Heili Kakkonen
Vuoden 2014 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Lappeenrannan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Valtakatu 47
53100
Kirjaston puhelin : 
05-6162336
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@lappeenranta.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Lm
Y-tunnus : 
0161193-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Päivi-Linnea Pötry
Puhelin : 
040 594 9856
Sähköposti : 
paivi-linnea.potry@lappeenranta.fi
Hankkeen tavoite: 

Haluamme tehdä Heili-kirjastojen palvelut asiakkaille tutuiksi markkinoinnin ja asiakasopastusten avulla. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hakuohjeet ja opetusmateriaalit

Kuvaus : 

Etelä-Karjalan kunnankirjastot ovat muodostaneet vuoden 2013 aikana Heili-kimpan, johon kuuluu 8 eteläkarjalaista kuntaa (Luumäki ei ole toistaiseksi mukana). Kirjastot saivat vuonna 2012 hankerahaa ennakoimaan kimpan ja yhteisen aineistotietokannan muodostamista. Heili hehkeäksi -hankkeessa on selvitetty vuoden 2013 aikana millaiset kokoelmat Etelä-Karjalan kunnankirjastoilla tällä hetkellä on. Selvitettävät asiat perustuivat OKM:n tekemiin Yleisten kirjastojen laatusuosituksiin. Hanketyöntekijän kirjoittama raportti valmistui toukokuussa. Yhteinen alueellinen kokoelmapolitiikka on hyväksytty kunnissa.

Marraskuussa 2013 Heili-kimppa realisoituu, kun 7 eri tietokantaa kolmesta eri kirjastojärjestelmästä yhdistetään. Esikonversiot ja kokemukset edellisistä yhdistymisistä ennakoivat aikamoista tietokannan siivoustarvetta ensi vuonna, etenkin lehtien ja av-aineistojen osalta. Erilaisista järjestelmistä, luettelointikäytännöistä ja muista käytännöistä johtuen tietokannassa tulee olemaan päällekkäisyyksiä ja virheitä, joista pahimmat ja selkeimmät on pakko saada heti korjattua. Kun kirjastojen työntekijät palaavat arkeen projektin päätyttyä vuoden 2014 alkupuolella, kenelläkään ei tule olemaan aikaa rekisterin tarkempaan siivoamiseen.

Heili hehkeäksi –hankkeessa tehtiin kokoelmien tämän hetkisen tilanteen kartoitus. Kimpassa moni asia tulee muuttumaan: aineistot alkavat liikkumaan asiakkaiden tarpeiden mukaisesti koko maakunnan alueella. Tämä aiheuttaa tarpeen tarkastella kokoelmia jatkossakin uudella tavalla. Miten esim. varastointi- ja poistokäytännöt muuttuvat, mitkä ovat jatkossa aineiston kiertonopeudet, miten hankintoja pitää suunnata kunnissa? Esim. musiikkiaineistoja on hankittu samalla volyymillä kuin aiempina vuosina, vaikka lainausluvut ovat romahtaneet. Lehtien vuosikertoja tilataan joka kirjastoon yli suositusten, mutta asiakkaat ovat siirtyneet seuraamaan uutisia Internetiin. Kokoelmien muuttunutta käyttöä ja seurantaa ei kukaan ehdi tekemään ja kokoamaan yhteen koko maakunnan osalta oman työnsä ohella.

Haluamme tehdä Heili-kirjastojen palvelut asiakkaille tutuiksi markkinoinnin ja asiakasopastusten avulla. Tietokannan, tiedonhaun ja verkkokirjaston käyttöä täytyy opastaa yksittäisille asiakkaille sekä ryhmille. Tätä varten on laadittava hakuohjeita ja opetusmateriaaleja.

Haemmekin kirjastojen tietokantojen yhdistämiseen liittyviin kustannuksiin hankerahaa, jolla voisimme palkata hanketyöntekijän tekemään sekä Heili-kirjastojen yhteisen tietokannan siivoustyötä että jatkamaan kokoelmien arviointityötä vuoden 2014 - 2015 aikana. Hankkeessa koulutetaan asiakkaita uuden järjestelmän ja Heili-kirjastojen palvelujen käyttäjiksi. Hankkeella pyritään edelleen siihen, että Etelä-Karjalan kirjastoilla on elävät, laadukkaat ja ajantasaiset kokoelmat, joita asiakkaat käyttävät tehokkaasti. Jotta asiakas pystyisi hyödyntämään kirjastojen aineistoja parhaimmalla mahdollisella tavalla, Heili-tietokannan tulee olla käyttäjäystävällinen eli ajantasainen ja luotettava, ja tietokannasta löytyvien tietueiden tulee olla yhtenäiset ja todenmukaiset.

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Imatran kaupunginkirjasto

Lemin kunnankirjasto

Luumäen kunnankirjasto

Parikkalan kunnankirjasto

Rautjärven kunnankirjasto

Ruokolahden kunnankirjasto

Savitaipaleen kunnankirjasto

Taipalsaaren kunnankirjasto

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

HEILI KAKKONEN                                                                       

Heili-kirjastojen yhteisen tietokannan siivoustyötä tekemään palkattiin hanketyöntekijä ajalle 1.9.2014 – 30.9.2015. Työntekijä yhdisti Heili-tietokannasta löytyviä tupla- ja triplatietueita sekä teki muita korjaus- ja yhdistämistöitä. Hankkeelle nimettiin ohjausryhmä, jossa oli luettelointiosaajia alueen kunnankirjastoista.

Hanketyöntekijä teki projektisuunnitelman, johon listattiin yhdessä ohjausryhmän kanssa korjattavia asioita ja laitettiin ne tärkeysjärjestykseen. Ohjausryhmä kokoontui alussa kaksi kertaa ja musiikkiryhmä kerran syksyllä 2014. Sen jälkeen yhteyttä pidettiin sähköpostin välityksellä. Alueen johtajien kokouksissa kerrottiin hankkeen etenemisestä. Hanketyöntekijä kävi vielä kertomassa johtajille hankkeesta sen päättyessä syyskuussa 2015.

Systemaattisesti korjattiin seuraavat asiat tietueiden yhdistelyssä:

 -       aineistolaji

-       virheellinen kielikoodi

-       000-kentän koodit: [17] = 4 (koodaustaso) ja [18] = i (luettelointisäännöt ISBD-välimerkitys)

-       246-kentän indikaattoreita

-       puuttuva luokka lisättiin 084-kenttään (Libra-kirjastot)

-       korvattiin suuraakkoset pienaakkosilla

-       lisättiin 336- ja 337-kentät

-       lisättiin asiasanat Melindasta

 

Tietueiden määrien vähennys yhdistelyn jälkeen:

Käsitelty aineisto                                                                     vähennys, lkm

Aikuisten romaanit (2000-2014)                                             1148

Lasten - ja nuortenkirjallisuus, kaikki luokat (2000-2014)     1648

Aikuisten tietokirjallisuus, luokat 1-4                                       2357

DVD:t aikuisten ja lasten                                                            475

Blu-rayt, lasten                                                                            12

CD-ROMit ja digitaaliset pelit                                                    230

Yhteensä                                                                                    5870

Käsittelemättä jäi arviolta noin 70 % kirja-aineistosta sekä musiikkiosaston aineisto käytännössä kokonaan. Moniviestimet jätettiin käsittelyn ulkopuolelle, sillä niiden yhdistely on vaikeaa tuotetta näkemättä. Korjausten vaikutusta on vaikeaa arvioida, sillä samalla tehtiin poistoja kaikissa kirjastoissa. Usein tietueiden yhdistäminen ja siitä lähteneen ilmoituksen tuleminen johti niteen poistoon. Axiellilta tilattiin ISBN-tuplahaku, muita joukkomuutoksia tai massahakuja ei tarvittu.

 

 

Hanketyöntekijä arvioi myös Heili-kimpan kokoelmia tietokannan siivousta tehdessään. Heili-kimpalla on oma kokoelmaohjelmansa, jonka periaatteita noudattaen jokainen kirjasto voi karsia aineistoaan. Poistoja kannattaa tehdä, jotta aineisto saadaan houkuttelevasti esille ja kiertoon. Yleisten kirjastojen laatusuosituksen mukaan poistojen osuus on 8 % kokoelmasta. Auroran raporteista saa tarkkoja tilastoja esimerkiksi hankinnasta, lainauksista, kokoelmasta ja asiakkaista. Tilastot kannattaakin ottaa kokoelman kehittämisen ja päätöksenteon avuksi. Esimerkiksi musiikkiaineiston hankinnan ja lainausten suhteiden tutkiminen ja niistä tehtävien luotettavien johtopäätösten tekeminen vaatii useamman vuoden raportit.

 

Vaikka kirjastot ovat päätöksenteossaan itsenäisiä, ne muodostavat kirjastokimpan näkökulmasta yhteistyöverkoston ja yhtenäisen kokoelman. Kirjastojen profiloitumista voisi miettiä, jotta vältyttäisiin päällekkäisiltä hankinnoilta vähemmän kysytyn aineiston osalta. Heili-kimppa on nyt toiminut kaksi vuotta, ja tänä aikana aineistot ovat lähteneet tehokkaasti liikkeelle asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden mukaisesti koko maakunnan alueella.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€39 088
Oma rahoitus yhteensä: 
€16 852
Budjetti euroissa yhteensä: 
€55 940
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€41 801
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 801


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€35 000