eLumme
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Mikkelin kaupunginkirjasto - Etelä-Savon maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 96, Raatihuoneenkatu 6
50101
Kirjaston puhelin : 
044 794 2460
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@mikkeli.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Mm
Y-tunnus : 
0165116-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Virpi Launonen
Puhelin : 
0447942460
Sähköposti : 
virpi.launonen@mikkeli.fi
Hankkeen tavoite: 

Tavoitteena on, että Lumme-kirjastoilla on hankkeen jälkeen yhdessä sovittu toimintamalli e-aineistojen hankintaan ja hallintaan. Se yhdenmukaistaa kirjastojen e-aineistojen käsittelyä ja helpottaa henkilökunnan työtä. Lisäksi eLumme –hankkeen tavoitteena on, että Lumme-kirjastojen asiakkaat tulevat paremmin tietoisiksi tarjolla olevista e-aineistoista, ja että heillä on mahdollisimman tasavertainen ja helppo pääsy niihin.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hankkeen tavoitteen toteutumista mitataan e-aineistojen käyttöluvuilla, joiden oletetaan nousevan hankkeen aikana ja sen jälkeen. Henkilökunnalle laaditaan e-aineistotesti, joka heidän tulee läpäistä.

Kuvaus : 

Taustaa

Uuden Lumme-kirjastokimpan ja yhteisen aineistotietokannan myötä on herännyt entistä suurempi tarve suunnitella ja hoitaa e-aineistojen hankinta, hallinnointi ja markkinointi Lumme-kirjastoissa kokonaisvaltaisesti. Nykyisessä tilanteessa minkä tahansa Lumme-kirjastoihin kuuluvan kirjaston kortilla voi lainata kirjoja tai muuta fyysistä aineistoa kaikista Lumme-kirjastoista, mutta sama ei päde sähköisiin aineistoihin.

Kirjastojen hankkimat e-aineistovalikoimat poikkeavat toisistaan, joten Lumpeiden yhteinen kirjastoasiakkuus ei toteudu niiden kohdalla. E-aineistojen markkinointi on kunkin kirjaston omalla vastuulla, eikä siihen useinkaan ole ollut suunnata riittävästi resursseja. Mikkelin kaupunginkirjasto on Etelä-Savon maakuntakirjastona pystynyt kustantamaan FinELib- ja muita e-aineistoja alueen kirjastoille ja hoitanut myös niiden hallinnointia.

Uuden kirjastolain valmistelussa on lähdetty siitä, että maakuntakirjastojen (lakiluonnoksessa alueellisten keskuskirjastojen) tehtäviä uudistetaan ja niiden lukumäärä vähenee. Jos Mikkelin kaupunginkirjasto ei jatkossa ole alueellinen keskuskirjasto, sillä ei ole vuoden 2017 jälkeen mahdollisuutta jatkaa aineistojen kustantamista muille alueen kirjastoille. Tähän vaihtoehtoon on varauduttava suunnittelemalla, kuinka e-aineistojen tarjonta Lumme-kirjastojen asiakkaille uudessa tilanteessa järjestetään.

Hankesuunnitelma

1. Nykyisen tilanteen kartoitus

Hanketyöntekijä kartoittaa Lumme-kirjastoilla käytössä olevat e-aineistot, kuka niitä kirjastoissa hoitaa ja millä tavoin. Tutkitaan myös, kuinka e-aineistoja on tähän saakka eri kirjastoissa markkinoitu.

2. E-aineistovalikoiman ja toimintamallien suunnittelu

Tutkitaan, millaiset mahdollisuudet olisi rakentaa yhtenäinen e-aineistovalikoima Lumme-kirjastojen asiakkaiden käyttöön, millainen se voisi ja kuinka sitä hallitaan. Aineistojen valinnalle, e-aineistokokoelman hoitamiselle ja kustannusten jakamiselle kuntien kesken suunnitellaan malli. Hanketyöntekijä toimii yhteistyössä Lumme-ohjausryhmän kanssa.

3. Yhteisen käyttöliittymän suunnittelu ja mahdollinen toteuttaminen

Yhteinen käyttöliittymä voi olla jonkin Lumme-kirjaston kotisivujen yhteydessä sijaitseva verkkosivu, jossa on listattuna Lumpeiden e-aineistot lyhyine kuvauksineen ja linkkeineen.

4. E-aineistojen markkinoinnin suunnittelu

Löydetään parhaat käytännöt, joilla e-aineistoja markkinoidaan asiakkaille. Selvitetään esimerkiksi mahdollisuus perustaa asiakkaille suunnattu chat-palvelu e-aineistojen käytön tueksi. E-aineistoja täytyy markkinoida asiakkaiden lisäksi myös kirjastojen henkilökunnalle. Ilman henkilökunnan aktiivista toimimista e-aineistojen puolesta, asiakkaiden mahdollisuudet löytää ja käyttää aineistoja ovat heikot.

Taloussuunnitelma

Hankkeeseen palkataan työntekijä neljäksi kuukaudeksi täydellä työajalla. Hanketyöntekijän palkan lisäksi tarvitaan rahoitusta atk-, puhelin- ja matkakuluihin. Omarahoitus koostuu kirjastojen henkilökunnan työajasta, joka raportoidaan työaikaseurannalla.

Aiemmat hankkeet: 

Etelä-Savon kirjastojen kokoelmapolitiikka -hanke

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Lumme-kirjastokimpan muodostamisen ja yhteistyön myötä heräsi tarve suunnitella ja hoitaa e-aineistojen hankinta, hallinnointi ja markkinointi Lumme-kirjastoissa kokonaisvaltaisesti. Tavoitteena oli myös tarjota kaikille Lumme-kirjastojen asiakkaille tasavertainen pääsy e-aineistoihin. Lumme-kirjastojen asiakkaat olivat tasavertaisessa asemassa fyysisten kokoelmien suhteen, mutta sama ei pätenyt sähköisiin aineistoihin. Kirjastojen hankkimat e-aineistovalikoimat poikkesivat toisistaan, eikä yhteinen kirjastoasiakkuus toteutunut niiden kohdalla. Myös e-aineistojen markkinointiin toivottiin suuntaviivoja ja apua yhteistyöstä.

eLumme-hankkeessa suunniteltiin Lumme-kirjastoille yhteinen toimintamalli e-aineistojen hankintaan ja hallintaan. Myös e-aineistovalikoima yhtenäistettiin, niin että kaikilla kimpan asiakkailla on tasavertainen pääsy aineistoihin. E-aineistojen löytäminen helpottui Lumme-Finnan käyttöönoton myötä, kun e-aineistot ovat koottuna omalle sivulleen, ja markkinointia edistettiin kirjastotiloissa.

Hanketyöntekijä työskenteli neljänä päivänä viikossa kolmen kuukauden ajan (12.2.–13.5.2018). Hankkeen ohjausryhmänä toimi Lumme-kirjastojen ohjausryhmä.
Hankesuunnitelman mukaisesti hanketyöntekijä kartoitti tilanteen tutustumalla käytössä oleviin e-aineistoihin, toteuttamalla e-aineistokyselyn Lumme-kirjastojen henkilökunnalle sekä vierailemalla kaikissa Lumme-kirjastojen toimipisteissä. Kyselyn avulla selvitettiin henkilökunnan e-aineistotietämystä. Vierailujen tarkoituksena oli tutkia e-aineistojen käytettävyyttä ja näkyvyyttä kirjastotilassa sekä etsiä ja jakaa hyviä käytäntöjä siitä, miten niitä on markkinoitu.

Hankkeessa suunniteltiin malli e-aineistojen valinnalle ja hallinnalle sekä erikseen e-kirjojen valinnalle. Lumme-kirjastoihin valittiin e-aineistot yhteisellä päätöksellä ensimmäistä kertaa vuodelle 2018. Valikoimasta päätti Lumme-kirjastojen ohjausryhmä. Lumme-kirjastojen yhteinen, viisijäseninen kokoelmaryhmä laatii Lumme-ohjausryhmälle vuosittain esityksen seuraavaksi vuodeksi hankittavasta e-aineistovalikoimasta sekä arvion niiden kustannuksista. Lumme-ohjausryhmä päättää valikoimasta ja kustannukset jyvitetään kuntien kesken asukasluvun perusteella. Kokoelmaryhmä vastaa myös e-aineistojen käyttötilastojen ottamisesta sekä e-kirjojen valinnasta ja hankinnasta. E-aineistojen toimivuudesta huolehtiviksi e-pääkäyttäjiksi on valittu kaksi henkilöä Lumme-kirjastojen henkilökunnasta. E-pääkäyttäjät toimivat yhteistyössä kirjastojen henkilökunnan, kuntien tietohallintohenkilöstön sekä e-aineistotoimittajien kanssa erilaisissa ongelmatilanteissa sekä uusien e-aineistojen käyttöönotossa.

Lumme-kirjastojen e-aineistoille oli hankkeessa tarkoitus suunnitella ja mahdollisesti myös toteuttaa yhteinen käyttöliittymä. Sellaisena olisi toiminut esimerkiksi verkkosivu, johon e-aineistot olisi listattu lyhyiden kuvausten sekä linkkien kera. Tätä ei toteutettu, koska Lumme-kirjastot ottivat käyttöön Finnan, joka täytti tämän tarkoituksen.

E-aineistojen markkinointia tutkittiin ja edistettiin hankkeessa muun muassa opastamalla kirjastojen henkilökuntaa viemään markkinointia sinne, missä vastaava analoginen aineisto sijaitsee. Nuottien läheisyyteen kannattaa viedä tietoa Rockway-palvelusta, lehtisaliin mainoksia sähköisistä lehtipalveluista, äänikirjojen luo e-äänikirjoista ja niin edelleen. Hankkeen aikana laadittiin myös yhteinen e-aineistoesite.

eLumme -hankkeen tavoitteena oli luoda yhdessä sovittu toimintamalli e-aineistojen hankintaan ja hallintaan, mikä on toteutunut. Tavoitteena oli myös että Lumme-kirjastojen henkilökunta ja asiakkaat tulevat paremmin tietoisiksi tarjolla olevista e-aineistoista ja että heillä on mahdollisimman tasavertainen ja helppo pääsy niihin.

Tasavertaisuus on toteutunut yhdessä sovitun ja yhtenäistetyn e-aineistovalikoiman myötä. Myös sekä asiakkaiden että henkilökunnan tietoisuuden voi olettaa lisääntyneen kun e-aineistojen markkinointia on kohennettu kirjastotiloissa sekä Lumme-Finna-sivuston myötä. Tavoitteen toteutumisen mittarina mainittu henkilökunnan e-aineistotesti jäi hankkeessa toteuttamatta, mutta se toteutetaan myöhemmin omarahoituksella. Toisena mittarina ovat e-aineistojen käyttöluvut, jotka ovat nousseet, joskin nousuun ovat voineet vaikuttaa hankkeen lisäksi muut tekijät kuten esimerkiksi e-äänikirjojen suosion kasvu.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

eLumme-raportti, joka on julkaistu Kohallaan-blogissa.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeessa kartoitettiin kyselyn avulla kirjastojen henkilökunnan e-aineistotietämystä, joka osoittautui vaihtelevaksi. Suurin osa kysymyksistä oli monivalintakysymyksiä, mutta jokaiseen kohtaan oli myös mahdollisuus kirjoittaa avoimia vastauksia. Kyselyn perusteella käytetyimmät e-aineistot tunnetaan, mutta uudet palvelut ovat hiukan vieraita. Suurin osa kyselyyn vastanneista kaipaisi lisää työaikaa e-aineistoihin tutustumiseen.

Hanketyöntekijän vierailuista kirjastoissa saatiin hyvää palautetta. Hänen ja kirjaston henkilökunnan yhdessä tekemien havaintojen pohjalta on e-aineistojen markkinointia kirjastotilassa kohennettu. Kaikille Lumme-kirjastoille myös hankittiin e-aineistoja mainostavia hyllypuhujia.

Hankkeessa laadittu toimintamalli e-aineistojen hankintaan ja hallintaan on otettu käyttöön. Kaikkien Lumme-kirjastojen asiakkailla on nyt käytössään yhtenäinen e-aineistovalikoima. Tällä on edistetty heidän yhdenvertaisuuttaan Lumme-kirjastokimpan sisällä.

Jatkotoimenpiteet: 

Hankkeessa laadittu e-aineistojen hankinnan ja hallinnan toimintamalli on otettu käyttöön. Kokoelmaryhmä on tehnyt työnjaon e-kirjojen valintaa varten ja aloittaa tilaukset säännöllisen rytmin mukaan. Ryhmä myös seuraa e-aineistojen käyttöä sekä laatii syksyllä esityksen Lumme-ohjausryhmälle seuraavan vuoden yhteiseksi e-aineistovalikoimaksi: otetaanko uusia aineistoja ja/tai jätetäänkö jotakin pois. E-pääkäyttäjien perehdytys aloitetaan.

E-aineistojen markkinointia kehitetään edelleen. Hankkeessa toteuttamatta jäänyt henkilökunnan e-aineistotesti laaditaan ja toteutetaan vuoden 2019 aikana.

Aloituspäivämäärä : 
02/04/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€13 980
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 400
Budjetti euroissa yhteensä: 
€16 380
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€11 896
Oma rahoitus yhteensä: 
€1 896
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€10 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2017, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017

 
okm
avi