Eepoksen kokoelmapolitiikka
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 217
60101
Kirjaston puhelin : 
064162317
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@seinajoki.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Sm
Y-tunnus : 
1928736-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Mervi Heikkilä
Puhelin : 
0447541621
Sähköposti : 
mervi.heikkila@seinajoki.fi
Hankkeen tavoite: 

Parantaa aineiston saatavuutta ja kiertoa sekä kokoelmien kehittämistä Eepoksen alueella.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Kokoelmapolitiikan valmistuminen ja kaikkien kirjastojen osallistuminen sen työstämiseen. Kokoelmapolitiikan periaatteiden ja toimenpiteiden noudattamisen aloittaminen.

Kuvaus : 

Eepoksen yhteisjärjestelmä otetaan käyttöön helmikuun alussa 2017. Samalla pyörähtää käyntiin koko kimpan laajuinen aineistokuljetus ja yhteinen e-kirjasto. Vaikka vielä ei ole koko Eepoksen laajuista varausjonoa tai aineiston kellutusta, on asiakkaiden tasapuolisen ja laadukkaan palvelun takaamiseksi syytä miettiä kirjastojen kokoelmia osana laajempaa kontekstia eli koko kimppaa.

Asiakas pystyy varaamaan ja lainaamaan aineistoa mistä tahansa Eepos-kirjastosta ja samaten palauttamaan aineiston minne tahansa. Tärkeää on pohtia, miten kokoelmia kehitetään isompana kokonaisuutena siten, että ne hyödyntävät koko alueen asiakkaita mahdollisimman hyvin ja resurssit tulevat tehokkaasti käyttöön. Tällaisen kokoelmayhteistyön työkaluksi tarvitaan yhteistä kokoelmapolitiikkaa, joka on tehty perusteellisesti, kriittisesti, tulevaisuuteen suuntautuen ja johon kaikki kirjastot ja kunnat ovat sitoutuneet.

Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjastossa on voimassaoleva ja vuosittain päivitettävä kokoelmapolitiikka, jonka informaatikko Hanna Kotila on laatinut osana ylemmän amk-tutkinnon opintojaan vuonna 2015. Se sisältää myös maakuntakokoelman kokoelmapolitiikan. Tätä dokumenttia on hyvä käyttää yhtenä lähtökohtana, mutta tarkastellen aluetta kokonaisuutena ja ottaen huomioon jokaisen kirjaston, kokoelman ja asiakaskunnan mahdolliset erityispiirteet.

Kokoelmapolitiikka tullaan laatimaan tiiviissä yhteistyössä kaikkien osallistuvien kirjastojen kesken. Hanketta varten palkataan projektityöntekijäksi kirjastonhoitaja, joka ohjaa kokoelmien arviointia, tekee kokoelmakyselyn ja mahdollisesti sitä täydentäviä haastatteluja sekä kirjoittaa lopuksi kokoelmatyön pelisäännöt Eepos-kirjastoille. Apuna työssään projektityöntekijällä on Eepoksen kokoelmatyöryhmä, jossa on jäseniä eri Eepos-kirjastoista. Hankkeen ohjausryhmänä toimii Eepoksen työvaliokunta.
Työskentelyaikaa projektityöntekijälle varataan 5 kuukautta.

Hankkeen talousarvio
Hanketyöntekijän palkka sivukuluineen 17 000€
toimistokulut (vuokra) 1220€
toimistotarvikkeet 100€
puhelinkulut 500€
matkakulut 1000€
tietokonekulut  300€
kirjastohenkilöstön palkkakulut sivukuluineen (22 kuntaa, yht. 3,3kk) 10 148€

Aikataulu
Hanke alkaa syyskuussa 2017 ja päättyy helmikuussa 2018.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Seuraavien kuntien kirjastot: Alajärvi, Alavus, Evijärvi, Ilmajoki, Isojoki, Isokyrö, Karijoki, Kaskinen, Kauhajoki, Kauhava, Kuortane, Kurikka, Laihia, Lappajärvi, Lapua, Perho, Seinäjoki, Soini, Teuva, Veteli, Vimpeli ja Ähtäri
Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

 

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi:

 

Tavoitteena oli parantaa aineiston saatavuutta ja kiertoa sekä kokoelmien kehittämistä Eepoksen alueella. Hankkeen konkreettisena tavoitteena oli Eepoksen yhteisen kokoelmapolitiikan valmistuminen.

 

Hankkeen toteutuksesta vastasi hankepäällikkö. Hänen työnsä alkoi 6.9.2017 ja päättyi 28.2.2018. Hankepäällikön apuna oli Eepoksen kokoelmatyöryhmä, johon kuului jäseniä eri Eepos-kirjastoista. Kokoelmaryhmä kokoontui hankkeen aikana kaksi kertaa. Ryhmän työskentelyyn osallistui 10 henkilöä. Hankkeen ohjausryhmänä toimi Eepoksen työvaliokunta ja kokoelmapolitiikan hyväksyy Eepoksen johtoryhmä.

 

Eepoksen yhteisen kokoelmapolitiikan laatimisessa hyödynnettiin muun muassa Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjaston kokoelmapolitiikkaa ja muita olemassa olevia Eepos-kirjastojen kokoelmapolitiikkoja. Vain muutamilla kirjastoilla oli aiempi kirjattu kokoelmapolitiikka.

 

Hankeen aluksi Eepos-alueen kirjastojen johtajille tehtiin kokoelmakysely. Kyselyllä selvitettiin mm. aineiston hankintaa, aineistomäärärahoja, varastointia, poistoja sekä kirjastonjohtajien näkemyksiä kokoelmien kehittämisestä. Lähes kaikki kirjastot vastasivat kyselyyn.

 

Kirjastojen henkilöstölle järjestettiin neljä kokoelmatyöpajaa. Työpajat pidettiin Alavudella, Kurikassa, Lapualla ja Seinäjoella. Työpajoihin osallistui yhteensä 50 henkilöä. Lähtökohtana työskentelylle olivat erilaisten asiakasryhmien tarpeet ja asiointitavat. Yhteistä kokoelmaa tarkasteltiin erityisesti hankinnan, poistojen ja varastoinnin näkökulmista kehittäen ratkaisuja kokoelmatyön ongelmiin.

 

Kirjastojen johtajille järjestettiin oma työpaja, jossa esiteltiin kokoelmapolitiikkaluonnos, asetettiin kokoelmien seurannan mittarit sekä visioitiin yhteistä Eepos-kokoelmaa viiden vuoden kuluttua. Johtajien työpajaan osallistui 25 henkilöä.

 

Kokoelmapolitiikan valmisteluun osallistuivat kaikki kirjastojen johtajat, kokoelmaryhmän jäsenet ja kaikki halukkaat kirjastojen henkilökunnan jäsenet. Kokoelmapolitiikkaan on yhteisen työskentelyn kautta sitouduttu hyvin ja yhteinen tavoite kehittämiselle saavutettu. Käytännön toteutus on alkamassa. Kokoelmahankkeen tuloksena kirjastot säästävät tulevaisuudessa varastointi- ja hankintakuluissa ja asiakkaat saavat tarvitsemansa aineiston käyttöönsä nopeasti ja vaivattomasti. Hankinta- ja varastointiyhteistyön laajentaminen vaatii uusia logistisia ratkaisuja ja maksujen tuomien esteiden purkamista.

 

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

 

Eepos-kirjastojen kokoelmapolitiikka 2018

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

 

Eepoksen kokoelmapolitiikka valmistui hankkeen aikana. Se esitetään johtoryhmän hyväksyttäväksi kevään 2018 kokouksessa. Eepoksen kokoelmaryhmän työskentely käynnistyi ja tulee jatkumaan hankkeen päätyttyä. Kokoelmakyselyn tuloksena muodostui kokonaiskuva kirjastojen nykyisten kokoelmien tilasta ja tärkeimmistä kehittämistarpeista. Henkilöstö osallistui aktiivisesti kokoelmatyöpajoihin lähes kaikista alueen kirjastoista. Työpajoissa syntyi konkreettisia ideoita kokoelmatyöhön ja hyödynnettiin henkilöstön kokoelmaosaamista laajasti. Kokoelmien seurannalle sovittiin konkreettiset mittarit vuodelle 2018 sekä luotiin visio kehittämisestä vuoteen 2023 saakka.

 

Jatkotoimenpiteet: 

 

Kokoelmaryhmä tarkistaa kokoelmapolitiikan vuosittain ja seuraa kokoelmien kehitystä sovittujen mittarien avulla. Johtoryhmä hyväksyy kokoelmapolitiikan ja päättää vuosittain kehittämiskohteista. Varastointia ja poistoja varten laaditaan työohjeet. Lehtien varastoinnin vastuuta jaetaan kirjastojen kesken. Myöhemmin voidaan jakaa myös muun aineiston varastointia.

 

Lisätietoa: 

Huom!
Saatu avustus sisältää alkuperäisen 10 000€:n lisäksi Kurikalta laskutetun avustussumman 6213€, joka on Länsi- ja Sisä-Suomen Aluehallintoviraston päätöksellä 3.5.2017 siirretty Eepoksen kokoelmapolitiikkan. (LSSAVI/5643/07.03/2014) Omavastuuosuus sisältää osan projektityöntekijän palkkaa ja lisäksi 439 työtuntia Eepos-kirjastojen henkilöstöltä työpajojen, kokousten ja ohjauksen muodossa.

Aloituspäivämäärä : 
01/09/2017
Lopetuspäivämäärä : 
28/02/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€18 500
Oma rahoitus yhteensä: 
€11 768
Budjetti euroissa yhteensä: 
€30 268
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€24 763
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
5kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
75henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€10 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Ks. perustelumuistio http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017 .

 
okm
avi