HEILIT KIERTOON: TYÖKIERTOA ETELÄ-KARJALASSA
Vuoden 2014 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Lappeenrannan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Valtakatu 47
53100
Kirjaston puhelin : 
05-6162
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@lappeenranta.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Lm
Y-tunnus : 
0162193-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Päivi-Linnea Pötry
Puhelin : 
040 594 9856
Sähköposti : 
paivi-linnea.potry@lappeenranta.fi
Hankkeen tavoite: 

Työkierto

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Työkiertojen määrä

Kuvaus : 

Etelä-Karjalan kirjastojen Heili-kimppa on uusi yhteenliittymä, jota on hartaasti ja pitkään tehty ja odotettu. Vaikka Etelä-Karjalassa on tehty kirjastojen kesken monenmoista yhteistyötä jo vuosia, lähes koko maakunnan kattava kimppa saadaan pystyyn vasta tänä vuonna. Asia konkretisoituu lopullisesti, kun kirjastot ottavat käyttöön yhteisen Aurora-kirjastojärjestelmän 4.12.2013.

Aurora-projektin takia yhteistyö kirjastojen kesken on tämän vuoden aikana tiivistynyt. Asioita on pitänyt suunnitella ja pohtia yhdessä. Kirjastojen johtajat kulkevat projektipalavereissa ja muissa tapaamisissa. Projekti on tietenkin vaatinut muunkin kirjastohenkilökunnan osallistumista projektiin ja vastuita on jaettu laajemmin. Marraskuun aikana, jolloin kirjastot ovat suljettuina järjestelmävaihdoksen takia, henkilökunta tapaa toisiaan koulutuksissa, tyky-päivässä sekä projektin päättäjäisjuhlissa.

Kun palaamme taas arkeen, jäämme helposti puurtamaan töitä sinne omaan kirjastoomme ja yhteydenpito kollegojen kanssa vähenee. Kuitenkin keskustelua työkavereitten kanssa, jotka työskentelevät ja painiskelevat samojen ongelmien kanssa vaikkapa naapurikunnan kirjastossa, olisi hedelmällistä jatkaa. Erilaisia työtapoja ja -menetelmiä olisi hyödyllistä vertailla, hyviä käytäntöjä ja osaamista jakaa sekä luoda ja pitää yllä ammatillista yhteyttä kollegoihin. Yhteinen kirjastojärjestelmä tekee siirtymisen kirjastosta toiseen helpoksi. Verkostoituminen kimpan sisällä olisi erittäin kannatettavaa!

Koska Etelä-Karjala on pitkänomainen maakunta, jossa on kaksi isompaa keskusta (Imatra ja Lappeenranta), työkiertoa voisi suunnitella näiden kirjastojen ympärille. Työkierto voisi osittain toimia mentorointina ja erityistaitoa vaativien asioiden opastamisena (luettelointi, vinkkaukset, sähköiset aineistot ym.) paikan päällä, mutta myös ihan arkisen kirjastotyön tekemisenä naapurikunnassa tai ison ja pienen kirjaston eroja tutkien. Työkiertoa voisi kokeilla päivästä viikkoon tai jopa pitemmän sijaisuuden hoitamiseen asti.

Haasteena tulee olemaan henkilökunnan motivointi työkiertoon. Tähän mennessä työkiertoa ei meillä kunnissa ole juuri ollut, ja on ollut hankala saada henkilöitä lähtemään siihen. Kuitenkin työkierto parhaimmillaan antaa uuden näkökulman omaan työhön ja pistää pohtimaan omaa ja muiden tapaa tehdä työtä. Pyrimme uusiin oivalluksiin ja muutospelon voittamiseen; työskentely toisessa kirjastossa ei ole pelon aihe vaan virkistyksen ja jaksamisen lähde! Kun saa mahdollisuuden katsella omaa ja muiden tekemää kirjastotyötä uudesta näkökulmasta, sillä voi olla positiivinen vaikutus henkilökunnan työhyvinvointiin ja jaksamiseen.

Työtapojen tarkastelu ja yhtenäistäminen on Heili-kimpan aloittaessa erityisen tärkeää. Erilaisten työmenetelmien havainnointi ja hyvien käytänteiden kopiointi ja tuominen omaan kirjastoon on kaikille eduksi. Kritiikkiäkään ei saa pelätä vaan sitä nimenomaan toivotaan rakentavassa hengessä. Työkierrolla tähdätään myös henkilökunnan osaamisen kehittämiseen.

 Hankkeessa ovat mukana kaikki Etelä-Karjalan kunnat.

 

 

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Imatran kaupunginkirjasto

Lemin kunnankirjasto

Luumäen kunnankirjasto

Parikkalan kunnankirjasto

Rautjärven kunnankirjasto

Ruokolahden kunnankirjasto

Savitaipaleen kunnankirjasto

Taipalsaaren kunnankirjasto 

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

HEILIT KIERTOON: TYÖKIERTOA ETELÄ-KARJALASSA

Hankkeen alussa professori Pia Heilmann (Lappeenrannan teknillinen yliopisto) tuli kertomaan työkierrosta alueen kirjastonjohtajille ja esimiehille 3.10.2014. Heilmann kävi läpi työkierron etuja ja haittoja, henkilökunnan sitouttamista, motivointia ja esitteli muualla toteutettuja työkiertohankkeita. Pia Heilmann piti alueen kirjastojen henkilökunnalle 23. - 24.10.2014 kaksi saman sisältöistä 3 tunnin luentoa otsikolla ”Työkierto osana osaamisen ja työhyvinvoinnin kehittämistä”. Tilaisuuksissa käytiin läpi samoja asioita kuin esimiehille suunnatussa tietoiskussa.

 

Työkierron hyötyjä Heilmannin mukaan ovat mm. seuraavat asiat:

• Osaaminen kehittyy sekä yksilö- että organisaatiotasolla

• Työhyvinvoinnin edistäminen, työuupumuksen ehkäisy

• Jaksaminen paranee

• Motivaatio

• Urakehitys

• Siirtymät tehtävistä toisiin

• Itseluottamuksen kasvu

• Ymmärrys oman työn merkityksestä ja osana kokonaisuutta

• Muutosvalmius

• Hiljainen tieto

• Poisoppiminen

• Verkoston syntyminen, uudet ihmiset

• Työn mielekkyys

• Joustavuus, luovuus, laatu

• Vaihtelu piristää

• Ravistaa rutiinin pölyt pois

 

Jo työkierrossa olleet kertoivat kokemuksistaan. Lisäksi osallistujat saivat miettiä omia työkiertoon liittyviä toiveitaan, pelkojaan ja odotuksiaan.

• 7 henkilöä 1. päivän ryhmästä (16) kiinnostuneita työkierrosta,

• 8 henkilöä 2. päivän ryhmästä (12) kiinnostunut lähtemään työkiertoon

• E-aineistokoulutus yhtenä teemana kierrossa

• Oltava vapaaehtoista

• Avoin keskustelu, realiteettien kertominen

• Hyvä ennakkosuunnittelu

• Yksilölliset oppimistarpeet huomioon vaihtopaikan suunnittelussa

• Apu työilmapiirin edistämiseen

• Suunnittelu haasteellista, esimiesjärjestelyt epäselvät

• Liika työkuorma, ehkä myöhemmin kiinnostusta työkiertoon

• Palaajalla epäselvä tilanne palatessa omaan organisaatioon, työnkuva, työtehtävät

• Huoli ulkopuolelle jäämisestä, sekä lähettävässä että vastaanottavassa organisaatiossa

• Perehdyttäminen uudessa paikassa tärkeää

• Tukihenkilön merkitys

• Miten työkierto järjestetään yhden henkilön kirjastossa?

• Vapaaehtoisuus

• Vastavuoroisuus

• Hyvä valmistelu, asiat ja tavoitteet selville kaikille osapuolille

• Dynaaminen prosessi, suunnitelmaa voidaan tarkastaa kesken työkierron

• Avoimuus, aluksi avoin keskustelu siitä, mitä halutaan kehittää. Heti ei tarvitsisi sitoutua vaan voi muhituttaa ajatuksia

• Heili lisää toisten organisaatioiden ja henkilöiden vuorovaikutusta, tutustuminen toisiin

• Käytännön ongelmat, esim. pitkät työmatkat

• Tehdäänkö samoja asioita, vain yksiköt vaihtuvat, onko järkeä?

• Ihmisen vastaanotto uuteen organisaatioon

• Mukavuudenhalu estää, joutuu pois omalta mukavuusalueelta

Hanke oli käytännössä käynnistynyt jo syyskuun alussa 2014, kun Sammonlahden lähikirjaston virkailijoille tehtiin työkiertosuunnitelma. Kirjaston kaikki 3 virkailijaa halusivat vuorollaan työkiertoon, vaihtopaikkoina olivat pääkirjaston eri osastot ja kirjastoauto. Vaihtopareina olivat kirjastoauton ja pääkirjaston aikuisten osaston virkailijat. Sammonlahden virkailijat olivat kierrossa kukin vuorollaan 2 kuukautta, vaihtoparit 2 - 4 kuukautta tai jopa 9 kuukautta. Samaan aikaan pääkirjaston nuorten osastolta lähti virkailija Lauritsalan lähikirjastoon koko syyskaudeksi.

 

Kiertoon lähteviä ja heidät vastaanottavia esimies ohjeisti mm. näin:

”Muistutan vielä siitäkin, että kiertoon lähteville tämä on iso mahdollisuus ja vaatii kaikilta joustamista ja empaattisuutta. Myös niille, jotka ottavat teidät vastaan, tämä on muutos ja joustoa vaaditaan heiltäkin. Opettelua tulee siis olemaan puolin ja toisin. Uudet työntekijät täytyy perehdyttää hyvin - vaikka se kuulostaakin hassulta, samaa työtähän tässä tehdään! Joka paikassa on kuitenkin omat pienet asiat, jotka täytyy tietää, jotta työt sujuu. Asiakkaisiin nähden kannattaa esittää kierto positiivisena asiana ja kertoa vaikka, että meillä on nyt tällainen hanke menossa.”

 

Kuntien välisiä työkiertoja toteutui muutamia. Luumäen virkailija kävi tutustumassa maakuntakirjaston nuorten osastoon viikon ajan. Taipalsaaren kirjastossa työskenteli maakuntakirjaston erikoiskirjastonhoitaja noin 2 viikon ajan. Sammonlahden virkailija oli keväällä 2015 Taipalsaarella 3 kuukautta sairauslomasijaisena, työkiertoa sekin! Lemin kirjastonhoitaja ja Sammonlahden virkailija vaihtoivat töitä 3 kuukaudeksi syksyllä 2015. Imatran kaupunginkirjaston virkailija tuli Lappeenrantaan vaihtoon 2 kuukaudeksi.

Taipalsaaren kirjastosta 1 virkailija olisi halunnut työkiertoon, esteeksi tuli pitkä sairausloma. Parikkalan, Rautjärven, Ruokolahden ja Savitaipaleen kirjastoista kukaan ei halunnut työkiertoon. Syyksi mainittiin mm. pitkät matkat.

 

Työkierrossa olleiden kokemukset olivat mm. tällaisia:

• Saan opittua uutta, itseluottamus kasvaa, kun huomaa, että voi tehdä toisenkin pisteen työtehtäviä.

• Olen saanut mukavia uusia työkavereita ja vinkkejä myöskin omaan toimipisteeseen.

• Työ on ollut monipuolista ja antoisaa.

• Minut otettiin hyvin vastaan, sain tarpeeksi perehdytystä ja aina neuvottiin kun kysyin toimintatavoista.

• Pääsin osallistumaan osaston töihin monipuolisesti (asiakaspalvelu, kirjavalinnat, luokkavierailut, kirjavinkkaukset, teemapäivät, Kissankulman kierrokset = Kulttuuripolku ym.)

• Oli hyvä päästä tutustumaan paremmin sellaisiin työkavereihin, joita näkee harvemmin.

• Pääsin osallistumaan kielikahvilan pitoon, mukavaa vaihtelua.

• Vastaan tuli uudenlaisia kirjavinkkaustilanteita (vinkkauspaja oppilaille, kirjallisuuden lajit –vinkkaus)

• Työympäristön vaihdos oli todella virkistävää, sain kaivattua vaihtelua ja suosittelen työkiertoa muillekin!

• Olisin jatkanut työkiertoa pidempäänkin, 2 kuukautta meni todella nopeasti. Talon tavoille pääsemiseen menee aikaa

• Monipuolinen työnkuva, työkiertoviikolla pääsi tekemään paljon erilaisia puuhia.

• Toiminnallisuus, leikki ja teemat hyviä ominaisuuksia lastenkirjastotyössä.

• Vinkkausvinkkien vaihtaminen puolin ja toisin.

• Sain valtavasti hyödyllisiä materiaaleja ja monisteita!

 

Hankehakemuksessa todettiin, että haasteena tulee olemaan henkilökunnan motivointi työkiertoon. Hankkeessa työkiertoon osallistui 10 henkilöä noin 100 henkilöstä eli 10 %. Työkierrossa olleet henkilöt ovat valmiita vaihtamaan jatkossakin työpistettä, heidän kohdallaan joustavuus, työssä jaksaminen ja osaaminen kasvoi, kuten toivottiinkin. Henkilökunnan vähentyessä joustoon ja työpisteen vaihtoon täytyy olla valmiutta laajemminkin. Toki tällaista tapahtuu nykyäänkin, työntekijät työskentelevät useassa kirjastossa tai erilaisissa tehtävissä. Olisi toivottavaa, että työkierrossa olleiden hyvät kokemukset ja niiden markkinointi kannustaisivat jatkossa muitakin tehtävien vaihtoon. 

 

Erityisen ilahduttavaa oli työkierto kuntien välillä. Se palvelee oivallisesti hankkeessa haettua työtapojen tarkastelua ja yhtenäistämistä Heili-kimpan sisällä. Erilaisten työmenetelmien havainnointi ja hyvien käytänteiden kopiointi ja tuominen omaan kirjastoon on kaikille eduksi.

 

Työkierrossa olleet henkilöt kävivät kertomassa hankkeesta ja siinä saaduista kokemuksista Porvoossa ja Espoossa sekä AVI:n hankepäivissä Kouvolassa ja Hämeenlinnassa syksyllä 2015.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€6 266
Oma rahoitus yhteensä: 
€7 287
Budjetti euroissa yhteensä: 
€13 553
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€10 158
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 158

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
3kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
38henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€6 000
 
okm
avi