Etelä-Savon kirjastojen kokoelmapolitiikka
Vuoden 2014 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Mikkelin kaupunginkirjasto - Etelä-Savon maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Raatihuoneenkatu 6, PL 96
50101
ISIL-tunnus : 
FI-Mm
Y-tunnus : 
0165116-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Virpi Launonen
Puhelin : 
044 794 2460
Sähköposti : 
virpi.launonen@mikkeli.fi
Hankkeen tavoite: 

Selvityksen avulla tullaan luomaan pelisäännöt tiivistyvälle kokoelmayhteistyölle Etelä-Savossa. Hanke toteutetaan tiiviissä vuorovaikutuksessa alueen kirjastojen kanssa. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Kokoelmapolitiikkahankkeen vaiheita seurataan maakunta-alueen johtajien kokouksissa, ja valmiit pelisäännöt hyväksytään yhdessä ja niitä sitoudutaan noudattamaan. Lisäksi ne viedään hyväksyttäväksi alueen kuntien kirjastoasioissa vastaaviin lautakuntiin.

Kuvaus : 

Taustaa:

Mikkelin kaupunginkirjastossa laadittiin ELY:n rahoittamassa hankkeessa kokoelmapolitiikka vuoden 2013 aikana. Tehtyä työtä on tarkoitus hyödyntää ja ottaa mukaan alueellinen aspekti Etelä-Savon kirjastojen aineistoselvityksessä. Etelä-Savon kirjastot ovat linjanneet toimintasuunnitelmassaan, että niiden tavoitteena on eteläsavolainen kirjastoasiakkuus. Ensimmäinen askel siihen pääsemiseksi on yhteinen kirjastojärjestelmä. Järjestelmänvaihtoa on valmisteltu, ja uusi, yhteinen kirjastojärjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön viimeistään vuoden 2015 aikana.

 

Tavoite:

Yhteinen järjestelmä on tärkeä osa yhteistyön syventämistä, mutta sen lisäksi kirjastojen luotava yhteisiä suuntaviivoja kokoelman muodostamisesta, ylläpidosta ja käytöstä. Selvityksessä otetaan kantaa hankintojen suhteuttamiseen alueellisiin tarpeisiin ja resursseihin sekä poistoihin. Tämä koskee myös e-aineistoja. Tärkeässä roolissa on varastoinnin periaatteiden luominen ja kirjastojen välisten, aineiston liikkuvuuteen tähtäävien logististen ratkaisujen löytäminen. Kokoelmat ovat väline asiakaspalveluun, mikä tulee pitää mielessä kokoelmatyötä pohtiessa.

 

Selvityksen avulla tullaan luomaan pelisäännöt tiivistyvälle kokoelmayhteistyölle Etelä-Savossa. Hanke toteutetaan tiiviissä vuorovaikutuksessa alueen kirjastojen kanssa. Kirjastot ovat nimenneet yhteisen kokoelmatyöryhmän, joka toimii myös kokoelmapolitiikkahankkeen ohjausryhmänä. Hanketta varten palkataan kirjastonhoitaja, joka ohjaa kokoelmien arviointiin, tekee kokoelmakyselyn ja mahdollisesti sitä täydentäviä haastatteluja sekä kirjoittaa lopuksi kokoelmatyön pelisäännöt eteläsavolaisille kirjastoille. Projektityöntekijän tehtävänä on myös kartoittaa erilaisia malleja, joilla aineistoa olisi mahdollista siirtää kirjastojen välillä kustannustehokkaasti. Työskentelyaikaa projektityöntekijälle varataan kahdeksan kuukautta.

 

Kokoelmapolitiikkahankkeen vaiheita seurataan maakunta-alueen johtajien kokouksissa, ja valmiit pelisäännöt hyväksytään yhdessä ja niitä sitoudutaan noudattamaan. Lisäksi ne viedään hyväksyttäväksi alueen kuntien kirjastoasioissa vastaaviin lautakuntiin.

 

Aikataulu:

Hanke on tarkoitus toteuttaa kesäkuusta 2014–tammikuuhun 2015 välisenä aikana

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Etelä-Savon maakuntakirjastoalueeseen kuuluvat kirjastot

Aiemmat hankkeet: 

Lapin kirjastojen, Kokkolan maakuntakirjastoalueen kirjastojen, Etelä-Karjalan kirjastojen kokoelmapolitiikkahankkeet

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 
Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeen kulku Lumme-kirjastojen yhteinen kokoelmapolitiikkahanke käynnistyi vuodenvaihteessa 2015. Varsinainen hankeaika kesti puoli vuotta, jona aikana toteutettiin Lumme-kirjastojen kokoelmakysely, koottiin yhteinen kokoelmapolitiikka ja aloitettiin yhteisten aineistokuljetusten valmistelutyö. Hanketyöntekijänä oli kokopäiväisesti kirjastonhoitaja Elina Nikola Mikkelin kaupunginkirjasto – Etelä-Savon maakuntakirjastosta. Hankkeen etenemistä valvoi ohjausryhmä, jonka jäseninä olivat Pia Kontio, Leena Miettinen, Jorma Pihlajamäki, Suvi Pirnes-Toivanen ja Irma Raatikainen (Päivi Lehmusvuoren sijaisena). Alkuvuodesta kokoelmapolitiikkahankkeelle myönnettiin jatkoaikaa kesäkuun 2016 loppuun. Jatkoajan aikana kokoelmapolitiikkaan tehtiin tarkennuksia. Erityisinä painopistealueina olivat e-aineistot ja kokoelmapolitiikan sovittaminen Lumme-kirjastojen tarpeisiin. Alkuperäisen hankekauden aikana työtä vaikeutti se, että Lumme-kirjastojen lopullinen kokoonpano selvisi vasta myöhään keväällä 2015. Lisäksi hankkeen jatkoaikana jatkuivat yhteisten aineistokuljetusten selvitystyö ja kilpailutuksen valmistelu. Kokoelmakysely Keväällä 2015 toteutettiin kokoelmakysely, johon vastasivat kaikki Lumme-kirjastot. Kyselyn avulla arvioitiin muun muassa kokoelmien kokoa ja ikäjakaumaa sekä kokoelmatyön käytänteitä. Kyselyn pohjalta koottiin kokoelmien ja toimintaympäristön arviointi, joka toimitettiin kaikkiin kirjastoihin. Lisäksi hanketyöntekijä esitteli arvioinnin tuloksia viidessä Lumme-kirjastossa. Arvioinnin tuloksia hyödynnettiin myös kokoelmapolitiikkaa kirjoittaessa. Kokoelmapolitiikka Lumme-kirjastojen kokoelmapolitiikka valmistui kesäkuussa 2015. Kokoelmapolitiikkaan tuli joitakin muutoksia ja päivityksiä kevään 2016 aikana. E-aineisto-osuutta laajennettiin ja joitakin Lumme-kirjastojen kokoelmakäytäntöihin liittyviä asioita selkiytettiin. Yhteiset aineistokuljetukset Kokoelmpolitiikka-hankkeen aikana selvitettiin kirjastojen nykyisiä aineistonkuljetuskäytäntöjä ja kartoitettiin malleja, joiden mukaisesti Lumme-kirjastojen yhteiset kuljetukset voitaisiin toteuttaa. Kesällä 2015 lähestyttiin kuljetusalan yrityksiä ja heiltä pyydettiin budjetaarisia tarjouksia eli tarjousarvioita esitettyjen kuljetusmallien pohjalta. Tulokset koottiin lopuksi yhteen. Alkuvuodesta 2016 aloitettiin aineistokuljetusten kilpailutuksen valmistelu. Kilpailutus päätettiin toteuttaa mallin pohjalta, jossa yhteiset aineistokuljetukset liikkuvat Mikkelin pääkirjaston ja seitsemän muun Lumme-kirjaston toimipisteen välillä. Nämä seitsemän toimipistettä ovat Enonkoski, Heinävesi, Joroinen, Mäntyharju, Pieksämäki, Savonlinna ja Varkaus. Mikkelin pääkirjasto on kuljetusten solmukohta. Ensimmäinen askel kohti yhteistä kokoelmatyötä oli kirjastojärjestelmä Kohan käyttöönotto syksyllä 2015. Yhteinen kirjastojärjestelmä sekä aineisto- ja asiakasrekisteri olivat kaikkien Lumme-kirjastojen käytössä vuoden loppuun mennessä. Käyttöön otettiin myös uusi Ellibs-käyttöliittymä, jonka kautta Lumme-kirjastojen e-kirjat tulivat kaikkien kimpan asiakkaiden saataville.

Jatkotoimenpiteet: 

Kokoelmapolitiikka laadittiin jo kesällä 2015, mutta kokoelmayhteistyö on toistaiseksi jäänyt vähäiseksi. Lumme-kirjastot hakevat vielä yhteisiä toimintamuotoja ja toistaiseksi myös yhteisten aineistokuljetusten puuttuminen on rajoittanut yhteistyötä. Kun yhteiset aineistokuljetukset saadaan vuonna 2017 toimimaan, avautuu Lumme-kirjastojen kokoelma yhteiseen käyttöön. Vasta tällöin voidaan alkaa tehdä laajaa kokoelmayhteistyötä esimerkiksi varastoinnin ja hankinnan parissa. Yhteinen kokoelmapolitiikka on yksi tärkeimmistä kokoelmayhteistyön työkaluista. Kokoelmapolitiikka ei kuitenkaan yksinään riitä, vaan Lumme-kirjastoihin tarvitaan kokoelma-asioihin keskittyvä ryhmä, joka koordinoi ja suunnittelee Lumme-kirjastoissa tehtävää kokoelmatyötä sekä päivittää tarvittaessa kokoelmapolitiikkaa. Kokoelmaryhmän tehtäviin kuuluisi luontevana osana myös viestiminen ja muun organisaation ajan tasalla pitäminen. Kokoelmaryhmässä tulisi olla edustajia erikokoisista ja erityyppisistä kirjastoista, ei kuitenkaan kaikista kirjastoista. Jäseninä voi olla edustajia kirjasto-organisaation eri tasoilta, mutta suositeltavaa on, että jäsenten työnkuvaan kuuluisi kokoelmatyö. Lumme-kirjastojen alue on laaja ja yhteydenpito on sen vuoksi hankalaa. Jatkossa on opittava hyödyntämään uusia työ- ja viestintätapoja, jotta kokoelmayhteistyö toimii. Yhtenä ratkaisuna on ”asiantuntijalistojen” laatiminen, mikä madaltaa kynnystä ottaa yhteyttä toiseen kirjastoon. Tällainen lista onkin jo tulossa Lumpeet Kohallaan -blogiin. Listalla on yhteystietoja erityisesti Kohaan liittyvissä asioissa, mutta tarpeen vaatiessa listaa voi täydentää, jos esiin nousee uusia aihealueita, joilta yhteystietolistoja kaivataan. Alla on tiivistelmä Lumme-kirjastojen kokoelmayhteistyön edellytyksistä ja tulevista suuntaviivoista: Kokoelmayhteistyön edellytyksiä: - Lumme-kirjastojen kokoelmaryhmän perustaminen -> kokoelmaryhmä koordinoi ja suunnittelee kokoelmayhteistyötä ja päivittää kokoelmapolitiikkaa - Yhteistyön mahdollistavat uudet työ- ja viestintätavat -> haasteena Lumme-kirjastojen laaja toiminta-alue - Yhteiset aineistokuljetukset Käytännön yhteistyömuotoja: - Yhteisten kokoelmalinjausten, kuten kokoelmapolitiikan ja kokoelmaryhmän päätösten, seuraaminen - Varastointi -> päällekkäisyyksien välttäminen muun kuin ydinkokoelman osalta - Hankinta -> yhteisesti sovitut painopistealueet, hankintojen kilpailutus tai muut yhdessä sovitut hankintaratkaisut - Osaamisen jakaminen esimerkiksi erilaisia viestintäkanavia hyödyntämällä - Sisältöjen avaaminen: listat, näyttelyideat, kirjavinkkaukset - Sisältöjen tuottaminen: aineistovinkit, blogikirjoitukset, some- ja verkkosisällöt - E-aineistokokoelman ylläpitäminen ja kehittäminen yhteistyössä - Koulutus -> kokoelmatyöhön liittyvät koulutukset henkilökunnalle vertaiskoulutuksen ja asiakkaiden opastaminen

Aloituspäivämäärä : 
01/06/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€27 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€10 100
Budjetti euroissa yhteensä: 
€37 100
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€28 221
Oma rahoitus yhteensä: 
€8 221
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€20 000

Hanke on kokonaisuudessaan hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2014, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2014

 
okm
avi