säästää työtä ja kustannuksia kirjastoissa sekä mahdollistaa asiakkaiden paremman palvelemisen. Melinda liittää kirjastot kansalliseen metatietojen tuottamisympäristöön. Kirjastoammattilainen saa käyttöönsä välineet, joilla osallistua kirjastojen yhteisen metatietovarannon tiedontuotantoon ja tietojen hyödyntämiseen omassa ympäristössään.

Melindan toimintamalli on järjestelmäriippumaton. Tämä tarkoittaa, että palvelulla on samat tavoitteet ja tehtävät riippumatta siitä, missä järjestelmässä se toimii. Teknisen alustan kehittyminen ei vaikuta Melindan toimintamalliin. Kirjaston asiakas pääsee hakemaan tietoja suoraan Melindasta.” Tulevaisuudessa Melinda toimii Finna -asiakasliittymässä, uudessa kirjastojärjestelmässä (UKJ) ja mahdollisesti yleisten kirjastojen käyttämät muutkin kirjastojärjestelmät keskustelevat Melindan kanssa.

Projektin ohjaaminen

 

Tavoitteet ja priorisointi

Projektin kokonaistavoitteena on Anders -kirjastojen yhteisen tietokannan aineistotietojen lataaminen (loadaaminen) Melinda -tietokantaan, jolloin Anders- kirjastojen tuottamat kuvailutiedot ovat laajasti hyödynnettävissä koko kirjastokentässä.

Projektin ensimmäisessä vaiheessa tavoitteina ovat: 1) Anders- tietokannan valmisteleminen vaadittua konversiota ja lopulta lataamista varten.  Valmisteluvaiheessa tutkitaan ja dokumentoidaan tietokannan tila ja tehdään tietokantaan konversion ja lataamisen vaatimat korjaukset. 2) luettelointia tekevien työntekijöiden kouluttaminen ja ohjeistaminen niin, että he voivat tehdä ensisijaisen luetteloinnin Melinda -tietokantaan ja hyödyntää ko. tietokantaa työssään sekä tietokannan ympärille syntyneitä yhteisöjä oman ammattitaitonsa ylläpitämisessä. 3)Anders-kirjastojen henkilökunnan organisoiminen tulevaa Melinda -työskentelyä varten.

Projekti jaetaan kahteen osaan, joista ensimmäinen osa sisältää Anders –aineistotietokannan tiedostojen tutkimisen. Tutkimustulosten perusteella laaditaan myös henkilökunnan täydennyskoulutussuunnitelma, jonka mukaan kirjastojen henkilökunnan tietojenkuvailutaidot päivitetään Melinda -luettelointia varten. Projektin toisessa osassa on tarkoitus tehdä tietokannan konvertointi ja varsinainen lataaminen Melindaan.

Oletukset, riippuvuudet ja reunaehdot

Oletuksena lähdetään siitä, että Anders -kirjastojen aineistotietokanta voidaan ladata Melindaan, mutta lataaminen edellyttää tietokannan ns. siivoamista käsin ja poistoajoin sekä puuttuvien tietojen konvertointia.  Kirjastojen tehtävänkuvaillusta vastaavien työntekijöiden ammatillinen koulutustarve on kartoitettava ja tarpeellinen täydennyskoulutus on järjestettävä. Melinda -työskentelyä varten Anders - kirjastojen on organisoitava toimintansa, jotta kirjastot voivat hyödyntää Melindan edut parhaalla mahdollisella tavalla.

Seuranta ja ohjaus

Projektin edistymistä seuraa Anders -kirjastojen kirjastonjohtajista muodostettava ohjausryhmä. Lisäksi projektiin perustetaan projektiryhmä, joka toimii projektihenkilön johdolla ja vastaa projektin käytännön toteuttamisesta.

Henkilöstöresurssien käytön suunnittelu

Projektin toteuttamiseen tarvitaan kaikkien Anders -kirjastoissa tehtäväkuvailua tekevien työntekijöiden panos eli projekti pyritään jo alusta lähtien integroimaan osaksi kirjastojen jokapäiväistä toimintaa. Projektin ensimmäinen vaihe tarvitsee kokoaikaisen projektihenkilön neljän kuukauden ajaksi suunnittelemaan ja toteuttamaan projektin käytännön työtehtävät.

TekniikkaMenetelmät ja työkalut

Tietokannan historian keräämiseen käytetään tietokannata säilyneitä dokumentteja, luetteloijien haastatteluja sekä koneellista tutkimista tietokannasta otetuin otoksin. Tietokantaotosten ottamiseen ja tutkimiseen tarvitaan kirjastojärjestelmäntoimittajan ja ulkopuolisen asiantuntijan apua.

Mahdollisia korjaus- ja poistoajoja tietokantaan voi tehdä vain kirjastojärjestelmäntoimittaja omilla välineillään.  Manuaaliset korjaukset Anders -kirjastot pyrkivät tekemään itse projektihenkilön työpanosta hyödyntäen.

Dokumentointi

Projektin ensimmäisestä vaiheesta oli tarkoituksena laatia dokumentti Anders -aineistotietokannan historiasta, tietokantaan tehtävistä korjauksista, luettelohenkilökunnan täydennyskoulutussuunnitelma sekä Anders -kirjastojen organisaatiosuunnitelma Melinda -luettelointia varten.

Projektin osittaminen

Projektin I -vaiheet osat ovat:

  1. Anders -tietokannan ns. historian kerääminen ja tallentaminen
  2. Anders- -tietokannan tutkiminen otoksilla ja tutkimustulosten analysointi
  3. Henkilökunnan täydennyskoulutus suunnitelma ja suunnitelman mukaisen koulutuksen aloittaminen
  4. Anders -kirjastojen organisaatiosuunnittelu Melinda -luettelointia varten
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Sidosryhmällä tarkoitetaan kaikkia niitä tahoja, joiden toimintaan projekti vaikuttaa tai jotka itse vaikuttavat projektiin. Sidosryhmät voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Tässä projektissa sisäisiä sidosryhmiä ovat: Anders -kirjastojen johtajat, työntekijät, joiden tehtäväkuvaan kuuluu luettelointi sekä Anders-kirjastojen omistajakunnat. Ulkoisia sidosryhmiä ovat mm. Anders -kirjastojen asiakkaat, kirjastojärjestelmän toimittaja, luettelotietojen toimittaja BTJ, Kansalliskirjasto sekä muut yleiset ja tieteelliset kirjastot.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Kun Anders-kirjastojen hankkeeseen saama rahoitus jäi suhteellisen pieneksi, jouduttiin hankkeessa vähentämään siinä laadittavaksi suunniteltujen dokumenttien määrää tai muuttamaan hankkeesta tehtäviä dokumentteja. Näin ollen kirjallista koulutussuunnitelmaa ei tehty vaikka Anders-kimpan sisällönkuvailijoiden koulutus organisoitiin ja toteutettiin hankkeen yhteydessä.
Hankkeen tuloksena syntyi Anders-kirjastojen käyttöön dokumentti, jossa oli listattu Marc 21 -kentittäin, miten tieto oli tallennettu Anders-kirjastojen tietokantaan Marc 21 -formaatissa ja suurin osa tavoista, joilla tallennuksessa oli poikettu formaatista. Dokumenttiin ei ehditty tallentaa tietokannan tallennushistoriaa vuosien ajalta vaikka tietoa kerättiinkin suullisesti ja kirjallisesti.
Hankkeen edetessä Melindan Anders-kirjastojen sisällönkuvailuun tulikin enemmän muutoksia kuin hankkeen alussa oli ajateltu. Sisällönkuvailun ohjeet muuttuivat ISBD-säännöistä RDA-ohjeistukseen, mikä toi muutosjohtamisen kysymykset entistä enemmän esille. Anders-kirjastojen johtoryhmä päätti, että kirjastojen henkilökuntaa, joka osallistuu pilottiin, kuunnellaan tarkemmin ja heidän näkemyksistään tehdään tutkimus, jonka kirjastoalan tradenomiopiskelija Mari Rintala Turun ammattikorkeakoulusta teki. Opinnäytetyö löytyy osoitteesta: https://theseus.fi/handle/10024/105702

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Melinda ja Anders -projekti oli jaettu kahteen vaiheeseen, joista ensimmäisen vaiheen tavoitteena oli Anders-kirjastojen tietokannan valmisteleminen vaadittua ISBD-konversiota ja sitä seuraavia aineistosiirtoajoja varten, sisällönkuvailijoiden kouluttaminen sekä henkilökunnan organisoiminen kimpassa Melindaan tehtävää sisällönkuvailua varten.

Aineistosiirtojen onnistumisen kannalta yksi olennainen tekijä oli tietojen standardinmukainen tallentaminen tietokantaan. Anders-kirjastojen tietokannan Marc 21 -konversio oli jouduttu tekemään jo vuonna 2007, jolloin Marc 21 -formaatin käännöstyö Suomessa oli vielä kesken. Tästä johtuen tietokannan konversiosääntö jouduttiin räätälöimään ja se teki osaltaan tietokantaan poikkeavuuksia formaatista. Yleiset kirjastot ovat jo pitkään ostaneet sisällönkuvailua BTJ:ltä henkilöresurssien vähäisyyden takia. Tämä kierre on johtanut osaltaan siihen, että pienemmistä kirjastokimpoista on kadonnut sisällönkuvailuosaamista, jota kuitenkin tarvitaan kun ylläpidetään omaa tietokantaa. Ongelma tulee esille karuimmalla tavalla varsinkin tietokannan konversioiden yhteydessä, saatikka jos kirjastokimppa joutuu ostamaan uutta kirjastojärjestelmää. Kansan sanonta ”sian ostamisesta säkissä” on silloin todella vaarassa konkretisoitua. Tässä yhteydessä ei varmastikaan tarvitse mainita, mitä sisällönkuvailuosaamista kirjastokimppa tarvitsisi, jos se joutuisi itse kehittämään kirjastojärjestelmäänsä.

Kun Anders-kimppa sai projektiin hakemastaan avustuksesta vain noin 23 prosenttia projektin ensimmäisen vaiheen arvioiduista kokonaiskuluista, projektin johtoryhmä priorisoi projektissa tehtävät työt uudelleen. Johtoryhmän halu oli, että Anders-kirjastot osallistuvat Melinda-pilottiin niin, että Anders-kirjastojen tietokannassa oleva aineisto on haettavissa myös Melindasta ja Anders-kirjastojen sisällönkuvailijoissa on ryhmä, joka osaa tehdä Melindassa tarvittavaa sisällönkuvailua. Tehdyn linjauksen mukaan projektissa tuotettavien dokumenttien määrä vähennettiin projektin toteuttamisen kannalta välttämättömiin ja projektissa keskityttiin varsinaisen työn tekemiseen. Saatu avustus käytettiin tietokantaa tutkivan työntekijän sekä tietokantaa ”siivoavien” työntekijöiden palkkaamiseen, mutta muutoin projekti integroitiin osaksi Anders-kirjastojen jokapäiväistä työtä. Avustuksella voitiin hankkia Anders-kirjastoille yhteensä 784 lisätyötuntia, joista 80 prosenttia eli 627 tuntia, käytettiin projektin alkuvalmistelutöihin eli lähinnä tietokannan siivoamiseen. Näillä lisätunneilla saatiin myös korjattua suurin osa tietokantaan monografioina tallennetuista kausijulkaisuniteistä ja samalla voitiin testata kirjastojärjestelmän hakuominaisuuksien toimivuutta ison kausijulkaisutietueen käsittelyssä.

Tietokannan siivoustyö ei aluksi toiminut kimpassa toivotulla tavalla, mutta kun ”tietokantatutkimus” valmistui, voitiin sen pohjalta siivoustyötä jakaa kimpan kirjastojen kesken ja tässä vaiheessa siivoustyö herätti jopa innostusta, kun kädenjälki tietokannassa alkoi näkyä ”kauniimpina tietueina” ja tiedonhaun parantumisena asiakkaille.
Anders-kimppa on suhteellisen pieni kimppa: kuusi kunnallista kirjastoa, joista Kokkolan kaupunginkirjasto on isoin. Kimpan kahdessa kunnassa asukkaita on vain noin 1000, joten heidän kirjastojensa henkilökuntamitoitus on todella pieni. Projektin johtoryhmä ei lähtenytkään tietoisesti keskittämään kimpan sisällönkuvailua vaan se tapahtui niin sanotusti luonnollisesti, kun pienillä kirjastoilla ei ollut siihen mahdollisuuksia omista lähtökohdistaan. Projektin johtoryhmä perusti Anders-kimpan Melinda-työryhmän johon kukin kirjasto, joka halusi tehdä sisällönkuvailua, nimesi edustajansa. Edustajalta edellytettiin, että hän osallistuisi koulutuksiin ja hankkisi valmiudet tehdä Melindassa tarvittavaa kuvailua. Näin työryhmään tuli edustajat neljästä kimpan kirjastosta. Kukaan edustajista ei tee pelkästään sisällönkuvailua vaan he ovat moniosaajia, mikä on välttämätöntä pienissä kirjastokimpoissa. Kimpan työryhmän koko on tällä hetkellä 12 sisällönkuvailijaa, mutta kukaan heistä ei siis tee sisällönkuvailua yksistään vaan myös muita kirjastoalan tehtäviä.

Johtoryhmä päätti, että Anders-kimpan tietokantaan tullaan kuvailemaan sisältö samalla tavalla kuin Melindaan, mikä helpotti sisällönkuvailijoiden työtä, kun ei tarvinnut miettiä mitä tietoa tallennetaan mihinkin ja ohjeistuksissa voitiin hyödyntää täysin Kansalliskirjaston sisällönkuvailun ohjausryhmien ohjeet ja suositukset. Kimpan sisällönkuvailijoiden koulutuksessa varsinkin RDA ohjeistuksen osalta on voitu käyttää pitkälti Kansalliskirjaston järjestämiä koulutuksia, mutta tämän lisäksi on järjestetty kimpan omaa koulutusta, sillä sisällönkuvailijat ovat pitäneet tärkeänä mahdollisuutta saada yhdessä keskustella ongelmakysymyksistä. Kimpan omissa koulutustilaisuuksissa on käytetty videoneuvotteluohjelmaa (Adobe ConnectPro), jolla on voitu järjestää lyhyitä kokouksia suhteellisen pienin välein. Tämän lisäksi on järjestetty yhteinen sisällönkuvailupäivä, jossa käytettiin koulutusvälineenä vuokrattua katselmointialustaa, jossa oli oman tietokannan tiedot. Näin voitiin keskustella oman tietokannan ominaisuuksista ja tutustua uusiin RDA-ohjeisiin yhdessä. Koulutustilaisuuksissa kimpan sisällönkuvailijat ovat tutustuneet paremmin toisiinsa ja kimpan sisäinen yhteistyö on parantunut. Kun sisällönkuvailijat ovat moniosaajia, niin on todennäköistä, että tällä yhteistyöllä on lähentävä vaikutus myös kimpan muihin yhteisiin projekteihin ja yhteistyömuotoihin.

Vaikka projektin tekeminen normaalin kirjastotyön rinnalla ja lukuisien uusien asioiden ja työkäytäntöjen opiskelu on ollut raskasta, työ on ollut myös palkitsevaa. Sisällönkuvailijat ja johtoryhmä ovat nähneet projektin pidemmän tähtäimen vaikutukset ja mahdollisuudet todella kauaskantoisina. Pienelle kirjastokimpalle on myös ollut tärkeää mahdollisuus osallistua johonkin kaikkia kirjastosektoreita yhdistävään valtakunnalliseen hankkeeseen. Mukanaolo aukaisee kimpalle aivan uusia tiedonhankintakanavia ja mahdollisuuksia oppia uusia asioita. Uuden asian oppiminen, oli se sitten kuinka pieni tahansa, motivoi työn tekemistä ja sitä kautta työtyytyväisyyttä.

Projekti oli Kansalliskirjaston johdolla toteutettu pilotti, johon yleisistä kirjastoista osallistuivat PIKI- ja Anders-kirjastot sekä järjestelmäntoimittajana Axiell Finland Oy. Pilotin yhteydessä kehitettiin kirjastojärjestelmien välisiä rajapintoja sekä kirjastojärjestelmän toimivuutta. Tätä kehittämistyötä tekivät lähinnä Kansalliskirjasto, PIKI -kirjastot sekä Axiell Finland Oy. Anders-kirjastot tehtävänä oli tässä suhteessa testata sopivatko kehitystyössä PIKI -kirjastoille tehdyt ratkaisut myös muille yleisille kirjastoille ja lähinnä pienemmille kimpoille. Kaikki halukkaat ovat voineet myös seurata Anders -kirjaton pilotin vaiheita Kansalliskirjaston nettisivuilta osoitteesta: https://www.kiwi.fi/display/melinda/ANDERS-kirjastot

Jatkotoimenpiteet: 

Melinda ja Anders -projekti on jo projektivaiheessa organisoitu osaksi Anders-kimpan jokapäiväistä toimintaa eli sisällönkuvailua Melindaan eli sisällönkuvailusta Melindaan tulee osa Anders -kirjatsojen jokapäiväistä työtä. Projektin yhteydessä omaksuttuja koulutuskäytäntöjä video- ja lähikoulutuspäivin jatketaan kimpassa, jotta sisällönkuvailukäytännöt voidaan pitää mahdollisimman yhdenmukaisina koko kimpassa. Kesän 2016 aikana videoneuvotteluohjelma vaihdetaan Adobe ConnectPro:sta Lynciin.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€17 600
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 400
Budjetti euroissa yhteensä: 
€22 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€15 360
Oma rahoitus yhteensä: 
€10 360
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
14kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
89henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€5 000

Henkilökunnan täydennyskoulutussuunnitelman ja suunnitelman mukaiseen koulutukseen sekä organisaatiosuunnitteluun ja toteuttamiseen.

Perustelumuistio, ks.  http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2014